關(guān)于信息化時(shí)代檔案開放鑒定工作的思考

李怡林

摘 要：隨著計(jì)算機(jī)的廣泛運(yùn)用及其科技經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，將信息化應(yīng)用在各個(gè)企業(yè)中早已成為很大的趨勢(shì)，它最主要的任務(wù)是將文件進(jìn)行收集與鑒定、整理以及歸檔。電子文件也是目前社會(huì)上使用最常見的信息傳遞方式，增強(qiáng)對(duì)檔案的管理存在很大的意義。本文章使用靈活的思路，提出了建議。介紹了信息時(shí)代以及鑒定的概念，與信息化理論發(fā)展是歷程以及檔案開放鑒定工作存在的問題并提出相應(yīng)的解決方法。

關(guān)鍵詞：信息化時(shí)代；檔案開放；鑒定工作

當(dāng)前關(guān)于電子文件的鑒定雖然存在很多問題，比如：文件本身的動(dòng)態(tài)性與易變性，造成對(duì)收集與鑒定工作十分不到位，造成檔案信息可用性較低甚至內(nèi)容欠缺實(shí)用性。另外，文件信息分散，在收集內(nèi)容的時(shí)候也不太完整。社會(huì)檔案意識(shí)很淡薄，因此文件沒有及時(shí)歸檔就被刪除也不為怪。本文將全程管理思想滲透到文件形成與處理和傳遞等全部流程中，對(duì)檔案工作人員的的職責(zé)也做出了深入分析，并提供了一些具體的環(huán)節(jié)來使用與操作。

1 鑒定工作主要的特點(diǎn)與做法

1.1 建立三級(jí)管控制度

檔案館一直將信息化檔案開放鑒定工作作為所有工程中的一把手，班子與全院工程在成立后，以領(lǐng)導(dǎo)為組長(zhǎng)的檔案鑒定開放領(lǐng)導(dǎo)小組，創(chuàng)建專業(yè)鑒定小組。然后從新實(shí)施檔案開放鑒定辦法，與相關(guān)信息化進(jìn)行加工，再與企業(yè)鑒定信息化檔案鑒定開放安全責(zé)任書。讓領(lǐng)導(dǎo)起到帶好積極的頭，專業(yè)人員的監(jiān)管與外包團(tuán)隊(duì)的配合的“三級(jí)管控”制度。保證信息化檔案開放鑒定工作的安全性與實(shí)效性以及有序[1]。

1.2 將三大原則堅(jiān)持到底

首先，堅(jiān)持政治安全原則。信息檔案開放鑒定工作并不是很單純的檔案業(yè)務(wù)工作，而是一份存在政治風(fēng)險(xiǎn)的特別任務(wù)。檔案館一直都在堅(jiān)持從維護(hù)國(guó)家安全與社會(huì)穩(wěn)定的高度展開信息化檔案開放鑒定工作，并且根據(jù)政治所提出的要求，然而對(duì)檔案進(jìn)行全面的剖析的基礎(chǔ)上，篩選出十個(gè)逐漸形成的敏感性政治名詞，來作為信息化檔案開放鑒定工作的紅線。與此同時(shí)，在個(gè)人對(duì)政治處理方面的檔案要從嚴(yán)鑒定，保證信息化檔案開放工作不出政治漏洞。第二，堅(jiān)持需求導(dǎo)向原則。社會(huì)需要是信息化檔案開放鑒定工作的主要風(fēng)向標(biāo)，檔案館長(zhǎng)期不定的開展檔案利用情況統(tǒng)計(jì)，對(duì)頻繁利用的檔案進(jìn)行了綜合評(píng)估。最后邊確定了優(yōu)先進(jìn)行開放檔案的范圍。創(chuàng)建快速反應(yīng)的機(jī)制，實(shí)行常用檔案依照計(jì)劃開放和急用檔案來突擊優(yōu)先工作模式，然而再將人們政策的需要被落實(shí)后，大力開展相應(yīng)工作；便獲得了信息化檔案開放利用即時(shí)見效的目的。

2 檔案工作中存在的問題

2.1 管理制度缺乏規(guī)范性

雖然當(dāng)前我國(guó)檔案管理早已進(jìn)入了電子化，但依然沒有一套完整的信息化管理制度。對(duì)于管理流程沒有按照標(biāo)準(zhǔn)的管理制度來進(jìn)行，因此存在很大的盲目性以及管理的規(guī)范性很低。對(duì)于電子化管理部門與工作人員的配置仍然是由過去部門的老員工調(diào)整過來的。近幾年來，我國(guó)又出了一些檔案管理的規(guī)則，在規(guī)則的約束下使檔案管理工作有了顯效的成績(jī)。但檔案工作中還是存在制度不完善的地方，例如：部門立卷制度一點(diǎn)都不規(guī)范，沒有指定檔案人員進(jìn)行負(fù)責(zé)等等，在出現(xiàn)問題的情況下很難解決[2]。

2.2 檔案載體保存和安全

因信息化檔案管理均以計(jì)算機(jī)電子文件的形式來進(jìn)行保存的，材料一般的光盤與磁性存儲(chǔ)事物。在某些情況下，磁盤很容易出現(xiàn)物理反應(yīng)造成卷曲，嚴(yán)重的情況下直接導(dǎo)致磁粉脫落。讓保存在電腦里的文件被損壞。另外，在電子檔案與紙質(zhì)檔案進(jìn)行對(duì)比的時(shí)候，雖紙質(zhì)檔案要比電子檔案保存的壽命較長(zhǎng)，在一般正常情況下為10年左右。但由于電子檔案具有很大的脆弱性，很容易使數(shù)據(jù)無法獲得讀取。

2.3 工作人員整體素質(zhì)問題

當(dāng)前我國(guó)檔案工作人員很難適應(yīng)在不斷發(fā)展的管理下進(jìn)行工作，在信息化檔案開放鑒定工作總是跟不上發(fā)展的進(jìn)度。工作人員不僅學(xué)歷低，而且對(duì)很多反面的知識(shí)掌握太少。因此導(dǎo)致工作人員在工作上存在很大的差距?？梢?，只有注重高素質(zhì)人才的培養(yǎng)，才能順應(yīng)時(shí)代的大潮，讓檔案管理獲得新的臺(tái)階。

3 信息化時(shí)代檔案管理工作創(chuàng)新的主要措施

3.1 提高信息化檔案鑒定工作水平

將每個(gè)檔案系統(tǒng)環(huán)節(jié)都獲得標(biāo)準(zhǔn)水平，使這些合乎標(biāo)準(zhǔn)的環(huán)節(jié)互相連接；將其發(fā)揮出應(yīng)有的作用，從而讓信息化系統(tǒng)的功能得到增強(qiáng)。另外，檔案系統(tǒng)部分環(huán)節(jié)也許在運(yùn)作的時(shí)候會(huì)出現(xiàn)不同問題，而這些存在的問題必然造成運(yùn)作能力降低而造成檔案工作無法很好的進(jìn)行。

3.2 完善檔案信息工作制度

檔案信息工作當(dāng)前的狀況主要表現(xiàn)為這幾個(gè)方面，①檔案信息工作技術(shù)稍微落后。②沒有很好的規(guī)范性。③檔案和檔案之間無進(jìn)行及時(shí)的共享。④工作人員專業(yè)技術(shù)水平較低。因此，檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)檔案鑒定工作的創(chuàng)新，建造相應(yīng)的體系來規(guī)范檔案信息工作。從而讓工作人員整體隨著得到提高，并定期對(duì)工作人員實(shí)行工作考核。對(duì)于一直不符合要求的職工進(jìn)行辭退，接納更多能力強(qiáng)的工作人員到檔案鑒定工作中，讓檔案工作獲得有效的管理。

4 結(jié)語

綜合上述，改革開放后社會(huì)與工業(yè)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，使信息化時(shí)代檔案開放鑒定工作獲得了很大的成效。對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理方法顯然無法繼續(xù)適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)各個(gè)企業(yè)的發(fā)展需求，因此在信息化時(shí)代漸漸提升的海量檔案信息資源中，務(wù)必增強(qiáng)檔案管理工作的創(chuàng)新，才能讓信息化檔案鑒定工作在各個(gè)行業(yè)中占據(jù)著重要的意義。

參考文獻(xiàn)

[1]仲建敏.數(shù)字化檔案開放鑒定工作的實(shí)踐與思考[J].浙江檔案，2014，02（52）：53.

[2]鄧建清.檔案開放鑒定工作存在的主要問題及對(duì)策[J].檔案時(shí)空，2014，08（27）：29.