社區(qū)檔案管理工作探析

徐 麗

(大慶市讓胡路區(qū)旭園社區(qū)工作站 黑龍江 大慶 163000)

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制改革的深入發(fā)展，社區(qū)結(jié)構(gòu)和社會(huì)各階層的生活方式都發(fā)生了巨大的變化，在新的時(shí)代背景下，為適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展要求，社區(qū)發(fā)展正面臨著考驗(yàn)。社區(qū)檔案是在城市社區(qū)建設(shè)活動(dòng)中形成的，對(duì)于社區(qū)發(fā)展有著不可估量的作用。管好及使用好社區(qū)檔案，對(duì)于提升社區(qū)規(guī)范化管理，完善社區(qū)各項(xiàng)服務(wù)功能，保障社區(qū)良好發(fā)展勢(shì)態(tài)，促進(jìn)城市精神文明和物質(zhì)文明建設(shè)都具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、社區(qū)檔案的形成及特點(diǎn)

社區(qū)是若干社會(huì)群體或社會(huì)組織聚集在某一個(gè)領(lǐng)域里所形成的一個(gè)生活上相互關(guān)聯(lián)的大集體，是社會(huì)有機(jī)體最基本的內(nèi)容，是宏觀社會(huì)的縮影。我國(guó)正面臨一個(gè)嶄新的發(fā)展機(jī)遇，無(wú)論是經(jīng)濟(jì)發(fā)展還是政治、文化發(fā)展都有可能上升一個(gè)新的高度，在這樣的發(fā)展趨勢(shì)下，作為社會(huì)基本單位的社區(qū)，更是發(fā)展改革的重點(diǎn)。隨著社會(huì)主義管理體制改革的不斷深化，社區(qū)作為基層組織在實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)協(xié)調(diào)發(fā)展、解決基層各種社會(huì)問(wèn)題、維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定、加強(qiáng)基層政權(quán)建設(shè)等方面發(fā)揮了重要的作用。在這個(gè)過(guò)程中，社區(qū)檔案作為社區(qū)發(fā)展的見(jiàn)證者應(yīng)運(yùn)而生。在新農(nóng)村建設(shè)和城市改革的背景下，社區(qū)的形成有著很多諸如村落合并、房屋拆遷、政策推動(dòng)等具有重大的歷史性變革的事件參雜其中。在社區(qū)建設(shè)過(guò)程中，社區(qū)也會(huì)形成自己的文化、經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)，發(fā)展出自己的社區(qū)精神、人文關(guān)懷，社區(qū)從形成到建設(shè)再到成熟發(fā)展的過(guò)程，都離不開(kāi)檔案的收集、整合和管理。檔案記錄了社區(qū)的成長(zhǎng)之路，記錄了社區(qū)中人們生活的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，記錄了社區(qū)的舊貌與新顏。所以說(shuō)，社區(qū)檔案的形成，就是一個(gè)社區(qū)發(fā)展的軌跡，它是一個(gè)社區(qū)過(guò)去的縮影，也是社區(qū)展望未來(lái)的跳板。社區(qū)檔案是依托于社區(qū)發(fā)展起來(lái)，在其發(fā)展過(guò)程中形成了一套自己的發(fā)展的特點(diǎn)，主要包括在以下幾點(diǎn)方面:

(一)社區(qū)檔案內(nèi)容紛繁復(fù)雜。社區(qū)就是一個(gè)小社會(huì)，麻雀雖小五臟俱全，社區(qū)作為一個(gè)為居民服務(wù)的組織體系，幾乎包含社區(qū)居民平時(shí)生活所需的一切基礎(chǔ)設(shè)備、組織機(jī)構(gòu)、文娛設(shè)施等等。無(wú)論是小到社區(qū)居民的家長(zhǎng)里短、鄰里糾紛，還是大到社區(qū)內(nèi)部重大政策及決策，都需要記錄在案，存檔歸案，而且社區(qū)檔案不僅僅包括文字資料，社區(qū)所獲得過(guò)的獎(jiǎng)狀、證書(shū)、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、錦旗以及辦公樓、住宅樓等實(shí)物也是社區(qū)檔案的一部分，內(nèi)容雜亂而繁多，這對(duì)于檔案管理者是個(gè)不小的挑戰(zhàn)。

(二)社區(qū)檔案涉及范圍廣。社區(qū)作為一個(gè)綜合性較強(qiáng)的組織體系，職責(zé)范圍比較廣，會(huì)與社會(huì)各界都保持一個(gè)比較密切的聯(lián)系，包括社區(qū)內(nèi)部的居民委員會(huì)、業(yè)主委員會(huì)和黨群組織，還包括所在地的黨組織、民政、公安、司法、文化、衛(wèi)生、社保、教育等部門(mén)。另外，社區(qū)內(nèi)居住著各式各樣的人群，有普通的工薪階層也有社會(huì)名流，在他們身上發(fā)生的大事小事有時(shí)也是檔案整理的一部分。在社區(qū)檔案中，不管是黨建工作、居民自治、社區(qū)服務(wù)等方面的檔案，還是綜合治理、環(huán)境衛(wèi)生、文化教育等方面的檔案，除了本社區(qū)形成的，上級(jí)政府下發(fā)的有關(guān)本社區(qū)的同類(lèi)問(wèn)題的文件材料也要?dú)w檔保存。這也充分說(shuō)明了社區(qū)檔案管理涉及范圍之廣、工作量之大。

(三)社區(qū)檔案形成周期差異大。社區(qū)檔案的形成是來(lái)源于該社區(qū)的發(fā)展歷程的，而社區(qū)的形成包括建設(shè)、發(fā)展、維護(hù)、管理等方方面面，是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程。因此，社區(qū)檔案形成的周期也就相對(duì)比較長(zhǎng)。而對(duì)于社會(huì)保障、救助、醫(yī)療等服務(wù)體系的建立和形成，需要的時(shí)間相對(duì)較短，檔案的建立也就比較快。這就需要檔案管理者努力跟進(jìn)社區(qū)的發(fā)展步伐，針對(duì)社區(qū)不同發(fā)展階段的情況，按照檔案資料的周期性特點(diǎn)，及時(shí)收集整理，確保檔案資料的完整性和可靠性，盡可能全面準(zhǔn)確的建立檔案資料庫(kù)。

二、加強(qiáng)社區(qū)檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

(一)加大宣傳力度，提升社區(qū)檔案管理工作的意識(shí)。要想改變社區(qū)檔案管理工作不受重視的現(xiàn)狀，就要先從改變社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)的態(tài)度下手。社區(qū)檔案發(fā)展環(huán)境的好壞取決于領(lǐng)導(dǎo)的態(tài)度和意見(jiàn)，只有上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)足夠重視，才能激發(fā)出基層工作人員的工作熱情。社區(qū)工作人員應(yīng)利用社區(qū)內(nèi)一切可以利用的資源加強(qiáng)宣傳，例如設(shè)計(jì)社區(qū)內(nèi)的宣傳專(zhuān)欄、印發(fā)宣傳品、觀看影視資料等多種形式向社會(huì)宣傳相關(guān)的政策法規(guī)，使人們真正認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)社區(qū)檔案管理的迫切性，只有認(rèn)識(shí)到檔案的重要性和檔案在社區(qū)工作中的重要作用，才能從思想中真正認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)社區(qū)檔案工作的刻不容緩。

(二)加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，提高工作人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。社區(qū)的檔案管理人員一般情況下都不是檔案管理的專(zhuān)業(yè)人士，他們可能來(lái)自不同階層，有著不同的文化背景，檔案管理能力也有很大差別。因此，定期開(kāi)展一些有關(guān)檔案管理的培訓(xùn)課是很有必要的，不僅能夠提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，激發(fā)他們的工作熱情，提升他們的管理能力，而且對(duì)于檔案資料的建立、社區(qū)專(zhuān)門(mén)人才的培養(yǎng)以及新型社區(qū)的發(fā)展都具有重要意義。

(三)完善社區(qū)檔案管理機(jī)制，提高檔案利用率。加強(qiáng)社區(qū)檔案管理工作，社區(qū)居委會(huì)要建立充分的自我發(fā)展機(jī)制，要勇于打破傳統(tǒng)的檔案管理方式，創(chuàng)新發(fā)展思路，走出一條不同于以往的新的發(fā)展道路。傳統(tǒng)的檔案管理，全部是人工收集整理資料，既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力，而且隨時(shí)都有可能出錯(cuò)，存在漏頁(yè)、缺碼、分類(lèi)不完整等諸多問(wèn)題。當(dāng)今是一個(gè)信息化的時(shí)代，隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，利用計(jì)算機(jī)處理和整理檔案信息，已是大勢(shì)所趨。如果能在社區(qū)內(nèi)大范圍的實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理，將會(huì)對(duì)社區(qū)的檔案管理工作有很大的幫助，不僅能夠節(jié)約人手、提高檔案管理工作效率，而且還能夠更好的發(fā)揮檔案的價(jià)值，提高檔案的利用率。很多社區(qū)只注重檔案整理數(shù)量的多少，往往忽視對(duì)檔案資料的利用，很容易造成社區(qū)檔案的千篇一律。這就需要檔案人員深入挖掘研究本社區(qū)內(nèi)的特色檔案，發(fā)展出具有利用價(jià)值的檔案資料，來(lái)引導(dǎo)社區(qū)的發(fā)展方向，開(kāi)拓社區(qū)的發(fā)展思路，汲取長(zhǎng)處，擯棄糟粕，揚(yáng)長(zhǎng)避短，走出一條具有本社區(qū)特色的發(fā)展道路，以此來(lái)強(qiáng)化社區(qū)檔案的利用效果。

(四)加大檔案管理工作的資金投入。資金充足是做好檔案管理工作的前提，有了充足的資金，就可以為檔案的管理工作購(gòu)進(jìn)大批的基礎(chǔ)設(shè)備，有利于檔案資料得到更好的儲(chǔ)存和保護(hù)。也可以利用這些資金定期安排一些檔案工作人員的培訓(xùn)課程，提升工作人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，培養(yǎng)一批專(zhuān)業(yè)化的檔案管理人才，促進(jìn)社區(qū)檔案管理工作的長(zhǎng)足發(fā)展。