探究檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)面臨的困境及應(yīng)對策略？

摘 要：隨著社會經(jīng)濟的不斷改革和發(fā)展，我國檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)不斷深入。但是，由于我國檔案數(shù)字系統(tǒng)在90年代以前的很長一段時間，都是采用的紙質(zhì)檔案管理，因此，在新時期推行數(shù)字化管理體系建設(shè)工作，必須要開展大范圍的掃描機器錄入工作，工作量相對較大，技術(shù)要求高。本文根據(jù)當(dāng)今時代的數(shù)字化管理體系建設(shè)主要工作情況展開討論，提出幾點有利于檔案信息數(shù)字化管理系統(tǒng)革新的方式。

關(guān)鍵詞：檔案管理；數(shù)字化；體系建設(shè)

1 檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)背景

由于我國檔案信息數(shù)字化管理起步比較晚，發(fā)展速度比較緩慢，相對于西方發(fā)達(dá)國家的美國和歐洲的英國、法國、德國，檔案信息的數(shù)字化水平不夠高。除了各省市檔案館實現(xiàn)了數(shù)字化管理體系建設(shè)，而其他機關(guān)、企事業(yè)單位更多的是實現(xiàn)了辦公自動化管理，數(shù)字化管理體系的建設(shè)卻相對滯后。因此，在新時期的檔案信息管理過程中，把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息工作被許多單位提上了議事日程?？梢哉f這項工作是21世紀(jì)檔案管理的發(fā)展方向。

2 信息時代檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)必要性

（一）傳統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)管理存在的問題

在傳統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)管理過程中，檔案保存方式一直采用紙張保存和目錄管理，單位各部門工作人員如果想要查閱文件，需要前往單位的檔案室，根據(jù)文件級目錄，進(jìn)行針對性的查找。這種方式不僅耗費了較多的時間，而且檔案管理人員還需要將檔案文件從檔案柜中提取出來，通過進(jìn)行實物查閱才能夠讀取到想要的檔案信息。為了更好的利用查閱到的檔案信息而進(jìn)一步的進(jìn)行拍照或是復(fù)印，這種情況無疑加大了檔案提取的復(fù)雜性，一方面是對紙質(zhì)檔案多多少少會造成一定的損傷，另一方面由于利用者的各種因素，容易造成文件材料受到污染，文件材料的完整性也容易招到破壞，為了防止此類事件的發(fā)生，檔案管理人員必須要嚴(yán)防死守，消耗大量的精力。而計算機互聯(lián)網(wǎng)時代的檔案管理系統(tǒng)，可以很好地革除傳統(tǒng)檔案管理中的種種弊病，工作人員如果想要調(diào)取文件，只需要登錄單位內(nèi)部構(gòu)建好的數(shù)據(jù)信息庫系統(tǒng)，點擊鼠標(biāo)便能輕松閱讀文件，而且不存在親臨檔案部門提取文件的問題。

（二）檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢

檔案數(shù)字化是隨著計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)（錄音、錄像）、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化形式進(jìn)行存儲，以網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，并利用計算機系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時提供利用，以實現(xiàn)資源共享[1]。檔案數(shù)字化管理是檔案部門在工作方式上的一種創(chuàng)新，可以提高檔案管理的工作效率，為利用者帶來便捷，最大程度地實現(xiàn)檔案信息資源的有效利用和共享。實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理可以通過權(quán)限控制直接在網(wǎng)上查閱打印，減少了對庫存檔案的調(diào)閱次數(shù)和復(fù)印，降低了庫存檔案的老化速度，解決了檔案反復(fù)借閱利用和檔案保管的矛盾，從而可以最大限度地對庫存檔案進(jìn)行有效的保管和保護，確保檔案實體安全。

3 檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)水平的困境

在現(xiàn)代化的檔案數(shù)字管理體系建設(shè)的過程中，部分單位領(lǐng)導(dǎo)及管理層對檔案數(shù)字化進(jìn)程認(rèn)識不足，因而，在資金投入，人員配備，業(yè)務(wù)培訓(xùn)等方面相對滯后。單位內(nèi)部的相關(guān)設(shè)施設(shè)備的配置不能完全按照所需要的標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行完善，僅僅只為應(yīng)對上級部門的達(dá)標(biāo)檢查。對軟件系統(tǒng)的完整性、保密性、防火墻設(shè)置，查閱人員的分級管理等還沒能形成一套行之有效的標(biāo)準(zhǔn)化模式。硬件設(shè)施設(shè)備往往存在著一定的操作困難不匹配問題。面對一方面需要投入大量的資金構(gòu)建一套新型信息管理系統(tǒng)，另一方面需增配人員加強信息安全管理和系統(tǒng)維護，以防止信息被篡改丟失以及嚴(yán)重失密。在加上需要進(jìn)行檔案數(shù)字化的單位往往都存在幾十年的一個時間積淀，檔案數(shù)字化的實施將面臨工作量大，耗時長的局面。[2]檔案數(shù)字化過程中要求對選用電子文件格式具有一定的標(biāo)準(zhǔn)性，有較好的通用性和可移植性，選用電子格式的支持軟件應(yīng)支持?jǐn)?shù)據(jù)從專用格式中方便地移出以達(dá)到利用，又要保持檔案原貌。這勢必給部門領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員提出了一個新的挑戰(zhàn)，檔案管理人員需要進(jìn)行計算機應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法等的再學(xué)習(xí)培訓(xùn)才能夠掌握和運用現(xiàn)代檔案數(shù)字化管理的技能。

4 提升檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)水平的有力措施

（一）細(xì)化文件信息的分類和處理

為了實現(xiàn)檔案數(shù)字管理的電子化和信息化，首先要做的是按照年代的順序，將這些文件分門別類的檢索出來，然后按照要求整理成以“每個月”為單位的數(shù)據(jù)信息處理小組。但是，在實際進(jìn)行檔案數(shù)字化信息操作的過程中，往往會存在著一些實際的困難。檔案文件數(shù)字化掃描過程中，對文件的紙張“完整”、“光滑”性有比較高的要求，而很多檔案文件由于年代久遠(yuǎn)，導(dǎo)致紙張泛黃，掃描的時候相當(dāng)容易“卡機”。

（二）落實好數(shù)字化管理的各項要求

為了使檔案數(shù)字化工作標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，最終達(dá)到檔案信息共享的目的，國家檔案局于2005年發(fā)布了檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)——《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T 31—2005），規(guī)定了紙質(zhì)檔案數(shù)字化的原則、基本環(huán)節(jié)以及檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等主要技術(shù)要求。各單位都要按照《規(guī)范》原則，結(jié)合本單位的實際情況認(rèn)真落實好各個環(huán)節(jié)的工作，以適應(yīng)本單位檔案數(shù)字化建設(shè)的要求。

（三）加強檔案數(shù)字化加工場所的監(jiān)管

數(shù)字化加工場所應(yīng)符合防盜、防火、防塵、防水、防潮、防高溫、防日光及紫外線照射、防有害生物、防污染等安全管理要求。數(shù)字化加工場所須封斷所有檔案數(shù)字化加工設(shè)備的無線網(wǎng)絡(luò)功能，并定期進(jìn)行相關(guān)檢測。檔案數(shù)字化加工使用的計算機、掃描儀等設(shè)備，必須采用技術(shù)手段或?qū)I(yè)物理設(shè)備封閉所有不必要的信息輸出裝置或端口，如USB接口、紅外線、藍(lán)牙、SCSI接口、光驅(qū)接口等，封閉的裝置或端口要定期進(jìn)行檢查。正在進(jìn)行數(shù)字化加工的檔案必須每天入庫（柜），不得在加工工位上留存過夜。數(shù)字化檔案要專人專柜保管，數(shù)字化加工完畢的檔案要及時歸還入庫。防止檔案實體受損、丟失[3]。

（四）定期檢查，確保掃描質(zhì)量

在檔案掃描工作中，如果前期的檔案整理不夠規(guī)范，在掃描時掃描人員為了追求速度，很容易忽視原件的內(nèi)容出現(xiàn)漏掃多掃等情況，所以對于每一個工作日中，系統(tǒng)掃描完畢的檔案文件副本，應(yīng)該采取定期檢查的方式，檢查檔案掃描是否完整，將掃出殘頁的部分挑選出來，并且將它們重新掃描，然后將掃描文件完整的整理在一起。為了確保檔案信息的憑證、參考作用，因此，提高當(dāng)今時代背景下的檔案數(shù)字化管理體系的穩(wěn)定，提高檔案信息文件的掃描質(zhì)量，必須要將“定期檢查”固定下來，形成一個穩(wěn)定的檢查制度，從細(xì)節(jié)上量化數(shù)字化的管理水平。

5 結(jié)束語

單位內(nèi)部的檔案數(shù)字化管理工作是一項艱巨而復(fù)雜的工程，需要工作人員抱以“認(rèn)真”和“負(fù)責(zé)”的態(tài)度，開展每日的文件掃描，信息錄入和信息庫的編輯和整理工作。單位的檔案信息化管理系統(tǒng)不僅是一項容量龐大的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，還是一個需要實時優(yōu)化的系統(tǒng)，檔案數(shù)字化管理對于單位的發(fā)展和建設(shè)及各個部門工作的順利開展，都有著重要和深遠(yuǎn)的影響。在網(wǎng)絡(luò)信息化和文件資料數(shù)字化的時代，檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)必須要高度重視數(shù)字化檔案信息的推進(jìn)工作，用新式的互聯(lián)網(wǎng)思維武裝自己，通過不斷地革新和深入的發(fā)展數(shù)字化系統(tǒng)，推動單位內(nèi)部檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和科學(xué)化。

參考文獻(xiàn)

[1]張照余：檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)[M].中國檔案出版社.2001：94-99

[2]李澤鋒：《檔案數(shù)字化的電子格式研究》，《檔案學(xué)研究》，2004年第5期：51-55。

[3]國家檔案局：《規(guī)范》2014年7號

作者簡介

閔莉（1964-），女，漢族，大專，中級，研究方向：文書與業(yè)務(wù)檔案管理。