基于事業(yè)單位檔案管理效率提升的路徑研究

劉建琳

摘 要：檔案作為事業(yè)單位重要的文獻(xiàn)資料資源，必須將其更好地利用起來(lái)，發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值。本文通過(guò)探討提升檔案管理工作效率的意義為切入點(diǎn)，從目前存在問(wèn)題的現(xiàn)狀進(jìn)行梳理分析，為此本文需要在宣傳工作、服務(wù)理念、利用方式方法等方面加大力度。檔案管理效率提升實(shí)際上就是以檔案工作人員的服務(wù)活動(dòng)為媒介，在檔案與利用者之間架起一座橋梁，從而實(shí)現(xiàn)檔案的有效利用。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案；管理效率；路徑策略

1 導(dǎo)語(yǔ)

隨著中國(guó)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理工作取得了一定的成績(jī)，但是也存在一些發(fā)展的難點(diǎn)和不足，事業(yè)單位行政管理工作對(duì)檔案工作提出了更高的要求。為保障事業(yè)單位各項(xiàng)事業(yè)的順利發(fā)展，必須進(jìn)一步提高檔案工作的質(zhì)量和效率。搞好檔案利用有利于事業(yè)單位工作的全面發(fā)展，有利于發(fā)掘檔案的利用方式和利用功能，實(shí)現(xiàn)檔案的使用價(jià)值。事業(yè)單位檔案人員要深入研究檔案管理效率提升的理論和方法，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的被動(dòng)服務(wù)觀念，以適應(yīng)時(shí)代要求。本文試就事業(yè)單位檔案的利用工作做些有價(jià)值的、啟發(fā)性的探討。本文研究主要針對(duì)的是事業(yè)單位檔案管理效率提升方面，本文的研究?jī)?nèi)容基于目前事業(yè)單位檔案管理利用的現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題并提出相關(guān)的對(duì)策和建議，而主要依據(jù)檔案利用的重要價(jià)值進(jìn)行闡釋，旨在通過(guò)文獻(xiàn)研究綜述、實(shí)證調(diào)查分析以及結(jié)合歸納演繹的方法，結(jié)合自身的思考和分析，對(duì)事業(yè)單位檔案管理效率提升作出一些可供事業(yè)單位檔案管理和檔案管理工作者以及其他檔案管理機(jī)構(gòu)借鑒和學(xué)習(xí)。

2 提升事業(yè)單位檔案管理效率的意義

事業(yè)單位檔案管理涵蓋的是事業(yè)單位歷史發(fā)展的重要記錄，還有其中的重要理論和實(shí)踐教育學(xué)習(xí)活動(dòng)文獻(xiàn)，是事業(yè)單位決策和管理的重要憑證。事業(yè)單位檔案匯集了事業(yè)單位現(xiàn)有的知識(shí)成果，是事業(yè)單位成長(zhǎng)和奮斗的沉積寶鑒，具有很大的開發(fā)利用價(jià)值，對(duì)事業(yè)單位檔案進(jìn)行綜合分析，可以全面掌握事業(yè)單位教育學(xué)習(xí)活動(dòng)工作等方面的延革和演變情況，為新的時(shí)期事業(yè)單位建設(shè)提供借鑒和依據(jù)，推動(dòng)事業(yè)單位自身形象和價(jià)值觀的發(fā)展。

事業(yè)單位檔案是文件資料管理、單位文化建設(shè)、職員履歷管理、優(yōu)秀課堂學(xué)習(xí)活動(dòng)與學(xué)習(xí)活動(dòng)實(shí)踐記錄、員工學(xué)習(xí)和生活管理、學(xué)籍管理、招聘與轉(zhuǎn)崗就業(yè)工作、學(xué)習(xí)活動(dòng)研究等方面的文字材料、聲像、電子資料，記載著全體職工的德、能、勤、績(jī)，匯集著最原始、最可靠的大量信息。同樣，事業(yè)單位檔案真實(shí)客觀地記錄了事業(yè)單位發(fā)展的歷程，是事業(yè)單位重要的信息資源，對(duì)事業(yè)單位具有重要的推進(jìn)作用。檔案中記錄了大量前人的教育學(xué)習(xí)活動(dòng)思想、事業(yè)單位建設(shè)理論和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，包括學(xué)習(xí)活動(dòng)、黨政管理等方面的信息。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要做出科學(xué)、有效的決策，就要進(jìn)行系統(tǒng)的研究，就要以檔案作為重要依據(jù)。事業(yè)單位處理好各種問(wèn)題，必須切實(shí)掌握有關(guān)檔案材料.才能提高辦事效率。

3 事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀分析

（一）管理者檔案意識(shí)淡薄

目前部分事業(yè)單位對(duì)檔案管理效率提升的重要性認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為單位的檔案工作干好干壞一個(gè)樣，干與不干一個(gè)樣，不是經(jīng)濟(jì)指標(biāo)，又不出什么經(jīng)濟(jì)效益，沒(méi)有擺上應(yīng)有位置，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到做好檔案管理效率提升會(huì)更好地促進(jìn)事業(yè)單位的學(xué)習(xí)活動(dòng)、科研工作，將事業(yè)單位檔案工作附屬化。由于管理者檔案意識(shí)淡薄，造成了檔案管理效率提升的效率低下，開放不夠，發(fā)揮不了檔案應(yīng)有的作用。在檔案利用問(wèn)題上采取消極怠慢的態(tài)度，認(rèn)為檔案管理就是收集整理檔案，將檔案存檔入冊(cè)即可，致使事業(yè)單位的檔案管理效率提升發(fā)展緩慢，不能很好地適應(yīng)事業(yè)單位建設(shè)的發(fā)展。

（二）檔案信息利用率不高

隨著中國(guó)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，事業(yè)單位辦學(xué)條件越來(lái)越好，計(jì)算機(jī)技術(shù)也得到廣泛推廣和應(yīng)用，很多事業(yè)單位檔案部門都配置了現(xiàn)代化管理設(shè)備，購(gòu)置了檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)了微機(jī)化管理。即便如此，與現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)比較，檔案管理工作還是比較滯后，從系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理形式、管理對(duì)象、功能實(shí)現(xiàn)程序等方面看，不少事業(yè)單位是將計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)功能目標(biāo)和運(yùn)行機(jī)制確立在對(duì)本檔案館內(nèi)部案卷級(jí)和文件級(jí)的目錄編制。隨著現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)的推廣與應(yīng)用，這種狀況無(wú)法滿足用戶的多種需求，也不能很好地適應(yīng)高等教育事業(yè)的發(fā)展。

（三）檔案信息查閱程序繁瑣

檔案查閱者為能夠順利地解決問(wèn)題，盡快地獲得所需要的檔案信息，在較短的時(shí)間內(nèi)查找到最全面、最準(zhǔn)確信息的資料，這就是要求檔案的時(shí)效性。但是目前來(lái)說(shuō)許多的檔案查詢工具還不夠完善，而且在檔案信息也不夠全面、準(zhǔn)確，無(wú)論是參考還是查證，所獲取的檔案很多都沒(méi)有針對(duì)性，失去了原本的價(jià)值。這些基礎(chǔ)性的工作必須加以重視，特別是在檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)當(dāng)中，要確保檔案整理、錄入以及檢索查閱的便捷與迅速有效性。

4 事業(yè)單位檔案管理效率提升的路徑策略

近年來(lái)，事業(yè)單位的檔案管理已經(jīng)采取了信息化建設(shè)，引進(jìn)了較為先進(jìn)的設(shè)備和專業(yè)人才進(jìn)行檔案管理，但是在檔案管理效率提升當(dāng)中還存在不少的問(wèn)題，這不要包括對(duì)檔案管理效率提升的不夠重視，在思想和認(rèn)識(shí)上對(duì)于這項(xiàng)工作的理解不到位，其次是信息利用率不高，只是簡(jiǎn)單地將檔案存入系統(tǒng)和計(jì)算機(jī)，再次是對(duì)于事業(yè)單位檔案的開放度不夠，沒(méi)有得到很好的宣傳，只是強(qiáng)調(diào)檔案的保管和保密等等。

（一）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)被動(dòng)意識(shí)理念

事業(yè)單位檔案工作是事業(yè)單位管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，既有保密性更具有服務(wù)性。本文認(rèn)為當(dāng)務(wù)之急是必須讓檔案工作人員擺脫過(guò)去的依賴思想和被動(dòng)觀念，大膽變革，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)提供利用。工作人員要不間斷地深入實(shí)際，及時(shí)了解各相關(guān)部門對(duì)檔案的要求，熟悉事業(yè)單位工作各個(gè)環(huán)節(jié)的運(yùn)行規(guī)律，有針對(duì)性地收集和編研各種資料，做到檔案工作延伸與事業(yè)單位各部門的發(fā)展基本同步。

（二）檔案管理流程及工具信息化

檔案管理工作的好壞直接影響檔案利用的質(zhì)量。因此，建立健全事業(yè)單位檔案規(guī)章制度，早日實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化就顯得尤為重要。起碼要做到以下兩點(diǎn)：一是要形成一套科學(xué)、嚴(yán)密的管理方法；二是要加強(qiáng)檔案干部隊(duì)伍建設(shè)，將崗位培訓(xùn)與個(gè)人自修相結(jié)合，建立一支具有較高理論素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的檔案干部隊(duì)伍。就目前來(lái)講，檔案工作人員要善于應(yīng)用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)、通訊、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，將檔案信息收集、整理、存貯和計(jì)算、分析等過(guò)程有機(jī)結(jié)合起來(lái)，建立一個(gè)科學(xué)完整的檔案信息分析、傳播系統(tǒng)。這樣操作過(guò)程的簡(jiǎn)單化就可大大縮短檔案信息的傳輸時(shí)間，為檔案信息得到更充分、有效、及時(shí)的利用提供了條件。

（三）加強(qiáng)檔案推廣與利用效率提升

通過(guò)舉辦各種展覽、召開會(huì)議或撰寫文章，向廣大教職員工宣傳國(guó)家有關(guān)檔案的法律、法規(guī)，介紹檔案、檔案工作的有關(guān)知識(shí)；利用簡(jiǎn)報(bào)和目錄索引，通報(bào)檔案室所藏檔案內(nèi)容，介紹多種檢索途徑和編撰研究成果；選編檔案利用效果實(shí)例，向大家展示利用檔案所取得的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益等等，以增強(qiáng)人們的檔案意識(shí)，樹立利用檔案的觀念。面對(duì)內(nèi)容復(fù)雜、種類繁多的檔案和利用者的不同需求，必須從不同角度編制多種檢索工具，同時(shí)把編撰研究工作列入事業(yè)單位工作計(jì)劃，根據(jù)事業(yè)單位檔案室所藏檔案內(nèi)容和事業(yè)單位各方面工作需要，有目的、有步驟地開展編撰研究工作，把它作為一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，常抓不懈，這樣才能使利用工作逐漸走人正軌。為了更好地做好檔案管理效率提升，除對(duì)查閱檔案的人建立借閱登記簿和利用效果登記簿外，對(duì)那些沒(méi)有查到檔案或沒(méi)有完全達(dá)到目的的利用者也要進(jìn)行登記。對(duì)這些情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析，從中發(fā)現(xiàn)哪些檔案利用率高，哪些檔案利用率低；查全率、查準(zhǔn)率是多少；沒(méi)有查到檔案的原因是什么等等。由此可了解利用效果和各方面的利用需求，為本文的收集、編研工作提供線索，有的放矢地開展利用工作。

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