糧食加工企業(yè)的銷售款和倉庫管理控制舉要

摘 要：對糧食加工企業(yè)而言，銷售款和倉庫管理環(huán)節(jié)存在著較大的風險。本文對規(guī)避這兩方面的風險控制手段進行了探討。

關(guān)鍵詞：糧食加工企業(yè)；銷售款；倉庫管理；控制

糧食加工企業(yè)，如果能有效控制銷售款和倉庫管理活動，不僅會在與競爭對手的競爭中處于有利的地位，提高其利潤水平，也可以抑制快速上漲的糧食價格，獲得更高的社會評價。

一、銷售款風險的控制措施

產(chǎn)品加工是糧食加工企業(yè)達成銷售的經(jīng)濟資源，貨款標志著公司的經(jīng)營業(yè)績，企業(yè)依靠其生存和發(fā)展。產(chǎn)品和貨款的安全性和完整性，是衡量企業(yè)是否健康經(jīng)營的試金石，也是其減少和杜絕經(jīng)營風險的有效手段。因此，銷售收款業(yè)務的主要目標應當是銷售的應收帳款風險控制措施是否到位，并作為重點在控制過程中予以關(guān)注。

1.客戶訂單和銷售傳票的開具。企業(yè)業(yè)務人員將訂單通過電子郵件交銷售內(nèi)勤，由內(nèi)勤人員統(tǒng)一填制一式三份的銷售發(fā)運單，一份交運輸部門做發(fā)貨依據(jù)，一份交業(yè)務室開票員處。開票員核對價格、是否現(xiàn)款還是賒銷、賬期和客戶是否存有舊賬問題，開銷售傳票一式六聯(lián)，傳交給財務部門發(fā)票開具人員。內(nèi)勤每天在和運輸部門核對銷售訂單后，編制匯總表連同訂單交銷售統(tǒng)計，憑此銷售統(tǒng)計方可計算運量，并作為月底公司財務部門結(jié)算運費的依據(jù)。

2.財務部門銷售發(fā)票的開具。開發(fā)票人員認真核對價格、是否現(xiàn)款還是賒銷、賬期和客戶是否存有舊賬問題，是賒銷的，蓋“賒銷”章，是現(xiàn)金銷售的蓋“現(xiàn)銷”章。發(fā)票開出后，財務聯(lián)和銷售統(tǒng)計聯(lián)留存，另四聯(lián)由銷售內(nèi)勤轉(zhuǎn)交運輸部門。

3.車輛空車過磅和庫房提貨。運輸部門車輛一旦提貨，必須先去磅房稱出空車重量，空車重量磅單由磅房打印出來，交給運輸部門司機。提貨時，庫房人員先要核對空車磅單，并按照銷售傳票上的數(shù)量和品名發(fā)貨。發(fā)貨并簽字后，提貨聯(lián)留存，其余交給運輸部門提貨人員。提貨車輛裝載貨物后，仍需到磅房進行貨物凈重和銷售傳票上的數(shù)量的核對，核對清楚后加蓋“檢重”章并簽字，提貨車輛出廠時憑出門聯(lián)和上述簽章仔細核對，無誤后予以放行。

4.到貨確認收款和欠款處理。運輸部門送貨到目的地后，銷售傳票中的“客戶聯(lián)”交由客戶驗收并在另一聯(lián)上簽收，交運輸人員，貨物收貨完成；賒銷的品種，由客戶出具欠款欠據(jù)交運輸部門帶回。賒銷的情形發(fā)生后，每周一由銷售統(tǒng)計人員列出超期未交回的應收款報企業(yè)財務部門，由財務部門通知關(guān)聯(lián)的業(yè)務人員催收。在期限內(nèi)沒有催收回來的欠款，業(yè)務人員需作出書面說明，財務部門也應和客戶進行電話溝通。5萬元以上欠款，每年底需要財務部門和業(yè)務人員一并去客戶處對賬書面確認。

以上列出了糧食加工企業(yè)貨款安全的控制程序，有利于糧食加工企業(yè)實行不相容職務分離和改善授權(quán)機制，以防止雖然有清晰的制度約束，但執(zhí)行不力而導致欺詐行為。從監(jiān)管的角度來看，它有助于實現(xiàn)內(nèi)部審計職能的一個很好的監(jiān)測和評估，使內(nèi)部審計機構(gòu)不是形式上的擺設(shè)，實現(xiàn)內(nèi)部控制框架的有效性和真實行。

二、倉庫管理的風險控制措施

加強日常管理，嚴格限制未經(jīng)授權(quán)的人員接觸倉庫。再次，建立倉庫存貨分類管理制度，對企業(yè)全部存貨按其重要程度、價值高低、耗用量大小和訂購難度等為標準，劃分出ABC類，分別管理，建立健全存貨的防火、防潮、防盜和防霉變措施。

1.關(guān)于成品入庫。入庫的加工成品，均需經(jīng)檢驗部門檢驗合格，出具批次產(chǎn)品檢驗合格證。倉庫管理員憑檢驗合格證辦理入庫手續(xù)。具體由檢驗部門開具合格證一式兩聯(lián)，一聯(lián)自留，一聯(lián)由負責打包的人員交倉庫管理員。打包人員憑檢驗合格證開具入庫單，同時抄送生產(chǎn)統(tǒng)計和倉庫。倉庫核對無誤后雙方簽字，倉庫入庫成功，并及時將信息錄入內(nèi)部電腦管理系統(tǒng)。

2.關(guān)于換貨。如果客戶需要換貨，由客戶向企業(yè)業(yè)務人員提出，由企業(yè)業(yè)務人員和銷售內(nèi)勤人員親臨客戶單位查驗準備換貨的產(chǎn)品。倘若是質(zhì)量問題造成的換貨，需要及時通知檢驗部門人員一并前往。經(jīng)查驗，可以換貨的，填寫換貨申請單，在允許數(shù)量內(nèi)予以換貨；超過數(shù)量限制的，需要報請領(lǐng)導批準。換貨時，倉庫管理員開具其他產(chǎn)品入庫單三聯(lián)，同時開具其他產(chǎn)品入庫單三聯(lián)，其數(shù)量應當和換貨申請單上數(shù)量、品種一致，并據(jù)此發(fā)貨。

3.關(guān)于倉庫轉(zhuǎn)移。從甲倉庫轉(zhuǎn)移至乙倉庫的入庫單由銷售內(nèi)勤人員開具，由接受轉(zhuǎn)移入庫的倉庫負責人和生產(chǎn)負責人簽字同意，將接受庫的入庫申請單傳至庫房，庫房實施備貨。接受庫運輸部門到轉(zhuǎn)移出庫的庫房現(xiàn)場提貨，轉(zhuǎn)移出庫方開出轉(zhuǎn)移倉庫出庫單，辦理轉(zhuǎn)移出庫手續(xù)。接收方倉庫開具轉(zhuǎn)移倉庫入庫單辦理入庫，并將轉(zhuǎn)移入庫單連同轉(zhuǎn)移倉庫出庫單傳給銷售內(nèi)勤，由銷售內(nèi)勤將轉(zhuǎn)移倉庫出庫單和接受倉庫入庫單轉(zhuǎn)交財務部門，至此，倉庫轉(zhuǎn)移手續(xù)辦理結(jié)束，倉庫轉(zhuǎn)移移庫成功。

4.關(guān)于盤點。每個月月底，應當實行企業(yè)財務、生產(chǎn)、倉儲管理部門和總經(jīng)理辦公室共同盤點庫存。盤點后，倉庫管理員應當制作盤點表，盤點表應當如實記錄實際盤點庫存數(shù)、庫房臺賬記錄數(shù)字、財務部門明細賬目記載的數(shù)據(jù)，由進行盤點的各方代表在盤點表上簽字。盤點表各方留下一份備查。倘若出現(xiàn)盤盈盤虧問題，由財務部門提出具體的處理意見申請，報企業(yè)行政負責人批準后進行處理。

倉庫管理措施至關(guān)重要的，是要定期檢查相關(guān)崗位和倉庫人員操作的設(shè)置；定期檢查倉庫業(yè)務的授權(quán)審批制度的執(zhí)行情況；定期檢查庫存入庫和發(fā)貨、保管制度的執(zhí)行情況；定期檢查庫存處分制度的執(zhí)行情況；定期監(jiān)測存貨會計核算制度的執(zhí)行情況。

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作者簡介：程愛華（1975.09- ），女，大專，江蘇省農(nóng)墾米業(yè)集團淮海有限公司會計師、副總經(jīng)理