檔案管理的問題與對策分析

張靚

摘 要：企業(yè)在進行生產活動時，產生了大量的檔案，這些檔案完整地記錄了企業(yè)的全部發(fā)展過程，對于企業(yè)來說是不可缺少的重要組成部分。這些檔案能夠有效的提升企業(yè)檔案管理的效率，確保企業(yè)的快速、穩(wěn)定發(fā)展。為了能更好的保證檔案管理得到發(fā)展，對企業(yè)形成幫助，筆者在本文中提出了幾個問題以及應對方案。

關鍵詞：檔案管理；強化管理；制度創(chuàng)新

1 檔案管理的主要問題

（一）職工合法權益問題

在一些企業(yè)中，職工的勞動合同以及履歷表在檔案中沒有具體說明，檔案無法對職工的身份情況、實際情況進行描述，甚至當職工退休時，檔案中沒有其他任何信息，只有一份剛入工作時的履歷表，導致職工的合法權益受到損失。個體、私營企業(yè)中這種現(xiàn)象出現(xiàn)的尤其較多，這些企業(yè)招收了大量職工，但是卻沒有很好的保障他們利益，甚至連社會保險都沒有參加，這些與生活息息相關的事情企業(yè)都沒有做好，更何況建立一個完整的檔案，因此建立一個科學完整的檔案管理制度已是迫在眉睫[1]。

（二）檔案管理工作問題

從一些企業(yè)的檔案管理工作中，可以看出很多的問題。如在最初登記檔案時，由于錄入人員的粗心導致職工名字與真實姓名不符合，但是卻多年未曾更改，一直使用錯誤的姓名。連名字都能出現(xiàn)錯誤，更何況出生年月、崗位變更等信息呢。雖然有的企業(yè)也會對檔案進行更新，但是由于企業(yè)的管理不嚴格，導致錄入人員對職工檔案的隨意修改，在大意之下，錄入人員甚至對職工的工齡進行更改，對職工的利益造成嚴重的損害。而在整理這些檔案時，也是隨意擺放，沒有任何規(guī)律。

（三）職工檔案問題

一些企業(yè)在招工時，沒有在第一時間就給職工建立檔案資料，也沒有及時簽訂勞動合同；有的企業(yè)雖然建立了檔案，但是沒有準確、詳細地將職工的所有信息都存入檔案中，導致一些資料在后來丟失；更有甚者，在職工退休或者被辭退時，沒有終止與其的勞動合同，也沒有終止勞動合同的證明書，對職工造成了巨大傷害。

（四）管理制度問題

一些企業(yè)對檔案管理工作的不重視，導致了檔案管理工作的極度混亂。企業(yè)的不重視導致相關工作人員的不重視，從而使整個企業(yè)的檔案進一步處于一種雜、亂、多的狀況，想用時卻找不到要用的檔案在何處，嚴重拖緩了工作的效率，對企業(yè)的益造成損失。

2 檔案管理問題應對方案

（一）樹立檔案管理意識

1、樹立檔案管理意識。企業(yè)需要對檔案管理工作進行重視，同時強化檔案管理工作，對企業(yè)檔案管理工作加大投入力度，將檔案管理工作當做企業(yè)的核心工程，大量投入資金與專業(yè)人員，再結合當前企業(yè)的形勢建立一個檔案管理制度。只有把檔案管理工作與企業(yè)當前發(fā)展形勢相結合，才能建立一個科學、完美適用自己企業(yè)的檔案管理制度。同時要嚴格遵守國家的相關法律，在法律的約束之下，進行檔案管理制度的建立。檔案都具有法律保護性，即使是個體、私營企業(yè)，檔案也無法隨意更改[2]。

2、樹立檔案利用意識。企業(yè)要在強化檔案管理工作的同時，對檔案進行有效利用，使檔案為企業(yè)帶來收益。企業(yè)在外部的競爭中，快速的在第一時間拿到想到的檔案、信息，足以贏得巨大的先機，從而戰(zhàn)勝對手。想要讓檔案為企業(yè)帶來幫助，就必須要以科學的方法對檔案進行重心分類、整理。如按檔案的時間不同、內容不同和形式特征不同對檔案進行層次分明的分類。另外，企業(yè)的目光要放的長遠一些，認識到檔案的隱藏效益，以發(fā)展的角度去對待檔案管理。

3、樹立檔案效益意識。企業(yè)在建立檔案管理制度時，必須要注意到效益這個問題，以企業(yè)的發(fā)展情況，參考專家對檔案管理制度建立的意見和建議，以企業(yè)以往的發(fā)展過程為經驗，確認檔案管理的制度方針，從而使檔案管理制度更符合當前企業(yè)的實際發(fā)展情況。如在收集資料時，主要要把市場的經濟情況、資金成本、研發(fā)產品、客戶信息等內容作為重點照顧對象，在把這些資料進行科學、有效的分類。如一家農制品企業(yè)，可以根據(jù)企業(yè)的的發(fā)展方向制定農產品研發(fā)、種植、生產、銷售等各方面的分類方式。

（二）強化檔案管理

1、突破檔案認識。企業(yè)需要認識到檔案管理對企業(yè)的重要性，把檔案的管理提高到承擔社會責任的高度，要把檔案管理視為企業(yè)管理的重要組成部分；資源管理部門也要同時認識到檔案管理的重要性，把檔案管理工作作為自己的重要工作項目；職工自己也需要認識到檔案不僅僅是一時間謀職的需要，還是自己未來發(fā)展的長期利益保障，要確保自己檔案的完整性及規(guī)范性，維護自己的利益；同時，企業(yè)要讓檔案管理人員接受系統(tǒng)、正規(guī)的培訓，使檔案管理人員以專業(yè)的方式去對待這項工作，把這項工作做到完美。

2、突破實踐認識。企業(yè)要把對檔案管理的認識付諸行動，通過組織職工參與等方式，使職工認識到檔案管理的重要。個體、私營企業(yè)由于規(guī)模大小不同、創(chuàng)辦時間不同、員工種類不同等因素，所需要的管理方式也不一樣。那么，企業(yè)就應當結合自己的實際發(fā)展情況，把規(guī)范檔案當做目標，建立科學完整的檔案管理制度。通過這種科學的檔案管理制度，使企業(yè)內部形成一個有系統(tǒng)性的工作方式，徹底改變職工敷衍了事的工作態(tài)度。

3、明確分工認識。企業(yè)要為檔案的保管做好明確的分工，按照統(tǒng)一的制度進行分配。如人力資源部對員工進行考核、培訓，把員工的信息完整的收集起來，然后交給檔案室進行統(tǒng)一分類、保管，同時檔案室需要負責檔案的借閱、歸還等手續(xù)。檔案室在分類時要注意按照科學的分類制度，使查閱人可以清楚明白的知道該內容在何處。同時，檔案室還需要每隔一段時間對保存的檔案進行更新，職工資源檔案交由人力資源部重新調查，企業(yè)發(fā)展檔案交由高層即時更新，再完整的保存回檔案室。同時對于企業(yè)機密檔案，檔案室需要嚴密保管，機密檔案借閱必須由相關負責人親自提取，以保障企業(yè)機密文件的安全性[3]。

3 結語

隨著我國知識經濟的發(fā)展和進步，檔案信息化和數(shù)字化已經成為新的發(fā)展趨勢。檔案管理工作是一項科學性很強的項目，檔案管理工作者應當積極學習、與時俱進，不斷提升自身業(yè)務能力。企業(yè)也應當不斷提高檔案管理水平，創(chuàng)新檔案管理制度，為檔案管理事業(yè)的發(fā)展做出積極的貢獻。

參考文獻

[1]王中秋.信息公開對人事檔案管理工作的影響與對策研究[D].山東大學，2008.

[2]王玉超.中外電子檔案管理的比較研究[D].吉林大學，2009.

[3]唐翠蘭.教學檔案管理問題與對策探討[J].佳木斯教育學院學報，2014，03：201-202.endprint