事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

樊桂美

摘 要：事業(yè)單位檔案作為事業(yè)單位一種基礎(chǔ)性信息資源，是事業(yè)單位信息資源不可或缺的重要組成部分。因此，要快速推動檔案信息資源的信息化發(fā)展，對檔案信息資源要不斷地開發(fā)和建設(shè)，只有這樣，才能夠使檔案工作更有效地服務(wù)于事業(yè)單位信息公開和物質(zhì)文明、政治文明和精神文明建設(shè)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)

一個單位的檔案，真實地記錄著此單位的一切活動，是此單位發(fā)展與成長的見證，先輩們的一切經(jīng)驗財富以及重要的信息資源全部收錄其中。因此，在事業(yè)單位的管理工作中，檔案管理其中的重要環(huán)節(jié)之一，檔案的合理化管理和應(yīng)用，能夠提高單位的效益，同時對整個單位人事的科學(xué)化管理也有著重要的影響。

一、事業(yè)單位檔案信息化管理系統(tǒng)

（一）事業(yè)單位檔案信息化管理系統(tǒng)的組成

該管理系統(tǒng)由檔案采集系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)以及網(wǎng)上查閱系統(tǒng)三部分組成。

1. 檔案采集系統(tǒng)：該系統(tǒng)的主要功能是能夠?qū)堎|(zhì)檔案材料進(jìn)行數(shù)字化采集處理。其具體功能主要為檔案采集、目錄整理、系統(tǒng)維護(hù)、檔案審核四方面，同時能夠在網(wǎng)絡(luò)上實現(xiàn)多個客戶端同時對不通材料檔案進(jìn)行采集，大大提高了信息采集的效率，在實際應(yīng)用中非常方便、快捷并且高效。

2. 檔案管理系統(tǒng)：該系統(tǒng)的主要功能是能夠?qū)θ耸聶n案材料進(jìn)行收集、整理、鑒別、統(tǒng)計、轉(zhuǎn)遞、保管、查閱等，主要由信息管理、管理工具、業(yè)務(wù)管理以及系統(tǒng)維護(hù)四個部分組成。

3. 網(wǎng)上查閱系統(tǒng)：該系統(tǒng)能夠讓人事檔案資料信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)瀏覽查閱，使人事管理更加明朗化。同時，為了保證單位人事檔案資料信息的安全，該系統(tǒng)也采用了多種加密處理方式，能夠保障系統(tǒng)內(nèi)的資料不被破壞或竊取。

（二）事業(yè)單位檔案信息化管理的主要功能

1.檔案流水化采集功能能夠讓檔案的掃描和采集進(jìn)行多人多客戶端化，同時還能按照客戶端的不同權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格的分工和

管理。

2. 網(wǎng)上檔案閱檔功能提供了單位內(nèi)部或者異地單位瀏覽資料的功能，并對瀏覽查閱痕跡進(jìn)行記錄，同時還對用戶訪問、信息瀏覽以及數(shù)據(jù)下載等功能進(jìn)行嚴(yán)格的安全控制，能夠有效保護(hù)人事檔案資料的安全。

3. 檔案業(yè)務(wù)處理功能包括檔案材料的管理、檔案案卷管理、檔案信息審核、檔案零散材料收集、任前檔案審核幾項功能，能夠使檔案管理與組織部門的檔案管理工作緊密接合起來，使日常檔案業(yè)務(wù)處理更好地完成。

4.基礎(chǔ)信息維護(hù)功能主要進(jìn)行單位信息、后備、在職、離退休干部管理、其他人員類別管理以及各種樣式的名冊輸出等功能。

5. 查詢處理、統(tǒng)計分析，該功能能夠?qū)?shù)據(jù)庫人員、檔案信息進(jìn)行統(tǒng)計分析以及綜合查詢。

6. 其它輔助功能能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)的傳輸、備份以及恢復(fù)，同時還能對用戶和瀏覽痕跡進(jìn)行管理等。

二、事業(yè)單位檔案信息化管理的原則

（一） 統(tǒng)一管理

單位所有檔案信息以統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一管理制度形式執(zhí)行，并且對一些保存價值較高的檔案信息實施集中化管理。

（二）全程管理

為了確保系統(tǒng)內(nèi)的文件一直處于受控狀態(tài)，因此，對每一分電子文件的形成、利用、傳輸、辦理、保存、銷毀等都進(jìn)行全程管理。

（三）規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

要制定出一套統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，并在檔案信息管理的過程中落實，檔案信息管理采取有效的技術(shù)管理和管理措施，確保電子文件信息安全。

（四） 便于利用

檔案資料的數(shù)字化能夠充分發(fā)揮出高效便捷的特點，同時還能夠?qū)Σ煌瑢哟蔚奈募M(jìn)行分權(quán)限使用。

三、事業(yè)單位檔案信息化發(fā)展概況及趨勢

（一）事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的發(fā)展過程由起步、推進(jìn)和系統(tǒng)發(fā)展三個階段組成

1. 起步階段

該階段是從上世紀(jì)七十年代末到九十年代初期，在這段時期內(nèi)，由于計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，我國一些事業(yè)單位開始率先引進(jìn)計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案的管理。

2. 推進(jìn)階段

這一階段是從上世紀(jì)九十年代中期到本世紀(jì)初，這一時期是檔案信息化建設(shè)快速發(fā)展的時期，隨著計算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，，事業(yè)單位對檔案的信息化建設(shè)也有了比較高程度的增加，越來越多的信息化設(shè)備投入到單位的檔案部門，進(jìn)一步完善了檔案信息化建設(shè)的相關(guān)法規(guī)。同時，隨著互聯(lián)網(wǎng)是發(fā)展，一些檔案的網(wǎng)站也在這個時期開始建立。

3.系統(tǒng)發(fā)展階段

進(jìn)入本世紀(jì)后，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)開始快速發(fā)展，并得到廣泛應(yīng)用，檔案信息化建設(shè)抓住這一時機(jī)進(jìn)行了快速的發(fā)展。

（二）事業(yè)單位檔案信息化發(fā)展趨勢

1. 對事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案管理業(yè)務(wù)變革的推動

在信息化相對發(fā)達(dá)的今天，事業(yè)單位檔案管理由傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體逐漸過度為數(shù)字化載體，檔案管理的環(huán)境也由傳統(tǒng)的檔案室轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化環(huán)境。在一系列的改變下，事業(yè)單位的檔案管理工作的一些方法、理念、流程都發(fā)了很大的變化。

2. 對檔案工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系完善的促進(jìn)

事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)和其他信息化建設(shè)一樣，包括基礎(chǔ)設(shè)施、信息資源、應(yīng)用系統(tǒng)、安全管理、人才培養(yǎng)以及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等一系列內(nèi)容，是一項系統(tǒng)浩大的工程。只有在檔案管理以及電子文件管理體系完善的基礎(chǔ)上，檔案信息化建設(shè)才能夠發(fā)展。

3.向推進(jìn)信息技術(shù)應(yīng)用的縱深發(fā)展

檔案信息化的建設(shè)，必須依賴計算機(jī)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，檔案管理人員必須熟練的掌握這些技術(shù)，才能夠有效地把檔案信息建設(shè)起來，在此基礎(chǔ)上，隨著檔案信息化的不斷深入發(fā)展，也能使得信息技術(shù)在檔案領(lǐng)域向縱深發(fā)展。

四、結(jié)束語

綜上所述，事業(yè)單位檔案信息化的建設(shè)是一項長遠(yuǎn)的發(fā)展任務(wù)，這也是信息高速發(fā)展的今天，檔案工作必須要面對的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，同時也是事業(yè)單位檔案事業(yè)發(fā)展的一個新的高峰。

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