關(guān)于我國數(shù)字檔案與傳統(tǒng)檔案發(fā)展現(xiàn)狀及發(fā)展方向研究

摘 要：隨著我國經(jīng)濟(jì)不斷的進(jìn)步與發(fā)展，我國在物質(zhì)、文化等各個(gè)事業(yè)方面跟以前相比，都取得了飛速性的發(fā)展。在這樣的情況下，我國的數(shù)字檔案管理方面已經(jīng)得到了社會(huì)各界、廣大人民群眾以及政府機(jī)關(guān)的關(guān)注和重視。本文要論述的觀點(diǎn)是，當(dāng)前我國的數(shù)字檔案與傳統(tǒng)檔案管理方面的現(xiàn)狀，針對(duì)其發(fā)展現(xiàn)狀進(jìn)行一定的分析，將當(dāng)前數(shù)字檔案與傳統(tǒng)檔案進(jìn)行對(duì)比，研究我國數(shù)字檔案與傳統(tǒng)檔案的發(fā)展方向。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案；傳統(tǒng)檔案；發(fā)展現(xiàn)狀；發(fā)展方向

在當(dāng)前的信息化時(shí)代，也就是數(shù)字化時(shí)代，數(shù)字化的運(yùn)用已經(jīng)逐漸普及到了很多方面，數(shù)字化意味著“利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、媒體”等技術(shù)，對(duì)信息進(jìn)行儲(chǔ)存、處理以及推廣、傳播的過程。檔案的處理方式是非常重要的，因?yàn)?，檔案是我國的一種信息形式的載體，它的發(fā)展對(duì)我國的發(fā)展以及社會(huì)信息的各個(gè)方面起到促進(jìn)的作用。檔案作為我國的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織等各個(gè)方面所進(jìn)行活動(dòng)的文字、圖片、事情等進(jìn)行保留儲(chǔ)存的工具。那么，我國的檔案管理工作如何才能更加有序的進(jìn)行呢？所以數(shù)字檔案與傳統(tǒng)檔案的發(fā)展現(xiàn)狀以及發(fā)展方向便成為相關(guān)工作人員非產(chǎn)值的研究的內(nèi)容與主題。

1 檔案的含義

檔案，是國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織、以及個(gè)人從事政治軍事、科技技術(shù)、宗教文化等過程中直接成型的具有保存價(jià)值的各種文字、圖片、音像等不同的形式的歷史記錄。檔案作為一種辦公室的工具，是文件的轉(zhuǎn)換體，能夠在其載體上真實(shí)的保存數(shù)據(jù)信息，在一定程度上有效的記錄當(dāng)事人的一些活動(dòng)情形，從而將當(dāng)事人的這種形象作為現(xiàn)在具體內(nèi)容的考證和參照標(biāo)準(zhǔn)。

1.1 數(shù)字檔案

數(shù)字檔案是在網(wǎng)絡(luò)信息發(fā)展的基礎(chǔ)上，將檔案上內(nèi)容進(jìn)行一個(gè)數(shù)字化儲(chǔ)存。數(shù)字檔案的誕生提高了經(jīng)濟(jì)效益，增強(qiáng)了辦公效率，檔案儲(chǔ)存安全，查找方面只需要輸入檔案的關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索，就可以找到相關(guān)內(nèi)容[1]。

1.2 傳統(tǒng)檔案

傳統(tǒng)檔案一般指的是紙質(zhì)檔案，以紙為媒介對(duì)信息進(jìn)行傳播，傳統(tǒng)檔案由于其載體的實(shí)質(zhì)性，對(duì)檔案信息的儲(chǔ)存與檢索帶來一定的不便，信息的儲(chǔ)存、保存空間較為龐大，并且不利于檔案的維護(hù)。同時(shí)在信息查詢方面需要耗費(fèi)大量的人力與時(shí)間[2]。

2 當(dāng)前數(shù)字檔案與傳統(tǒng)檔案的發(fā)展現(xiàn)狀

2.1 檔案管理的原始性

紙質(zhì)檔案由于形式比較原始，那么其內(nèi)容也相對(duì)的具有原始性，在紙質(zhì)檔案上人們可以通過其字體、圖像、印章以及紙質(zhì)來判斷該檔案的真實(shí)性。借助紙質(zhì)檔案的原始性，就可以證明其內(nèi)容的原始性，紙質(zhì)檔案在一定程度上可以具體的反應(yīng)當(dāng)時(shí)的某一事件，不同于數(shù)字檔案在數(shù)字信息上進(jìn)行一定的改動(dòng)便可以改變某一件事實(shí)的真相。因此紙質(zhì)檔案其表現(xiàn)形式相對(duì)來說比較單一。

2.2 檔案管理的真實(shí)性

現(xiàn)在的數(shù)字信息技術(shù)非常的發(fā)達(dá)，一張圖片進(jìn)行簡單的修改，就可以變成另一張圖片，一個(gè)文檔對(duì)其內(nèi)容進(jìn)行修改再保存，就可以和原檔案有著非常大的差別。也就是說數(shù)字檔案非常容易失去其真實(shí)性，主要原因就是因?yàn)閿?shù)字檔案的更改性和復(fù)制性非常強(qiáng)，甚至對(duì)有關(guān)信息進(jìn)行修改之后不會(huì)留下其痕跡，在檔案管理的真實(shí)性上，紙質(zhì)檔案則不容易被更改，更改之后也可以輕易發(fā)現(xiàn)。

2.3 檔案管理的安全性

由于數(shù)字檔案是保存在計(jì)算機(jī)里面，檔案的數(shù)據(jù)很容易被更改，加上在計(jì)算機(jī)使用者在進(jìn)行不當(dāng)?shù)牟僮鞯臅r(shí)候就可能造成計(jì)算機(jī)中病毒，計(jì)算機(jī)文件損壞，或者被黑客入侵竊取數(shù)字檔案。還有的數(shù)字檔案儲(chǔ)存在光盤或者U盤等可移動(dòng)儲(chǔ)存設(shè)備里面，這類設(shè)備在處理不當(dāng)?shù)臅r(shí)候也會(huì)受到高溫、潮濕、灰塵等侵蝕而損壞，直接影響檔案的安全性[3]。然而紙質(zhì)檔案在進(jìn)行保存的時(shí)候會(huì)受到火災(zāi)或者人為因素造成檔案遺失。所以說無論是數(shù)字檔案還是傳統(tǒng)檔案在進(jìn)行保存的同時(shí)都具備一定的風(fēng)險(xiǎn)，這就需要對(duì)檔案的保存技術(shù)或者保存手段進(jìn)行提高，以保證檔案的安全性。

2.4 檔案管理的便捷性

數(shù)字檔案在儲(chǔ)存、查詢等方面具備非常良好的便捷性。數(shù)字檔案查找的同時(shí)，只需要通過搜索關(guān)鍵詞，就可以找出所要查閱的相關(guān)檔案，操作簡單、便捷，在儲(chǔ)存上也非常的節(jié)省空間。而傳統(tǒng)檔案在檔案查找的時(shí)候就要根據(jù)檔案的儲(chǔ)存時(shí)間、年限、檔案類型以及相應(yīng)的儲(chǔ)存目錄一條一條的進(jìn)行查找，非常耗費(fèi)人力物力。傳統(tǒng)檔案進(jìn)行儲(chǔ)存時(shí)相對(duì)安全，但是所占的儲(chǔ)存空間較大，需要固定的檔案室、檔案柜來存放檔案。

3 數(shù)字檔案與傳統(tǒng)檔案管理的發(fā)展方向

加強(qiáng)數(shù)字管理與傳統(tǒng)管理歸檔的措施，在工作的過程中提高工作人員的綜合素質(zhì)，不斷提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，檔案管理人員要明白自己所肩負(fù)的責(zé)任，并能夠肩負(fù)起這份責(zé)任。在日常工作的過程中不但要加強(qiáng)工作人員的綜合素質(zhì)培養(yǎng)，對(duì)工作人員進(jìn)行政治和思想的教育，還要求工作人員具有一定的計(jì)算機(jī)操作能力，對(duì)計(jì)算機(jī)的知識(shí)有一個(gè)初步的了解。在這個(gè)基礎(chǔ)上應(yīng)當(dāng)對(duì)全國范圍的檔案館在硬件方面進(jìn)行一定的完善與建設(shè)，不斷加強(qiáng)檔案館內(nèi)部的計(jì)算機(jī)設(shè)備，定期對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行安全檢測，只有這樣才能更加有效的實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的安全管理工作。

當(dāng)前社會(huì)信息量非常的多，信息內(nèi)容十分的復(fù)雜，信息載體多種多樣，在對(duì)傳統(tǒng)檔案數(shù)字化的同時(shí)應(yīng)當(dāng)將傳統(tǒng)檔案進(jìn)行保留，這樣不僅保證檔案的真實(shí)性，還實(shí)現(xiàn)了檔案的原始性，無論是數(shù)字檔案還是傳統(tǒng)檔案，在進(jìn)行保存的同時(shí)都需要做好檔案的安全工作，確保檔案的安全性。

4 結(jié)語

綜上所述，當(dāng)前我國檔案管理行業(yè)正在不斷的向前發(fā)展，對(duì)此我國的數(shù)字檔案相比傳統(tǒng)檔案有著非常大的優(yōu)點(diǎn)，但是不足之處還是相當(dāng)?shù)拿黠@。檔案的原始性、真實(shí)性、安全性、便捷性對(duì)我國的檔案工作有著非常大的貢獻(xiàn)，因此我國不僅要在數(shù)字檔案上進(jìn)行一個(gè)大的改善，還要將傳統(tǒng)檔案當(dāng)做一種文化遺產(chǎn)進(jìn)行歸類保存。

參考文獻(xiàn)

[1]傅榮校.關(guān)于數(shù)字檔案館的思考[J].檔案學(xué)通訊，2013，5（10）：58.

[2]邱曉威.數(shù)字檔案館及其建設(shè)模式[J].中國檔案，2014，10（21）：91—92.

[3]方芳，李書錦，姚路明.淺論電子檔案與傳統(tǒng)檔案的差異和共性[J].科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2013，12（02）：110—112.

作者簡介

彭平平，湖北省黃石市高新技術(shù)發(fā)展促進(jìn)中心，本科。