淺談檔案與檔案型圖書

□李 黎（河南省新鄉(xiāng)水文水資源勘測局）

0 引言

會計檔案管理工作，一直是財務(wù)工作的重要環(huán)節(jié)。在水文事業(yè)單位的會計工作中，卻普遍存在著重會計業(yè)務(wù)工作，對會計檔案管理相對不夠重視的現(xiàn)象。而會計資料的完整性、準確性、時效性和持久性，是保證水文工作順利開展的有力保障。新時期水文事業(yè)的蓬勃發(fā)展，呼喚著會計檔案管理工作更新理念，與時俱進。因此，進一步完善會計檔案管理工作，對做好水文工作具有重要意義。

1 加強水文事業(yè)單位會計檔案管理的必要性

會計檔案是記錄和反映一個單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，是財務(wù)內(nèi)控的必然需要。隨著社會的發(fā)展，水文工作日益得到社會的認可和重視，在重點站改造、中小河流建設(shè)等水文建設(shè)項目上，國家日益加大了投入力度，會計檔案管理的加強和提高，能如實記錄和細化財政支出。此外，積極學(xué)習和探索會計檔案管理的新途徑，對提高財務(wù)人員的自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能，在日常工作中科學(xué)編制財務(wù)預(yù)算，更好的為水文事業(yè)的發(fā)展服務(wù)，奠定了良好基礎(chǔ)。

2 水文事業(yè)單位會計檔案管理存在的問題

2.1 思想上不夠重視，概念上比較模糊

以前，水文事業(yè)單位財務(wù)涉及范圍相對較小，經(jīng)濟業(yè)務(wù)相對簡單，需要歸檔的會計資料相對較少。因此，普遍存在著重會計業(yè)務(wù)、輕會計檔案管理的現(xiàn)象。會計人員持證上崗，只針對會計業(yè)務(wù)，基本上很少對會計人員進行崗前會計檔案基本知識及標準化操作流程的培訓(xùn)。水文事業(yè)單位沒有專業(yè)檔案管理人員，都是會計人員兼管。因為沒有清晰的檔案管理概念，有些財務(wù)人員認為只要有會計憑證、報表核算及會計賬簿等，就可以歸檔。導(dǎo)致了本單位一些應(yīng)該歸檔的協(xié)議、合同、及會計文件資料等，沒有及時歸入會計檔案，造成會計資料不完整。此外，因為缺乏檔案管理的保密意識，導(dǎo)致一些經(jīng)濟數(shù)據(jù)外泄，不同程度的影響到本單位工作的正常運行。

2.2 會計檔案管理制度不夠健全

在水文事業(yè)單位中，因為資金是財政撥付，有些單位就存在領(lǐng)導(dǎo)對資金的管理比較重視，相對而言，對會計檔案的管理工作就比較放松。大部分都是財務(wù)管理制度健全，但是卻沒有一整套完整的會計檔案立卷、歸檔、保管、借閱和銷毀的管理制度。會計憑證不能及時按要求裝訂，會計賬簿及報表分散存放，會計檔案管理無章可循。

2.3 會計檔案管理人員素質(zhì)欠缺

設(shè)置財務(wù)檔案管理機構(gòu)，是法律規(guī)章要求，也是財務(wù)工作需要。但是水文事業(yè)單位的會計檔案管理，基本都是由財務(wù)人員兼任，沒有專職的會計檔案管理人員。因此，缺乏會計檔案管理的專業(yè)知識，會計檔案的鑒定、銷毀工作得不到重視和實施。有些單位的會計憑證和賬簿，多年以來，都是只歸檔不鑒定，影響了會計檔案管理工作的質(zhì)量。更有個別單位，存在會計檔案人員無原則偽造、篡改會計憑證，建假帳，虛列成本，混淆概念，造成會計信息失真，設(shè)置了人為障礙，影響了國家宏觀決策。

2.4 信息資源投入力度不足

社會的發(fā)展，對檔案現(xiàn)代化管理提出了更高的要求，不但需要思想上的重視，理念上的更新，人員素質(zhì)提高，也需要相應(yīng)的設(shè)備提供技術(shù)支持。目前，對紙質(zhì)會計檔案的管理，大部分水文事業(yè)單位還能夠基本達標。但是對電子檔案的認知和重視程度，尤其是在各市水文局，基本沒有實現(xiàn)。管理設(shè)備陳舊，沒有相關(guān)先進性設(shè)備，即便有先進性設(shè)備也沒有專業(yè)人員和專業(yè)技術(shù)投入運轉(zhuǎn)，紙質(zhì)檔案與電子檔案不能有效結(jié)合，都在很大程度上阻礙了會計檔案現(xiàn)代化的順利開展。

3 推進新時期水文事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化發(fā)展的對策

3.1 思想上要重視，理念上要更新

從領(lǐng)導(dǎo)到財務(wù)人員，首先要認識到會計檔案管理工作的重要性和必要性，從思想上重視起來，加強會計檔案管理意識，業(yè)務(wù)工作與檔案管理齊抓并行。從理念上，要把會計檔案的管理工作到不到位，做為衡量財務(wù)工作達標與否的一個重要標準，持之以恒，確保會計檔案管理工作日趨規(guī)范化、科學(xué)化。

3.2 建立健全會計檔案管理制度，規(guī)范運行會計檔案管理體制

在制定會計檔案管理制度上，要根據(jù)《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規(guī)范》等相關(guān)法規(guī)制度，遵循科學(xué)合理、簡明實用、雙向約束、堅持執(zhí)行的原則，結(jié)合實際，建立健全切實可行的財務(wù)檔案管理制度。首先，要嚴格按照有關(guān)規(guī)定，設(shè)立檔案機構(gòu)。未設(shè)立檔案機構(gòu)的，應(yīng)在財務(wù)部門指定專人對會計檔案進行妥善保管，出納人員不得兼管會計檔案；其次，對會計檔案的歸檔程序、范圍、期限，做出明確要求，對固定資產(chǎn)及土地使用等經(jīng)濟業(yè)務(wù)范疇的，要另編檢索工具，方便查找使用；第三、做好會計檔案管理的保管和保密工作。配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施。會計檔案要按制度要求科學(xué)存放，確保檔案資料不受損、遺失。并做好保密工作，防止檔案資料的泄密。第四，責任到人，考核有度，獎懲分明。把會計檔案管理工作，做為日常財務(wù)工作的考核項目之一，定期檢查，防微杜漸，發(fā)現(xiàn)問題及時責令糾正，有好的工作方法及時交流推廣，對工作取得顯著成效的，給予表彰。

3.3 加強水文事業(yè)單位會計檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

加強水文事業(yè)單位會計檔案管理工作，需要會計檔案人員有新時期水文發(fā)展相合拍的政治頭腦，和與之相匹及的業(yè)務(wù)素質(zhì)，這就需要重視提高包括業(yè)務(wù)水平、思想素質(zhì)和職業(yè)道德在內(nèi)的，會計檔案管理人員的綜合素質(zhì)。要結(jié)合水文工作實際，利用好非汛期，組織進行會計檔案管理人員的操作技能、崗位培訓(xùn)、及后續(xù)教育，進而提高會計檔案信息質(zhì)量。

3.4 完善紙質(zhì)會計檔案與電子會計檔案的同步管理

確保會計檔案電子信息的及時存錄，及時對會計電算化軟件做好系統(tǒng)升級。在進行會計檔案管理系統(tǒng)升級時，要注意將舊的資料文件同步升級，避免出現(xiàn)因會計電算化系統(tǒng)和保存資料的系統(tǒng)版本不一致，造成打不開檔案管理系統(tǒng)的問題而影響工作效率。

3.5 及時對到期的會計檔案資料鑒定和銷毀

針對普遍存在的對會計檔案只歸檔，不鑒定、不銷毀，以致積壓了大量無價值會計資料，占據(jù)了有效的資源和空間等問題。在會計檔案管理工作中，要注意按照《會計檔案管理辦法》第十條的明確規(guī)定，對保管期滿的會計檔案，及時鑒定，有價值的妥善保管，無價值的及時進行銷毀。而對于保管期滿，但暫未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)，以及其它未了事項的原始憑證，要單獨存放，并在銷毀及保管清冊中分別另外注明原因。

4 結(jié)語

新的歷史條件下，水文事業(yè)的日益發(fā)展，對會計檔案管理工作提出了更高的專業(yè)要求。因此，更新觀念，尋求有效措施，積極探索新時期水文事業(yè)單位檔案管理工作的方法和方向，是加快水文建設(shè)步伐，促進社會和諧的有利要素。