“一頁紙項目管理法”在行政管理中的應用

劉松

摘 要： 作者從事的是質(zhì)量管理辦公室的工作，質(zhì)量管理辦公室的主要職責是探索建立系統(tǒng)而科學的學校人才培養(yǎng)質(zhì)量保障體系、教育教學督導工作及績效考核工作。行政工作千頭萬緒，“一頁紙項目管理法”的有效應用能起到事半功倍的作用。

關(guān)鍵詞： 一頁紙項目管理法 行政管理 質(zhì)量管理工作

“一頁紙項目管理法”是一種先進的工具，能幫助管理人員更好地管理和完成自己的工作。從定義上說，“一頁紙項目管理法”是為高層管理者準備的一種工具或者說是一份報告。這個工具使我們方便地與高層管理者就項目情況進行溝通，激勵并確保各項任務責任人對自己的工作負責。

行政工作千頭萬緒，每個管理者每天都要面對大量信息，有大量工作要做，因此，能把項目、任務、責任人、成本等有關(guān)信息直觀明了地在一張紙上反映出來，使高層管理者能在繁忙事物中一目了然，所有工作就會更有效率。

一、項目的設(shè)定

當今社會一切皆可以成為項目，項目就是有著明確參數(shù)、時限和目標的活動。每個項目都有五個基本元素，即任務、目標、時間線、負責人、成本。任務應明確指出具體要怎么做；目標的描述可簡潔可具體，一般都以是否能按時按預算完成作為衡量標準；時間線指預計和監(jiān)測做某一件或幾件事情的時間；成本指花費多少；負責人應明確是誰，不僅本人要清楚自己的任務，還應該讓上級管理者清楚明白。

二、任務的羅列

前面提到，在一頁紙項目管理表中，一共有五個基本元素：任務、目標、時間線、負責人、成本。其中任務是項目的主線，其他四個元素都圍繞任務進行。任務是項目的中心，必須完成這些任務才能實現(xiàn)目標。

在“一頁紙項目管理表”的左下角，有一個長方形被分成了五個大小不一的部分，這個長方形就是“矩陣”，也可以把它看成菜單欄，代表了一頁紙項目管理的核心。位于矩陣頂部三角形指的是“主要任務”，在菜單欄“主要任務”的上方必須羅列清楚項目的具體任務。

三、如何構(gòu)建“一頁紙項目管理表”

一頁紙項目的發(fā)明人是美國的克拉克·坎貝爾，一頁紙項目管理是一份不可多得的工具，它將目標所指、時間安排、職責、成本花費等逐一以表格形式直觀地展現(xiàn)在你的眼前，使你的上級領(lǐng)導可以一目了然。

創(chuàng)建一頁紙項目管理共有12個步驟：標題；負責人；矩陣——文件的根基；項目目標；主要項目任務；使任務和目標一致；目標日期；使任務與時間線一致；將任務分配給負責人；主觀任務；成本；概述與預測。

先簡單介紹一下這張表格的區(qū)域。標題欄：需注明項目領(lǐng)導人、項目名稱等。項目名稱要清晰，目標要明確。如質(zhì)量管理辦公室2015年工作計劃的目標是——完成質(zhì)量保障體系構(gòu)建和績效考核工作。矩陣：矩陣是這張表的核心，所有的內(nèi)容都圍繞矩陣展開；任務區(qū)：表明了該項目有哪些任務；項目目標區(qū)：表明了這個項目有哪些目標，任務與目標的關(guān)系；項目的時間區(qū)域：表明了實現(xiàn)所有任務目標需要的具體時間；責任人：這個區(qū)域表明了項目的責任人，說清楚我們?nèi)绾螌⑷蝿辗峙涞饺?，也應該讓你的上級領(lǐng)導清楚這一點；成本區(qū)：表明了這個項目的具體成本，也就是說完成項目目標需要花費多少錢；概述與預測：一般來說，概述與預測是用一句話表明項目的情況，如概述中可以這樣寫：“項目將如期完成；培訓和調(diào)研有可能超出預算。”讓管理者明白項目的總體情況。

關(guān)于色彩。在一頁紙項目管理表中，經(jīng)常會出現(xiàn)幾種不同顏色。我們通常會用色彩將項目的進展情況或成本情況表示出來。綠色表示順利，黃色表示還可以，紅色表示警告。有點類似于我們熟悉的交通的紅綠燈，綠色可以通行，紅色禁止通行，黃色是等待和警告的意思。

關(guān)于主觀任務。主觀任務也稱定性任務，項目中會有那么幾個任務我們難以做出定量分析，但你會發(fā)現(xiàn)它有時候貫穿整個一頁紙項目。如質(zhì)量管理辦公室2015年工作計劃中有三個主觀任務：做好部門網(wǎng)頁維護和建設(shè)工作；組織“人才培養(yǎng)質(zhì)量保障體系建設(shè)”的培訓工作；指導各二級教學單位教學質(zhì)量的督查和考核工作。在主管任務的邊上，通?？梢杂脵M道圖表示。綠色表示主觀任務執(zhí)行通暢順利，黃色表示遇到了麻煩。

要將任務分配給負責人，可以用大寫的英文字母表示，以便明確主要責任人和次要責任人。任務的主要責任人一定要有強烈的責任心，是一位能干的執(zhí)行者，其他次要責任人應給予密切配合，一個強有力的團隊可以戰(zhàn)勝一切困難。

下面我們就以案例1為例簡要說明一下一頁紙項目管理表的制作方法。案例1是焊接工程及自動化技術(shù)專業(yè)申報江蘇高校品牌建設(shè)工程立項中的第一個項目。1.標題：項目名稱是教師發(fā)展與教學團隊建設(shè)，項目領(lǐng)導人為人事處陳保國處長，項目目標是這樣描述的：專業(yè)帶頭人專業(yè)素養(yǎng)、教師團隊素質(zhì)和能力、教師綜合能力都穩(wěn)步提高。這張一頁紙管理表的創(chuàng)建日期是2015年9月。2.負責人：該項目的負責人一共有五位。3.矩陣：它是一個長方形的矩形框，我們可以把它看成一個菜單欄，它把整個一頁紙管理表分成五個子菜單：目標、主要任務、目標日期、成本、概述與預測。4.項目目標：該項目一共有五個目標：國際研修、工程實踐、教研科研能力提升、信息化教學能力培養(yǎng)、團隊創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育能力培養(yǎng)。5.主要項目任務：在這個項目中主要任務有安排專業(yè)帶頭人培養(yǎng)對象2名赴德國等國家進行職教能力提升培訓等8項。6.使任務與目標一致：表格左上方的區(qū)域表明了項目目標和任務之間的關(guān)系，如國際研修的具體任務有三個：安排專業(yè)帶頭人培養(yǎng)對象2名赴德國等國家進行職教能力提升培訓；安排博士及博士培養(yǎng)對象赴美國等國家進行科研能力提升培訓；選拔2-3名優(yōu)秀教師海外進修。7.目標日期：在主要任務的右側(cè)區(qū)域表明了任務的時間線，可以年、月份或周為單位表示。8.使任務與時間安排一致：如任務7“組織專業(yè)教師2-4名參加信息化教學培訓，提升教學團隊信息化教學水平”的完成時間是2016年、2017年及2018年，用空心的圓點注明。9.將任務分配到人：每項任務都有負責人，任務的負責人可能不止一個，通常會有一個主要負責人，用A表示，次要負責人用B表示，第三個負責人就用C表示。如第1個任務“安排專業(yè)帶頭人培養(yǎng)對象2名赴德國等國家進行職教能力提升培訓”主任負責人是陳保國處長，次要負責人是孫海波院長。10.主觀任務：有的話可以填寫。11.成本：應該在成本區(qū)表明項目的具體費用。如2015年的花費計劃是40萬元，2016年的花費計劃是42萬元。12.概述與預測：在表格的最下面可以用簡潔語言對項目狀態(tài)進行預測或描述。如：“教學團隊：專業(yè)教師結(jié)構(gòu)明顯優(yōu)化，整體教學、科研水平明顯提升。”

四、如何進行項目的中后期檢查

在項目進行過程中，我們還可以制作早期報告、中期報告、后期報告，以利于整個項目工作的監(jiān)控。

表中垂直的藍色線條表示你處在項目周期的什么位置，如藍色線條標在了2015年3月這個位置，意思是這份項目管理者的一頁紙被當做2015年3月的報告，報告內(nèi)容是項目的頭三個月的情況，在相關(guān)任務處，你會看見有很多黑色的圓點，這些黑色的圓點表示有關(guān)工作已經(jīng)完成?？招牡膱A點表示工作尚未完成。如果出臺《常州工程職業(yè)技術(shù)學院教學督導員管理暫行規(guī)定》三個都是空心的圓點的話，則說明該任務沒有如期完成，必須在“概述與預測”一欄里說明情況：學院成立二級學院不久，內(nèi)部調(diào)整尚未到位。

圓點表示的是每項任務在時間線上的位置。項目管理者的一頁紙應該及時完成，哪怕只是晚了幾周時間，它的作用也會大打折扣。如果時間是按月分配，那么這份文件就應該在每月末的最后五個工作日內(nèi)完成。不要延遲，而是要盡可能快地填完這份項目管理者的一頁紙。

總之，一頁紙項目管理表是一種不可多得的工具，能讓我們的工作化繁為簡，起到事半功倍的作用。

基金項目：常州工程職業(yè)技術(shù)學院2015年院級教育教學改革研究重點課題《質(zhì)量保障體系的實踐研究》部分成果。課題編號：ZY6116016