楊帥
摘 要:新時期檔案的管理要體現(xiàn)時代和地方特征,需不斷加以優(yōu)化并實現(xiàn)共享,現(xiàn)代檔案信息化建設要不斷改善檔案資源結(jié)構(gòu),對檔案資源進行有效整合,在全面建設中尋求新突破,迎接全新的機遇和挑戰(zhàn)。本文分析了現(xiàn)代檔案管理中存在的社會化問題,并提出了相應的解決對策。
關(guān)鍵詞:檔案;社會化;管理
檔案管理社會化是充分利用社會過剩人力的廣泛需求,特別是改革開放以來,我國許多行業(yè)從勞動密集型向資本,技術(shù)密集型轉(zhuǎn)變,在創(chuàng)新性人才方面展開了激烈的爭奪,主動參與推進了社會的變革.用人單位迫切需要通過檔案了解人才,各用人單位選用檔案部門提供相關(guān)的學籍檔案信息,以了解所需人才學歷水平的真實情況,一些企業(yè)通過檔案部門為學校橫向聯(lián)合科研項目穿針引線。由此可見,檔案管理已經(jīng)得到了足夠的重視,各部門也積累了不少先進的管理經(jīng)驗,但對于企業(yè)過于重視生產(chǎn),檔案管理卻沒有得到應有的重視。只有規(guī)范企業(yè)的檔案管理,才能保證檔案的齊全、完整,才能為檔案管理打下良好的基礎,才能保證檔案資源的完整性。
1 新時期檔案工作中存在的主要問題
1.檔案信息資源結(jié)構(gòu)沒有體現(xiàn)時代和地方特征。在綜合檔案館保存的檔案中存在著結(jié)構(gòu)不夠合理的問題,在檔案的來源上難以反映并存的立檔單位性質(zhì)多元化的狀況,有的檔案館甚至沒有保管二級機構(gòu)的檔案,單一性決定了檔案不能全面客觀地反映新時期社會政治經(jīng)濟全貌。
2.檔案信息資源不能實現(xiàn)共享。隨著檔案資源的主體呈現(xiàn)出利益的多元化趨勢,一些具有保存價值的檔案流向問題受到了挑戰(zhàn)。檔案資源分散保存趨勢越來越明顯,具有保密性質(zhì)的專業(yè)檔案不向檔案館移交,檔案館對專業(yè)檔案的接收征集工作力度不夠,檔案部門不愿意將重要的專業(yè)檔案向綜合檔案館移交,導致檔案管理缺乏綜合性和顯著的地方特色。
3缺乏基本的檔案管理體系。由于管理手段的落后,一些企業(yè)的檔案工作還停留在手工管理的階段,檔案對企業(yè)來說是不可或缺的,當前檔案工作的重點還沒有把檔案工作建立起來,還存在著一些空白狀態(tài),沒有脫離手工管理方式,缺少現(xiàn)代技術(shù)管理技術(shù),檔案整理還沒有達到企業(yè)科學管理檔案的要求。
4.檔案資源的開發(fā)利用工作力度不夠。大力加強檔案資源的開發(fā)與利用是檔案事業(yè)發(fā)展的基本要求,檔案事業(yè)在新時期實現(xiàn)健康持續(xù)發(fā)展,則需要提高社會化服務水平不夠高。但是由于檔案信息開發(fā)利用的手段還比較落后,沒有真正實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享,檔案在利用中發(fā)揮出舉足輕重的作用。
2 現(xiàn)代檔案管理實現(xiàn)社會化的有效措施
1檔案社會化管理要符合時代發(fā)展的需求。檔案工作無論在檔案數(shù)量和內(nèi)容上都得到了極大的發(fā)展.管理手段要從原來單一的檔案室,發(fā)展為綜合檔案室,配置現(xiàn)代化的硬件設施,改善軟件環(huán)境,逐漸樹立起服務性的觀念,實現(xiàn)主動參與研究服務社會的要求和規(guī)律, 增強應變社會發(fā)展的能力,處理好開放與保密的關(guān)系,最大限度地圍繞社會需求服務向開放式利用轉(zhuǎn)變。在信息社會環(huán)境下,僅僅滿足依靠某一企業(yè)檔案部門已難以辦到,只有建立服務網(wǎng)絡,不斷優(yōu)化檔案信息資源配置,才能真正實現(xiàn)社會化。提高管理系統(tǒng)的基礎工作水平,高效處理復雜信息與數(shù)據(jù)的計算機工具,要求輸入的信息必須是準確科學的,做好輸入信息與數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等基礎工作,不斷滿足管理的技術(shù)要求,并且要按照統(tǒng)一的程序和方法進行普查案卷,去糟取精,全面清查加之來源復雜、鑒別壓迫準確,對于一些重份或無查考價值的材料要剔除無用的內(nèi)容,有效避免計算機管理時出現(xiàn)重復低效的情況。對于那些組卷過厚、內(nèi)容混雜的案卷要重新加工填寫以保證案卷更加規(guī)范,這樣就可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率,結(jié)合實際,把開放的檔案內(nèi)容進行目錄級著錄,對同一主題的檔案內(nèi)容進行概覽級著錄。
2對檔案資源進行有效整合 。檔案資源的整合不僅指一般意義上的檔案征集,關(guān)鍵的是對檔案資源進行有效配置和整合,突破各種檔案資源的特殊優(yōu)勢,最大限度地集聚國家檔案信息資源為綜合檔案,對利用價值大的檔案要提前接收進館,使館藏檔案更加貼近社會需要。一方面要開展檔案寄存服務工作,與新經(jīng)濟社會需求日益增長的形勢相適應,建立以綜合檔案館為區(qū)域性檔案目錄中心,緩解檔案實體分級管理與社會利用之間的矛盾。隨著信息時代的到來,檔案管理人員要加強計算機知識學習,掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù)和檔案業(yè)務。其次是利用計算機技術(shù)對檔案實現(xiàn)網(wǎng)絡化管理,檔案管理化的重點是利用檔案管理系統(tǒng),遵循安全可靠的原則,建成實用、良好的操作界面,有利于對有關(guān)材料的查借閱和使用,同時要提高檔案的利用率,實現(xiàn)檔案一體化管理,隨時了解業(yè)務部門管理動態(tài),確保檔案的超前性、預見性管理。
3構(gòu)建現(xiàn)代化的檔案管理體系。健全檔案管理體系并進一步提高規(guī)范化管理水平,根據(jù)我國法律法規(guī)和有關(guān)檔案管理規(guī)定,引進先進的檔案管理軟件,制定電子檔案的分類標準。根據(jù)企業(yè)的發(fā)展需求制定檔案工作發(fā)展規(guī)劃,建立科學合理的檔案管理制度,促進檔案工作制度化和規(guī)范化,檔案管理要實現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案一體化管理,明確分類標準,建立和完善檔案管理機制,更新檔案的維護,確保檔案的真實、嚴肅和有效性,才能更好地為企業(yè)人事檔案信息化管理奠定提供更好的服務。
4提高現(xiàn)代檔案管理的開發(fā)力度。首先要完善管理人員的專業(yè)素質(zhì),檔案工作者要關(guān)注企業(yè)發(fā)展的新形勢新問題,應用計算機技術(shù)時,要勇于面對知識經(jīng)濟主戰(zhàn)場的挑戰(zhàn)。檔案管理制度是信息化的基礎。企業(yè)領(lǐng)導應強化人事檔案管理意識,組織人員根據(jù)需求制定檔案工作發(fā)展規(guī)劃,使得檔案的更新應及時、準確、完整,有效維護了檔案的真實、嚴肅和有效性,才能更好地為企業(yè)人事檔案信息化管理奠定基礎,為企業(yè)人力資源建設提供更好的服務。 提高檔案管理的現(xiàn)代化意識,在依托專業(yè)人才是信息化的有力保障下,使檔案工作由封閉型向開放型轉(zhuǎn)變。檔案管理應從重管理輕利用的傳統(tǒng)模式中解脫出來,主動面向知識經(jīng)濟主戰(zhàn)場。。一方面是要開展現(xiàn)行文件閱覽服務,實現(xiàn)信息服務的社會化,檔案信息進入市場后就必須遵循市場經(jīng)濟規(guī)律,一切以信息市場化的特征需要為主。隨著信息時代到來,檔案管理人員必須向信息管理員和發(fā)布者的角色轉(zhuǎn)換,加強專業(yè)知識學習并提高文字和分析能力,要掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù),使自己懂得計算機管理的具有雙重知識結(jié)構(gòu)的復合型人才。同時要提供鑒定服務.服務對象以國內(nèi)外用人單位和中介為主.這些單位把收到的畢業(yè)證,學位證送到檔案館進行真?zhèn)舞b定。另一方面是要有效地開發(fā)檔案信息資源,最大限度地創(chuàng)造檔案的社會效益和經(jīng)濟效益。我國《檔案法》明確規(guī)定了以檔案利用為中心內(nèi)容的檔案社會服務的方式和權(quán)限,有利于檔案服務的社會化,并有效地開發(fā)檔案信息資源,建立規(guī)范的檔案信息服務體系,強化檔案服務的各項功能,確保檔案的各項服務符合社會化、市場化的要求,實現(xiàn)信息資源的共享。
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