淺議集中采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的財(cái)務(wù)管控

王愛云

【摘 要】隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的日益加劇以及越來越多的集團(tuán)企業(yè)的誕生，利用集團(tuán)優(yōu)勢(shì)進(jìn)行成本控制是大家普遍采用的作法，而物資采購(gòu)成本在總成本中所占比例高達(dá)50%～60%，控制采購(gòu)成本成為提高利潤(rùn)的一項(xiàng)重要手段。集中采購(gòu)由于在采購(gòu)價(jià)格上的明顯優(yōu)勢(shì)所帶來的成本效益，為越來越多的企業(yè)所采用。但是由于各個(gè)集團(tuán)企業(yè)自身管理水平、經(jīng)營(yíng)規(guī)模等客觀因素的限制，集中采購(gòu)在帶來成本優(yōu)勢(shì)的同時(shí)，也帶來了各種各樣的風(fēng)險(xiǎn)，諸如，采購(gòu)計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)、支付風(fēng)險(xiǎn)、保管風(fēng)險(xiǎn)及供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)等。

本文以目前所在單位宏昆集團(tuán)為例，結(jié)合集中采購(gòu)實(shí)際運(yùn)行情況，對(duì)財(cái)務(wù)工作之于集中采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管控所發(fā)揮的作用進(jìn)行了深入分析和探討。本文基于對(duì)財(cái)務(wù)工作在集中采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管控過程中發(fā)揮的作用進(jìn)行了探討，分析了該集團(tuán)目前集中采購(gòu)活動(dòng)各關(guān)鍵控制點(diǎn)存在的管理不足及缺陷，并從財(cái)務(wù)管控角度提出了改進(jìn)的建議和措施。本文所提出的觀點(diǎn)，對(duì)于集中采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管控具有一定的理論指導(dǎo)意義和實(shí)際參考價(jià)值。

【關(guān)鍵詞】集中采購(gòu)；采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)；財(cái)務(wù)管控

對(duì)企業(yè)集團(tuán)的物資進(jìn)行集中化采購(gòu)，主要的含義是指，集團(tuán)或組織在采購(gòu)商品時(shí)，進(jìn)行統(tǒng)一集中的供應(yīng)商的管理與評(píng)估、采購(gòu)價(jià)格管理、采購(gòu)招投標(biāo)管理，負(fù)責(zé)匯集分、子公司采購(gòu)申請(qǐng)并進(jìn)行調(diào)整匯總，形成集團(tuán)采購(gòu)計(jì)劃，并進(jìn)行集中訂購(gòu)業(yè)務(wù)和集中結(jié)算業(yè)務(wù)。分公司和子公司根據(jù)需求向總部提出采購(gòu)申請(qǐng)，進(jìn)行收貨入庫(kù)，反饋收貨狀況給總部。這種方式特別適用于大型的集團(tuán)公司大宗物資的采購(gòu)。集團(tuán)公司可以通過這種方式，實(shí)現(xiàn)企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部資源的高度整合，并可以對(duì)其進(jìn)行從宏觀到微觀的具體調(diào)控，從根本上提高采購(gòu)效率及降低采購(gòu)成本，進(jìn)而降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。

實(shí)現(xiàn)集團(tuán)物資的集中化采購(gòu)對(duì)于有效控制采購(gòu)成本、整合集團(tuán)內(nèi)、外部資源、提高產(chǎn)品或服務(wù)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，具有非同一般的作用。而集中采購(gòu)在發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)的同時(shí)，其運(yùn)行過程中也會(huì)隨之產(chǎn)生各種各樣的風(fēng)險(xiǎn)。

集中采購(gòu)全過程包括計(jì)劃、審批、詢價(jià)、招標(biāo)、簽約、驗(yàn)收、付款等環(huán)節(jié)，根據(jù)集團(tuán)內(nèi)部職能分工，財(cái)務(wù)管控的重點(diǎn)在于計(jì)劃、審批、簽約、驗(yàn)收、付款、保管環(huán)節(jié)。

一、目前集團(tuán)集中采購(gòu)的現(xiàn)狀及存在的風(fēng)險(xiǎn)

作為一家主營(yíng)商務(wù)會(huì)館業(yè)務(wù)、兼營(yíng)星級(jí)酒分公司管理的集團(tuán)企業(yè)，由于分分公司越開越多，宏昆集團(tuán)在2012年成立了集中采購(gòu)中心，主要負(fù)責(zé)集團(tuán)內(nèi)各分分公司的物資采購(gòu)業(yè)務(wù)，以期通過集中采購(gòu)，達(dá)到控制采購(gòu)成本、降低采購(gòu)費(fèi)用、提高采購(gòu)效率的目的。但由于相關(guān)流程制度不完善、管理人員水平有限等原因，并未達(dá)到集中采購(gòu)的預(yù)期目標(biāo)。下面就其采購(gòu)現(xiàn)狀及其所帶來的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析。

1.采購(gòu)計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn)

目前各分公司采購(gòu)計(jì)劃分為周及月度、年度采購(gòu)計(jì)劃。

年度采購(gòu)計(jì)劃是根據(jù)年度物品需求預(yù)算（全面預(yù)算的一部分）進(jìn)行編制，由于市場(chǎng)供需關(guān)系變化不定，不能全面預(yù)測(cè)，導(dǎo)致該采購(gòu)計(jì)劃不準(zhǔn)確；周及月度采購(gòu)計(jì)劃由各分公司庫(kù)房主管負(fù)責(zé)上報(bào)，由于其非實(shí)際使用部門，且人員水平參次不齊，導(dǎo)致月度采購(gòu)計(jì)劃不準(zhǔn)確。由于采購(gòu)計(jì)劃不準(zhǔn)確及經(jīng)營(yíng)環(huán)境瞬息萬(wàn)變，大量零星采購(gòu)及加急采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)運(yùn)而生，導(dǎo)致集中采購(gòu)無(wú)法充分發(fā)揮量的優(yōu)勢(shì)，進(jìn)而無(wú)法取得價(jià)格優(yōu)勢(shì)。

由于采購(gòu)計(jì)劃不準(zhǔn)確，往往導(dǎo)致兩種極端情況發(fā)生：一是存貨積壓，大量占用資金及管理成本；二是物資短缺，不能滿足日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)需要，影響服務(wù)品質(zhì)。

目前集團(tuán)內(nèi)各分公司采購(gòu)申請(qǐng)，尤其是零星或加急采購(gòu)申請(qǐng)，一般不通過財(cái)務(wù)部門審核，而直接由使用部門負(fù)責(zé)人及總經(jīng)理簽批后直接下達(dá)采購(gòu)部門，這樣會(huì)出現(xiàn)實(shí)際有庫(kù)存而重復(fù)采購(gòu)的現(xiàn)象發(fā)生，導(dǎo)致資源浪費(fèi)。

2.合同風(fēng)險(xiǎn)

集團(tuán)采購(gòu)部在與供應(yīng)商進(jìn)行合同簽訂時(shí)，合同條款草擬不規(guī)范、不統(tǒng)一、缺乏風(fēng)險(xiǎn)及自我保護(hù)意識(shí)，對(duì)于重要的涉及結(jié)算及驗(yàn)收條款不加重視，容易發(fā)生合同欺詐風(fēng)險(xiǎn)。

3.驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)

目前集團(tuán)各公司在對(duì)到貨物資進(jìn)行驗(yàn)收時(shí)，主要是由庫(kù)房人員進(jìn)行，缺少使用部門及采購(gòu)部門的驗(yàn)收，且缺乏監(jiān)督檢查機(jī)制。容易導(dǎo)致將不合格物資驗(yàn)收入庫(kù)，給企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失。

為解決上述問題，集團(tuán)建立了庫(kù)房收驗(yàn)貨獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制：以退貨物資進(jìn)價(jià)的10%給予退貨提成。此機(jī)制的提出，目的是好的，但在實(shí)際操作中，由于未制訂合理嚴(yán)謹(jǐn)?shù)木唧w操作辦法，導(dǎo)致個(gè)別庫(kù)管人員鉆空子，為了多拿提成而填寫虛假退貨報(bào)告。

4.支付風(fēng)險(xiǎn)

雖然集團(tuán)實(shí)現(xiàn)了物資的集中采購(gòu)，但貨款支付仍采取各公司自行支付的方式，由于集團(tuán)資金是集中化管理，每月結(jié)賬期由各公司上報(bào)資金使用計(jì)劃，但由于資金使用計(jì)劃編制不準(zhǔn)確，經(jīng)常出現(xiàn)資金短缺，導(dǎo)致逾期支付貨款，影響企業(yè)聲譽(yù)及信用等級(jí)。

各公司財(cái)務(wù)部在進(jìn)行貨款支付時(shí)，主要以發(fā)票及入庫(kù)單為付款依據(jù)，未征得使用部門認(rèn)可，未了解物資實(shí)際使用效果，導(dǎo)致款項(xiàng)盲目支付而后續(xù)服務(wù)及不合格物資的退換貨問題無(wú)法順利解決。

5.保管風(fēng)險(xiǎn)

集中采購(gòu)物資到位后，存放在統(tǒng)一的庫(kù)房?jī)?nèi)，由于庫(kù)管人員專業(yè)水平不夠，存放條件不符合要求，導(dǎo)致一些存貨變質(zhì)；庫(kù)管人員責(zé)任心不夠，不能及時(shí)關(guān)注物品保質(zhì)期，導(dǎo)致存貨過期無(wú)法正常使用。

一方面，對(duì)于零流動(dòng)或移動(dòng)慢的物資，未給予關(guān)注及處理，造成物資積壓、資金沉淀。另一方面，過度追求“零庫(kù)存”，而忽略了采購(gòu)周期，導(dǎo)致存貨短缺、斷貨，嚴(yán)重影響正常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。

6.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)

目前集團(tuán)采購(gòu)部在選擇供應(yīng)商方面，以價(jià)格低為主要依據(jù)，而忽略了質(zhì)量、售后服務(wù)及供貨時(shí)間、誠(chéng)信、履約能力等其他因素，未能綜合考核供應(yīng)商，帶來供應(yīng)商選擇風(fēng)險(xiǎn)。

二、應(yīng)對(duì)集中采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的財(cái)務(wù)管控措施及建議

簽于集團(tuán)目前集中采購(gòu)存在的上述問題，財(cái)務(wù)部門從本職工作出發(fā)，在關(guān)鍵控制點(diǎn)上提出以下幾點(diǎn)管控措施及建議：

1.采購(gòu)計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn)財(cái)務(wù)管控

首先，建議將物資采購(gòu)業(yè)務(wù)劃分為集中采購(gòu)、零星采購(gòu)（或加急采購(gòu)），而不是現(xiàn)在的“一把抓式”的全部納入集中采購(gòu)范疇；對(duì)于采購(gòu)量大、標(biāo)準(zhǔn)化程度高、需求穩(wěn)定的物資，采取集中采購(gòu)方式，充分發(fā)揮集中采購(gòu)的規(guī)模優(yōu)勢(shì)，降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效率；對(duì)于一些標(biāo)準(zhǔn)化程度低、用量少、突發(fā)性的物資采購(gòu)需求，發(fā)揮公司自行采購(gòu)的靈動(dòng)性，既可以提高采購(gòu)效率、又可以滿足部門特殊使用要求；

其次，由熟悉業(yè)務(wù)狀況及顧客需求的使用部門提出采購(gòu)申請(qǐng)，由財(cái)務(wù)部門根據(jù)庫(kù)存現(xiàn)狀修正采購(gòu)數(shù)量、上報(bào)采購(gòu)計(jì)劃，從而確保采購(gòu)量既滿足經(jīng)營(yíng)需要，又不會(huì)造成過度采購(gòu)或重復(fù)采購(gòu)。

2.合同風(fēng)險(xiǎn)財(cái)務(wù)管控

在簽訂合同過程中，做到以下幾點(diǎn)，即可將合同風(fēng)險(xiǎn)降至盡可能低的水平：

（1）制訂合同模板，盡量以我方提供合同模板簽約。

（2）規(guī)范合同模板內(nèi)容，重點(diǎn)完善以下條款：付款方式、質(zhì)保金、發(fā)票開據(jù)、退換貨規(guī)定、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、交貨地點(diǎn)、運(yùn)費(fèi)承擔(dān)、糾紛解決等，維護(hù)公司利益。

（3）合同審批增加財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門審核環(huán)節(jié)，雙重保險(xiǎn)，降低簽約風(fēng)險(xiǎn)。

3.驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)財(cái)務(wù)管控

由于到貨物資驗(yàn)收工作主要由庫(kù)管人員完成，而庫(kù)房隸屬財(cái)務(wù)部，且此環(huán)節(jié)非常重要，管控措施包括：

（1）匯同各相關(guān)部門針對(duì)不同物資制訂明確詳細(xì)的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。

（2）嚴(yán)格執(zhí)行崗位監(jiān)督機(jī)制，收貨時(shí)至少要有庫(kù)管員、使用部門人員、采購(gòu)員同時(shí)到場(chǎng)進(jìn)行收驗(yàn)貨。

（3）規(guī)范退貨提成制度，在退貨報(bào)告上嚴(yán)格要求以上三類崗位人員及供應(yīng)商簽字確認(rèn)，方可作為退貨依據(jù)，杜絕虛假退貨。

（4）庫(kù)管員及采購(gòu)員定期輪崗，避免關(guān)系密切導(dǎo)致舞弊發(fā)生。

4.支付風(fēng)險(xiǎn)財(cái)務(wù)管控

一是，采購(gòu)付款依據(jù)由以前的發(fā)票、入庫(kù)單，改為發(fā)票、入庫(kù)單、部門意見書，只有使用部門對(duì)產(chǎn)品滿意，方可進(jìn)行款項(xiàng)結(jié)算，為之后可能發(fā)生的質(zhì)量糾紛的解決，提供便利。

二是，對(duì)于集中采購(gòu)貨款的支付，統(tǒng)一由集團(tuán)財(cái)務(wù)中心進(jìn)行結(jié)算，既減少了資金調(diào)撥成本又減少了財(cái)務(wù)工作量，有利于資金集中管理，充分發(fā)揮資金價(jià)值及使用效率。

5.保管風(fēng)險(xiǎn)財(cái)務(wù)管控

庫(kù)房作為物資保管部門，對(duì)于物資安全責(zé)任重大，要做到以下幾點(diǎn)：

（1）合理制訂各項(xiàng)物資的安全庫(kù)存，確保不斷貨；安全庫(kù)存的確定為：

安全庫(kù)存量=每天的使用量×到貨時(shí)間周期

（2）對(duì)于一年以上無(wú)動(dòng)態(tài)或移動(dòng)慢的物資，定期在集團(tuán)內(nèi)各公司進(jìn)行公告，使各公司、各部門靈活安排調(diào)撥使用，降低存貨積壓，盤活資產(chǎn)。

（3）對(duì)于不同類型的存貨，依據(jù)儲(chǔ)存要求，進(jìn)行分類儲(chǔ)存，杜絕人為毀損、變質(zhì)風(fēng)險(xiǎn)。

（4）加強(qiáng)對(duì)庫(kù)管人員消防安全培訓(xùn)，能夠應(yīng)對(duì)突發(fā)事件，保護(hù)財(cái)產(chǎn)安全。

6.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)財(cái)務(wù)管控

供應(yīng)商管理，作為集中采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管控重中之重，意義非常重大，建議從幾下幾方面管控：

（1）建立物資使用反饋機(jī)制，由使用部門、采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)監(jiān)督部門定期召開協(xié)調(diào)溝通會(huì)，反饋、總結(jié)物資到貨、質(zhì)量等問題，制訂處理措施。

（2）建立供應(yīng)商信息庫(kù)，依據(jù)日常合作反饋的問題，建立“合格供應(yīng)商信息庫(kù)”、“不合格供應(yīng)商信息庫(kù)”，對(duì)于“合格供應(yīng)商”進(jìn)行評(píng)級(jí)，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商簽訂長(zhǎng)期購(gòu)銷合同，建立長(zhǎng)期戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系；對(duì)于“不合格供應(yīng)商”，可采取暫停合作或終止合作的方式，為企業(yè)規(guī)避供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)。

7.建立健全信息化系統(tǒng)

信息化系統(tǒng)的內(nèi)容包括：

（1）建立采購(gòu)平臺(tái)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)計(jì)劃上報(bào)、審批、供應(yīng)商發(fā)貨、物品驗(yàn)收、支付審批、質(zhì)量評(píng)價(jià)等功能為一體的信息化系統(tǒng)。

（2）建立合同管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同草擬、審核、審批、合同進(jìn)度款支付、合同變更、解除等于一體的信息化系統(tǒng)。

（3）充分利用財(cái)務(wù)軟件供應(yīng)鏈模塊功能，與采購(gòu)平臺(tái)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)安全庫(kù)存警戒、自動(dòng)編制常備庫(kù)存采購(gòu)計(jì)劃、實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化操作，減少手工勞動(dòng)，提高工作效率；建立信息化系統(tǒng)，集團(tuán)總部及各級(jí)管理部門，通過信息系統(tǒng)可以了解和掌握權(quán)限范圍內(nèi)的全部會(huì)計(jì)信息和業(yè)務(wù)信息，對(duì)本公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)實(shí)施及時(shí)、有效的動(dòng)態(tài)管理和全過程控制。通過各系統(tǒng)之前的無(wú)縫對(duì)接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享及電子單據(jù)的快速流轉(zhuǎn)，既使各相關(guān)部門能夠及時(shí)了解采購(gòu)進(jìn)度、付款進(jìn)度、庫(kù)存情況；又可以提高各部門協(xié)作能力，提高工作效率，降低采購(gòu)費(fèi)用；并且可以通過系統(tǒng)化管理，對(duì)采購(gòu)數(shù)據(jù)進(jìn)行積累，建立一套本單位的采購(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)，有利于今后的集中采購(gòu)決策。

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