ERP 系統(tǒng)下的財務(wù)流程優(yōu)化研究——以X 企業(yè)集團為例

尹鈞惠 劉亞東

（天津科技大學(xué)經(jīng)濟與管理學(xué)院 天津）

一、文獻綜述

1.理論研究方面

張逢春（2003 年）系統(tǒng)地闡述了ERP的相關(guān)背景以及其對現(xiàn)代企業(yè)變革的影響，并對ERP 的未來發(fā)展趨勢進行了預(yù)測。他認(rèn)為ERP 的實施使得企業(yè)對業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化勢在必行，并將BRP和流程優(yōu)化從實施重點、實施領(lǐng)域、改進速度等方面進行了比較。楊學(xué)紅（2008年）研究了ERP 對企業(yè)集團財務(wù)管理的影響及挑戰(zhàn)，他認(rèn)為ERP 使得財務(wù)管理由核算型逐漸向管理型轉(zhuǎn)變，并且使得整體形成一個實時動態(tài)的管理過程，同時能提高企業(yè)集團風(fēng)險防范預(yù)警功能并改進企業(yè)集團的業(yè)績評價體系。張艷（2012 年）研究了ERP 系統(tǒng)下企業(yè)財務(wù)流程再造的目標(biāo)和原則，他認(rèn)為ERP 系統(tǒng)下企業(yè)財務(wù)流程優(yōu)化必須以企業(yè)財務(wù)活動和財務(wù)關(guān)系為基礎(chǔ)，平衡流程與職能的關(guān)系，從實際出發(fā)，在實踐中不斷完善財務(wù)流程。何凌子（2013 年）分析了ERP 下的集成化財務(wù)管理，并思考了在ERP 系統(tǒng)下企業(yè)存在的財務(wù)管理問題及對策，他指出在ERP環(huán)境下，要實現(xiàn)企業(yè)集團信息與管理方式的集成和融合必須要構(gòu)建集計劃、核算、統(tǒng)計、財務(wù)、物流為一體的財務(wù)管理模式。

2.實施研究方面

朱梅琴（2003 年）討論了業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的必要性、步驟和原則，并選取了一家公司，對其訂單銷售流程展開了較為詳細的研究，她認(rèn)為，企業(yè)在成功完成業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化的過程中必須得到領(lǐng)導(dǎo)層的支持，并根據(jù)自身情況制定出可行的方案。田中禾等人（2007 年）從財務(wù)供應(yīng)鏈的角度研究了財務(wù)流程的優(yōu)化，他指出優(yōu)化后的新型財務(wù)流程應(yīng)當(dāng)包含五個功能模塊和一個核心平臺，分別是采購管理、銷售管理、庫存與存貨管理、成本管理、財務(wù)會計與管理會計模塊和財務(wù)業(yè)務(wù)一體化的動態(tài)財務(wù)平臺，從而使得企業(yè)可以實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程、財務(wù)流程和管理流程的有效集成。

業(yè)務(wù)流程再造是財務(wù)流程優(yōu)化的指導(dǎo)思想和理論基礎(chǔ)。姜冬（2009 年）針對工業(yè)企業(yè)，將價值鏈的思想運用到了企業(yè)財務(wù)流程優(yōu)化的效果的評價指標(biāo)體系構(gòu)建當(dāng)中，利用分析法將指標(biāo)體系劃分為四個層次，分別是目標(biāo)層、屬性層、要素層和指標(biāo)層，并選取了具有代表性的指標(biāo)。紀(jì)玲瓏（2013 年）基于財務(wù)價值鏈理論，分析了財務(wù)流程的優(yōu)化目標(biāo)，建立了一套完整的財務(wù)流程優(yōu)化效果的評價指標(biāo)體系，從財務(wù)評價、流程運行狀況、客戶價值指標(biāo)、團隊運行狀況和可持續(xù)競爭力五個方面設(shè)置了具體的評價指標(biāo)。

3.評價研究方面

所有新流程的應(yīng)用，不是一揮而就的，需要參與流程作業(yè)的工作人員在使用的過程中不斷加以完善和改進，因此，評價優(yōu)化后的流程是否有效或是哪些方面仍需持續(xù)改進，對企業(yè)成功完成流程優(yōu)化尤為重要。高娜（2010 年）針對高職院校實踐教學(xué)成果利用MUSA多標(biāo)準(zhǔn)滿意度分析模型進行了評價，首先構(gòu)建了相應(yīng)的指標(biāo)體系，而后根據(jù)模型計算求得相應(yīng)的數(shù)據(jù)，進而分析得出最終結(jié)果。

二、X 集團企業(yè)財務(wù)流程中的問題

X集團公司是一家以輪胎制造企業(yè)為核心的集團公司，旗下?lián)碛袖N售子公司和辦事處。公司享有自營進出口權(quán)，設(shè)有專門的進出口公司，主要負責(zé)將產(chǎn)品銷售至國外市場。

1.采購及付款流程弊端

（1）沒有完善的采購計劃。X 企業(yè)集團采購流程中對采購數(shù)量和采購時間沒有明確的規(guī)定，這樣很容易造成大量的庫存積壓或是因為物料提供不及時導(dǎo)致延誤生產(chǎn)，無法滿足企業(yè)正常的生產(chǎn)經(jīng)營需要，可能會導(dǎo)致采購部門發(fā)生臨時采購，屆時將無法對采購貨物的質(zhì)量、價格進行充分地比對、分析，從而影響貨物使用或銷售情況。

（2）對付款審核權(quán)限也沒有進行明確界定，沒有統(tǒng)一的付款審核流程制度。有些大宗采購產(chǎn)品的付款缺少相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的審核，容易造成資金損失；有些采購項目的付款審批環(huán)節(jié)較多，延長審批流程，增加審批周期，導(dǎo)致審批流程效率低下，容易引起企業(yè)內(nèi)外部合作供應(yīng)商的不滿。

（3）供應(yīng)商信息管理不完整。首先，X 企業(yè)集團在實施ERP 系統(tǒng)前對供應(yīng)商檔案管理、相關(guān)數(shù)據(jù)收集工作比較混亂，目前無法對歷史數(shù)據(jù)進行系統(tǒng)的管理和分析工作，缺乏對這些供應(yīng)商持續(xù)的管理。其次，X企業(yè)集團在于供應(yīng)商訂立合同或簽訂質(zhì)量協(xié)議時，合約保管工作不到位。當(dāng)企業(yè)與供應(yīng)商發(fā)生合約糾紛時，不能有效地向供應(yīng)商獲取索賠。最后，X 企業(yè)集團沒有建立定期與供應(yīng)商進行結(jié)算賬款核算的制度，財務(wù)部門與采購部門也沒有定期對貨款結(jié)算情況進行比對分析，這樣很容易造成付款不及時、重復(fù)付款等問題。

2.銷售及收款流程弊端

（1）從組織結(jié)構(gòu)中看，X企業(yè)集團沒有設(shè)置信用管理部門，沒有建立完善的風(fēng)險管理機制。隨著企業(yè)市場競爭的不斷加劇，企業(yè)紛紛借助商業(yè)信用增加銷售份額，將賒銷作為企業(yè)的一種銷售手段，被企業(yè)廣泛采用。X 企業(yè)集團的銷售審批工作是由銷售單管理部門負責(zé)。為了降低成本，賒銷信用審批工作大部分是由編制客戶銷售單的工作人員兼任，如果企業(yè)對賒銷業(yè)務(wù)的審批不夠嚴(yán)格，會造成企業(yè)無法收回應(yīng)收賬款，阻礙企業(yè)正常的生產(chǎn)經(jīng)營。

（2）應(yīng)收賬款事后管理不到位，貨款回收效果及效率較差。X 企業(yè)集團對應(yīng)收賬款的賬齡分析制度不和理及催款力度過低導(dǎo)致部分貨款無法收回；此外，企業(yè)內(nèi)部各相關(guān)部門信息溝通不夠及時充分，當(dāng)企業(yè)與客戶對賬時發(fā)現(xiàn)不相符的情況，由于銷售部門和財務(wù)部門的溝通不及時，財務(wù)與業(yè)務(wù)信息無法及時共享可能會造成企業(yè)應(yīng)收賬款信息錯誤。

三、ERP系統(tǒng)下X企業(yè)集團財務(wù)流程優(yōu)化措施

1.采購及付款流程優(yōu)化措施

（1）從X集團公司的采購付款審批流程現(xiàn)狀來看，筆者認(rèn)為應(yīng)制定標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的審批制度，目的是可以將采購業(yè)務(wù)與付款的審批層級與采購業(yè)務(wù)對應(yīng)起來，有利于后續(xù)工作的開展，避免出現(xiàn)因大額虛假請購業(yè)務(wù)的付款使得企業(yè)資金的流失的情況。企業(yè)集團應(yīng)當(dāng)建立健全、嚴(yán)格的授權(quán)審批制度，明確相關(guān)責(zé)任，制定清晰的采購付款流程授權(quán)批準(zhǔn)方式、程序等相關(guān)控制措施，對采購人員、審核人員辦理與采購付款業(yè)務(wù)相關(guān)的職責(zé)范圍和工作要求做出嚴(yán)格的規(guī)定。

（2）利用ERP 系統(tǒng)指定行之有效的采購計劃。在ERP系統(tǒng)中，X企業(yè)集團應(yīng)當(dāng)依據(jù)當(dāng)期銷售訂單利用物料需求計劃計算當(dāng)期所需生產(chǎn)的產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量，計算相應(yīng)的生產(chǎn)進度和完工時間，編制采購計劃，同時也取得了對應(yīng)的原材料的品種、采購數(shù)量、采購時間等；當(dāng)生產(chǎn)計劃需要改變時，也可快速地重新規(guī)劃制定新的采購計劃，實現(xiàn)對物料的精細管理，保證生產(chǎn)的有序進行。與此同時，財務(wù)部門通過ERP 系統(tǒng)是實時信息傳遞功能，根據(jù)采購計劃編制采購資金預(yù)算，保證有充足的資金應(yīng)對采購計劃，以免出現(xiàn)資金不足耽誤生產(chǎn)的情況。

2.銷售及收款流程優(yōu)化措施

（1）加強客戶的信用風(fēng)險管理工作。首先，X 企業(yè)集團應(yīng)當(dāng)設(shè)立信用管理部門負責(zé)客戶信用評定工作，并在此基礎(chǔ)之上，制定本企業(yè)的銷售信用審批制度。一筆應(yīng)收賬款的確認(rèn)應(yīng)當(dāng)經(jīng)過嚴(yán)格的信用審批，如果因為客戶信用評級不足或是信用額度不足等原因?qū)е聦徍宋赐ㄟ^，則應(yīng)當(dāng)由較高級別的管理層進行審批確認(rèn)銷售訂單。其次，在ERP 系統(tǒng)中客戶檔案模塊下維護客戶基本情況信息、歷史交易信息和信用記錄等，對不同等級的顧客實行不同的銷售政策，對客戶信用實行動態(tài)管理。

（2）加強應(yīng)收賬款管理，實現(xiàn)動態(tài)管理。銷售收入是企業(yè)運營的重要資金來源，保證應(yīng)收賬款的有效回收有利于提高資金周轉(zhuǎn)率，也是企業(yè)正常運作的關(guān)鍵保障。除了事前客戶的信用審查工作，應(yīng)收賬款賬齡分析、往來款項的定期核對、應(yīng)收賬款催繳程序也是保證貨款及時足額收回的重要手段。企業(yè)可以利用ERP系統(tǒng)獲取賬齡分析報告，制定合理的跟催制度，對應(yīng)收賬款實行動態(tài)管理。信用審批部門的工作人員通過該系統(tǒng)可及時了解應(yīng)收賬款的逾期情況，分析客戶的信用狀況，及時調(diào)整企業(yè)信用政策。

四、結(jié)論

通過前期大量的文獻閱讀和資料整理，對ERP 系統(tǒng)下企業(yè)集團財務(wù)流程優(yōu)化方面的研究進行了綜述，以X 企業(yè)集團財務(wù)流程為背景，針對ERP 驅(qū)動下的重點財務(wù)子流程在企業(yè)中的運行狀況進行了初步的研究，指出了X 企業(yè)集團在ERP 環(huán)境下財務(wù)流程優(yōu)化的指導(dǎo)性措施以及實施方法，可以作為其他企業(yè)集團進行財務(wù)流程優(yōu)化的參考。由于案例信息涉及企業(yè)非公開信息，不能援引，使案例分析缺少數(shù)據(jù)支持，因此，對X企業(yè)集團在ERP環(huán)境下進行財務(wù)流程優(yōu)化缺乏具體的指導(dǎo)措施或?qū)嵤┓桨浮?/p>

1.李蕾紅.ERP環(huán)境下的企業(yè)會計組織重整和財務(wù)流程再造.河北大學(xué)，2008.

2.盧佳銘.會計信息化下的財務(wù)會計流程優(yōu)化.科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2013（24）.

3.陳佳琦.ERP環(huán)境下企業(yè)銷售業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制設(shè)計.會計之友，2013（17）.

4.任春華.小企業(yè)銷售與收款環(huán)節(jié)內(nèi)部控制制度設(shè)計.會計之友，2013（24）.

5.張金法.以信息化推動企業(yè)集團財務(wù)流程重組.財務(wù)與會計，2001（07）.

6.薛茜文，李昆.公司生產(chǎn)材料采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)控機制優(yōu)化案例研究.現(xiàn)代商業(yè)，2013（36）.