試述信息環(huán)境下檔案室功能的思考

黃慶容

摘 要：檔案室是檔案的收集、整理、保管部門，負責(zé)檔案的收集、接收、整理、歸檔、管理和開發(fā)利用等工作。檔案的文化性決定檔案的文化功能，根據(jù)《檔案法》和相關(guān)文件規(guī)定，檔案室屬于局辦公室主管，不僅是檔案的永久保管部門，更是局體育系統(tǒng)科學(xué)研究和開發(fā)利用檔案史料的中心，檔案室的功能主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

關(guān)鍵詞：檔案信息化；檔案功能；檔案利用

檔案室具有歷史記憶功能。檔案是一種重要的文化遺產(chǎn)，其重要性不僅僅在于它是一種真實可靠的原始記錄性信息，更在于檔案的信息內(nèi)容中反映出來的，是人們在社會活動實踐和生產(chǎn)過程中所獲取的知識和經(jīng)驗。它深刻反映了一個單位多年來的歷史和文化的方方面面，是歷史的縮影。檔案室作為檔案的永久保管部門，其對檔案的不斷積累和保存，在繼承和保持文化的統(tǒng)一性和完整性的過程中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，具有歷史記憶的功能。

1 檔案室應(yīng)有的功能

1.1 檔案具有文化傳播功能

檔案的知識和信息屬性決定了檔案室的文化傳播功能，只有在為單位、為社會所用時，檔案的潛在價值才能得到充分挖掘。檔案室的文化服務(wù)功能的實現(xiàn)，是衡量檔案室為單位所做貢獻的一個重要標(biāo)志，因此，檔案室應(yīng)該根據(jù)單位、社會活動發(fā)展和建設(shè)需要，開展多種方式的提供利用服務(wù)，充分發(fā)揮檔案室的檔案文化傳播功能。

1.2 檔案室具有文化教育功能

檔案具有原始記錄性的特點，真實反映了一個單位、社會的發(fā)展歷史和奮斗歷程，也記錄了體育事業(yè)發(fā)展和進步的歷程。檔案室集中保存和管理檔案，利用檔案信息資料進行教學(xué)、研究、編研、參考和多種形式等，對檔案利用者進行知識普及和文化傳播，達到體育教學(xué)和科學(xué)研究及編研的目的。檔案室不僅是檔案的保存更要體現(xiàn)出檔案的利用價值

2 數(shù)字信息技術(shù)對檔案室的影響

在數(shù)字化和信息化時代，當(dāng)今社會發(fā)展的動力和趨勢。數(shù)字化信息技術(shù)一方面為檔案室功能的實現(xiàn)創(chuàng)造了良好的環(huán)境，另一方面也對檔案室的室藏、工作內(nèi)容、服務(wù)方式，以及工作人員素質(zhì)造成了一定影響。

2.1 對檔案室藏的影響

從檔案室藏檔案的載體形式上看，檔案室保存的檔案從傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)檔案和縮微磁性載體檔案向以磁介質(zhì)、光介質(zhì)等為載體的數(shù)字化檔案擴展，這些檔案信息主要存儲在光盤，移動盤和硬盤上，集數(shù)字、文字、聲音和影像于一體，往往需要借助于相應(yīng)的設(shè)備才能閱讀。

從室藏的獲取方式上看，以往檔案室的檔案大部分是通過收集、接收而來，除了文書檔案、相片檔案、基建檔案等六個門類外，還有綜合性大型運動會檔案，數(shù)量龐大，檔案室自身也面臨著巨大的室藏壓力。而在數(shù)字信息環(huán)境下，檔案室藏不僅包括檔案室自身對室藏數(shù)字化之后所獲取的那部分數(shù)字化檔案，而且還包括面臨的電子檔案。數(shù)字環(huán)境下檔案室的信息資源具有多樣性的特點，室藏獲取方式也更加廣泛和多樣。

2.2 檔案室工作內(nèi)容的影響

對檔案室而言，傳統(tǒng)的檔案工作主要包括檔案的實體整理和信息開發(fā)服務(wù)兩方面，主要是以本室的檔案室藏為基礎(chǔ)，進行檔案收集、接收、整理、鑒定、保管、提供利用和編研等工作。檔案室是永久保存檔案的地方，是保存活動文化遺產(chǎn)的重要場所。衡量一個檔案室的功能和標(biāo)準主要是以室藏量和檔案利用者人數(shù)為主，比較注重檔案利用服務(wù)這個環(huán)節(jié)。

數(shù)字信息環(huán)境下檔案室的工作內(nèi)容得到了極大的豐富和擴展，檔案工作內(nèi)容在之前的基礎(chǔ)上增加了檔案信息資源的數(shù)字化、數(shù)字化信息資源的整理、電子檔案、網(wǎng)絡(luò)資源的開發(fā)利用，以及檔案各項業(yè)務(wù)的計算機化管理（如自動編目、自動標(biāo)引等）。數(shù)字信息環(huán)境下的檔案室是以信息工作為重點，開發(fā)與利用檔案信息資源。衡量一個檔案室的功能與標(biāo)準將側(cè)重于電子信息的擁有量，提供信息的數(shù)量、質(zhì)量、效率，以及用戶能否在終端上用最短的時間、最快捷方便地獲取本室的檔案信息。

2.3 對檔案室服務(wù)方式的影響

檔案室的傳統(tǒng)服務(wù)是基本上以檔案室服務(wù)為主，即以檔案室為中心開展信息服務(wù)工作，場所局限于檔案室內(nèi)，利用者必須到檔案室來才能得到服務(wù)，而檔案室的閱覽室的空間和時間也受限制。此外，傳統(tǒng)的檔案服務(wù)只要是面向特定的已履行了相關(guān)手續(xù)的利用者，以進室查詢?yōu)榍疤?，以提供本室檔案文獻為主，對檔案利用者沒有要求掌握計算機應(yīng)用知識和網(wǎng)絡(luò)知識的要求和限制。

數(shù)字信息環(huán)境下檔案室在服務(wù)方式上是以信息服務(wù)為主。檔案室可以通過計算機網(wǎng)絡(luò)將本室的信息資源，以及網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫中的相關(guān)信息直接傳送到用戶各處室或領(lǐng)導(dǎo)辦公室，只要通過局相關(guān)的內(nèi)網(wǎng)設(shè)備開放權(quán)限，就可以成為檔案室的服務(wù)對象，能夠查找檔案室藏和檔案利用情況等相關(guān)信息。

2.4 對檔案工作人員素質(zhì)要求的影響

數(shù)字信息環(huán)境下檔案室所需要的是復(fù)合型，一專多能的人才。檔案工作人員不僅要有一定的檔案知識背景，更要掌握相應(yīng)的檢索知識及信息存儲技術(shù)，具備一定的計算機能力和和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用知識，還應(yīng)具備較高的人文綜合素質(zhì)和知識水平，能夠?qū)W(wǎng)上紛繁復(fù)雜的信息進行有效的管理，數(shù)字檔案時代的檔案人員需要實現(xiàn)多重角色的轉(zhuǎn)變，努力成為數(shù)字信息環(huán)境下具備較高水平檔案綜合管理者和傳播者，更好地為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

3 數(shù)字信息環(huán)境下檔案室的功能

數(shù)字信息環(huán)境下，檔案室作為檔案文化信息的存儲和傳播中心，其文化功能的實現(xiàn)面臨著諸多因素的制約，為了更好地實現(xiàn)檔案室的歷史記憶、文化傳播和文化教育功能，檔案室必須進行自我優(yōu)化和提升，不斷適應(yīng)單位、體育系統(tǒng)及社會的發(fā)展需求，更好地服務(wù)于單位與體育系統(tǒng)。

3.1 豐富和優(yōu)化檔案室室藏

檔案室室藏資源的多樣性和合理性，是實現(xiàn)檔案利用效果的前提條件，單一的檔案資源既無法滿足檔案利用者的需求，也使得檔案室難以開展檔案的開發(fā)利用工作。因此，在數(shù)字信息環(huán)境下檔案利用者呈現(xiàn)出來的多樣性和復(fù)雜性的情況下，檔案室必須充分認識到豐富和優(yōu)化檔案室藏工作的重要性和現(xiàn)實性，打破傳統(tǒng)單一的收集模式，適應(yīng)擴大直屬單位檔案的接收范圍，同時要堅持室藏檔案質(zhì)量與數(shù)量的統(tǒng)一性，確保檔案室藏結(jié)構(gòu)的充分合理。

3.2 加快檔案室數(shù)字化和信息化建設(shè)

隨著電子計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案的數(shù)字化和信息化工作已經(jīng)成為檔案室工作內(nèi)容的重要組成部分，這不僅是豐富和優(yōu)化檔案室藏的需要，更是當(dāng)前環(huán)境下利用現(xiàn)代化手段更好地開發(fā)利用檔案信息資源的方式之一，檔案室藏數(shù)字化和信息化建設(shè)是一項長期而且艱巨的工作，它不僅僅只是單純地將檔案室藏檔案信息轉(zhuǎn)換成數(shù)字化信息資源，還包括檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和數(shù)字化檔案室建設(shè)等豐富的內(nèi)容，在這個過程中，檔案室必須將對今后的檔案管理和檔案工作進行合理規(guī)劃，以保障數(shù)字化和信息化工作的順利開展

3.3 檔案室服務(wù)意識和服務(wù)理念

在數(shù)字化信息化的環(huán)境下，檔案室不再是一個封閉的檔案提供利用場所，檔案的查詢利用從傳統(tǒng)的以陣地利用為主轉(zhuǎn)變?yōu)椴皇芾脠鏊屠铆h(huán)境的限制，用戶只需通過計算機和內(nèi)部局網(wǎng)就可以方便快捷地獲取所需的檔案信息，數(shù)字化和信息化使得檔案室不斷發(fā)展成為一個信息資源的共同體，為更廣泛的利用者提供信息服務(wù)，在這樣的環(huán)境中，變傳統(tǒng)的被動服務(wù)為主動服務(wù)，為查閱營造和諧寬松的文化環(huán)境，并準確、及時、快捷地為檔案利用者提供服務(wù)，最大限度地體現(xiàn)檔案應(yīng)有的價值。

3.4 對檔案工作人員素質(zhì)要求更高

檔案室工作人員作為檔案提供利用的實施主體，其文化素質(zhì)的高低直接決定了檔案工作的效率。隨著計算機技術(shù)的普及和電子信息的日新月異，新時期的檔案工作對檔案人員提出了更高的專業(yè)和技能要求。數(shù)字信息環(huán)境下檔案室工作人員不僅要有一定的檔案知識背景，而且需要掌握相應(yīng)的檢索知識及信息存儲技術(shù)，同時還應(yīng)該具備一定的計算機能力和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用知識，能夠?qū)W(wǎng)上紛繁復(fù)雜的信息進行有效的管理。只有不斷提高檔案室工作人員的素質(zhì)，才能更好地為檔案室優(yōu)化各項功能的實現(xiàn)，才能更好地為體育事業(yè)提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

4 結(jié)束語

數(shù)字化信息時代，使檔案室功能優(yōu)化的實現(xiàn)，把紙質(zhì)檔案數(shù)字化信息的管理和現(xiàn)在檔案觀念的轉(zhuǎn)變，改變以前檔案工作一直以保管工作為主流，現(xiàn)把保管主流轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案利用主流，進行數(shù)字化信息環(huán)境下管理，從而把檔案室的檔案管理提升到科學(xué)化、現(xiàn)代化的高度，更加準確、及時、快捷是為利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，大大搞高了檔案工作效率，充分體現(xiàn)檔案的價值。

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