高校檔案信息化與數(shù)字檔案館建設(shè)探析

摘 要：檔案信息化與數(shù)字檔案館建設(shè)已成為高校檔案館發(fā)展的必然趨勢，本文簡述了檔案信息化與數(shù)字檔案館建設(shè)的主要內(nèi)容，從網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下資源共享的角度，探討在建設(shè)過程中應(yīng)注意的問題，并針對遇到的具體問題提出相應(yīng)的策略。

關(guān)鍵詞：高校檔案；信息化；數(shù)字檔案館；資源共享

全球化信息化的大環(huán)境推動著我國信息化的進(jìn)程。國家信息化建設(shè)的推進(jìn)、電子政務(wù)的應(yīng)用，對我國檔案和檔案工作產(chǎn)生著巨大影響。高校檔案作為社會檔案的重要內(nèi)容之一，其服務(wù)能力也隨著社會進(jìn)步發(fā)展一起成長。檔案館作為檔案事業(yè)的主體和檔案信息資源的集散地，在全面推進(jìn)信息化進(jìn)程的時代背景下，高校檔案信息化與數(shù)字檔案館建設(shè)是檔案開發(fā)利用和實現(xiàn)服務(wù)以及資源共享的必然途徑。規(guī)范數(shù)字化技術(shù)和程序，加快檔案數(shù)字化建設(shè)，做好檔案信息化管理工作，以達(dá)到資源共享，是高校檔案管理工作所面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。高校檔案工作必須適應(yīng)時代和社會發(fā)展的客觀要求，與時俱進(jìn)，大力推進(jìn)檔案信息化與數(shù)字檔案館建設(shè)，才能促進(jìn)高校檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展，才能更好地服務(wù)學(xué)校與社會。

1 檔案信息化和數(shù)字檔案館的基本概念

1.1 檔案信息化的含義

首先，什么是信息？信息是一種消息，通常以文字或者聲音、圖像的形式來表現(xiàn)，是數(shù)據(jù)按有意義的關(guān)聯(lián)排列的結(jié)果。信息由意義和符號組成。簡單說，信息就是指以聲音、語言、文字、圖像、動畫、氣味等方式所表示的實際內(nèi)容。

檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點(diǎn)，向以檔案實體的數(shù)字化信息這種主要形式向社會提供服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變過程。檔案信息化建設(shè)的核心是資源建設(shè)。資源建設(shè)包括兩大方面任務(wù)：一是現(xiàn)有館藏檔案的目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)和館藏重要紙質(zhì)檔案和照片、錄音、錄像檔案的數(shù)字化；二是現(xiàn)行電子文件歸檔與電子檔案管理。

1.2 電子文件的定義

提到檔案數(shù)字化，就必須涉及到電子文件這個概念。因為檔案數(shù)字化的最終結(jié)果就是產(chǎn)生大量的電子文件。電子文件是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過程中，通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。

1.3 檔案數(shù)字化的定義

傳統(tǒng)檔案館收藏的檔案有多種類型，如：紙質(zhì)檔案、照片、縮微膠片、視頻資料、音頻資料等。檔案數(shù)字化就是對已有的各種載體形式的檔案，采用現(xiàn)代化的先進(jìn)儀器設(shè)備和軟件處理技術(shù)進(jìn)行加工處理，使之成為統(tǒng)一的電子文件這一新的檔案介質(zhì)。電子文件經(jīng)過歸檔就是電子檔案了。檔案數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，是檔案信息化的基礎(chǔ)。

1.4 數(shù)字檔案館的定義

數(shù)字檔案館的定義還沒有取得統(tǒng)一的認(rèn)識，目前檔案界比較認(rèn)可的是指各級各類檔案館為適應(yīng)信息社會日益增長的對檔案信息資源管理、利用需求，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對數(shù)字檔案信息進(jìn)行采集、加工、存儲、管理，并通過各種網(wǎng)絡(luò)平臺提供公共檔案信息服務(wù)和共享利用的檔案信息集成管理系統(tǒng)。

2 檔案信息化與數(shù)字檔案館建設(shè)的內(nèi)容

2.1 檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

隨著計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展與普及，現(xiàn)在各行各業(yè)都要用到計算機(jī)，檔案行業(yè)也不例外。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案信息化建設(shè)所面臨的一個重要問題是如何實現(xiàn)檔案信息資源的活化和共享。為了提高檔案資源的利用水平，讓檔案開口說話，各大高校都在嘗試將傳統(tǒng)的檔案轉(zhuǎn)換為電子文件的形式，建立檔案信息庫，通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，突破時間與地域的限制，達(dá)到提高檔案的利用率的目的。

既然檔案信息化建設(shè)可以帶來有這么多的好處，那么檔案信息化建設(shè)的要求有哪些呢？2002年11月25日，國家檔案局中央檔案館根據(jù)《全國檔案事業(yè)發(fā)展 “ 十五 ” 計劃》的總體安排，研究制訂了《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》，主要內(nèi)容包括，檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、檔案信息化人才隊伍建設(shè)、檔案信息安全保障體系建設(shè)。其中檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的核心內(nèi)容。

2.2 數(shù)字檔案館建設(shè)的主要內(nèi)容

2.2.1數(shù)字檔案館建設(shè)的目標(biāo)要求

數(shù)字檔案館建設(shè)應(yīng)當(dāng)遵照“統(tǒng)籌規(guī)劃、循序漸進(jìn)，項目帶動、重點(diǎn)突破，需求導(dǎo)向、保證安全，合理適用、穩(wěn)步實施”的原則，積極推進(jìn)，務(wù)求實效。緊緊依靠國家和當(dāng)?shù)匦畔⒒A(chǔ)設(shè)施建設(shè)環(huán)境，充分利用各種政務(wù)網(wǎng)平臺、公眾網(wǎng)平臺以及各類網(wǎng)絡(luò)資源，以先進(jìn)的信息技術(shù)為手段，集成建設(shè)適應(yīng)本部門本單位一定時期內(nèi)數(shù)字檔案管理需要的網(wǎng)絡(luò)平臺，開發(fā)應(yīng)用符合功能要求的管理系統(tǒng)，推動館藏檔案資源數(shù)字化、增量檔案電子化，逐步實現(xiàn)對數(shù)字檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化管理以及分層次多渠道提供檔案信息資源利用和社會共享服務(wù)。

2.2.2數(shù)字檔案館建設(shè)的具體內(nèi)容

數(shù)字檔案館建設(shè)的具體內(nèi)容主要包括以下幾點(diǎn)：

（1）按照數(shù)字檔案館基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)、主要技術(shù)路線與軟硬件配置基本要求，集成建設(shè)適應(yīng)館藏檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和今后一定時期內(nèi)數(shù)字檔案增長規(guī)模的數(shù)據(jù)管理、滿足數(shù)字檔案館各項管理與服務(wù)需求的基礎(chǔ)設(shè)施。

（2）開發(fā)或應(yīng)用具備“收集、管理、存儲、利用”等功能要求的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的自動化、網(wǎng)絡(luò)化。

（3）全面推進(jìn)館藏數(shù)字檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)，優(yōu)先建立館藏檔案的文件級目錄數(shù)據(jù)庫，逐步進(jìn)行傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，積極推進(jìn)電子文件的接收和管理，建立各類數(shù)字檔案資源庫群。

（4）應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)和相關(guān)管理手段，保證數(shù)字檔案信息資源的可靠可信和長期可用，減少數(shù)字檔案對軟硬件的依賴性，從而使數(shù)字檔案具備傳統(tǒng)檔案所具有的原始性、憑證性和長期可讀性。

（5）運(yùn)用多種技術(shù)手段，針對不同利用對象，通過不同渠道，實現(xiàn)檔案信息資源分層共享，方便、快捷滿足各類用戶利用需求。

（6）配套建設(shè)數(shù)字檔案館保障體系，確保數(shù)字檔案館系統(tǒng)安全和數(shù)字檔案信息安全。

2.2.3數(shù)字檔案館建設(shè)的具體步驟

數(shù)字檔案館建設(shè)的具體步驟如下：

第一，經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，成立由檔案館主要領(lǐng)導(dǎo)、信息化人員、相關(guān)技術(shù)人員、檔案管理人員等參加的項目籌備小組，對本地區(qū)信息化現(xiàn)狀和國內(nèi)外數(shù)字檔案館建設(shè)現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)研。

第二，向當(dāng)?shù)刂鞴懿块T提出數(shù)字檔案館立項申請。在與相關(guān)主管部門充分溝通后，由主管部門組織專家對項目可行性報告進(jìn)行論證

第三，項目經(jīng)立項批準(zhǔn)后，應(yīng)按照國家有關(guān)項目管理規(guī)定進(jìn)行招標(biāo)或邀標(biāo)工作。對參與競標(biāo)的公司要做嚴(yán)格的資質(zhì)審查工作。

第四，按照數(shù)字檔案館建設(shè)目標(biāo)、總體內(nèi)容和項目可行性研究報告立項批復(fù)的要求，制訂詳細(xì)的項目建設(shè)實施方案，明確項目建設(shè)的內(nèi)容、進(jìn)度和時間安排，有計劃地推進(jìn)系統(tǒng)開發(fā)與調(diào)試、軟硬件集成、項目試運(yùn)行與驗收等項目實施工作。

最后，項目驗收后，應(yīng)適時調(diào)整、明確數(shù)字檔案館各功能模塊的管理職責(zé)，加強(qiáng)應(yīng)用培訓(xùn)，建立數(shù)字檔案館業(yè)務(wù)工作與技術(shù)工作相互銜接、相互配合，以業(yè)務(wù)管理工作為主線、以技術(shù)保障工作為支撐的管理機(jī)制。

3 檔案信息化與數(shù)字檔案館建設(shè)過程中遇到的問題及應(yīng)對策略

3.1 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)過程中的問題及對策

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)主要是購買儀器設(shè)備和軟件等。一般只要有錢就可以解決，很多高校不缺錢，但問題是單位領(lǐng)導(dǎo)愿不愿意把資金用在檔案信息化與數(shù)字檔案館建設(shè)方面，更進(jìn)一步，領(lǐng)導(dǎo)愿意建設(shè)，那么這資金用來解決哪些問題也是必須考慮清楚的。購買先進(jìn)的儀器設(shè)備、符合要求的管理系統(tǒng)等必備的軟硬件設(shè)施時，要注意的是，并不是價格貴或者買的數(shù)量多就好用，一定要多考察，多交流，最后確定適合本單位的，再進(jìn)行購買。例如，一個數(shù)字檔案館系統(tǒng)配備服務(wù)器的數(shù)量，取決于系統(tǒng)的實際功能，不必強(qiáng)調(diào)所有任務(wù)都有獨(dú)立的服務(wù)器，可根據(jù)財力、數(shù)據(jù)規(guī)模、用戶數(shù)量及其訪問量等，合理選定。

3.2 管理系統(tǒng)建設(shè)過程中的問題及對策

當(dāng)前市場上或者自行研究開發(fā)的檔案管理系統(tǒng)一般都具備“收集、管理、保存、利用”四項基木業(yè)務(wù)功能，以及用戶權(quán)限管理、系統(tǒng)日志管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、系統(tǒng)及其數(shù)據(jù)安全維護(hù)等功能。這些管理系統(tǒng)功能都大同小異，特色不夠鮮明，尤其是針對不同高校的不同需求，無法滿足。隨著信息技術(shù)的不斷高速發(fā)展，數(shù)字檔案管理系統(tǒng)功能可以根據(jù)信息化發(fā)展和檔案管理的要求而有所側(cè)重并不斷拓展。鼓勵各高校根據(jù)本校檔案館的特色，應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)手段對“收集、管理、保存、利用”功能模塊或子系統(tǒng)進(jìn)行專業(yè)深度擴(kuò)展、創(chuàng)新開發(fā)。

3.3 檔案數(shù)字化過程中的問題及對策

3.3.1檔案數(shù)字化優(yōu)先等級問題及應(yīng)對策略

由于傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)量巨大，檔案數(shù)字化速度慢。對傳統(tǒng)介質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，需要大量的鑒別工作。這就要求我們對檔案的數(shù)字化要有個優(yōu)先等級。

傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化是現(xiàn)階段數(shù)字檔案資源建設(shè)的一個重要途徑。檔案數(shù)字化工作是一項系統(tǒng)工程，涉及到檔案保管、保護(hù)、整理、鑒定、轉(zhuǎn)換、存儲、利用等多個環(huán)節(jié)，應(yīng)當(dāng)統(tǒng)籌規(guī)劃，分步實施。應(yīng)當(dāng)通過數(shù)字化工作，對館藏檔案進(jìn)行全面的梳理。要高度重視檔案整理、鑒定、保護(hù)等基礎(chǔ)工作，為數(shù)字化工作提供高質(zhì)量的來源。如果對館藏檔案無法一次性全面數(shù)字化，可以按照特殊載體優(yōu)先、重要程度優(yōu)先、共享性強(qiáng)優(yōu)先等原則分步實施。

3.3.2檔案數(shù)字化采用方式問題及應(yīng)對策略

目前，數(shù)字化加工有自主加工和外包委托加工兩種方式可供選擇。自主加工是檔案館自行配備數(shù)字化加工設(shè)備，自行組織人力開展數(shù)字化加工。這一模式適用于少量重要、核心檔案的數(shù)字化加工。外包委托加工是將應(yīng)數(shù)字化的檔案，委托專業(yè)公司實施加工。這一模式效率相對較高，投資相對節(jié)省，普遍適用于各類檔案的數(shù)字化加工。另外檔案的特殊性質(zhì)要求檔案館所委托加工的公司必須是具有相關(guān)保密資質(zhì)的專業(yè)公司。到底選用哪種方式，還是要根據(jù)各高校檔案館的具體情況而定，個人建議采用外包委托加工方式，因為自主加工要買很多儀器設(shè)備，資金、人力都要花費(fèi)不少。而市場上的外包公司有很多，技術(shù)也都相當(dāng)成熟，但是檔案的安全保障風(fēng)險加大了。

3.4 檔案信息安全保障問題及對策

目前我們的檔案管理系統(tǒng)一般都是基于局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、公眾網(wǎng)這三個網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的資源共享與服務(wù)的，那么建立一個安全保障體系就是十分必要的。檔案信息安全包括數(shù)字檔案數(shù)據(jù)的安全和信息系統(tǒng)及其網(wǎng)絡(luò)平臺的安全。主要通過兩方面實現(xiàn)：一是按照信息安全等級保護(hù)的要求，采用相應(yīng)安全保障技術(shù)方法，配備必耍的軟硬件設(shè)施；二是建立健全數(shù)字檔案館安全管理制度，并嚴(yán)格遵照實施。

4 結(jié)語

數(shù)字檔案與傳統(tǒng)實體檔案相互依存，數(shù)字檔案的優(yōu)勢在于方便查詢利用，傳統(tǒng)檔案則更加安全可信。檔案數(shù)字化是檔案信息化與數(shù)字檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)。當(dāng)前各大高校都是說的多，做得少。此事有一定風(fēng)險，做時需謹(jǐn)慎，但檔案信息化與數(shù)字檔案館建設(shè)重在實施，勢在必行，不在于怎么做，只有做了，積累了經(jīng)驗，才能體會到檔案信息化與數(shù)字檔案館帶來的資源共享及服務(wù)的方便、效率。

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作者簡介

楊凡（1985—），男，四川文理學(xué)院，助理館員。