農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字管理系統(tǒng)建設(shè)思考

宗曼華

摘 要：在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，建設(shè)農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字管理系統(tǒng)，及時(shí)、動(dòng)態(tài)、完整的收集科研電子文件，實(shí)現(xiàn)科研檔案數(shù)字化、信息化管理，為農(nóng)業(yè)科研單位各項(xiàng)工作提供便捷高效的服務(wù)。本文對(duì)該系統(tǒng)建設(shè)進(jìn)行了可行性分析，提出了核心業(yè)務(wù)構(gòu)建，對(duì)系統(tǒng)的創(chuàng)新性作了進(jìn)一步提煉。

關(guān)鍵詞：農(nóng)業(yè)科研檔案；數(shù)字管理系統(tǒng)；建設(shè)思考

農(nóng)業(yè)科研檔案是科研活動(dòng)過程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，是科學(xué)研究的真實(shí)記錄，是科學(xué)技術(shù)的一種信息載體形式，對(duì)現(xiàn)行科研工作具有重要的參考和指導(dǎo)價(jià)值。隨著現(xiàn)代科技經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，農(nóng)業(yè)科研檔案管理已不能滿足傳統(tǒng)的以紙質(zhì)檔案管理為目標(biāo)，而是應(yīng)如何在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下及時(shí)、動(dòng)態(tài)、完整的收集科研電子文件信息，實(shí)現(xiàn)科研檔案數(shù)字化、信息化管理。

1 農(nóng)業(yè)科研檔案形成特點(diǎn)以及收集、管理現(xiàn)狀

農(nóng)業(yè)科研檔案的形成具有收集周期長(zhǎng)、形成時(shí)間分散、收集范圍廣和成果性強(qiáng)等特點(diǎn)。一個(gè)農(nóng)業(yè)課題從立題到完成，可能要?dú)v經(jīng)數(shù)年，要在不同的區(qū)域、經(jīng)不同的專業(yè)聯(lián)合完成，不同年數(shù)、不同區(qū)域、不同專業(yè)，形成不同階段、內(nèi)容而相互獨(dú)立的農(nóng)業(yè)科研檔案，而這些檔案共同構(gòu)成一個(gè)反映該課題科技活動(dòng)的整體。這要求從項(xiàng)目準(zhǔn)備、立項(xiàng)、實(shí)施、結(jié)題、鑒定、報(bào)獎(jiǎng)、推廣等全過程的各種材料必須完整、齊全。

經(jīng)過多年的實(shí)踐，江西省農(nóng)業(yè)科學(xué)院于2008年開始推行跨三級(jí)的網(wǎng)絡(luò)化科研檔案收集和管理模式，其核心內(nèi)容是：以院為中心，以專業(yè)研究所為紐帶，以項(xiàng)目組為單位的分級(jí)管理。各項(xiàng)目組確定一名科研人員管理在研課題形成的材料，保管結(jié)題但未形成成果的課題檔案。專業(yè)研究所的業(yè)務(wù)秘書作為兼職檔案員負(fù)責(zé)院檔案部門和項(xiàng)目組的聯(lián)絡(luò)，并具體指導(dǎo)項(xiàng)目組的歸檔工作，每年將本所結(jié)題課題目錄及形成材料目錄、項(xiàng)目簡(jiǎn)介報(bào)送院辦檔案科備案，同時(shí)移交已形成成果的課題檔案。

該網(wǎng)絡(luò)式管理，在現(xiàn)階段對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的歸檔工作發(fā)揮了積極的作用，能增強(qiáng)科研人員全面參與檔案管理過程的意識(shí)，有效提高科研檔案的利用率。但檔案材料收集不全依然是管理難點(diǎn)，因缺乏相關(guān)制度約束，導(dǎo)致有關(guān)檔案材料流失，形成材料的規(guī)范性和質(zhì)量有待進(jìn)一步提高。

院綜合檔案室作為本院各類科研檔案的歸檔和保管基地，貯存和保管著各類科研檔案。在科研檔案收集、管理和利用方面目前還是采用傳統(tǒng)封閉管理以及單位電子目錄檢索方式，收集和保管的科研檔案也都為實(shí)體檔案，針對(duì)現(xiàn)在對(duì)科研管理過程中形成的各種電子檔案都無法對(duì)其進(jìn)行完整、及時(shí)的進(jìn)行收集。

2 建設(shè)農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字系統(tǒng)全面提升檔案管理水平

在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，我國(guó)已步入信息化穩(wěn)定發(fā)展期。隨著信息社會(huì)和檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案事業(yè)發(fā)展的必然結(jié)果。為順應(yīng)新形勢(shì)，結(jié)合農(nóng)業(yè)科研檔案形成特點(diǎn)，有效實(shí)現(xiàn)科研電子文件完整歸檔和科學(xué)管理，應(yīng)建設(shè)農(nóng)業(yè)科研數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，以全面提升科研檔案管理水平。

1、全程及時(shí)收集。采用“即辦即歸”的收集方式，從源頭對(duì)科研項(xiàng)目電子文件進(jìn)行在線采集，實(shí)現(xiàn)科研文件的及時(shí)、動(dòng)態(tài)、完整歸檔，創(chuàng)新了科研檔案管理手段，實(shí)現(xiàn)科研檔案工作跨越式發(fā)展。

2、集中規(guī)范管理。對(duì)新接收的科研文件進(jìn)行規(guī)范整理，對(duì)存量檔案進(jìn)行數(shù)字化，形成完整系統(tǒng)的科研檔案信息資源庫(kù)，成為農(nóng)業(yè)科技信息資源建設(shè)的重要組成部分，是農(nóng)科院局域網(wǎng)不可或缺的建設(shè)內(nèi)容。

3、高效便捷使用。運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)院綜合檔案室與各研究所、各研究所之間科研檔案信息的鏈接與資源共享，最大限度發(fā)揮農(nóng)業(yè)科研檔案的作用，為各項(xiàng)工作提供了強(qiáng)有力的信息支持和服務(wù)。

3 農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字管理系統(tǒng)建成的可行性分析

系統(tǒng)以建立科研檔案數(shù)據(jù)庫(kù)為核心，功能涵蓋科研檔案“收、管、用”的全過程；網(wǎng)絡(luò)連接上，按省農(nóng)科院科研管理需求，既能實(shí)現(xiàn)科技廳、科技部、農(nóng)業(yè)部的軟件系統(tǒng)互聯(lián)互通，接收各種科研檔案信息，又能夠通過農(nóng)科院局域網(wǎng)提供完整的科研檔案信息管理和利用服務(wù)。

1、網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行環(huán)境分析

目前江西農(nóng)科院已連通局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)，院局域網(wǎng)還實(shí)現(xiàn)了與院屬各研究所電腦的連接，是本院主要的寬帶、高速、安全、便捷的多媒體信息交換平臺(tái)。政務(wù)網(wǎng)已與各省直機(jī)關(guān)相連，也能通過專門電腦連通互聯(lián)網(wǎng)，支持辦公業(yè)務(wù)的自動(dòng)化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化，為院各項(xiàng)工作提供數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的信息服務(wù)支持，同時(shí)也為系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行提供了良好的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)平臺(tái)。

2、科研檔案管理模式分析

長(zhǎng)期以來，江西農(nóng)科院在傳統(tǒng)科研檔案管理工作中已形成一套較規(guī)范的模式，院綜合檔案室配備了2名專職檔案管理人員，各研究所均按需配備了熟悉科研管理與檔案管理的兼職檔案員，各項(xiàng)目組均指定了一名科研人員管理在研課題形成的材料，形成了跨三級(jí)的網(wǎng)絡(luò)化科研檔案收集和管理模式，為科研檔案數(shù)字管理系統(tǒng)的研發(fā)與應(yīng)用打下良好基礎(chǔ)。

4 農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字管理系統(tǒng)建設(shè)的核心業(yè)務(wù)

科研檔案的核心業(yè)務(wù)主要：收集、管理和利用。包含對(duì)各類電子科研檔案信息的在線采集，對(duì)采集到的科研檔案信息進(jìn)行規(guī)范化的整理、保管，針對(duì)各類不同的用戶根據(jù)權(quán)限提供各種不同方式的利用。

1、在線業(yè)務(wù)

系統(tǒng)采取“即辦即歸”的管理方式，在線采集各類科研檔案信息資源，內(nèi)容主要包括年度新立項(xiàng)的科研項(xiàng)目及其檔案信息填報(bào)、審核、審批及科研項(xiàng)目電子文件材料的收集等與預(yù)立卷有關(guān)的工作。

電子科研檔案來源于各研究所，按照課題活動(dòng)類型分為科學(xué)研究、平臺(tái)建設(shè)、與科技成果示范推廣三類。江西省農(nóng)科院按課題來源基本可劃分為省科技項(xiàng)目、院自選項(xiàng)目、以及其它（科技部、農(nóng)業(yè)部等以及省有關(guān)廳局項(xiàng)目）三類。省科技項(xiàng)目電子科研文件材料在省科技廳的《江西省科技項(xiàng)目管理系統(tǒng)》中都有存儲(chǔ)完整的信息，收集時(shí)需要與其對(duì)接，將其信息定期的接收。科技部與農(nóng)業(yè)部課題科研文件材料將酌情采用類似收集方式；院自選課題與其他廳局電子科研文件材料信息則通過建立專門的收集方式，通過課題組填報(bào)方式進(jìn)行收集。從源頭上解決好全院科研項(xiàng)目電子文件材料形成時(shí)的規(guī)范化歸檔以及歸檔后的管理問題，就是從源頭上解決電子科研信息資源標(biāo)準(zhǔn)化問題，為院綜合檔案室科研檔案的“收、管、用”奠定基礎(chǔ)。

2、綜合科研檔案管理

對(duì)采集到的各類科研檔案信息進(jìn)行分類管理，對(duì)其中已結(jié)題的科研課題的電子科研文件全面進(jìn)行整理、立卷、編目、歸檔。

將已結(jié)題的科研項(xiàng)目電子文件按照傳統(tǒng)科研檔案管理規(guī)范進(jìn)行組卷，形成卷內(nèi)目錄、填寫課題簡(jiǎn)介、備考表以及填寫案卷封面并歸檔。

對(duì)已歸檔的電子科研檔案開展編目、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編研等工作。

3、科研檔案利用

基于院局域網(wǎng)和VPN虛擬專網(wǎng)，根據(jù)不同用戶的權(quán)限提供電子科研檔案借閱利用工作，包括借閱申請(qǐng)、 批準(zhǔn)、登記以及歸還等或根據(jù)權(quán)限開展檔案在線利用工作。

具有強(qiáng)大的科研檔案信息統(tǒng)計(jì)、分析功能，可實(shí)現(xiàn)對(duì)申請(qǐng)專利情況、授權(quán)情況、授權(quán)品種、審（認(rèn)）定品種、鑒定成果、獲獎(jiǎng)科研成果等各種科研檔案信息的動(dòng)態(tài)、及時(shí)統(tǒng)計(jì)分析和輔助決策，方便對(duì)科研檔案的利用。

5 農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字管理系統(tǒng)建設(shè)的創(chuàng)新性

1、系統(tǒng)采用網(wǎng)絡(luò)化電子科研文件的“及時(shí)、定期、動(dòng)態(tài)、完整”的采集過程，實(shí)現(xiàn)電子科研文件的“即辦即歸”，較好地解決了目前國(guó)內(nèi)科研電子文件收集難題，并為傳統(tǒng)的紙質(zhì)科研檔案完整歸檔奠定了基礎(chǔ)。

2、系統(tǒng)在農(nóng)科院現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)化科研檔案收集和管理模式下，建設(shè)范圍涉及院綜合檔案室、各專業(yè)研究所和每個(gè)課題組，可實(shí)現(xiàn)對(duì)科研檔案“收、管、用”的三級(jí)互動(dòng)綜合一體化平臺(tái)管理。

3、農(nóng)科院專業(yè)研究所辦公地點(diǎn)分散，業(yè)務(wù)指導(dǎo)存在難度。系統(tǒng)專門設(shè)計(jì)的業(yè)務(wù)督導(dǎo)功能，可通過院局域網(wǎng)或虛擬專網(wǎng)VPN實(shí)現(xiàn)對(duì)院屬各研究所檔案的網(wǎng)上業(yè)務(wù)監(jiān)督和指導(dǎo)，大大的提高業(yè)務(wù)指導(dǎo)的時(shí)效性。

4、對(duì)于臨時(shí)增設(shè)的科研創(chuàng)新團(tuán)隊(duì)、重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室、科研基地等機(jī)構(gòu)，系統(tǒng)可及時(shí)采集這些機(jī)構(gòu)的信息并歸檔保存。通過自動(dòng)統(tǒng)計(jì)匯總，以便科研管理部門對(duì)這些機(jī)構(gòu)建設(shè)進(jìn)展進(jìn)行評(píng)估和管理。

檔案管理由傳統(tǒng)方式向信息化管理轉(zhuǎn)變已成為必然趨勢(shì)，檔案管理系統(tǒng)是檔案信息化的核心內(nèi)容。農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字管理系統(tǒng)利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，建設(shè)安全可靠的不同形式的電子科研文件以及電子科研檔案的采集、管理和利用系統(tǒng)，將全面提升農(nóng)科院科研檔案管理水平，為進(jìn)一步提高農(nóng)科院所農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新與持續(xù)發(fā)展能力，為服務(wù)“三農(nóng)”、建設(shè)社會(huì)主義新農(nóng)村做出更大的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

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