項目風險的階段性管理

陳景俊

(聯(lián)合汽車電子有限公司市場部，上海 201206)

0 引言

項目風險是指項目運行過程中，發(fā)生損害或損失的可能性。

風險管理是項目管理的重要組成部分，是項目管理十大過程領域之一［1］，是對潛在的意外損失進行規(guī)劃、識別與分析、糾正及關閉的過程，它是對項目目標的主動控制。風險管理貫穿于項目管理的各個階段，強化風險管理、進行有效的階段性管理，可以在早期識別項目風險，避免或減輕項目過程中風險對產品開發(fā)、零件采購、工廠生產、設備投資、產品質量、產品成本及項目進度帶來的負面影響，對項目的成功具有重要意義。

1 風險管理的角色及職責

項目風險管理是項目團隊管理活動，需要項目組成員的共同努力完成，為做好風險管理，至少需任命以下四種角色，并由各角色承擔起相應職責。

風險管理小組由項目小組各成員組成，負責參與項目管理的全過程，包括風險管理規(guī)劃、風險識別與分析、制定風險措施，協(xié)助維護和更新風險清單，并對風險項進行措施落實和關閉。

1.1 風險管理組長

風險管理組長負責項目風險管理的全過程，組織風險管理會議，維護風險管理清單，更新風險庫，確保風險項被關閉。通常情況下風險管理組長由項目經理擔任。

1.2 風險庫管理員

風險庫是歷史項目管理中得到的經驗、教訓以及處理措施的匯總。

風險庫管理員負責風險清單模板維護，負責維護風險庫，確保歷史經驗教訓被重復引用。

1.3 風險管理委員會

風險管理委員會由風險管理小組成員的上級經理組成，負責確認風險措施，支持風險管理中糾正措施的制定和完成，確保歷史經驗教訓被重復利用，決定風險管理策略。

2 風險管理的階段劃分

基于項目風險的偶然性、可變性，項目風險管理需要按照圖1 所示進行階段劃分和管理。

圖1 風險管理階段劃分

2.1 風險管理規(guī)劃階段

風險管理規(guī)劃用于對風險管理活動的計劃和實踐形式進行決策，風險管理規(guī)劃階段需定義風險管理角色，風險管理模板等。

項目啟動后，風險管理組長應確定風險管理小組成員，基于歷史項目經驗，從風險庫管理員處獲取合適的風險庫，并確定風險判斷的依據。風險管理組長組織風險管理小組進行風險管理規(guī)劃，定義風險影響及嚴重性閥值，定義風險管理理會制度。風險管理會議也可與項目例會、項目管理委員會例會等合并進行。

2.2 風險識別與分析階段

風險識別是判斷哪些風險可能影響項目。風險識別包括確定風險、風險的來源、風險產生的條件。風險評估是在風險識別后，通過對項目所有不確定性和風險要素的考慮，確定風險發(fā)生的可能性大小、可能的影響范圍、危害程度、預期的發(fā)生時間和發(fā)生頻率。

風險識別是一個反復進行的過程，在項目生命周期中，風險管理組長應定期組織風險管理小組對項目中的風險進行識別，并記錄在項目風險清單中。項目風險庫、歷史項目經驗、項目質量評審的相關問題都有助于風險識別。在風險識別的不同階段，可以考慮如下因素(包括但不限于):①來自項目利益相關者的各種需求;②市場條款、法律規(guī)范;③項目目標、成本、進度及預算;④項目樣品制作、測試、模擬;⑤項目變更;⑥項目團隊的經驗能力

風險管理組長在風險清單中需注明風險的類別。描述風險產生及可能造成的結果。

風險管理組長組織風險管理小組對風險影響的嚴重性、風險發(fā)生的可能性進行評估。通常風險發(fā)生的嚴重性可以定義為高、中、低三個等級(表1)。

表1 風險發(fā)生的嚴重性等級

(續(xù))

風險發(fā)生的可能性可被定義為高、中、低三個等級(表2)。

表2 風險發(fā)生的可能性等級

風險管理組長負責根據風險發(fā)生的可能性、風險影響的嚴重性推算風險等級，風險等級通常被定義為高、中、低三個等級(圖2)。

圖2 風險影響的嚴重性推算等級

風險管理組長根據推算出的風險等級將風險進行排序，對于等級為“高”的風險要進行管理，制定和監(jiān)控風險措施;對于等級為“中”的風險，需進行監(jiān)控，并在下一次風險管理會議上進行再一次評估，如評估結果為“高”或“中”，則需制定和監(jiān)控風險措施;對于風險等級為“低”的風險項，在下一次風險管理會議上再進行評估，如連續(xù)評估為“低”，可適當降低評估頻率。

2.3 制定和監(jiān)控風險措施

此階段需對已識別風險進行措施制定，并監(jiān)控措施實施情況及風險降低情況。

風險管理組長組織風險管理小組對風險項制定相應的糾正措施(包括措施內容、實施人，實施期限和實施結果)，必要時取得風險管理委員會的支持，完成風險清單。風險糾正措施通常分為降低風險和接受風險兩大類別(圖3)。

圖3 制定和監(jiān)控風險措施

降低風險等級是指主動控制項目風險，通?？煞譃橐韵氯N措施:

(1)轉移風險:通過某種方式將風險的后果連同風險應對的權利和責任轉嫁給第三方，并將可能從該風險中獲得的利益也交第三方，項目團隊不再直接面對該風險。項目的風險應由各相關項目利益相關者分擔，轉移風險是將該風險交由最適宜承擔或最有能力進行損失控制的利益相關者承擔。適當、合理的轉移風險是項目良好運行的高水平管理手段。

(2)減少風險:降低風險發(fā)生的概率，或降低風險影響的嚴重性。該措施一般應有風險預防計劃、風險觸發(fā)因子、風險應急計劃三部分組成。

(3)避免風險:如果風險發(fā)生的概率很高、影響很嚴重，又沒有效的措施降低風險時，應改變原有計劃、目標、方案，使風險不再發(fā)生，從而避免該風險給項目帶來的損失。

接受風險是指不主動進行風險控制，通?？煞譃橐韵聝煞N措施:

(1)主動接受風險:不為處理風險而變更項目計劃，但建立應急措施，包含一定的時間、資金和資源，以備風險發(fā)生時使用。

(2)被動接受風險:接受風險的發(fā)生而不采取措施。該措施僅針對等級為“低”的風險。

風險管理組長必須跟蹤糾正措施的執(zhí)行，在定期的風險管理會議上更新風險清單中糾正措施的實施情況。

在風險糾正措施的監(jiān)控過程中，風險管理組長根據風險等級及相應的解決情況進行及時地預警和逐級匯報。對于沒有有效解決方案的及未能如期解決的風險，風險管理組長必須逐級上報到風險管理委員會，以獲取所需要的資源和支持。

風險管理組長需定期將風險清單分發(fā)至項目利益相關者，并持續(xù)跟蹤，直至風險項得以關閉。

2.4 風險管理關閉

鑒于風險發(fā)生的偶然性、可變性，在項目運行過程中，需不斷的重復“風險識別與分析”和“制定和監(jiān)控糾正措施”這兩個階段，直至項目結束。

項目結束時，風險管理組長需凍結風險管理清單，將凍結的清單交由風險庫管理員，由風險庫管理員將該項目的經驗教訓記錄存檔，從而對后續(xù)項目進行指導和幫助。

3 結語

作為項目全方位管理的重要一環(huán)，項目風險階段性管理可以加深對項目的認識與理解，澄清各方案的利弊，提高項目各種計劃的可行度，改善項目執(zhí)行，加強項目內部和外部的溝通，同時可以抓住機會并利用機會，保證項目目標的實現(xiàn)。

［1］ 項目管理協(xié)會. 項目管理知識體系指南(PMBOK 指南)［M］.5 版. 北京:電子工業(yè)出版社，2013.