外貿(mào)跟單員如何做好跟蹤出口產(chǎn)品生產(chǎn)的業(yè)務(wù)與策略

外貿(mào)型出口企業(yè)一般都沒有自己的生產(chǎn)實體，接單后需尋找合適的生產(chǎn)工廠，生產(chǎn)訂單產(chǎn)品。為保證產(chǎn)品的交期、質(zhì)量等，在產(chǎn)品生產(chǎn)過程中，外貿(mào)公司需指派外貿(mào)跟單員跟蹤出口產(chǎn)品的生產(chǎn)進度、生產(chǎn)質(zhì)量和產(chǎn)品包裝等業(yè)務(wù)。這些工作都至關(guān)重要，任何一個環(huán)節(jié)出錯都可能導(dǎo)致無法挽回的損失。下面以服裝跟單為例，結(jié)合實例，從生產(chǎn)進度跟蹤、生產(chǎn)質(zhì)量跟蹤和產(chǎn)品包裝跟蹤三個方面，對外貿(mào)跟單員跟蹤出口產(chǎn)品生產(chǎn)環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)過程及其對策進行分析。

一、生產(chǎn)進度跟蹤

外貿(mào)公司和工廠簽訂內(nèi)貿(mào)生產(chǎn)合同后，跟單員要督促生產(chǎn)企業(yè)盡快下達生產(chǎn)通知單，生產(chǎn)開始后，需跟蹤生產(chǎn)進度，以保證貨物的交期。

（一）容易出現(xiàn)的問題

1. 貨物生產(chǎn)滯后，不能趕上交期。生產(chǎn)跟單最常見，也最讓人揪心的問題就是工廠生產(chǎn)滯后，導(dǎo)致出現(xiàn)訂單可能趕不上交期的困境。工廠生產(chǎn)滯后的原因可能是原材料未及時到位、急單插入、機器出現(xiàn)故障、生產(chǎn)管理不善、國家臨時限電，或者外商要求臨時調(diào)整修改一些東西或一些細節(jié)未按原計劃時間給工廠，導(dǎo)致工廠不能及時上線生產(chǎn)等。例如，某服裝外貿(mào)公司2015年一季度接到一訂單，因為輔料（拉鏈）沒有提前到位，導(dǎo)致工廠半工半停滯狀態(tài)生產(chǎn)了近半個月。這就是“原材料未及時到位”原因?qū)е律a(chǎn)滯后的例子。

2.工廠訂單再外包問題。有的工廠在進度趕不上時，會將訂單的一部分外發(fā)其他廠生產(chǎn)，若工廠對外發(fā)廠（外包廠）的生產(chǎn)跟蹤不利，外貿(mào)公司的跟單員又沒有及時發(fā)現(xiàn)工廠外發(fā)的行為，就有可能出現(xiàn)因外發(fā)廠未按計劃進度生產(chǎn)或因外發(fā)廠生產(chǎn)出現(xiàn)嚴重的質(zhì)量問題而導(dǎo)致交期延誤的后果。例如，外貿(mào)公司找A服裝廠生產(chǎn)女士牛仔褲30萬件，2個月后交貨；1個月后，A服裝廠發(fā)現(xiàn)趕不上交期，臨時找到外發(fā)工廠B生產(chǎn)。由于A工廠生產(chǎn)緊張，沒有對B工廠全程跟單，只在B工廠生產(chǎn)初期進行了把關(guān)，之后未跟蹤，直到交期的前一周，A工廠才發(fā)現(xiàn)B工廠的生產(chǎn)質(zhì)量出了問題，嚴重到基本達不到要求，甚至要報廢的狀況。但此時已趕不上交期。整個過程中，外貿(mào)公司的跟單員并沒有發(fā)現(xiàn)A廠再外包的情況，最終導(dǎo)致這個訂單出現(xiàn)了嚴重的失誤。

3.進度跟催中的溝通問題。外貿(mào)跟單員發(fā)現(xiàn)工廠有生產(chǎn)滯后的情形時，一般會第一時間與工廠聯(lián)系，要求工廠加緊進度。此時，若跟單員缺乏溝通能力或技巧，就無法達到有效催單。例如，有的外貿(mào)跟單員對產(chǎn)品生產(chǎn)一知半解，催單時不能準確找到生產(chǎn)滯后的原因，與工廠溝通時很被動，尤其是碰到生產(chǎn)技術(shù)上的問題，溝通時往往驢頭不對馬嘴。再如，有的跟單員催單時態(tài)度過于強硬，溝通毫無技巧，常以命令式的語氣要求工廠加快進度，最終不但沒有達到催單的效果，還導(dǎo)致了雙方更激烈的矛盾；有的跟單員則過于客氣，趕催進度時完全不能引起工廠重視，催單也無效。

（二）跟單策略選擇

1.要用設(shè)計進度跟蹤表來跟蹤生產(chǎn)進度。一般來說，任何訂單產(chǎn)品的生產(chǎn)都必須讓工廠在生產(chǎn)前提交一個TIMETABEL（生產(chǎn)進度計劃表），需要特別提醒的是，生產(chǎn)進度計劃表中的“計劃產(chǎn)能”數(shù)據(jù)要盡量準確，寧可保守，也不要盲目樂觀。同時，跟單員需要用設(shè)計進度跟蹤表來跟蹤計劃完成情況，以便讓跟蹤工作變得清晰易查詢。進度跟蹤表需包括實際與計劃生產(chǎn)的對比數(shù)據(jù)，實際進度內(nèi)容需詳細具體，例如，服裝生產(chǎn)進度跟蹤表設(shè)計時，要將布輔料到位情況、各工藝進度（如裁床進度、印花進度、繡花進度、平車進度、坎車進度、打邊進度等）、尾部進度（檢查打包等）等都設(shè)計到表格中。

2.要通過積極跟蹤處理好進度落后情況。積極跟蹤實際生產(chǎn)數(shù)據(jù)是保證生產(chǎn)進度不出現(xiàn)大問題的關(guān)鍵。跟單員可以根據(jù)不同的情形，做不同的進度跟蹤（催單）規(guī)劃，例如，對跟催要求高的訂單或首次合作的工廠，可適當增加催單的次數(shù)；若發(fā)現(xiàn)進度落后情況，要及時查找原因，妥善解決。例如，文章前述的某服裝外貿(mào)公司2015年一季度的訂單，由于輔料（拉鏈）沒有提前到位，導(dǎo)致工廠半工半停滯狀態(tài)生產(chǎn)了近半個月，該例中外貿(mào)公司跟單員及時發(fā)現(xiàn)了情況，并了解到輔料沒有到位的原因主要是工廠確認好輔料明細（主要是拉鏈尺寸等）后下單給拉鏈廠時已近過年，拉鏈廠工人回家過年導(dǎo)致了拉鏈未及時生產(chǎn)。由于發(fā)現(xiàn)得早，跟催及時，后期輔料到位比較快，這個訂單最終沒有延誤交期，實現(xiàn)了安全走貨。

3.要充分了解工廠訂單是否再發(fā)包并及時跟進。外貿(mào)跟單員要警惕工廠再外包情況的發(fā)生，一方面可以在生產(chǎn)合同中列明“不可轉(zhuǎn)包”或“外包需提前告知”等條款；另一方面則是在出現(xiàn)進度落后情況時，多加留意工廠的再外發(fā)行為。若出現(xiàn)工廠必定要外包的情形，則要對外發(fā)廠做緊密跟蹤，尤其注意由于外發(fā)廠生產(chǎn)質(zhì)量不到位導(dǎo)致最終無法按時交貨的情況發(fā)生。最保險的做法是，要求工廠先小部分試單，對外包廠滿意后，再增加訂單數(shù)量，例如，一個1萬數(shù)量的外包單，可以第一批1000件，送到工廠檢驗沒問題后，逐步增加外發(fā)數(shù)量。這樣可以較好地控制風險。

4.要注意催單時溝通的有效性。外貿(mào)公司與工廠之間，更多的是合作，而不是上下級關(guān)系。因此，外貿(mào)跟單員在催單溝通過程中，首先要注意溝通角度，要與工廠共同解決問題，而不是命令工廠按照我們的要求做。其次，跟單員要注意提高自身的專業(yè)修養(yǎng)。只有對生產(chǎn)工藝、生產(chǎn)流程熟悉，才能與工廠無縫交流，促成有效催單。最后，要有意識地學(xué)習(xí)、鍛煉與使用溝通技巧，例如，溝通時先傾聽后發(fā)表意見；同樣的話試著換個角度說；借助現(xiàn)代化通訊手段“潤物細無聲”地拉近與工廠聯(lián)系人之間的距離等等。

二、生產(chǎn)質(zhì)量跟蹤

產(chǎn)品生產(chǎn)過程中，外貿(mào)跟單員還需根據(jù)外商對產(chǎn)品品質(zhì)的要求，跟蹤產(chǎn)品生產(chǎn)質(zhì)量。

（一）容易出現(xiàn)的問題

1.產(chǎn)品工藝單描述不清晰或有錯誤。產(chǎn)品進入生產(chǎn)環(huán)節(jié)，跟單員首先要將工藝單翻譯成中文發(fā)給工廠，產(chǎn)品工藝單描述是否準確、清晰，將直接影響產(chǎn)品的生產(chǎn)質(zhì)量。以服裝為例，服裝工藝單上一般會有款式結(jié)構(gòu)圖、面輔料詳情、服裝規(guī)格尺寸信息、各工序工藝要求（如裁剪、縫紉、整燙等工藝的要求）等。由于細節(jié)較多，很容易出錯，諸如：（1）服裝主料（面料）涉及到品種、紗支、結(jié)構(gòu)、克重、顏色等的描述是否清晰，顏色上要尤其注意特殊色，是否有特別要求，比如磨毛、絲光，防靜電、防皺等處理等；（2）服裝輔料涉及種類很多，包括拉鏈、繩、紐扣、雞眼、人字帶、花邊、丈巾（松緊帶）、羅紋、主嘜、洗水嘜、成份嘜、旗嘜、吊牌、袋牌、裝飾牌等。任何一個輔料都要注意，不能忽略，如拉鏈是否指定（如YKK），拉鏈尺寸是否正確，梭織布有無說明是否需要染色等。

2.原材料質(zhì)量不符合要求。產(chǎn)品原材料有主、輔料之分，其中任何一個原材料，即便是很小的、看上去微不足道的一個輔料出現(xiàn)問題，都有可能導(dǎo)致最終產(chǎn)品不符合要求。以服裝為例，服裝的主料為面料，有可能會出現(xiàn)面料廠出大貨時偷工減料，或者混進次品面料的情況。而服裝的輔料多而雜，有些輔料往往容易被忽略，更容易出現(xiàn)質(zhì)量問題，包括：（1）染色問題，有些輔料，如人字帶、花邊、拉鏈布帶的色牢出現(xiàn)問題或用了禁用染料；（2）水洗標問題，外商要求水洗標用編織工藝包邊，有的工廠為節(jié)約成本用了切割邊；（3）吊牌標貼問題，有些外商要求吊牌背面粘貼一個用來表示貨號、產(chǎn)地、顏色和條形碼的標貼，標貼的形狀和材質(zhì)容易出現(xiàn)錯誤。

3.某道生產(chǎn)工序出現(xiàn)問題。產(chǎn)品生產(chǎn)一般都要經(jīng)過多道工序，其中任何一個工序出錯都會影響產(chǎn)品質(zhì)量。以針織服裝為例，在織貨時有可能出現(xiàn)粗幼毛、走字碼、針路、污漬、單毛、漏針、爛孔、扭骨等問題；在縫盤方面，容易出現(xiàn)縫毛顏色、膊帶配色不符合要求等問題；在洗水方面，容易出現(xiàn)洗水后色差較大、烘干后手感不符合要求、動物毛類洗水后出現(xiàn)異味等問題；燙衣工序則有可能出現(xiàn)極光、坑條織物燙得過開、光絲物燙后扭骨不對稱等問題，打鈕工序中打鈕線及鈕門線配色出現(xiàn)問題等。這里涉及的專業(yè)術(shù)語較多，跟單員若對生產(chǎn)工序不求甚解，就很難準確發(fā)現(xiàn)問題，也便無法有效跟蹤生產(chǎn)質(zhì)量了。

4.工廠因趕工降低產(chǎn)品質(zhì)量。有些工廠因為交期臨近，在加緊生產(chǎn)的同時，產(chǎn)品質(zhì)量有所下降。特別是文章前面提到的生產(chǎn)再外發(fā)時，這樣的情況極有可能出現(xiàn)。有些跟單員為避免因交期延誤出現(xiàn)的麻煩，會默許工廠這么做，允許產(chǎn)品質(zhì)量出現(xiàn)一定的偏差。但這樣做的后果往往很嚴重，雖然保證了交期，但外商對產(chǎn)品質(zhì)量的質(zhì)疑會影響公司的信譽，直接影響長期合作。

5.外商親自查貨過程中出現(xiàn)問題。外商查貨一般會分中期查貨和尾期查貨。以服裝為例，中期查貨一般安排在有30%-40%成衣出來的時候進行，主要查驗織法、字碼、尺寸等；而尾期必須80%，甚至部分要求嚴格的客戶要100%裝箱后，進行抽箱開箱拆袋查驗，主要針對尺寸、重量、顏色、洗燙、輔料、包裝等的查驗。無論是中期查貨，還是尾期查貨，若查貨出現(xiàn)問題，都會影響交貨時間及交貨質(zhì)量。外商查貨過程中可能出現(xiàn)以下問題：（1）跟單員沒有積極協(xié)助查驗工作，例如沒有與外商溝通好看貨日期，沒有提前準備好相關(guān)產(chǎn)品或資料，給外商留下了不好的印象，甚至出現(xiàn)外商拒絕查貨的情況；（2）跟單員陪同查貨時，一問三不知，對產(chǎn)品或生產(chǎn)不甚了解；（3）跟單員沒有及時通知與監(jiān)督相關(guān)部門，糾正外商查貨過程中發(fā)現(xiàn)的問題。

（二）跟單策略選擇

要做好質(zhì)量跟蹤，外貿(mào)跟單員需要多到車間學(xué)習(xí)，不僅要熟悉產(chǎn)品，還要熟悉生產(chǎn)的每一道工序，這是質(zhì)量跟蹤的基本功。在此基礎(chǔ)上參考以下建議。

1.要準確傳達外商對產(chǎn)品質(zhì)量的要求。生產(chǎn)前要把外商對產(chǎn)品及其生產(chǎn)的要求準確傳達給工廠，其中尤其注意工藝單問題。對于外方提供的工藝單，一要準確譯出客人的原意；二要對照往年相似工藝單進行核對（尤其是老客戶），看是否有新的變化或者是有不對的地方，著重看一下有無特殊要求；三要遇到任何不清之處必須積極與外商溝通，例如服裝尺寸方面，有時會出現(xiàn)由于外商提供的跳檔尺寸不合理，制版時變形的情況，那就需要和外商溝通調(diào)整。如外商有說不明白的地方可按照訂單常規(guī)操作要求處理，切忌自以為是，亂做主張。

2.要嚴格地規(guī)避原材料出現(xiàn)質(zhì)量問題。首先要注意主料、輔料一視同仁，都需嚴格把關(guān)；其次注意在日常工作中積累與匯總輔料易出錯點，以免重復(fù)犯錯；再次，在打樣時，就考慮找一些好做、好找的輔料，減少大貨生產(chǎn)不必要的麻煩；最后，輔料尋找出現(xiàn)困難或問題時，及時與外商溝通解決。

3. 要全面跟蹤生產(chǎn)過程，保證產(chǎn)品質(zhì)量。外貿(mào)跟單員首先要記住“產(chǎn)品質(zhì)量是訂單的生命”，生產(chǎn)過程中無論出現(xiàn)何種情況，都不能以犧牲質(zhì)量為代價。例如，決不能允許工廠出現(xiàn)為趕工而降低產(chǎn)品品質(zhì)的情況，質(zhì)量跟交期比起來，永遠是第一，其他亦是如此。同時，跟單員需從生產(chǎn)工序跟蹤、半成品檢查、成品檢查等方面著手，全面跟蹤生產(chǎn)質(zhì)量。例如，前述的針織服裝，需要對織貨、縫盤、洗水等各道工序及其半成品、成品進行跟蹤與檢查。

4.要與工廠一起做好外商查貨工作。若外商有親自查貨要求，外貿(mào)跟單員要與工廠一起積極配合：首先，外商查驗之前，要先了解貨品的生產(chǎn)進度，提前與外商溝通好看貨日期，尤其是尾期檢查，更是要注意外商的查驗時間要求。其次，中期檢查時要注意提前準備好齊色齊碼，洗燙好；尾期查貨之前確認包裝進度，并注意成衣包裝正確與否。再次，外商檢查之前，先做好自我檢查，掌握生產(chǎn)具體情況，若外商查貨發(fā)現(xiàn)問題，外貿(mào)跟單員需與工廠一起積極解決問題，例如，中期查貨后要將外商的更正要求及時通知生產(chǎn)部，盡快改正前期生產(chǎn)中的不足之處；尾期查驗完之后需要返工的盡快返工等。

三、包裝跟蹤

產(chǎn)品包裝是產(chǎn)品不可或缺的一部分，包裝一般由工廠負責采購，并在工廠完成包裝作業(yè)，包裝跟蹤是外貿(mào)跟單員跟蹤產(chǎn)品生產(chǎn)環(huán)節(jié)的重要組成。

（一）容易出現(xiàn)的問題

1. 包裝材料或規(guī)格不符合要求。產(chǎn)品包裝分為銷售包裝和運輸包裝。從材質(zhì)看，又分為紙包裝、塑料包裝、木包裝、金屬包裝等。以服裝為例，其包裝一般以“膠袋+紙箱”為主。其中，膠袋為內(nèi)包裝（銷售包裝），紙箱為外包裝（運輸包裝）。服裝內(nèi)外包裝的材料或規(guī)格可能出現(xiàn)的問題包括：（1）膠袋用材錯誤，例如外商要求用PE膠袋，工廠卻使用了OPP膠袋；（2）紙箱要求為三瓦楞（七層）紙箱，工廠卻用了三層瓦楞紙箱；（3）膠袋或紙箱尺寸沒有按照要求采購；（4）紙箱不符合環(huán)保要求，如使用了覆膜、涂臘的瓦楞紙板等。包裝用材或規(guī)格不符合要求可能會造成較大的經(jīng)濟損失，甚至可能被外商拒收，以紙箱尺寸問題為例，某牛仔褲訂單，外貿(mào)公司在外商尾查后準備裝箱出運時，發(fā)現(xiàn)立方數(shù)遠大于訂艙時的體積，經(jīng)核實是工廠更改紙箱實際規(guī)格（尺寸）后未通知外貿(mào)公司，而外貿(mào)公司是根據(jù)原始箱單數(shù)據(jù)訂艙的，當時是臨近報關(guān)前一天，貨代根本沒時間再去找柜子，又是外商規(guī)定的走貨時間，外貿(mào)公司只好連夜與外商溝通，外商最后同意抽出一個款式延遲一周出運，否則多出的款式全部走空運的話，損失就很大了。

2.包裝上印刷或標貼的內(nèi)容有誤。內(nèi)外包裝上一般都有各自的印刷或標貼內(nèi)容，以服裝為例，其內(nèi)包裝（膠袋）上一般印有環(huán)保標志、警示語、品牌印字等內(nèi)容，并可能貼有尺碼貼、配比貼等標貼。其中環(huán)保標志是在三個箭頭組成的循環(huán)三角形中間加上數(shù)字的標志（數(shù)字1-7）。數(shù)字表示膠袋材質(zhì)，例如常用的服裝PE膠袋用數(shù)字4表示。警示語內(nèi)容一般為：“WARNING- THIS BAG IS NOT A TOY. TO AVOID DANGER OF SUFFOCATION， KEEP AWAY FROM BABIES AND CHILDREN. DO NOT USE IN CRIBS， BEDS， CARRIAGES OR PLAY PENS.”。大意是膠袋不是玩具，為防止窒息危險，不要給小孩玩等。品牌印字、尺碼貼、配比貼內(nèi)容根據(jù)外商要求印制。內(nèi)包裝上的內(nèi)容比較容易出現(xiàn)錯誤的是警示語，主要是出現(xiàn)印刷位置、顏色、字體、字號、所用語言、邊框要求等不符合要求的情況。對于服裝而言，一般只印有運輸標志（嘜頭），無指示性標志及警告性標志。運輸標志包括正嘜和側(cè)嘜，其內(nèi)容要嚴格按照外商要求寫，并在外商確認后印刷，一般不會出錯。比較容易出錯的是印刷未使用環(huán)保型油墨。

3.包裝作業(yè)錯誤。包裝作業(yè)要注意符合外商要求，這一工作看似簡單，卻有可能出現(xiàn)諸多問題。以服裝的裝箱作業(yè)為例，可能出現(xiàn)的問題有：（1）包裝時拷貝紙、吊牌貼紙、掛卡、配比貼、膠釘或膠索等的位置不正確；（2）未按外商要求裝箱，例如，合同要求一件衣服一個（?。┠z袋，每個配比一個大膠袋，獨色混碼裝，即裝箱時同一個紙箱內(nèi)裝一個顏色、尺碼齊全的衣服；（3）同一包裝內(nèi)同顏色衣服的色差問題。有些服裝的染色工藝很難控制每件衣服的顏色都一致，外商一般也允許一定的染色差距范圍（缸差），尤其是獨色混碼裝，必須要保證一個配比里的衣服顏色要一致。

4. 封箱作業(yè)不符合外商要求。服裝的封箱作業(yè)以透明膠帶黏合為主，不同的國家有時會有不同的要求。比較容易忽略的是同一個外商、同一類產(chǎn)品的訂單，封箱要求有時也會有差異。例如某服裝外貿(mào)公司2015年1月29日同時接到一Danmark（丹麥）客戶的三個訂單，訂單產(chǎn)品大部分相同，分發(fā)到不同的區(qū)域。三個訂單中兩個訂單對封箱無特殊要求，其中一個訂單內(nèi)對封箱作業(yè)做了如下要求：PLEASE USE YELLOW TAPE TO CLOSE THE CARTONS. PLEASE MAKE SURE THAT THE YELLOW TAPE IS VISIBLE ON ALL SIDES OF THE CARTONS，意思是“請使用黃色膠帶封箱，并確保紙箱各個側(cè)面均見黃色膠條”。

（二）跟單策略選擇

包裝環(huán)節(jié)的跟單對策主要包括兩個方面。一是準確傳達外商要求，有示意圖的給示意圖，沒圖的文字要具體清晰；二是一切嚴格按照外商要求包裝與檢查，包括：包裝材料、包裝規(guī)格、包裝標志、包裝作業(yè)、封箱操作，以及環(huán)保要求等，不忽視任何一個環(huán)節(jié)。

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