強化學校檔案管理服務意識的策略探究

黃桂珍

摘 要：每一所學校在經歷了歲月的洗禮后，都熠熠生輝，對于學校而言，在這漫長的歲月當中，學校經過不斷的發(fā)展提升也留下了很多的寶貴財富，比如檔案信息。這些信息對于學校的重要性不言而喻，，學校的檔案管理屬于學校管理工作中一項比較重要的管理任務，做好學校檔案管理工作的同時對學校的建設發(fā)展也有很大的幫助作用。與此同時也要做好學校檔案管理的服務意識，本文就以強化學校檔案管理服務意識的策略為課題，進行簡單探析。

關鍵詞：學校檔案；檔案管理工作；服務意識

隨著社會的發(fā)展，檔案的在人們的工作和生活當中變得越來越重要，因而學校當中的檔案管理工作變得越來越重要，針對于以上情況，為了加強學校檔案的管理工作，需要建立檔案的管理體系，按照體制制度對檔案進行合理的規(guī)劃管理，有助于學校的發(fā)展過程中，正確的對自身的發(fā)展進行評估衡量，對學校內思想道德建設的該工作的展開也有深刻的影響意義。

1 學校檔案管理中出現(xiàn)的問題

1.1 學校檔案管理部門對檔案管理的重要性認識不足

學校的檔案管理部門對檔案管理的重要性認識不足，就會出現(xiàn)學校檔案管理松散，檔案無人問津的狀態(tài)，久而久之，會造成人們對于它的遺忘，加上學校對于檔案管理上的認識不足，這就出現(xiàn)硬件設施落后、人員管理水平低、管理積極性不高的現(xiàn)象，這就會出現(xiàn)學校檔案管理的松散和混亂現(xiàn)象[1]。

1.2 學校檔案管理的管理人員的服務意識差

學習檔案管理部門的工作人員，管理水平普遍不高，沒有意識到自己工作的重要性，服務意識較差，與現(xiàn)代化學校檔案管理出現(xiàn)脫節(jié)的現(xiàn)象。學校檔案管理工作并沒有借助于先進的計算機技術，經常采用的是人工處理的方式，這就造成管理效率緩慢，不能與時俱進，學校檔案管理的準確性差和管理程度較低。另一方面，學校檔案管理工作不受學校領導層的重視，也就出現(xiàn)管理人員對檔案的不重視和服務意識低的現(xiàn)象，此外，人士檔案管理缺乏專業(yè)的人才和培訓的學習機制，相互間人事檔案管理人員彼此間的經驗交流較少，導致管理人員不能達到檔案管理的需要。

1.3 學校檔案管理的檔案收集歸檔的水平差

學校的檔案管理中，管理部門的一些管理人員因為學校檔案管理體系的不完善，檔案管理人員無法按照管理體系制度進行檔案的管理，對于重要的人事檔案比較重視，于是就放在自己的手中，認為比較安全和便于查找，但恰恰是因為這種現(xiàn)象的出現(xiàn)，會造成檔案的提示和檔案的破壞現(xiàn)象，長期下來，便會造成檔案數(shù)據信息丟失的情況，不利于學校檔案的有效管理。此外，學校檔案的管理收集和檔案的歸檔狀況，并沒有養(yǎng)成良好的意識，就出現(xiàn)學校一些教職工忘記將自己的檔案交給學校進行管理，一方面是學校檔案管理水平低的原因，另一方面，是學校教職工歸檔意識不足的現(xiàn)象導致，由以上兩方面的原因也就出現(xiàn)教職工對學校檔案管理工作的信息管理工作的不認可，不愿意再將檔案交給學習進行保管[2]。

2 強化學校檔案管理服務意識的策略

2.1 強化學校檔案管理工作的服務重要性的培訓

學校的檔案是記錄學校發(fā)展的重要依據載體，對于學校的教學和基礎設施的建設也起到了很大的借鑒作用，是學校發(fā)展的重要參考資料。做好檔案的管理工作，不僅僅能夠對學校內的所有教職工和學生的合法權益進行有效的維護，還能幫助學校在進行自身發(fā)展的過程中的內政優(yōu)化、校園建設等方面提供合理的有效信息。由此可見，學校管理檔案工作人員的重要性，面對于出現(xiàn)的檔案管理意識松散的情況，若要在根本上進行檔案管理服務，就需要先強化檔案管理工作人員的服務意識，加強學校檔案管理工作的有效性建設。

2.2 學校檔案管理工作服務意識的加強

面對學校的檔案管理工作來講，首先需要對其檔案意識進行增強，改變傳統(tǒng)的管理思想，增強檔案的管理意識和學校檔案管理人員的服務意識。要強化學校檔案管理人員的服務意識不單是口號而已，要從實際的行動中進行檔案管理工作的加強，這個服務意識不單單局限于檔案的管理工作人員，還需要面向整個學校進行檔案服務意識的加強，達到全校的各個管理階層服務意識，都能從根本上進行強化的目的，然后在進行各個部門工作人員的配合，共同幫助檔案管理人員將檔案管理工作落實并提高其服務意識的目的[3]。

2.3 學校檔案管理工作主動服務意識的加強

若是要進一步的提高學校檔案管理工作者的服務意識和水平，還需要強化檔案管理人員的主動服務意識。檔案管理人員除了對檔案的管理進行歸檔、整理之外，還需要進行主動的服務，主動的為檔案使用人員著想，為其提供力所能及的服務，幫助其解決檔案上的力所能及的難題。例如，主動給教職工和學生提供檔案的咨詢服務，檔案問題的答疑服務和教授檔案查詢的相關方法等。學校檔案的管理人員，要想提高其服務意識還需要對本職工作技術水平的提高，對于檔案歸檔、檔案歸還、檔案查詢服務的加強，提高檔案查詢和利用的滿意度。促使檔案為學校的工作者提供更大的幫助[4]。

3 強化學校檔案管理服務意識的策略建議

3.1 檔案管理人員個人素質的提高

提高個人的素養(yǎng)對于檔案的管理工作人員來講本身就是一件提高服務意識的重要表現(xiàn)，檔案的管理工作人員不斷的增強自我修養(yǎng)，學習檔案管理的新知識，借鑒先進的管理經驗，在提升個人的素質修養(yǎng)外，對于管理意識的強化工作也進行了很好的鞏固，以此加強其自身的服務意識。

3.2 提高檔案管理的信息化技術

對于檔案的管理來講，除了以上的策略外，還需要借鑒與先進的技術，進行科學化的有效管理，從而增強信息數(shù)據的準確性和可應用性的提高，而且利用先進的計算機技術，還能有效的減少工作人員的時間，提高工作效率。

4 結語

綜上所述，通過對學校檔案管理問題的了解，可以得知若是要進一步的提高學校檔案管理工作者的服務意識和水平，還需要強化檔案管理人員的主動服務意識，提高管理人員的積極性，從而使的學校的檔案管理工作，能夠進行不斷的強化和提高。

參考文獻

[1]梁文輝.學校檔案管理中服務意識的強化對策探究[J].辦公室業(yè)務，2014，（3）：186，197.

[2]段嫏嬛.淺談基于服務意識下的高校檔案管理工作[J].讀寫算（教育教學研究），2014，（44）：491，493.

[3]姜淼，李瀚超.淺談新形勢下的檔案管理工作[J].現(xiàn)代交際，2014，（8）：43.

[4]孫梅霞.樹立服務意識，做好檔案管理工作[J].新校園（中旬刊），2014，（2）：44.endprint