淺談現(xiàn)代檔案管理的相關(guān)社會化問題

楊帥

摘 要：新時期檔案的管理要體現(xiàn)時代和地方特征，需不斷加以優(yōu)化并實現(xiàn)共享，現(xiàn)代檔案信息化建設要不斷改善檔案資源結(jié)構(gòu)，對檔案資源進行有效整合，在全面建設中尋求新突破，迎接全新的機遇和挑戰(zhàn)。本文分析了現(xiàn)代檔案管理中存在的社會化問題，并提出了相應的解決對策。

關(guān)鍵詞：檔案；社會化；管理

檔案管理社會化是充分利用社會過剩人力的廣泛需求，特別是改革開放以來，我國許多行業(yè)從勞動密集型向資本，技術(shù)密集型轉(zhuǎn)變，在創(chuàng)新性人才方面展開了激烈的爭奪，主動參與推進了社會的變革.用人單位迫切需要通過檔案了解人才，各用人單位選用檔案部門提供相關(guān)的學籍檔案信息，以了解所需人才學歷水平的真實情況，一些企業(yè)通過檔案部門為學校橫向聯(lián)合科研項目穿針引線。由此可見，檔案管理已經(jīng)得到了足夠的重視，各部門也積累了不少先進的管理經(jīng)驗，但對于企業(yè)過于重視生產(chǎn)，檔案管理卻沒有得到應有的重視。只有規(guī)范企業(yè)的檔案管理，才能保證檔案的齊全、完整，才能為檔案管理打下良好的基礎，才能保證檔案資源的完整性。

1 新時期檔案工作中存在的主要問題

1.檔案信息資源結(jié)構(gòu)沒有體現(xiàn)時代和地方特征。在綜合檔案館保存的檔案中存在著結(jié)構(gòu)不夠合理的問題，在檔案的來源上難以反映并存的立檔單位性質(zhì)多元化的狀況，有的檔案館甚至沒有保管二級機構(gòu)的檔案，單一性決定了檔案不能全面客觀地反映新時期社會政治經(jīng)濟全貌。

2.檔案信息資源不能實現(xiàn)共享。隨著檔案資源的主體呈現(xiàn)出利益的多元化趨勢，一些具有保存價值的檔案流向問題受到了挑戰(zhàn)。檔案資源分散保存趨勢越來越明顯，具有保密性質(zhì)的專業(yè)檔案不向檔案館移交，檔案館對專業(yè)檔案的接收征集工作力度不夠，檔案部門不愿意將重要的專業(yè)檔案向綜合檔案館移交，導致檔案管理缺乏綜合性和顯著的地方特色。

3缺乏基本的檔案管理體系。由于管理手段的落后，一些企業(yè)的檔案工作還停留在手工管理的階段，檔案對企業(yè)來說是不可或缺的，當前檔案工作的重點還沒有把檔案工作建立起來，還存在著一些空白狀態(tài)，沒有脫離手工管理方式，缺少現(xiàn)代技術(shù)管理技術(shù)，檔案整理還沒有達到企業(yè)科學管理檔案的要求。

4.檔案資源的開發(fā)利用工作力度不夠。大力加強檔案資源的開發(fā)與利用是檔案事業(yè)發(fā)展的基本要求，檔案事業(yè)在新時期實現(xiàn)健康持續(xù)發(fā)展，則需要提高社會化服務水平不夠高。但是由于檔案信息開發(fā)利用的手段還比較落后，沒有真正實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享，檔案在利用中發(fā)揮出舉足輕重的作用。

2 現(xiàn)代檔案管理實現(xiàn)社會化的有效措施

1檔案社會化管理要符合時代發(fā)展的需求。檔案工作無論在檔案數(shù)量和內(nèi)容上都得到了極大的發(fā)展.管理手段要從原來單一的檔案室，發(fā)展為綜合檔案室，配置現(xiàn)代化的硬件設施，改善軟件環(huán)境，逐漸樹立起服務性的觀念，實現(xiàn)主動參與研究服務社會的要求和規(guī)律， 增強應變社會發(fā)展的能力，處理好開放與保密的關(guān)系，最大限度地圍繞社會需求服務向開放式利用轉(zhuǎn)變。在信息社會環(huán)境下，僅僅滿足依靠某一企業(yè)檔案部門已難以辦到，只有建立服務網(wǎng)絡，不斷優(yōu)化檔案信息資源配置，才能真正實現(xiàn)社會化。提高管理系統(tǒng)的基礎工作水平，高效處理復雜信息與數(shù)據(jù)的計算機工具，要求輸入的信息必須是準確科學的，做好輸入信息與數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等基礎工作，不斷滿足管理的技術(shù)要求，并且要按照統(tǒng)一的程序和方法進行普查案卷，去糟取精，全面清查加之來源復雜、鑒別壓迫準確，對于一些重份或無查考價值的材料要剔除無用的內(nèi)容，有效避免計算機管理時出現(xiàn)重復低效的情況。對于那些組卷過厚、內(nèi)容混雜的案卷要重新加工填寫以保證案卷更加規(guī)范，這樣就可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率，結(jié)合實際，把開放的檔案內(nèi)容進行目錄級著錄，對同一主題的檔案內(nèi)容進行概覽級著錄。

2對檔案資源進行有效整合 。檔案資源的整合不僅指一般意義上的檔案征集，關(guān)鍵的是對檔案資源進行有效配置和整合，突破各種檔案資源的特殊優(yōu)勢，最大限度地集聚國家檔案信息資源為綜合檔案，對利用價值大的檔案要提前接收進館，使館藏檔案更加貼近社會需要。一方面要開展檔案寄存服務工作，與新經(jīng)濟社會需求日益增長的形勢相適應，建立以綜合檔案館為區(qū)域性檔案目錄中心，緩解檔案實體分級管理與社會利用之間的矛盾。隨著信息時代的到來，檔案管理人員要加強計算機知識學習，掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù)和檔案業(yè)務。其次是利用計算機技術(shù)對檔案實現(xiàn)網(wǎng)絡化管理，檔案管理化的重點是利用檔案管理系統(tǒng)，遵循安全可靠的原則，建成實用、良好的操作界面，有利于對有關(guān)材料的查借閱和使用，同時要提高檔案的利用率，實現(xiàn)檔案一體化管理，隨時了解業(yè)務部門管理動態(tài)，確保檔案的超前性、預見性管理。

3構(gòu)建現(xiàn)代化的檔案管理體系。健全檔案管理體系并進一步提高規(guī)范化管理水平，根據(jù)我國法律法規(guī)和有關(guān)檔案管理規(guī)定，引進先進的檔案管理軟件，制定電子檔案的分類標準。根據(jù)企業(yè)的發(fā)展需求制定檔案工作發(fā)展規(guī)劃，建立科學合理的檔案管理制度，促進檔案工作制度化和規(guī)范化，檔案管理要實現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案一體化管理，明確分類標準，建立和完善檔案管理機制，更新檔案的維護，確保檔案的真實、嚴肅和有效性，才能更好地為企業(yè)人事檔案信息化管理奠定提供更好的服務。

4提高現(xiàn)代檔案管理的開發(fā)力度。首先要完善管理人員的專業(yè)素質(zhì)，檔案工作者要關(guān)注企業(yè)發(fā)展的新形勢新問題，應用計算機技術(shù)時，要勇于面對知識經(jīng)濟主戰(zhàn)場的挑戰(zhàn)。檔案管理制度是信息化的基礎。企業(yè)領(lǐng)導應強化人事檔案管理意識，組織人員根據(jù)需求制定檔案工作發(fā)展規(guī)劃，使得檔案的更新應及時、準確、完整，有效維護了檔案的真實、嚴肅和有效性，才能更好地為企業(yè)人事檔案信息化管理奠定基礎，為企業(yè)人力資源建設提供更好的服務。 提高檔案管理的現(xiàn)代化意識，在依托專業(yè)人才是信息化的有力保障下，使檔案工作由封閉型向開放型轉(zhuǎn)變。檔案管理應從重管理輕利用的傳統(tǒng)模式中解脫出來，主動面向知識經(jīng)濟主戰(zhàn)場。。一方面是要開展現(xiàn)行文件閱覽服務，實現(xiàn)信息服務的社會化，檔案信息進入市場后就必須遵循市場經(jīng)濟規(guī)律，一切以信息市場化的特征需要為主。隨著信息時代到來，檔案管理人員必須向信息管理員和發(fā)布者的角色轉(zhuǎn)換，加強專業(yè)知識學習并提高文字和分析能力，要掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù)，使自己懂得計算機管理的具有雙重知識結(jié)構(gòu)的復合型人才。同時要提供鑒定服務.服務對象以國內(nèi)外用人單位和中介為主.這些單位把收到的畢業(yè)證，學位證送到檔案館進行真?zhèn)舞b定。另一方面是要有效地開發(fā)檔案信息資源，最大限度地創(chuàng)造檔案的社會效益和經(jīng)濟效益。我國《檔案法》明確規(guī)定了以檔案利用為中心內(nèi)容的檔案社會服務的方式和權(quán)限，有利于檔案服務的社會化，并有效地開發(fā)檔案信息資源，建立規(guī)范的檔案信息服務體系，強化檔案服務的各項功能，確保檔案的各項服務符合社會化、市場化的要求，實現(xiàn)信息資源的共享。

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