慧海集團(tuán)農(nóng)業(yè)板塊原材料采購(gòu)存在問(wèn)題及對(duì)策

高軍

【摘 要】集團(tuán)化農(nóng)業(yè)企業(yè)原材料采購(gòu)成本在直接生產(chǎn)成本中占有相當(dāng)大的比重，在采購(gòu)業(yè)務(wù)流程管理和響應(yīng)時(shí)間上對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)產(chǎn)生較大的影響，所以如何應(yīng)對(duì)集團(tuán)化農(nóng)業(yè)企業(yè)原材料采購(gòu)業(yè)務(wù)管理越來(lái)越成為我們關(guān)心的問(wèn)題之一。本文從供應(yīng)商準(zhǔn)入管理入手，結(jié)合案例企業(yè)對(duì)采購(gòu)請(qǐng)購(gòu)與計(jì)劃、過(guò)程控制中的審核審批流程管理、銷售計(jì)劃和原材料采購(gòu)管理間的關(guān)聯(lián)、與供應(yīng)商采購(gòu)業(yè)務(wù)合作模式等方面進(jìn)行闡述，淺議原材料采購(gòu)業(yè)務(wù)管理中存在的問(wèn)題及其解決方案，期望在未來(lái)的采購(gòu)業(yè)務(wù)管理工作中能起到一定的指導(dǎo)性作用。

【關(guān)鍵詞】原材料；采購(gòu)業(yè)務(wù)；采購(gòu)流程；管理

一、原材料采購(gòu)管理對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的重要意義

原材料采購(gòu)管理大致有以下兩點(diǎn)：

1.供應(yīng)商準(zhǔn)入管理

傳統(tǒng)的供應(yīng)商管理僅僅是雙方買賣關(guān)系的建立，雙方就標(biāo)的物進(jìn)行品名、規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時(shí)間與地點(diǎn)、計(jì)量單位、數(shù)量、單價(jià)、金額、結(jié)算方式及其他等相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行談判、簽約并履約。供應(yīng)鏈管理模式下的供應(yīng)商管理在上述基礎(chǔ)上進(jìn)行供應(yīng)商選擇、評(píng)估并建立準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)，尋求企業(yè)間優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，謀求建立長(zhǎng)期的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。這種選擇、評(píng)估和建立準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)不一定是單方面的，某種程度上是雙向的、互利互惠并謀求共同發(fā)展的。

2.采購(gòu)流程管理與改善

供應(yīng)鏈管理模式下的流程管理和改善是在關(guān)注企業(yè)外部供應(yīng)商資源的同時(shí)，同樣要重視內(nèi)部采購(gòu)管理資源和采購(gòu)管理流程的改善，盡可能簡(jiǎn)化請(qǐng)購(gòu)申請(qǐng)、審核或?qū)徟认嚓P(guān)手續(xù)，做好各層級(jí)員工間和各部門間信息共享，保證溝通便捷和責(zé)權(quán)清晰。

每個(gè)人或每個(gè)部門務(wù)必以謀求企業(yè)利益最大化為最高目標(biāo)，切實(shí)提高企業(yè)采購(gòu)管理環(huán)節(jié)的運(yùn)行效率，努力降低采購(gòu)成本，逐步增強(qiáng)采購(gòu)管理環(huán)節(jié)在企業(yè)利潤(rùn)實(shí)現(xiàn)過(guò)程中的杠桿作用。

二、慧海集團(tuán)農(nóng)業(yè)板塊原材料采購(gòu)管理情況介紹

慧海集團(tuán)是華東地區(qū)民營(yíng)特大型企業(yè)集團(tuán)之一，已連續(xù)6年位居民營(yíng)企業(yè)500強(qiáng)前列。隨著智農(nóng)農(nóng)業(yè)集團(tuán)各子公司及所屬場(chǎng)（廠或店）產(chǎn)供銷循環(huán)的迅速啟動(dòng)，原材料購(gòu)進(jìn)和期末結(jié)存積壓的結(jié)構(gòu)性矛盾、實(shí)際采購(gòu)入庫(kù)與生產(chǎn)計(jì)劃相關(guān)的原材料需求不匹配矛盾日益凸顯，已經(jīng)在一定程度上影響生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)。

截至2014年底各省份公司或基地存在原材料積壓或短缺，具體情況見(jiàn)下表：

三、慧海集團(tuán)農(nóng)業(yè)板塊原材料采購(gòu)存在的主要問(wèn)題

1.集團(tuán)集中采購(gòu)無(wú)法滿足各地差異化需求

原材料采購(gòu)由集團(tuán)招標(biāo)采購(gòu)部負(fù)責(zé)計(jì)劃收集、供應(yīng)商挖掘、評(píng)估及準(zhǔn)入、大宗采購(gòu)業(yè)務(wù)招標(biāo)與采購(gòu)談判和簽約，輔以在各子公司專兼職采購(gòu)員負(fù)責(zé)零星原材料的地方采購(gòu)，以此作為集團(tuán)招標(biāo)采購(gòu)業(yè)務(wù)的補(bǔ)充。

因各基地的自然氣候、土壤品質(zhì)、生態(tài)環(huán)境、物流里程等因素，導(dǎo)致各地種養(yǎng)殖優(yōu)勢(shì)不一，原材料到貨周期和使用周期不一，且應(yīng)急需求復(fù)雜，集團(tuán)招標(biāo)采購(gòu)部無(wú)法在各省份公司所在區(qū)域形成自己的議價(jià)能力、招投標(biāo)管理能力和基地生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)原材料需求的響應(yīng)能力。

2.銷售計(jì)劃經(jīng)常性變更導(dǎo)致采購(gòu)計(jì)劃難以應(yīng)對(duì)

因系統(tǒng)的銷售渠道尚未建立，產(chǎn)品銷售業(yè)務(wù)由集團(tuán)計(jì)劃管理部牽頭，導(dǎo)致供貨計(jì)劃的臨時(shí)變動(dòng)頻繁，給基地在編制采購(gòu)和執(zhí)行采購(gòu)計(jì)劃帶來(lái)較大困擾。

單純從個(gè)別版本供貨計(jì)劃總量或品種對(duì)比來(lái)看，也存在較大結(jié)構(gòu)性差異?；毓景辞按喂┴浻?jì)劃版本已編制并執(zhí)行，后續(xù)計(jì)劃又作調(diào)整的情況時(shí)有發(fā)生，采購(gòu)計(jì)劃不能適時(shí)變更造成部分原材料積壓且面臨部分原材料過(guò)期失效的窘境。

3.合同采購(gòu)模式單一，缺乏靈活性

集團(tuán)采購(gòu)部門和基地采購(gòu)員在原材料采購(gòu)具體管理上，經(jīng)常采用的是一單一合同采購(gòu)模式，采用預(yù)付定金、預(yù)付一定比例貨款或約期付款等付款形式。甚至現(xiàn)實(shí)的供應(yīng)商資源不穩(wěn)定，造成原材料退調(diào)困難重重，且因種養(yǎng)殖計(jì)劃一旦變化，采購(gòu)部門自身也無(wú)所適從。

4.內(nèi)部采購(gòu)管理流程冗長(zhǎng)，增加原材料積壓風(fēng)險(xiǎn)

因集團(tuán)招標(biāo)采購(gòu)部采購(gòu)周期長(zhǎng)，基地發(fā)起采購(gòu)計(jì)劃到原材料入庫(kù)周期經(jīng)歷計(jì)劃審核與審批、資金計(jì)劃及付款審核和審批、原材料入庫(kù)品質(zhì)檢驗(yàn)等等環(huán)節(jié)，采購(gòu)周期短則15天，長(zhǎng)則30天以上，嚴(yán)重影響生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)。

為應(yīng)對(duì)漫長(zhǎng)的采購(gòu)周期，各省份公司或基地在報(bào)原材料需求計(jì)劃時(shí)就適當(dāng)高估上報(bào)，個(gè)別基地甚至成倍上報(bào)采購(gòu)計(jì)劃，導(dǎo)致部分原材料嚴(yán)重積壓。

四、提高慧海集團(tuán)農(nóng)業(yè)板塊原材料采購(gòu)管理水平的對(duì)策

1.調(diào)整組織架構(gòu)，合理分工

變革目前的供應(yīng)鏈組織架構(gòu)和管理形式，重新審視集團(tuán)招標(biāo)采購(gòu)部和各省份公司或基地采購(gòu)職能。

集團(tuán)招標(biāo)采購(gòu)部應(yīng)做好各省份公司和基地采購(gòu)政策的制定、采購(gòu)業(yè)務(wù)的事前、事中和事后監(jiān)督和分析、采購(gòu)人員的調(diào)配、培訓(xùn)和考核。

各省份公司采購(gòu)部門按照集團(tuán)賦予的職能，依據(jù)集團(tuán)制定的采購(gòu)政策組織供應(yīng)商準(zhǔn)入，進(jìn)行采購(gòu)業(yè)務(wù)的日常招標(biāo)和談判，增強(qiáng)在當(dāng)?shù)嘏c供應(yīng)商的談判和議價(jià)能力，提高對(duì)基地生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)原材料采購(gòu)需求的響應(yīng)能力。

2.嚴(yán)格銷售計(jì)劃管理，保證采購(gòu)業(yè)務(wù)滿足生產(chǎn)計(jì)劃需求

針對(duì)終端生鮮門店或賣場(chǎng)上報(bào)的銷售計(jì)劃要嚴(yán)格進(jìn)行審核，加強(qiáng)銷售計(jì)劃編制的嚴(yán)肅性，重點(diǎn)審核銷售計(jì)劃的穩(wěn)定性、單品銷售量物流的經(jīng)濟(jì)性和各品種銷售季節(jié)的適應(yīng)性。只有這樣才能方便各省份公司和基地進(jìn)行最佳的原材料采購(gòu)批量管理，以最經(jīng)濟(jì)的原材料資金投入種養(yǎng)殖生產(chǎn)或屠宰加工等生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。

3.因時(shí)因地制宜，采購(gòu)靈活多變的采購(gòu)模式

改變具體供應(yīng)商的采購(gòu)業(yè)務(wù)一單一議的管理模式，在對(duì)各供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和準(zhǔn)入的基礎(chǔ)上，依托集團(tuán)批量采購(gòu)模式啟用現(xiàn)代供應(yīng)鏈的管理方式，甄選優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商和重點(diǎn)供應(yīng)商，在此基礎(chǔ)上與其簽訂多區(qū)域和多品種的長(zhǎng)期供貨的戰(zhàn)略合作協(xié)議，建立按需供貨和退調(diào)、約期或定期付款的機(jī)制，增強(qiáng)各省份公司采購(gòu)業(yè)務(wù)的靈活性和具體生產(chǎn)需要的應(yīng)變能力，以便各基地合理控制原材料庫(kù)存，杜絕異常資金沉淀或不合理占用。

對(duì)于次重點(diǎn)供應(yīng)商的采購(gòu)業(yè)務(wù)管理，應(yīng)適當(dāng)下放給各省份公司采購(gòu)部門或人員按照集團(tuán)采購(gòu)制度自行負(fù)責(zé)。

4.加大績(jī)效考核力度，建立自我約束的采購(gòu)管理機(jī)制

按照集團(tuán)采購(gòu)、財(cái)務(wù)和質(zhì)量等管理制度的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行考核，切實(shí)簡(jiǎn)化內(nèi)部采購(gòu)計(jì)劃審核、資金計(jì)劃及付款審批和原材料入庫(kù)前品質(zhì)檢驗(yàn)等管理流程。在充分授權(quán)和嚴(yán)格考核的基礎(chǔ)上，建立明晰和簡(jiǎn)化審核審批和檢驗(yàn)流程，以結(jié)果考核為導(dǎo)向?qū)Ω鞑块T審核審批責(zé)任和效率進(jìn)行管理。

對(duì)采購(gòu)計(jì)劃上報(bào)部門和主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加大制度管理和績(jī)效考核力度，按照“誰(shuí)審批、誰(shuí)負(fù)責(zé)”原則做好各層級(jí)員工的權(quán)限設(shè)置，杜絕高估冒算帶來(lái)的原材料庫(kù)存積壓風(fēng)險(xiǎn)。

提高各省份公司或基地職能部門（人員）的服務(wù)意識(shí)，建立和強(qiáng)化的各崗位人員的審核及檢驗(yàn)責(zé)任和績(jī)效考核機(jī)制，在資金計(jì)劃及付款審核審批、原材料入庫(kù)品質(zhì)檢驗(yàn)等環(huán)節(jié)對(duì)各部門和人員進(jìn)行明晰的職能劃分和工作效率管理。這樣才能做到資金計(jì)劃、資金結(jié)算和品質(zhì)檢驗(yàn)及時(shí)準(zhǔn)確，促進(jìn)企業(yè)供應(yīng)鏈管理模式下的采購(gòu)管理機(jī)制的良性循環(huán)。

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