淺議水利工程檔案資料整理

□張校彬 □陳姬玲 □王玉霞 （許昌水利建筑工程有限公司；虞城縣水利局；商丘市水利建筑勘測設(shè)計(jì)院）

0 引言

近年來隨著水利項(xiàng)目資金投資的增加，規(guī)模等級(jí)的提高，管理制度的健全，驗(yàn)收移交的規(guī)范，社會(huì)各界對工程項(xiàng)目的要求也越來越高，各項(xiàng)制度更加規(guī)范，工程管理日益完善，建設(shè)一項(xiàng)好的水利工程不僅要重視質(zhì)量和外觀，還要有真實(shí)完整、分類有序的工程檔案資料。結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)及當(dāng)前水利工程檔案資料整理現(xiàn)狀與大家共同交流、學(xué)習(xí)。

1 工程資料的重要性及基本要求

1.1 工程資料的重要性

一是資料是痕跡化管理的需要；二是資料在施工階段是指導(dǎo)施工的依據(jù)，驗(yàn)收階段是工程合格的證明材料；三是資料是參建人員的免責(zé)記錄。

1.2 資料的基本要求

一是真實(shí)性：工程資料必須是工程建設(shè)的真實(shí)反映。二是及時(shí)性：工程資料的形成必須與工程施工同步進(jìn)行。三是完整性：工程資料不得缺項(xiàng)、漏項(xiàng)。四是準(zhǔn)確性：工程資料必須填寫準(zhǔn)確，評定結(jié)論準(zhǔn)確、無誤。

2 檔案資料的組成

2.1 建設(shè)管理資料

一是制度建設(shè)：各科室管理制度、管理崗位職責(zé)、檢查考核辦法、安全制度、安全預(yù)案，環(huán)境保護(hù)制度、工程質(zhì)量（安全）保證體系、組織機(jī)構(gòu)框圖、工程進(jìn)度計(jì)劃表。二是建設(shè)依據(jù)：項(xiàng)目建設(shè)批準(zhǔn)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件及審批文件、設(shè)計(jì)變更及審批文件（所有重大變更、較大變更）。三是工程管理資料：招投標(biāo)文件、評標(biāo)報(bào)告、合同書（施工、監(jiān)理、檢測、安全、廉政等）、工程建設(shè)過程中的檢查、考核情況，工程質(zhì)量控制的有關(guān)文件，建設(shè)單位的往來文件（如設(shè)計(jì)變更、施工過程中重大技術(shù)問題來往文件、會(huì)議紀(jì)要；上級(jí)單位有關(guān)指示等）。四是竣工驗(yàn)收文件：竣工驗(yàn)收文件、移交文件、各參建單位的工作總結(jié)報(bào)告。

2.2 施工資料

2.2.1 制度建設(shè)

崗位責(zé)任制度、安全制度、安全預(yù)案、檔案管理制度、機(jī)械設(shè)備管理制度、工程質(zhì)量保證體系、安全保證體系、施工工藝流程圖、工程進(jìn)度計(jì)劃表。

2.2.2 施工管理文件

人員機(jī)構(gòu)建設(shè)及其圖表、施工組織設(shè)計(jì)、有關(guān)管理規(guī)定、主要技術(shù)及管理人員到崗情況、主要機(jī)械設(shè)備到場情況表。

2.2.3 施工控制文件

一是工程質(zhì)量往來文件：業(yè)主和監(jiān)理下達(dá)的關(guān)于工程質(zhì)量方面的文件；經(jīng)監(jiān)理批準(zhǔn)的施工組織設(shè)計(jì)；試驗(yàn)段施工報(bào)告、經(jīng)批準(zhǔn)的關(guān)鍵工序施工方案、工程開工報(bào)告、工程質(zhì)量自檢報(bào)告及工程質(zhì)量檢驗(yàn)評定資料。二是施工中遇到的非正常情況現(xiàn)場記錄、處理方案、施工工藝、質(zhì)量檢測記錄及觀察記錄等。三是已完工程項(xiàng)目的試驗(yàn)、檢驗(yàn)及評定資料。四是安全生產(chǎn)的有關(guān)文件，本單位對安全生產(chǎn)的有關(guān)規(guī)定、要求，安全生產(chǎn)總結(jié)；文明施工的有關(guān)文件；本單位對文明施工的有關(guān)規(guī)定、要求，文明施工總結(jié)。五是進(jìn)度計(jì)劃（文件、圖表）、批準(zhǔn)文件，進(jìn)度執(zhí)行情況（文件、圖表），有關(guān)進(jìn)度的往來文件。六是施工原始記錄：技術(shù)交底、施工日志、測量原始記錄、各工序施工原始記錄（未匯入施工質(zhì)量控制文件的部分）、會(huì)議記錄、紀(jì)要等。

2.2.4 工程實(shí)體資料

一般都包括：①分部工程開工資料；②原材料試驗(yàn)資料，所用材料、半成品和成品質(zhì)量檢驗(yàn)結(jié)果；③各項(xiàng)質(zhì)量控制指標(biāo)的試驗(yàn)、檢測記錄和質(zhì)量檢驗(yàn)匯總圖表；④重要部位、關(guān)鍵環(huán)節(jié)及隱蔽工程施工記錄資料；⑤工程變更相關(guān)手續(xù)、資料；⑥施工過程中遇到的非常情況現(xiàn)場記錄及其對工程質(zhì)量影響分析；⑦施工中發(fā)生質(zhì)量事故，經(jīng)處理補(bǔ)救后達(dá)到設(shè)計(jì)要求的認(rèn)可證明文件等；⑧單元工程質(zhì)量評定資料；⑨各階段質(zhì)量評定及驗(yàn)收鑒定書。

2.3 監(jiān)理資料

2.3.1 制度建設(shè)

監(jiān)理部規(guī)章制度、監(jiān)理工作實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理人員崗位職責(zé)、監(jiān)理人員工作守則、質(zhì)量（安全）管理制度、環(huán)境保護(hù)制度、監(jiān)理部考核管理辦法、監(jiān)理機(jī)構(gòu)示意圖、工程質(zhì)量保證體系、監(jiān)理工作流程圖等。

2.3.2 監(jiān)理管理文件

監(jiān)理機(jī)構(gòu)及人員設(shè)置情況，監(jiān)理工作計(jì)劃、第一次工地會(huì)議，合同管理文件、來往函件、監(jiān)理工作總結(jié)等。

2.3.3 工程質(zhì)量控制文件

一是質(zhì)量控制措施、規(guī)定及往來文件。二是施工組織設(shè)計(jì)、試驗(yàn)段、原材料試驗(yàn)檢驗(yàn)報(bào)告單、混合料、開工報(bào)告審批資料。三是有關(guān)工程的監(jiān)理工作指令（質(zhì)量、進(jìn)度等）。四是按規(guī)定頻率抽檢工程資料，已完工工程質(zhì)量評定資料。五是工程進(jìn)度計(jì)劃管理文件：包括業(yè)主對進(jìn)度要求的有關(guān)文件，對進(jìn)度計(jì)劃的有關(guān)安排要求文件；關(guān)于進(jìn)度計(jì)劃的有關(guān)指令。六是其它資料：監(jiān)理日志，旁站記錄，會(huì)議記錄、紀(jì)要，監(jiān)理通知、報(bào)告等。如：關(guān)于文明施工的要求、施工安全的通知、環(huán)境保護(hù)的要求等。

3 檔案資料整理規(guī)定

3.1 歸檔工程資料的整編范圍

檔案資料是指產(chǎn)生于整個(gè)工程建設(shè)全過程，包括從項(xiàng)目提出、可行性研究、設(shè)計(jì)、決策、招投標(biāo)、施工、質(zhì)監(jiān)、監(jiān)理到各個(gè)階段的驗(yàn)收等過程中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字、圖紙、圖表、聲像、計(jì)算材料等不同形式與載體的各種歷史記錄。包括監(jiān)理管理文件、施工管理文件、建設(shè)管理文件、質(zhì)量監(jiān)督文件、竣工驗(yàn)收文件等。

3.2 工程檔案資料的內(nèi)容及分類

根據(jù)水利工程建設(shè)的實(shí)際情況，對實(shí)行監(jiān)理的工程將歸檔資料分為三卷，分別為第一卷建設(shè)管理資料、第二卷監(jiān)理管理資料、第三卷施工管理資料。

4 整理檔案資料方法和措施

4.1 從工程項(xiàng)目立項(xiàng)抓起，是做好檔案資料整理的前提

建設(shè)項(xiàng)目目前均實(shí)行項(xiàng)目法人責(zé)任制的管理方式，項(xiàng)目法人不僅要對整個(gè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)，也應(yīng)對整個(gè)工程項(xiàng)目竣工資料負(fù)責(zé)。因此，項(xiàng)目法人應(yīng)將竣工資料納入工程建設(shè)的一部分，從工程項(xiàng)目立項(xiàng)開始就設(shè)立機(jī)構(gòu)及人員，負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目竣工資料的收集、整理和歸檔管理工作，實(shí)行竣工資料編制工作“三同步”管理制度，即工程立項(xiàng)開工與竣工資料收集同步，工程施工過程與竣工資料形成同步，工程完工驗(yàn)收與竣工資料驗(yàn)收同步。

4.2 建立健全資料管理制度，是做好檔案整理工作的基礎(chǔ)

項(xiàng)目法人單位在工程項(xiàng)目建設(shè)初期就應(yīng)結(jié)合工程項(xiàng)目實(shí)際情況，制定相應(yīng)的工程項(xiàng)目檔案管理規(guī)定，明確施工單位、監(jiān)理單位、管理單位在工程檔案形成過程中各自應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)。工程項(xiàng)目管理單位和監(jiān)理單位，在工程項(xiàng)目開工前應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況，制定和頒發(fā)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的一整套工程資料樣表。只有工程項(xiàng)目建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，才能保證歸檔文件材料及圖紙內(nèi)容的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，才能保證施工技術(shù)材料記錄齊全、簽署完備，原材料質(zhì)量保證資料真實(shí)可靠，竣工圖與實(shí)物相符。

4.3 運(yùn)用合同法律手段，是做好檔案整理工作的重要保證

工程項(xiàng)目檔案管理部門應(yīng)善于應(yīng)用招標(biāo)承包的有利條件，積極參與合同的起草管理工作，把文件材料積累、歸檔工作作為合同的一項(xiàng)重要內(nèi)容單獨(dú)列一條款，對竣工文件材料歸檔的范圍、竣工驗(yàn)收時(shí)間、竣工資料副本內(nèi)容、份數(shù)及質(zhì)量提出明確要求，使施工單位能夠高度重視工程檔案的歸檔工作，這樣檔案資料的歸檔工作才能從法律上得到真正保證。此外，還要充分發(fā)揮監(jiān)理單位的監(jiān)督職能，把竣工文件編制的監(jiān)督、審核、驗(yàn)收工作納入監(jiān)理工程師的技術(shù)管理范圍。

4.4 重視檔案知識(shí)宣傳教育，是確保檔案資料質(zhì)量的有力措施

當(dāng)前的現(xiàn)實(shí)情況是施工資料、監(jiān)理資料普遍較弱，尤其是施工資料，很多施工人員包括項(xiàng)目負(fù)責(zé)人通常把內(nèi)業(yè)資料作為應(yīng)付檢查和交工的附件看待，沒有真正認(rèn)識(shí)到檔案資料的重要性。在資料整理方面存在著缺項(xiàng)、漏項(xiàng)、代簽、漏簽、整理不及時(shí)、分類混亂，甚至造假等諸多問題。因此，要重視水利工程檔案知識(shí)的宣傳教育，在工程項(xiàng)目開工后，建設(shè)管理單位就應(yīng)高度重視和加強(qiáng)水利檔案資料基本知識(shí)宣傳和教育工作，學(xué)習(xí)檔案基礎(chǔ)知識(shí)和施工過程中原始簽證資料操作方法及水利工程對竣工資料整編、工程項(xiàng)目驗(yàn)收的基本要求。使工程項(xiàng)目一開始就用規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化來嚴(yán)格要求，提高施工管理工作水平，杜絕施工過程中產(chǎn)生不規(guī)范的原始施工資料和文件出現(xiàn)。確保一流的工程質(zhì)量、一流的竣工檔案資料。

4.5 檔案資料整理列入進(jìn)度計(jì)劃，是“同步”完成檔案資料的有效措施

建設(shè)管理單位應(yīng)要求工程各參建單位在制訂工程進(jìn)度計(jì)劃時(shí)，應(yīng)將每個(gè)單元、分部工程質(zhì)量評定資料的整理、檢查工作列入到單位工程進(jìn)度計(jì)劃中，對在整編資料中發(fā)現(xiàn)的“原始資料不及時(shí)、不齊全”、“評定、簽證資料不齊全、不規(guī)范、不統(tǒng)一”等問題，要及時(shí)發(fā)現(xiàn)，及時(shí)通報(bào)批評和處理。各單位都要按標(biāo)準(zhǔn)去執(zhí)行，不符合標(biāo)準(zhǔn)的文件要拒收，不符合規(guī)定要求的檔案資料，不予計(jì)量和支付，從源頭保證檔案資料的標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量。

4.6 嚴(yán)把工程竣工驗(yàn)收關(guān)，使工程檔案資料充分發(fā)揮憑證作用

水利工程項(xiàng)目進(jìn)行竣工驗(yàn)收的一個(gè)重要條件是工程資料必須同時(shí)或提前通過檔案驗(yàn)收。因此在竣工驗(yàn)收階段，建設(shè)管理部門、監(jiān)理工程師要嚴(yán)格把好審查驗(yàn)收關(guān)，對各施工單位編制的竣工圖、文字資料、施工報(bào)告等要進(jìn)行認(rèn)真審查，著重檢查隱蔽工程驗(yàn)收記錄的真實(shí)性和工程設(shè)計(jì)變更單的落實(shí)情況，認(rèn)真審查竣工圖及文字資料是否完整、準(zhǔn)確，簽證是否完備，組卷排列是否合理等。確保竣工檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，使其竣工檔案資料在工程項(xiàng)目合同決算時(shí)，真正發(fā)揮憑證作用，達(dá)到收集整理檔案的目的。