信息化時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新

唐菖霞

（貴州省冊(cè)亨縣委組織部干部檔案管理中心，貴州 冊(cè)亨 552200）

1 創(chuàng)新檔案管理的重要性

1.1 創(chuàng)新檔案管理是信息化時(shí)代檔案管理工作的要求

在信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)程序與網(wǎng)頁(yè)管理相結(jié)合，建立起電子文件自動(dòng)上傳程序，檔案資料實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)歸檔，使檔案管理工作更加高效快捷，減少人力及物力資源的浪費(fèi)，也方便檔案的查找。

1.2 創(chuàng)新檔案管理是信息化時(shí)代人們?cè)诰€(xiàn)工作與學(xué)習(xí)的要求

在信息化時(shí)代，檔案管理工作也要結(jié)合現(xiàn)代信息系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使人們能及時(shí)地獲取知識(shí)，查詢(xún)檔案資料。創(chuàng)新檔案管理方法不僅可以提高檔案管理工作的效率，也可以提高檔案服務(wù)質(zhì)量。同時(shí)，采用數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)相關(guān)文件進(jìn)行整理和分類(lèi)，可以使資料的檢索和篩選更加方便快捷。創(chuàng)新檔案管理有利于滿(mǎn)足人們?cè)诰€(xiàn)工作和學(xué)習(xí)的要求。

2 信息化時(shí)代檔案管理工作創(chuàng)新的內(nèi)容

2.1 管理機(jī)制的全面性創(chuàng)新

創(chuàng)新管理機(jī)制是信息化對(duì)檔案管理工作提出的首要要求，相關(guān)工作人員必須掌握檔案管理工作的基本要求與方針，檔案管理部門(mén)必須提出規(guī)范性的檔案管理與監(jiān)管方式，克服傳統(tǒng)管理方式的弊端，建立起全面協(xié)調(diào)的互動(dòng)機(jī)制。

2.2 理論與模式的服務(wù)性創(chuàng)新

理論對(duì)實(shí)踐具有指導(dǎo)作用，因此，在全面創(chuàng)新檔案管理機(jī)制的同時(shí)，也要廣泛應(yīng)用現(xiàn)代科技，加強(qiáng)對(duì)檔案管理理論的研究，不斷創(chuàng)新檔案管理模式，用創(chuàng)新的理論指導(dǎo)實(shí)踐，促進(jìn)檔案管理工作有效開(kāi)展。

2.3 管理技術(shù)平臺(tái)的創(chuàng)新

積極建設(shè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，建設(shè)現(xiàn)代技術(shù)創(chuàng)新管理技術(shù)平臺(tái)，提供一個(gè)開(kāi)放式與交互性并存的檔案服務(wù)平臺(tái)，簡(jiǎn)化工作流程，真正實(shí)現(xiàn)資源共享。

3 檔案管理存在的問(wèn)題

3.1 軟件通用性低

軟件通用性低主要表現(xiàn)在兩方面。首先，由于經(jīng)費(fèi)不足，大部分檔案機(jī)構(gòu)的計(jì)算機(jī)沒(méi)有統(tǒng)一型號(hào)，管理軟件間的銜接存在問(wèn)題；其次，就信息化發(fā)展總趨勢(shì)來(lái)說(shuō)，一些檔案管理系統(tǒng)不符合辦公自動(dòng)化及檔案一體化的需要，檔案資料無(wú)法順利共享，阻礙檔案信息管理工作的發(fā)展。

3.2 工作缺乏規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)性

目前的檔案信息系統(tǒng)建設(shè)層次不一，降低管理工作的開(kāi)發(fā)性、共享性及規(guī)范性，不能滿(mǎn)足資料共享的需要。此外，由于檔案管理還未形成完整的信息化管理制度，檔案管理流程沒(méi)有按標(biāo)準(zhǔn)制度進(jìn)行，導(dǎo)致檔案管理工作具有一定的盲目性。

3.3 保密性和安全性低

電子化管理雖然方便快捷，但存在易被更改和損害的缺點(diǎn)。一些不法分子甚至?xí)肭止芾硐到y(tǒng)，刪除或竊取原始資料，造成檔案資料泄露。

3.4 管理人員素質(zhì)水平低

信息時(shí)代下，檔案管理人員不僅要具備專(zhuān)業(yè)的檔案資料管理知識(shí)，還要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，具備一定的信息素質(zhì)。但目前，具備這兩種素質(zhì)的復(fù)合人才十分有限，某些檔案管理人員無(wú)法適應(yīng)計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)的工作環(huán)境，降低檔案管理的有效性。

4 創(chuàng)新檔案管理的策略

4.1 確保檔案資源共享

由于我國(guó)檔案資料管理標(biāo)準(zhǔn)化不一致，在管理檔案時(shí)，軟件使用比較混亂，各部門(mén)的檔案資料沒(méi)有做到互通，導(dǎo)致檔案資源無(wú)法順利共享。因此，檔案管理人員要規(guī)范檔案管理的范圍及內(nèi)容，對(duì)各環(huán)節(jié)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，建立起信息資源共享的良好渠道。

4.2 變革管理體制

檔案管理系統(tǒng)存在檔案使用不便及管理力度不足等問(wèn)題，這主要是由管理系統(tǒng)建設(shè)分散和軟硬件選取不一致等原因造成的。因此，相關(guān)管理人員要對(duì)檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一管理，建立規(guī)范的軟硬件選擇標(biāo)準(zhǔn)，確保信息能自動(dòng)、統(tǒng)一地納入系統(tǒng)化管理中。

4.3 創(chuàng)新數(shù)據(jù)庫(kù)

檔案信息管理系統(tǒng)只有依靠數(shù)據(jù)庫(kù)才能加快由紙質(zhì)檔案到電子檔案的過(guò)渡，而作為檔案信息管理的基礎(chǔ)，數(shù)據(jù)庫(kù)的發(fā)展也是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工程。因此，應(yīng)遵循由低級(jí)向高級(jí)過(guò)渡的原則，明確各個(gè)環(huán)節(jié)的目標(biāo)，同時(shí)還要協(xié)調(diào)好信息技術(shù)與檔案管理的合作，使目錄庫(kù)與綜合數(shù)據(jù)庫(kù)相結(jié)合，建立起一個(gè)網(wǎng)絡(luò)分布式、開(kāi)放式的數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。

4.4 提高管理人員素質(zhì)

首先，檔案管理人員要具備較高的職業(yè)道德及高度的責(zé)任心與職業(yè)素養(yǎng)，要熱愛(ài)自己的職業(yè)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中出現(xiàn)的問(wèn)題并及時(shí)有效地解決，恪盡職守，緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐。檔案管理人員還要具備集體主義精神，當(dāng)個(gè)人利益與集體利益發(fā)生沖突時(shí)，要堅(jiān)決維護(hù)集體的利益。其次，檔案管理人員要加強(qiáng)自身知識(shí)儲(chǔ)備，明確職業(yè)需求，不斷完善自己的專(zhuān)業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備，培養(yǎng)自身的信息素質(zhì)。在現(xiàn)代檔案管理中，檔案管理人員還要綜合分析和加工獲取的信息，使之滿(mǎn)足社會(huì)需求。最后，檔案管理人員要富有創(chuàng)新思維，學(xué)會(huì)獨(dú)立思考。獨(dú)立思考可以使檔案管理人員主動(dòng)參與到管理工作中去，還能培養(yǎng)其創(chuàng)新思維。

5 結(jié) 語(yǔ)

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，應(yīng)該將信息技術(shù)與檔案管理相結(jié)合，運(yùn)用各種現(xiàn)代技術(shù)，提高檔案管理工作的工作效率與服務(wù)水平，實(shí)現(xiàn)檔案資源的多用戶(hù)共享、異地存取，促進(jìn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

[1]劉秋梅,杜月玲.淺談新時(shí)期如何做好文化檔案管理工作[J].技術(shù)與市場(chǎng),2011(6).