試論水利工程檔案管理制度

孫樹清 王煥芳 王曉娟

摘 要：水利工程檔案管理制度是水利工程檔案管理有據(jù)可依的關(guān)鍵，本文以此為研究對象，分析了當(dāng)前在水利工程檔案管理制度方面存在的三個方面的問題，包括管理體制不健全、制度落實不夠和重視不足等，在此基礎(chǔ)上，筆者結(jié)合自身工作經(jīng)驗，從三個方面給出了自己的建議，相信對從事相關(guān)工作的同行能有所裨益。

關(guān)鍵詞：水利工程，檔案，管理，制度

中圖分類號：TV512 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2015）06（a）-0000-00

水利工程檔案管理制度是指水利工程建設(shè)管理過程中產(chǎn)生的相關(guān)文件材料從其形成、收集，到整理、裝訂成正式的檔案，然后隨著項目竣工移交，直至后期的保管、利用的整個發(fā)展過程中的具有約束性、規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)性的，需參照執(zhí)行的各項要求或規(guī)定。它可以是國家具有強制性的、約束性的法律法規(guī)，也可以是強制性或推薦性執(zhí)行的國家標(biāo)準(zhǔn)；他可以是國家頒布的相關(guān)管理辦法，也可是地方性政策管理規(guī)范；它可以是水利行業(yè)內(nèi)頒布的各種規(guī)章規(guī)范，也可以是水利工程建設(shè)管理單位自身的各項管理制度。

1水利工程檔案管理制度方面存在的問題

圖1 水利工程檔案管理制度方面存在的問題

1.1水利工程管理體制不健全

相對于其他行業(yè)的檔案管理工作而言，水利工程檔案管理工作開展相對較晚，八十年代基本沒有管理與利用，就算有也是靠行政干預(yù)把的建設(shè)項目的文件材料各自為政地保留。上世紀(jì)八十年代末，水利工程檔案管理工作靠行政和經(jīng)濟手段，開始了較為正式的運行；近年來又有了較為良好的發(fā)展，國家、國家檔案行政管理部門、水行政管理部門以及相關(guān)部門相繼出臺了一系列文件。但相對于其他行業(yè)的法律法規(guī)來說，水利工程檔案管理工作法律法規(guī)制度的建設(shè)還嚴(yán)重落后，且也只是就某些國家重點水利工程項目抓一抓，要求其建立健全的檔案管理制度，把檔案管理工作質(zhì)量納入其竣工驗收的考核機制中。到目前也未能形成完整、全面、系統(tǒng)、切實可行的管理制度體系。這對水利工程檔案管理的相關(guān)部門和人員缺乏一定的約束機制，導(dǎo)致檔案行政執(zhí)法的力度明顯不足，依法行政無法落到實處。

同時，水利工程管理單位自身定位不明也是影響水利工程檔案收集管理的重要原因。水利工程大部分為綜合利用工程，既有公益性功能，又有一定的經(jīng)營開發(fā)功能，公益性資產(chǎn)和經(jīng)營性資產(chǎn)混在一起，既不像事業(yè)單位，又不像企業(yè)。國家及其各級機關(guān)、水行政主管部門、水利工程管理單位之間的管理關(guān)系不順，使得水利工程管理界限劃分不清，權(quán)責(zé)不明，導(dǎo)致內(nèi)部運行機制不順，缺乏約束機制和有效的激勵，進而使水利工程檔案管理從水利工程建設(shè)規(guī)劃階段就面臨著巨大的難度。

1.2水利工程檔案管理制度落實不夠

目前，在水利工程的建設(shè)中，從建設(shè)單位到設(shè)計、施工、監(jiān)理單位等各參建單位，雖然按照國家檔案行政管理部門有關(guān)規(guī)定和水利工程檔案行政管理部門的要求，制定了水利工程文件材料收集歸檔范圍及文件材料管理制度，在日常的文件材料管理方面雖然投入了一定的人力、物力，但大多流于形式，沒有形成有效的管理體制。在實際建設(shè)施工過程中，各參建單位對文件材料的管理仍舊是以水利工程建設(shè)的實施為主，側(cè)重于滿足日常工作的需求，再加之水利工程建設(shè)周期較長、文件材料交接手續(xù)不到位，使檔案管理工作的開展未能達到制度規(guī)定的深度。同時，缺少相應(yīng)的監(jiān)督機制，沒有合理有效的考核辦法，使檔案管理制度形同虛設(shè)。各參建單位這種未能對管理制度嚴(yán)格落實，未能將文件材料的收集工作與最后的竣工驗收以及日后的保管利用統(tǒng)籌考慮的行為，導(dǎo)致收集的文件材料質(zhì)量低，檔案管理工作被動。

1.3對水利工程檔案管理制度重視不足

水利工程檔案管理工作是一項專業(yè)性很強的工作，需要給予高度重視。但目前，國家和地方對水利工程的檔案工作重視依舊不夠充足。雖然近幾年已經(jīng)陸續(xù)出臺了更多要求越來越細致和明確的相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，但目前也只是就某些國家重點水利工程項目抓一抓，要求其建立健全的檔案管理制度，把檔案管理工作質(zhì)量納入其竣工驗收的考核機制中。但這些規(guī)定要求對于做好水利工程檔案管理工作只是外力的約束，在實際的水利工程建設(shè)過程中，檔案管理工作仍沒有被納入工程建設(shè)的同布置、同檢查，檔案管理也仍得不到像重視工程建設(shè)質(zhì)量、進度、安全等問題那樣，重視程度還是不夠深入。再加上這些規(guī)定要求并未普及到全國范圍內(nèi)所有大大小小的水利工程的建設(shè)中。沒有建立健全的水利工程檔案管理制度，沒有實行建設(shè)工程檔案質(zhì)量否決制，沒有深刻理解檔案不可再生的屬性及其重要作用，沒有從對歷史、對國家、對項目負責(zé)的態(tài)度來正確對待重大項目的檔案工作。

2 水利工程檔案管理制度方面的建議

2.1完善相關(guān)政策法規(guī)，加強規(guī)范化管理

水利工程的檔案管理與建設(shè)一樣重要，需要得到國家和各參建單位的更多重視。為了進一步規(guī)范水利工程檔案管理，加快水利事業(yè)更好地發(fā)展，國家、國家檔案行政管理部門、水行政管理部門以及相關(guān)部門頒布了有關(guān)的法律、法規(guī)和建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，正逐步完善水利工程檔案管理體系。但就其目前的發(fā)展?fàn)顩r看，還遠遠落后于其他行業(yè)的管理體制。

要想做好水利工程檔案管理工作，想要水利事業(yè)得到大力發(fā)展，促進我國經(jīng)濟發(fā)展，國家及相關(guān)部門應(yīng)加大對水利工程檔案管理法律法規(guī)的建設(shè)和完善，健全水利工程檔案管理體系；同時，水利工程建設(shè)各相關(guān)單位也應(yīng)積極適應(yīng)水利工程檔案管理體制改革和各項管理制度，及時掌握水利工程檔案管理制度的動態(tài)變化，學(xué)習(xí)研究相關(guān)的法律法規(guī)，堅持在水利工程建設(shè)過程中對水利工程檔案依法進行管理，使水利工程檔案管理質(zhì)量得到保證，使水利工程檔案管理工作法制化、規(guī)范化、科學(xué)化。

2.2健全水利工程檔案管理制度

2.2.1完善水利工程檔案管理制度

各參建單位要依照國家有關(guān)水利工程檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)、規(guī)章制度，以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定符合水利工程建設(shè)以及自身情況的水利工程檔案管理工作制度。因為水利工程的個性以及各參建單位在水利工程建設(shè)過程中發(fā)揮的作用不同，因根據(jù)自身的特點，建立符合自己單位的文件材料的收集整理制度，文件材料的利用管理制度，檔案管理人員的崗位責(zé)任制度以及工程竣工檔案驗收實施細則和工程檔案管理實施辦法等檔案管理的規(guī)章制度，以此來規(guī)范水利工程建設(shè)過程中文件材料的管理工作，使水利工程檔案從形成、收集、整理、保管等階段均有明確規(guī)定和相應(yīng)的制約措施，使水利工程檔案管理有章可循。做到無論是在水利工程建設(shè)各階段還是各參建單位內(nèi)部，都能從制度上保證文件材料的收集和管理工作，使水利工程檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化。

2. 2. 2實行水利工程檔案管理領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制

在水利工程建設(shè)過程中，對檔案管理建立領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制。根據(jù)《國家重大建設(shè)項目檔案歸檔要求與檔案整理規(guī)范》的總則第一條中規(guī)定：“項目建設(shè)單位（業(yè)主、項目法人）負責(zé)組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)勘察設(shè)計單位、施工單位編制項目竣工文件和整理項目文件，建設(shè)單位要充分發(fā)揮其組織管理的領(lǐng)導(dǎo)作用。在水利工程建設(shè)前期，把檔案管理要求納入到招標(biāo)、設(shè)計、施工、監(jiān)理、驗收、生產(chǎn)等各個環(huán)節(jié)中去，落實在水利工程建設(shè)實施的全過程；在水利工程建設(shè)期，建立以建設(shè)單位為主，各參建單位分級管理為原則的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，并成立由水利工程各參建單位檔案管理工作負責(zé)人組成的水利工程檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組。把水利工程檔案管理作為水利工程建設(shè)的重要工作和有機組成部分，納入水利工程建設(shè)計劃和管理程序中，明確各參建單位及其領(lǐng)導(dǎo)在水利工程建設(shè)過程中的檔案收集管理的責(zé)任，做到職責(zé)分明。

通過層層把關(guān)，加深各參建單位及其領(lǐng)導(dǎo)對水利工程檔案管理的重視，強化文件材料收集管理的意識，使各參建單位的規(guī)范化檔案管理不在僅僅只停留在表面，而在建設(shè)過程中落實到具體的工作上，發(fā)揮其實際作用，為水利工程檔案管理工作的規(guī)范化承擔(dān)義務(wù)，負起責(zé)任。

2.3采用合同制，將水利工程檔案管理納入考核機制

《中華人民共和國合同法》第二百七十四條規(guī)定，勘察、設(shè)計合同的內(nèi)容包括提交有關(guān)資料和文件的期限、質(zhì)量要求、費用以及其他協(xié)作條件等條款。此項條款有利于建設(shè)單位在合同協(xié)議中設(shè)立有關(guān)檔案的專用條款，以取得檔案工作的主動權(quán)，保證檔案收集歸檔工作的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。

但在如今新的建設(shè)體制下，水利工程的檔案管理應(yīng)和設(shè)計、施工、監(jiān)理同步，采用合同制模式。根據(jù)目前水利工程建設(shè)的實際情況，可以采用的合同模式主要有兩種：一是檔案管理任務(wù)合同制。在水利工程建設(shè)招標(biāo)時，將水利工程檔案管理工作單列為一項任務(wù)，以招標(biāo)或委托方式與專業(yè)檔案管理機構(gòu)、部門或個人簽訂水利工程檔案管理合同，由他們按照合同的要求，對水利工程檔案進行系統(tǒng)、全面、規(guī)范的管理，以合同的形式明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，以及相關(guān)法律責(zé)任。二是對參建單位實行檔案管理合同制。建設(shè)單位進行設(shè)計、施工、監(jiān)理招標(biāo)時，將對檔案工作提出相關(guān)的要求同時列入招標(biāo)條款中，并在編制標(biāo)書時對水利工程建設(shè)過程中，檔案管理工作相關(guān)要求及竣工驗收時檔案管理工作應(yīng)達到的目標(biāo)做出具體規(guī)定。待開標(biāo)后，這些要求及規(guī)定以合同條款的方式在甲乙雙方之間加以詳細的明確。水利工程建設(shè)單位在與設(shè)計、施工、監(jiān)理單位簽訂合同時，對于各投標(biāo)單位，除了要認(rèn)真考慮其資質(zhì)等級、業(yè)務(wù)水平、人員素質(zhì)外，也要把檔案收集管理質(zhì)量的好壞作為衡量該單位整體水平高低的一項重要內(nèi)容。把水利工程建設(shè)過程中文件材料的收集、整理、管理等工作，作為合同的獨立的條款，對水利工程文件材料的質(zhì)量、歸檔份數(shù)、移交時間及違約等相關(guān)內(nèi)容提出明確且具體的要求，以引起參建單位的足夠重視。利用合同的形式，明確乙方在水利工程檔案管理方面的工作內(nèi)容和責(zé)任，使水利工程文件材料收集、整理、立卷、歸檔工作得到法律的保證。

在水利工程竣工驗收時，只有合同范圍內(nèi)的工程質(zhì)量和檔案都合格時才能確定為合格工程。同時對合同違約的，要處以一定數(shù)額的經(jīng)濟處罰。在以上兩種合同模式中，水利工程檔案管理部門要積極參與合同簽訂工作，配合建設(shè)單位運用合同契約的形式，確定設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位在水利工程檔案管理的工作中應(yīng)履行的職責(zé)和義務(wù)，憑借合同的約束，保證文件材料收集、整理、歸檔、移交工作質(zhì)量。

采用合同制的管理模式，對于促進水利工程檔案管理工作的規(guī)范化具有十分重要的意義。

參考文獻

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