企業(yè)合同管理幾個重要環(huán)節(jié)中的難點與解決辦法

徐正東

摘要：企業(yè)在其經(jīng)濟活動中常要涉及多種類型的經(jīng)濟合同，這些合同涉及合同管理業(yè)務流程的多個控制環(huán)節(jié)，包括了從合同前期準備到合同談判、合同簽訂履行與結算、合同終結的整個合同業(yè)務流程，要實現(xiàn)合同業(yè)務流程中重要環(huán)節(jié)的充分有效管理，在實際工作中的確存在諸多難點，因而需要采取相應的解決辦法，方能消除這些難點問題。本文現(xiàn)就合同管理幾個重要環(huán)節(jié)中的難點進行分析并提出針對性的解決辦法。

關鍵詞：合同管理 難點 解決辦法

中圖分類號：F271 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2015）06（a）-0000-00

企業(yè)在其生產經(jīng)營過程中涉及多種類型合同，包括貨物貿易類、服務類、知識產權類（如技術服務與技術開發(fā)等），從而涉及從合同前期準備到合同談判以及合同簽訂履行與結算直至合同終結的整個合同業(yè)務流程的諸多控制環(huán)節(jié)。在合同管理實際工作中，有針對性地抓住重點，深入分析合同管理重要環(huán)節(jié)中的難點，采取有效的解決辦法，對于消除這些難點問題，強化合同管理有著十分重要的作用?，F(xiàn)就企業(yè)合同管理幾個重要環(huán)節(jié)中的難點進行分析并提出相應的解決辦法。

1 合同前期準備環(huán)節(jié)中的難點與解決辦法

企業(yè)對擬進行的合同項目，一般應依據(jù)其經(jīng)濟、技術要求，由企業(yè)合同主辦單位在合同簽訂前數(shù)天、數(shù)周，甚至數(shù)個月前就進行擬實施合同項目的前期調研論證，進行產品性能或服務特點、市場價格、規(guī)格型號、技術參數(shù)、對方資質資信、履約能力（包括有無現(xiàn)貨、品種數(shù)量、規(guī)格型號、能否按時交貨或有無能力完成相應工作量等等）、技術服務或開發(fā)范圍及研發(fā)能力的考察與調研，全面了解和掌握產品性能、服務特點、研發(fā)能力、市場價格、對方按時交貨或完成規(guī)定工作量的能力等等，力爭將各項前期準備工作做到前面。

然而要做到、做好合同前期準備，也是有一定難度的，其難點就是合同主辦單位進行合同前期準備工作的意識或意愿、積極主動性往往不是太強，甚至有畏難抵觸情緒，不愿主動超前地進行合同項目的前期調研論證，導致涉及合同項目前期準備的許多具體信息不太清楚，如要求他們提供相應的規(guī)格型號、詳細技術參數(shù)、市場價格變動范圍與趨勢，或服務工作明細工作量，對方資質資信情況（包括對方的主體資格、相應資質證明、技術條件、商業(yè)信譽和履行合同的能力等情況）、[1] 研究范圍和研發(fā)能力等時，時常會出現(xiàn)的情況是，合同主辦單位往往只能提供其中的某些內容和資料，出現(xiàn)所提供產品性能、服務特點或研究范圍和研發(fā)能力等信息殘缺不全，或不夠清楚準確，抑或表述不規(guī)范等諸多情況。

此時，采取的相應解決辦法應是由企業(yè)的計劃部門和相關職能部門（包括裝備、科技管理等職能部門）通過多次、不斷地與合同主辦單位反復溝通，幫助他們轉變思想，努力使其樹立起積極進行合同前期準備的工作意識，同時實際指導他們規(guī)范填報產品性能、服務特點、研究范圍與內容及研發(fā)能力等相關信息，督促合同主辦單位或與他們一起通過多種方式進行前期市場調研，促使合同主辦單位提交規(guī)范準確、合乎要求的調研論證資料，做實、做好合同的前期準備工作，從而較好地實現(xiàn)了合同前期準備階段的目的。

2 合同簽約依據(jù)環(huán)節(jié)中的難點與解決辦法

在日常生產經(jīng)營實踐中，企業(yè)合同簽約依據(jù)主要來自于月度采購計劃、年度設備大修計劃、月度資金預算、年或季度投資計劃、科技項目計劃、安全技術措施計劃、年度職業(yè)健康體檢和職業(yè)衛(wèi)生監(jiān)測計劃、具有相應審批權限領導批準的臨時采購、維修項目等、其它等等。

對于擬進行的合同項目，應在計劃形成前就開始進行調研論證，根據(jù)較為成熟的前期調研論證結果，報經(jīng)企業(yè)月度計劃會議或預算會議批準，形成企業(yè)月度計劃與資金預算等?；蛳蛏霞売嘘P部門上報項目資料，申報相應計劃，在被上級有關部門納入相關計劃下達后，再根據(jù)這些計劃、預算等，進行合同的簽訂和履行，同時要求合同主辦單位的合同經(jīng)辦人在發(fā)起合同時，就必須在合同管理系統(tǒng)中先行輸入合同簽約依據(jù)。

此環(huán)節(jié)的難點就是合同經(jīng)辦人在發(fā)起合同的準備階段，合同管理系統(tǒng)就要求合同經(jīng)辦人輸入合同的簽約依據(jù)，這就給合同經(jīng)辦人帶來了較大的困難，同時也產生了較大的矛盾，表現(xiàn)為由于合同經(jīng)辦人屬于企業(yè)最基層員工，處于信息末端，通常不掌握、也看不到各種生產經(jīng)營計劃、資金預算等（包括采購計劃、維修計劃等計劃、月度資金預算等），也不知道這些計劃、預算等下達到企業(yè)的哪些職能部門，甚至連這些簽約依據(jù)的具體名稱都不甚清楚，而在合同管理系統(tǒng)中發(fā)起合同時，系統(tǒng)又要求輸入合同簽約依據(jù)，因而合同經(jīng)辦人在輸入合同簽約依據(jù)方面存在較大困難，由此也產生了較大的矛盾，即能夠看到各種計劃、資金預算等簽約依據(jù)的人員，往往不需要輸入這些信息到合同管理系統(tǒng)中去，而不掌握、也看不到各種計劃、資金預算等簽約依據(jù)，處于信息末端的合同經(jīng)辦人卻被要求在合同管理系統(tǒng)中輸入這些簽約依據(jù)，因而合同經(jīng)辦人對此很有情緒。

對于上述情況，相應的解決辦法應是采取“合同經(jīng)辦人主動了解，有關部門人員積極告知” 解決方法，來了解和獲得作為合同簽約依據(jù)的各種計劃、資金預算等信息。具體來說就是采取合同經(jīng)辦人主動積極地向企業(yè)計劃、財務、裝備、科技等部門及其它有關職能部門、項目主辦單位或掌握這些計劃、資金預算的相關人員進行了解并獲取相應合同項目簽約依據(jù)的具體內容，同時要求有關職能部門、項目主辦單位以及掌握這些計劃、資金預算的相關人員積極予以告知，提供相應合同項目簽約依據(jù)的詳細信息和內容，使合同經(jīng)辦人能夠順利獲取簽約依據(jù)的有關情況和資料，按合同業(yè)務管理規(guī)定將合同簽約依據(jù)及時準確地輸入到合同管理系統(tǒng)中去。

3 合同談判環(huán)節(jié)中的難點與解決辦法

企業(yè)內控制度中關于合同談判規(guī)定：“企業(yè)應明確合同談判的適用范圍。 合同談判前，合同主辦部門應根據(jù)需要牽頭組織由經(jīng)濟、 技術、法律、財務等人員組成的合同談判小組，擬定談判方案，…”；“談判小組應做好談判記錄?！薄?/p>

而實際工作中的難點在于合同談判往往由企業(yè)業(yè)務部門而非經(jīng)濟法律部門牽頭組織，業(yè)務部門往往不太清楚談判方案和談判記錄的制作，因而出現(xiàn)以下困難和問題：其一是不知道怎么具體制定《談判方案》，談判方案中談判策略的確定，以及全面、明確、具體的合同經(jīng)濟、法律、技術要求應包括哪些關鍵內容，談判過程中應注意哪些問題、哪些重要事項不能遺漏等等。其二是不清楚《談判記錄（要）表》中應包括雙方哪些重要信息，哪些主要情況或議定事項不可或缺，談判過程中應對哪些重要事項進行記錄，對雙方的權利、義務也不甚明瞭，甚至有所疏漏也在所難免。

鑒于實際工作中存在以上困難和問題，要求他們提交談判方案、談判記錄，他們也很難完整準確地提供，且有較大的畏難抵觸情緒，另外他們還認為，按企業(yè)內控要求，談判應有《談判方案》，這不假，但我們也沒見過談判方案是個什么樣子？談判記錄都該記錄哪些東西？不知道怎樣才能全面、準確地記錄談判內容，覺得只要對方所提供的產品或服務符合我們的要求，價格優(yōu)惠公道，基本上也就行了，對談判的許多關鍵性細節(jié)內容，如具體的付款方式和條件、質量標準或技術規(guī)范、質量或技術保證期等等，不甚清楚，因而要求其提交合乎規(guī)范的談判方案和談判記錄，也的確是勉為其難，有著相當?shù)碾y度。

對于以上難點的相應解決辦法，企業(yè)一是應先行制定合同談判適用范圍，確保合同談判有據(jù)可依。根據(jù)企業(yè)合同類別（包括貨物貿易類、服務類、知識產權類）、合同要素（包括資金流向、合同性質、標的金額等），規(guī)定達到一定金額及以上的貨物貿易類、服務類，所有不論標的金額大小的知識產權類，均需進行合同談判，談判參加人員應包括法律、技術、財會等專業(yè)人員，[2]并形成由談判雙方參加人員簽字確認的《談判記錄（要）表》。且將此規(guī)定形成企業(yè)文件下發(fā)至所屬有關單位執(zhí)行。二是推行“模版化”的《談判方案》和《談判記錄（要）表》，實現(xiàn)談判過程的“三化”。為使牽頭談判業(yè)務部門在談判前有所預案，談判中有的放矢，減少疏漏，應先行制作《合同談判方案》和《談判記錄（要）表》模版，進行“模版化”管理，通過抓住以上問題癥結，并采取將談判方案和談判記錄（要）表的電子化模版下發(fā)至企業(yè)牽頭組織談判的業(yè)務部門，由他們按照模版內容要求制定談判方案、進行談判記錄（要）表內容的記錄，這種“模版化”解決辦法具有較強的針對性。同時實現(xiàn)談判過程的“模版化、標準化、程序化”這三化，即《合同談判方案》和《談判記錄（要）表》“模版化”，談判方案和記錄表內容“標準化”，談判和記錄過程“程序化”，從而規(guī)范了談判方案與記錄，極大地方便了實際操作，提高了工作效率，同時也使談判牽頭單位對談判細節(jié)內容做到心中有數(shù)，增強其在整個談判過程中的目的性和全面性。

4 談判內容與合同內容保密環(huán)節(jié)中的難點與解決辦法

企業(yè)合同既包括采購、修理、施工和其它一般合同項目，更包括生產經(jīng)營與科研等合同項目，在合同洽談、簽訂履行過程中不可避免地要涉及合同項目中包括相應技術參數(shù)、配置、功能，研究數(shù)據(jù)、技術方案與文檔資料等技術秘密，以及數(shù)量品種、規(guī)格型號、成交價格等等。還包括企業(yè)提供或告知對方的其它技術秘密和商業(yè)秘密，以及隨后雙方或多方合作執(zhí)行合同過程中，對方接觸到的大量數(shù)據(jù)、資料等等。

此環(huán)節(jié)存在的難點就是，在合同談判和此后的合同執(zhí)行過程中，出現(xiàn)企業(yè)個別專業(yè)技術人員或管理人員欠缺保密防范意識，使談判內容和合同內容在保密方面存在較大漏洞，覺得反正在談判中都提交了企業(yè)的相應資料，或都與對方展開合作了，大量資料和數(shù)據(jù)在執(zhí)行合同過程中，也都被對方知曉了，保不保密也就那么回事了，表現(xiàn)為保密觀念淡薄，積極防范意識嚴重不足。

此難點的解決辦法應是加強企業(yè)員工保密防范教育，做到保密工作警鐘長鳴，同時在與這些專業(yè)或管理人員的日常接觸中，經(jīng)常潤物細無聲地向他們灌輸保密防范意識，提醒他們若因談判或隨后履行合同的保密防范存在漏洞，企業(yè)又未與對方先行簽署具有約束力保密協(xié)議的話，不但會因泄露技術和商業(yè)秘密，造成企業(yè)有形或無形損失，還會造成企業(yè)維權困難，無法依據(jù)雙方在保密方面的協(xié)議或約定來追究對方相應責任及對企業(yè)損失的賠償。因而也應要求牽頭談判業(yè)務部門積極配合，在談判前就主動與對方簽訂保密協(xié)議，將保護企業(yè)合法權益、避免造成可能損失的措施前置到合同談判之前。

5 合同授權環(huán)節(jié)中的難點與解決辦法

企業(yè)在合同文本簽署時，要求對方簽約人必須是單位或公司的法定代表人，但合同法還規(guī)定“當事人依法可以委托代理人訂立合同”，[3] 因此，如果是委托代理人簽署合同，必須是在提交了法人授權委托書后，委托代理人方可代表委托人簽訂合同。

在此環(huán)節(jié)的難點是對方提交的授權委托書中常存在某些問題：一是企業(yè)單位名稱不準確或不全，如名稱為“中國石油化工股份有限公司江蘇油田分公司”被寫成“中石化江蘇油田”；二是甚至出現(xiàn)開具授權書的部門在授權委托書上修改、杠劃的現(xiàn)象，如某石油類大學在為被授權人開具法人授權委托書時，將對方單位名稱一欄錯填成項目名稱，隨后即在其上直接用黑色簽字筆劃去錯填的項目名稱，寫上對方的單位名稱，再蓋上法人的印章和該大學的公章。

對于以上難點問題解決的辦法，首先應是盡量采用規(guī)范的《授權委托書》模版來要求對方填寫，一是防止他們填寫不準確；二是防止他們填錯后在授權書上直接涂改。其次是預先將企業(yè)的準確名稱填寫到模版中去，授權簽訂的合同名稱也預先填寫到模版中，防止對方寫錯或填錯；其三最好是將授權有效日期也預先填上，防止對方再填錯授權有效日期，導致合同簽訂日期不在授權有效日期之內；其四是將簽發(fā)日期也預先填上，但應在授權有效日期起始日之前或當天，不能倒置到起始日之后。 這樣，有利于減少出錯率，節(jié)省往復糾錯時間，提高工作效率。

6 合同終結環(huán)節(jié)中的難點與解決辦法

合同按約定履行完畢，企業(yè)合同主辦部門的合同經(jīng)辦人應進行合同終結類型選擇包括正常終結、異常終結、相對人異常履約情況說明、合同完畢情況說明、相對人后評價。

實際工作中的難點是合同主辦部門的合同經(jīng)辦人在完成合同全部價款結算后，往往就在此停滯不前了，認為合同全部價款結清后，整個合同業(yè)務流程就算結束了，許多人不清楚或根本不知道應該辦理合同終結手續(xù)，即使知道應該應進行合同終結，但也不知道應該如何恰當正確地表述：相對人異常履約情況、合同完畢情況說明和相對人后評價的內容。

難點解決的辦法應是針對這種普遍情況，在對照內控規(guī)定的基礎上，采取合同管理人員經(jīng)常不定期地深入合同主辦部門、合同經(jīng)辦人之處，展開一對一的檢查，督促他們及時在合同管理系統(tǒng)中辦理合同終結手續(xù)，完整地進行相對人異常履約情況說明、合同完畢情況說明、相對人后評價，提高合同終結率，促進他們對于合同終結意識的養(yǎng)成，同時在合同終結流程中予以嚴格要求，合同終結信息未填寫，或填寫不清楚，不予通過經(jīng)濟、財務、法律部門的合同終結審批。

7 結語

綜上，對于合同管理中的難點，企業(yè)合同管理人員要善于與其合同主辦單位和合同經(jīng)辦人溝通，針對難點問題，積極尋找解決問題有效辦法，化解合同業(yè)務流程中的難點與困難，最終達到不斷提高合同管理工作效率的目的。

參考文獻：

[1]中國石化法律部.合同管理實務[M].北京：中國石化出版社，2014：34

[2]蔡世軍.企業(yè)合同審查法律實務[M].北京：中國法制出版社，2014：11

[3]江平.中華人民共和國合同法精解[M].北京：中國政法大學出版社，1999：9