企業(yè)檔案信息化管理研究

強曉華

摘 要：企業(yè)檔案信息化建設(shè)是企業(yè)信息化建設(shè)的重要內(nèi)容之一，也是促進企業(yè)檔案工作改革和發(fā)展的重要條件。本文針對處于檔案信息化建設(shè)初級階段的企業(yè)，主要從定位選擇、人才培養(yǎng)、檔案基礎(chǔ)建設(shè)等幾個方面提出了實施檔案信息化建設(shè)的幾點建議。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理；信息化建設(shè)；問題；對策

1 企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問題分析

1、企業(yè)領(lǐng)導重視程度不夠，經(jīng)費不到位

信息化本身是一項開拓創(chuàng)新的工作；只有優(yōu)秀的、思想開放超前的領(lǐng)導，才會高瞻遠矚地看到信息化的價值；舍得在財力、物力、人力和自身精力上投入，才會理解和支持電子檔案管理工作，為檔案信息化建設(shè)創(chuàng)建必要條件。檔案信息化需要硬件和軟件的支持；而硬件和軟件的建設(shè)將會消耗大筆資金。信息化管理技術(shù)的提升、檔案數(shù)據(jù)庫、管理系統(tǒng)及安全的防護都需要經(jīng)費來支撐。檔案信息化要求管理工作應(yīng)該緊緊抓住時代發(fā)展的潮流；這就要求一定的資金支撐設(shè)備的更新?lián)Q代；軟件的升級；新設(shè)備的養(yǎng)護、維修需要資金作為后盾。據(jù)統(tǒng)計，我國企業(yè)檔案目錄數(shù)據(jù)能用計算機管理起來的僅占總數(shù)的2 %左右；與全部檔案信息數(shù)字化相差甚遠。

2、企業(yè)檔案信息化建設(shè)發(fā)展不平衡

由于受到各種因素的影響；有些中小企業(yè)的檔案信息化建設(shè)幾乎是空白；甚至一些企業(yè)把檔案管理部門作為首當其沖的減員增效重點；予以裁員和撤銷；企業(yè)檔案部門的生存和發(fā)展都受到嚴重影響；檔案信息化建設(shè)更無從說起。“同時；企業(yè)的減員增效也波及到企業(yè)的檔案部門；相當數(shù)量的企業(yè)檔案部門的生存和發(fā)展受到了威脅。

3、相應(yīng)的標準規(guī)范欠缺

在很多方面；我國的檔案信息的建設(shè)還是處于非常落后的階段；我們不得不承認我們的不成熟的方面以及存在問題的領(lǐng)域；因為只有充分認識到這方面的問題我們才能更好地進行改進和改革。雖然國家已經(jīng)制定了很多的相關(guān)檔案信息的規(guī)章制度，但這些制度的力量明顯不

能得到貫徹；而這種不遵守制度的行為已經(jīng)大大阻礙了檔案信息的數(shù)字化進程。對于我們制定和實施統(tǒng)一的檔案規(guī)范構(gòu)成巨大的挑戰(zhàn)。

2 企業(yè)檔案信息化建設(shè)的具體對策

1、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的定位選擇

檔案信息化建設(shè)是一項復雜的系統(tǒng)工程，要運用辯證思維的觀點，既不能盲目從新、脫離實際，也不能墨守成規(guī)、固步不前；既要注重本企業(yè)的建設(shè)，也要關(guān)注社會環(huán)境的影響；既要看數(shù)量，更要講質(zhì)量。首先，立足實際、科學決策。企業(yè)在開展檔案信息化建設(shè)之前，應(yīng)針對自身的實際情況，進行深入的調(diào)查、分析和科學的論證，找出本企業(yè)的優(yōu)勢所在及其發(fā)展趨勢，然后制定出發(fā)展的總體框架、規(guī)劃、具體措施、技術(shù)支撐、標準規(guī)范以及組織實施，使檔案信息化建設(shè)能夠規(guī)范、有序、快速的發(fā)展。其次，注重質(zhì)量。信息化的水平高低不是只看數(shù)字化檔案文獻的數(shù)量和網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫的信息量，更重要的是真正開發(fā)出企業(yè)檔案中有價值的數(shù)字化檔案信息的數(shù)量，以及能否有效的滿足領(lǐng)導和各個部門的需求。再次，企業(yè)檔案信息化應(yīng)與企業(yè)信息化同步建設(shè)。檔案工作是企業(yè)的基礎(chǔ)性管理工作，只有將檔案信息化建設(shè)納入到企業(yè)的總體規(guī)劃中，分階段實施，逐步解決企業(yè)中檔案管理的難題，才能滿足企業(yè)的發(fā)展要求。企業(yè)檔案部門應(yīng)加強與企業(yè)信息化建設(shè)主管部門的聯(lián)系和交流，提出檔案信息化建設(shè)的基本要求，并將檔案管理系統(tǒng)納入整個企業(yè)信息化系統(tǒng)之中，實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)信息系統(tǒng)的無縫鏈接。

2、強化檔案管理；實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的信息化

升級強化檔案管理是檔案信息化管理系統(tǒng)的目標。它要求在檔案管理的標準下；依托網(wǎng)絡(luò)和多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫以及完善的開發(fā)軟件；對數(shù)據(jù)庫和管理軟件進行改造升級；最終確保檔案管理基礎(chǔ)工作得到加強和完善。建立和完善管理檔案軟件技術(shù)；對檔案資源進行統(tǒng)一規(guī)劃和集中管理。根據(jù)企業(yè)檔案管理工作的特點；建立一個高技術(shù)含量、方便快捷的電子檔案管理系統(tǒng)；實現(xiàn)檔案各個環(huán)節(jié)如：收集、分類、鑒定、保管、調(diào)用等的信息化；以及檔案管理的自動化和數(shù)字化；確保使用檔案信息時的方便快捷；延長檔案壽命；使企業(yè)生產(chǎn)、管理和經(jīng)營活動得到緊密銜接；最終實現(xiàn)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動和檔案管理編碼的統(tǒng)一性和信息資源的高度共享性。

3、檔案信息化的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是前提

電子檔案與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)；它存儲在電腦磁盤和其他存儲介質(zhì)中；是已歸檔的、價值得到保存的圖文和相應(yīng)的支持軟件參數(shù)和數(shù)據(jù)。擁有配套的軟件和硬件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化規(guī)范管理的必要先決條件；這主要包括硬件環(huán)境和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境及系統(tǒng)軟件三部分。服務(wù)器、文件數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備及其他支撐資源構(gòu)成了基礎(chǔ)硬件；系統(tǒng)軟件要選擇性能穩(wěn)定的；按照通用、實用、可靠、節(jié)約、成熟等原則實現(xiàn)檔案信息化數(shù)據(jù)庫及管理軟件的建設(shè)；其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境包括局域網(wǎng)和與互聯(lián)網(wǎng)相連接的公眾網(wǎng)；并對雙網(wǎng)實行物理隔離。選擇應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)該遵循包容性與開放性原則并實現(xiàn)應(yīng)用系統(tǒng)的可擴展性。應(yīng)用系統(tǒng)具有開源性；它是一個基本平臺；能夠確保檔案數(shù)據(jù)庫和檔案管理軟件二次開發(fā)的潛力得到實現(xiàn)；能夠根據(jù)具體實際情況靈活自由地定義操作模塊和工作流程；其功能強大；能夠涵蓋檔案的數(shù)字化加工及處理；電子檔案信息的采集、存儲及使用和檔案管理數(shù)字化的全過程。其中檔案信息化所采用的關(guān)鍵技術(shù)是在當前信息和計算機技術(shù)中屬于最先進和最具有發(fā)展前途的前沿科學；例如；圖像分類、海量數(shù)據(jù)存儲以及大量并發(fā)查詢和智能檢索等等。在檔案信息化中應(yīng)用這些先進技術(shù)；將會在很大程度上提高檔案管理的技術(shù)含量；實現(xiàn)檔案信息化管理技術(shù)的先進性。企業(yè)需要依據(jù)實際情況策劃出具有個性特點的檔案信息化方案。

4、檔案信息化標準體系規(guī)范準則

標準規(guī)范建設(shè)是檔案信息化快速、有序、健康發(fā)展的保障。管理規(guī)范包括數(shù)字檔案的相關(guān)定義、移交、整理、價值鑒定、存儲、著錄、安全性保證、原始性保證、檢索途徑、利用方式等；業(yè)務(wù)規(guī)范包括數(shù)字檔案的術(shù)語標準、資源描述、數(shù)字檔案文件格式、元數(shù)據(jù)、對象數(shù)據(jù)格式標準等；技術(shù)規(guī)范包括軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)技術(shù)標準、軟件系統(tǒng)工作平臺技術(shù)標準、存儲壓縮格式、數(shù)字水印、加密算法等。檔案信息化標準體系的建設(shè)。需要以標準制定的基本原則為指導原則。并且要對國家資源進行合理利用。將科技成果推廣出去。提高經(jīng)濟效益：還應(yīng)和相關(guān)標準進行合理配套并且與國際接軌。對國際標準優(yōu)先采用。

5、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的人才培養(yǎng)

人才是社會進步的決定因素，檔案信息化建設(shè)也重在人才的培養(yǎng)。檔案工作人員的信息意識、知識結(jié)構(gòu)、專業(yè)技術(shù)水平和計算機應(yīng)用等能力的大小將直接影響到檔案信息化建設(shè)的進程和質(zhì)量。檔案信息化建設(shè)需要一種綜合型的人才，他們既要有扎實的檔案專業(yè)知識，又要有敏銳的現(xiàn)代信息意識和熟練的計算機技術(shù)，還要有較強的英文閱讀、翻譯能力和現(xiàn)代管理能力。針對這些人才的獲取和培養(yǎng)，企業(yè)可以重點吸收具有計算機、外語和管理能力的檔案專業(yè)的高校畢業(yè)生充實檔案隊伍，并且定期對檔案工作人員進行專門的培訓，開展各種形式的現(xiàn)代化應(yīng)用技術(shù)的培訓，能夠使檔案工作人員將所學的理論和技術(shù)很好地運用到具體的實踐過程中。

參考文獻

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