淺談做好檔案信息資源開發(fā)利用中的保密工作

王蔚

摘 要：正確處理檔案開發(fā)利用與保密工作的關(guān)系，做好檔案信息資源開發(fā)利用過程監(jiān)管和提高管理人員的素質(zhì)是保證檔案工作順利開展的基礎(chǔ)。建立與之相適應(yīng)的服務(wù)模式，為油田發(fā)展和建設(shè)提供有力支持。

關(guān)鍵詞： 檔案資源成果；開發(fā)利用；保密

隨著現(xiàn)代社會信息化進程的加快，檔案信息已經(jīng)成為我們經(jīng)濟活動、社會活動的資源，檔案信息資源的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化利用將更廣泛、更深入地應(yīng)用于生產(chǎn)、生活中。中石化石油工程設(shè)計有限公司在2007年完成信息管理一體化平臺上線運行，實現(xiàn)了設(shè)計、審批、歸檔、發(fā)布利用的一體化。中心數(shù)據(jù)庫庫存總量達49.5GB。運用該系統(tǒng)管理電子文件，加快了公司各項管理的數(shù)字化進程，推動了檔案信息的存儲海量化、技術(shù)標準化、管理科學(xué)化、資源共享化、信息動態(tài)化。

在檔案信息資源存儲和開發(fā)利用給企業(yè)帶來效益的，也對我們傳統(tǒng)的檔案管理方式提出了挑戰(zhàn)，尤其是檔案信息的安全保密問題，更顯得尤為突出，成為檔案資源開發(fā)利用進程中的重中之重。在檔案信息資源開發(fā)利用中如何把好信息保密關(guān)， 是公司檔案部門和保密部門面臨的一個亟待解決的問題。

一、檔案信息資源開發(fā)與利用的意義

（一）檔案信息資源開發(fā)是指對檔案信息進行加工、整理，并將蘊藏于檔案中有價值的、適應(yīng)社會發(fā)展需要的各種知識、信息挖掘出來，最大限度的為設(shè)計工作者服務(wù)，以提高檔案信息利用效率和傳遞過程

（二）檔案信息資源的開發(fā)利用是檔案管理和利用工作的有機結(jié)合，是檔案信息資源積累發(fā)展到一定的程度由保管向利用的一種高層次轉(zhuǎn)化，是集中展現(xiàn)檔案價值的方式

在工程建設(shè)中，從招投標文件、合同、建設(shè)許可資料，到設(shè)計圖紙、施工記錄、工程款支付、審價審計報告等等，都是檔案信息必要的資源。因此，檔案信息資源作為一種資源，在保證各種項目正常運行的過程中發(fā)揮著紐帶作用。近年來，公司檔案管理中心重視檔案的收集、整理和保管工作，把檔案信息資源開發(fā)出來，利用起來，為公司的發(fā)展發(fā)揮重要作用。

（三）如何發(fā)揮自身優(yōu)勢，拓展服務(wù)功能，多層次、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，是擺在公司檔案工作者面前的首要任務(wù)

檔案信息資源開發(fā)利用的程度，是其服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)能力和服務(wù)水平的直接體現(xiàn)。檔案信息資源開發(fā)是指檔案部門將所藏的檔案資料根據(jù)用戶的不同需求，將檔案中蘊藏的有價值的信息進行不同方式、不同深度的開采發(fā)掘，廣泛組織信息交流，并以各種信息產(chǎn)品的方式提供給用戶使用。通過開發(fā)將無序信息變?yōu)橛行蛐畔ⅲ瑢\層信息變?yōu)樯顚有畔?。?dāng)前， 檔案工作關(guān)鍵在于將檔案信息由靜態(tài)變成動態(tài)，利用檔案信息為社會服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的社會效益和經(jīng)濟效益。

二、正確處理好檔案信息資源開發(fā)利用中保密工作的關(guān)系

（一）正確處理好制度與措施的關(guān)系

既要檔案保密，又要大膽利用，必須有一整套嚴格的制度和與之配套的措施作為保障。在實際工作中，建立檔案閱覽制度、外借制度、復(fù)印制度等，規(guī)定不同的審批手續(xù)，檔案利用工作才能有章可循。與此同時，按照國家相關(guān)法律法規(guī)，對收發(fā)、分送、傳遞等各個環(huán)節(jié)，建立工作措施。為保證各項制度和各項措施的落實，必須建立由主要領(lǐng)導(dǎo)任組長的保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組，定期監(jiān)督檢查。

（二）正確處理好保密與利用的關(guān)系

隨著對檔案需求的增加，檔案保密與利用工作更加艱巨。其存在的主要問題有：一是傳統(tǒng)的保密觀念，重藏輕用，使檔案工作普遍存在著利用不足的現(xiàn)象。二是各種泄密案件的發(fā)生，提高了人們的信息安全意識，對檔案的保密要求越來越高，又出現(xiàn)了過分追求信息安全，影響檔案正常使用、不能發(fā)揮正常作用的問題。

（三）正確處理好保密與解密的關(guān)系

《保密法》對涉密檔案分為三級，是為了讓檔案工作者根據(jù)不同密級采取不同的管理措施，最大限度地利用檔案。同時，國家還規(guī)定了涉密檔案的保密期限。檔案工作者必須對涉密檔案進行科學(xué)管理，及時區(qū)分保密期限，確定哪些檔案可開發(fā)利用。哪些在一定范圍內(nèi)利用，哪些還不能提供利用，及時使死檔案復(fù)活，最大限度地發(fā)揮檔案的利用價值。

（四）正確處理好紙質(zhì)檔案和電子檔案的關(guān)系

紙質(zhì)檔案是做好檔案保密與利用工作的基礎(chǔ)部分。作為檔案工作者對所保管的檔案務(wù)必做到不損壞、不丟失、不散亂、不泄密。同時，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，電子檔案異軍突起，已與紙質(zhì)檔案并駕齊驅(qū)。做好電子檔案的保密和開發(fā)利用工作，已是當(dāng)務(wù)之急，要積極構(gòu)建起一套信息系統(tǒng)的保密體系。

三、發(fā)揮檔案資源成果開發(fā)利用中保密工作的監(jiān)督作用

檔案利用監(jiān)督是做好檔案利用過程中保密工作的一項重要措施，它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。具體說來，檔案利用監(jiān)督可以從以下幾個方面實施：

（一）加強內(nèi)部管理制度建設(shè)

檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。根據(jù)實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴密而簡明，便于執(zhí)行，認真加以總結(jié)，不斷充實和完善。

（二）提高檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理人員具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特點。他們對保守檔案秘密負有比一般工作人員更為重大的責(zé)任，因此，檔案保密工作好與壞，檔案管理人員的素質(zhì)是個關(guān)鍵。檔案管理人員必須有較強的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識，不僅要有嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，而且要有扎實的職業(yè)素養(yǎng)，把保守企業(yè)秘密作為自己的神圣職責(zé)和應(yīng)盡的義務(wù)。

（三）強化檔案成果利用監(jiān)督措施

設(shè)計單位的工程設(shè)計檔案是從事工程設(shè)計技術(shù)活動的成果。它是可提供開發(fā)用的設(shè)計技術(shù)資源，對內(nèi)可參考復(fù)用，對外可供技術(shù)轉(zhuǎn)讓和交流。在檔案資源成果利用中，要根據(jù)不同的利用對象的不同目的，做好利用監(jiān)督。勝利勘察設(shè)計研究院嚴格利用設(shè)計檔案審批制度，利用者如果調(diào)取設(shè)計檔案必須先由個人申請，再由專業(yè)所室領(lǐng)導(dǎo)、生產(chǎn)運行部、技術(shù)質(zhì)量部審批，方能調(diào)取電子檔案。