醫(yī)院檔案管理在促進醫(yī)院持續(xù)發(fā)展中的作用

任明敏

（湖南省人民醫(yī)院，長沙 410005）

醫(yī)院檔案管理在促進醫(yī)院持續(xù)發(fā)展中的作用

任明敏

（湖南省人民醫(yī)院，長沙 410005）

醫(yī)院的文獻檔案主要包括人事、財務(wù)、病案等各個方面，記載了醫(yī)院的整個發(fā)展過程，在醫(yī)院持續(xù)發(fā)展過程中具有非常重要的作用，醫(yī)院檔案管理是醫(yī)療工作最重要的組成部分之一，只有不斷提高醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量和效率，醫(yī)院才可以得到長遠的發(fā)展。本文主要針對醫(yī)院檔案管理的目的、作用進行深入的分析，探討醫(yī)院檔案管理的措施。

醫(yī)院；檔案管理；持續(xù)發(fā)展

醫(yī)院的檔案是醫(yī)院在工作活動中形成的具有保存利用價值的各種聲像、圖表、文字等不同形式的歷史記錄，從客觀上看，醫(yī)院的檔案記載著醫(yī)院的整個發(fā)展過程，從不同的角度，客觀、全面的記述了醫(yī)院在不同時間段、不同社會背景條件下發(fā)生的事件、獲得的成績、參與的活動等，是醫(yī)院歷史的一個見證；同時，也為醫(yī)院的各項日常工作、醫(yī)療技術(shù)水平的提高、醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的決策、醫(yī)院的改革發(fā)展提供了準確、科學(xué)的參考資料。所以，實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息資源的充分利用，可以為醫(yī)院的管理、科研、醫(yī)療等工作做出重要的貢獻，促進醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展。

1　醫(yī)院檔案管理的目的

醫(yī)院建立檔案管理的根本目的是為醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展提供具有利用價值的綜合信息資源，醫(yī)院需要建立的檔案主要包括實物檔案、聲像檔案、會計檔案、基建設(shè)備檔案、科研檔案、專業(yè)技術(shù)檔案、人事檔案和黨政文書檔案等，醫(yī)院檔案管理部門要將保存的檔案通過科學(xué)的方法為醫(yī)院管理者和領(lǐng)導(dǎo)者的決策提供參考，醫(yī)院的管理者和領(lǐng)導(dǎo)者可以利用檔案管理部門提供的信息研究醫(yī)院發(fā)展過程中需要解決的問題。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者和管理者利用檔案的需求也是檔案管理存在價值的體現(xiàn)，檔案信息的提供是醫(yī)院檔案管理工作的核心，是推動檔案工作、檔案事業(yè)順利進行的動力，也是醫(yī)院各項日常工作必須可少的一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)；同時，也是檢驗醫(yī)院檔案工作服務(wù)管理環(huán)節(jié)的標準，是檔案管理工作過程中最具有活力的因素，如果醫(yī)院的檔案不能很好的利用，就會使珍貴的檔案變成一堆廢紙，檔案信息重要作用也不能被充分的利用。

2　醫(yī)院檔案管理的作用

要想提高檔案利用的質(zhì)量和效率，就必須要做好醫(yī)院檔案的管理工作，這是檔案利用工作順利開展的基礎(chǔ)，醫(yī)院檔案管理部門要對有價值的檔案進行整體化、規(guī)范化、具體化的收集、整體和貯存，促進醫(yī)院才持續(xù)發(fā)展，為醫(yī)院管理者和領(lǐng)導(dǎo)者分析、研究醫(yī)院發(fā)展變化等工作提供重要的決策依據(jù)，為醫(yī)院日常各項管理工作提供可靠的信息。

3　醫(yī)院檔案管理在促進醫(yī)院持續(xù)發(fā)展中的作用

醫(yī)院檔案管理部門從過去到現(xiàn)在保存的所有檔案資料，都是對醫(yī)院過去工作的一個高度總結(jié)，也為醫(yī)院日后的工作提供了方向。醫(yī)院檔案管理部門所有工作人員要充分認識到檔案管理工作的重要性和必要性，不能為了應(yīng)付上司而工作，樹立正確的檔案管理理念。首先，醫(yī)院檔案管理工作可以為醫(yī)院分配房屋提供依據(jù)。以人為本是醫(yī)院管理理念的核心，優(yōu)秀的人才資源是醫(yī)院持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)。醫(yī)院為了吸引優(yōu)秀人才，通常會給優(yōu)秀人才分配房屋，而房屋分配的依據(jù)則需要檔案管理部門提供，檔案管理部門可以對本醫(yī)院所有醫(yī)務(wù)人員的職稱、工齡、學(xué)歷等進行考核，為領(lǐng)導(dǎo)分配房屋提供依據(jù)。其次，醫(yī)院的檔案管理工作可以為醫(yī)院提供人事方面的服務(wù)。醫(yī)院檔案管理部門通過檔案中人事信息對所有醫(yī)務(wù)人員的論文發(fā)表數(shù)量、執(zhí)業(yè)證書、職稱、學(xué)歷以及工齡等情況進行全面的分析，建立一個數(shù)據(jù)庫，為領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)聘任、崗位設(shè)置、申報職稱、工資改革、人事改革等方面的決策提供依據(jù)。

4　醫(yī)院檔案管理必須具備的性質(zhì)

醫(yī)院的檔案管理在醫(yī)院持續(xù)發(fā)展過程中必須具備非常強的真實性、系統(tǒng)性、完整性、敏感性等。真實性：醫(yī)院檔案管理部門要對收集到的信息進行深入的分析，鑒別信息的真實性，避虛就實，去偽存真，不能為了完成收集資料的工作而用一些虛假的信息濫竽充數(shù)。同時，醫(yī)院管理部門還要對收集信息的可靠性以及利用價值進行準確的評估，使收集到的信息值得納入檔案中。系統(tǒng)性：醫(yī)院檔案管理部門必須實現(xiàn)檔案分門別類的存放，科學(xué)的提供利用，實現(xiàn)由零散到整體、由分散到集中的科學(xué)化、系統(tǒng)化管理，檔案資料的檢索編號、編制目錄、檢查、整理、統(tǒng)計等工作都要實現(xiàn)科學(xué)化、系統(tǒng)化，為檔案信息的充分利用奠定基礎(chǔ)。完整性：醫(yī)院檔案管理部門收集到的資料必須齊全、完整，內(nèi)容有關(guān)的檔案要成為一個整體，內(nèi)容上保持銜接的關(guān)系，然后裝訂成冊，分門別類的存放，以便日后查找。敏感性：醫(yī)院檔案管理部門在收集一個活動事件的資料時，有關(guān)工作人員要盡量參與到活動事件中，并且要對活動過程中產(chǎn)生的信息、資料、文件等具備較強的敏感性，及時收集有用的資料，快速對信息、資料的重要性、利用價值進行評估。

綜上所述，醫(yī)院檔案管理部門必須做好檔案的收集、管理工作，為醫(yī)院的各項日常工作、領(lǐng)導(dǎo)者的決策提供依據(jù)。

主要參考文獻

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.06.137

R197.3

A

1673-0194（2015）06-0215-01

2015-02-06