新建醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理實(shí)踐

胡娟+許霞

摘要：醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作是醫(yī)院管理的重要環(huán)節(jié)，新建醫(yī)院要在籌建之初建立完善的檔案管理制度，制定規(guī)范的管理流程，以確保在開業(yè)之初設(shè)備大批量采購、安裝的時候，設(shè)備檔案資料完善有序的保存。

關(guān)鍵詞：醫(yī)療設(shè)備；檔案管理

中圖分類號：F27

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：16723198（2015）13007801

醫(yī)療設(shè)備檔案是指在醫(yī)療設(shè)備申請、論證、購置、到貨、驗(yàn)收、安裝、使用、質(zhì)量控制、計(jì)量、維修、養(yǎng)護(hù)直至報廢各個環(huán)節(jié)所形成的具有保存?zhèn)洳閮r值的各類技術(shù)資料及證明文件。隨著醫(yī)療新技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院引進(jìn)的設(shè)備數(shù)量逐步增長，精密度愈發(fā)提高，醫(yī)院對于設(shè)備的檔案管理工作也日益重視。

1醫(yī)療設(shè)備檔案管理的重要性

醫(yī)療設(shè)備檔案能夠?yàn)閺?qiáng)化資產(chǎn)管理、開展設(shè)備養(yǎng)護(hù)、臨床應(yīng)用風(fēng)險評估以及追溯監(jiān)督采購行為提供準(zhǔn)確、詳實(shí)和可靠的依據(jù)。醫(yī)療設(shè)備檔案具有涉及環(huán)節(jié)眾多、資料文件復(fù)雜多樣及歸檔時間較長等特點(diǎn)。一臺醫(yī)療設(shè)備，從論證、購置到安裝、使用直至維修、報廢，具有相當(dāng)長一個周期，涉及眾多職能部門和使用科室，將會形成大量的文件和證明材料。醫(yī)療設(shè)備檔案能為醫(yī)院提供詳盡而準(zhǔn)確的設(shè)備信息資料，有助于領(lǐng)導(dǎo)合理配置醫(yī)療設(shè)備，使現(xiàn)有的設(shè)備效能充分發(fā)揮，避免醫(yī)療設(shè)備閑置浪費(fèi)，也避免盲目重復(fù)引進(jìn)同樣的醫(yī)療設(shè)備。醫(yī)療設(shè)備的全生命周期管理是近年來設(shè)備管理部門提出的全面管理新理念，這也是體現(xiàn)醫(yī)院精細(xì)化管理的重要部分。

2新建醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理面臨的問題

某院是在優(yōu)質(zhì)醫(yī)療資源下沉、市校合作的基礎(chǔ)上的新建三甲醫(yī)院。其引進(jìn)的設(shè)備均是參考省內(nèi)一流三甲醫(yī)院的標(biāo)準(zhǔn)配置的優(yōu)質(zhì)資源。醫(yī)院臨床醫(yī)學(xué)工程部是醫(yī)療設(shè)備管理職能部門，在醫(yī)院籌建階段一直在不斷探索和實(shí)踐醫(yī)療設(shè)備的全生命周期管理，以期為醫(yī)院資源的合理利用，設(shè)備的合理引進(jìn)發(fā)揮更大的作用。新建醫(yī)院設(shè)備檔案管理主要面臨以下問題。

2.1人員短缺

新建三甲醫(yī)院開業(yè)必備的醫(yī)療設(shè)備就有大大小小上千余種，涉及金額上億。這些醫(yī)療設(shè)備從立項(xiàng)審批到組織考察、資金落實(shí)、立項(xiàng)招標(biāo)到安裝、驗(yàn)收等過程中產(chǎn)生了一系列的重要文件，具有非常重要的保存價值。然而在醫(yī)院籌建期間，采購職能科室基本沒有專職的檔案管理人員來負(fù)責(zé)檔案的收集管理工作，所有的資料只有由采購員兼職管理。由于籌建期間采購任務(wù)重，時間緊迫，采購項(xiàng)目是接連進(jìn)行。采購員幾乎是分身乏術(shù)，無暇進(jìn)行精細(xì)化、完善化的管理。

2.2管理缺少規(guī)范和制度

新建醫(yī)院萬事待興，既沒有專門的檔案管理部門，也沒有專職的檔案管理人員，醫(yī)院更沒有針對醫(yī)療設(shè)備檔案管理制定專門的規(guī)章制度，對于醫(yī)療設(shè)備檔案的管理只是停留在建檔、收納這一表層，沒有更為深入的管理。

2.3技術(shù)手段落后于需求

醫(yī)院籌建期間，信息化系統(tǒng)的建設(shè)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于需求。盡管新建醫(yī)院都標(biāo)稱是數(shù)字化醫(yī)院，但信息化建設(shè)一般是優(yōu)先完成保證臨床需求的HIS和PACS等系統(tǒng)，而涉及固定資產(chǎn)管理的OA系統(tǒng)或者HRP系統(tǒng)，則是延后進(jìn)行。因此，檔案管理人員只能靠手工登記已采購的設(shè)備相關(guān)的檔案信息。尤其是設(shè)備的驗(yàn)收、何時開始保修、何時進(jìn)行PM修護(hù)等信息都只有工程師的手工單，查閱起來非常麻煩，并且容易遺漏和丟失。

3如何加強(qiáng)新建醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理

根據(jù)《檔案法》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》等法規(guī)和JIC標(biāo)準(zhǔn)、等級醫(yī)院評審要求，新建醫(yī)院要在既定時間內(nèi)通過相關(guān)的評審，必須從開始就提高管理層對設(shè)備檔案管理的重視，加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作。

3.1建立完善的制度

首先要從管理層面，根據(jù)各級監(jiān)管部門的規(guī)定，制定符合規(guī)范的醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度。明確需要?dú)w檔范圍，一般而言對于價值1千元以上的設(shè)備都需要有申購審批材料、招標(biāo)資料和采購合同及供應(yīng)商的三證、安裝驗(yàn)收報告及PM維護(hù)記錄等。對于單價10萬以上的醫(yī)療設(shè)備要做到一機(jī)一檔。做到醫(yī)療設(shè)備檔案資料的收集與設(shè)備立項(xiàng)、招標(biāo)、安裝、驗(yàn)收、維護(hù)維修、調(diào)撥、捐贈、報廢同步。

實(shí)行醫(yī)院、設(shè)備科、使用科室操作人員的三級管理。使用科室必須要做好日常維護(hù)保養(yǎng)記錄，每半年將整理好的記錄上報設(shè)備科。設(shè)備科核查并整理完善后移交綜合檔案室歸入檔案，形成一個有效管理流程。

3.2信息系統(tǒng)管理

醫(yī)療設(shè)備檔案資料文件復(fù)雜多樣，收集整理過程涉及環(huán)節(jié)眾多，加之歸檔時間較長，完全依賴人工進(jìn)行

管理容易出現(xiàn)人為疏漏而造成重要檔案資料遺失，導(dǎo)

致資料完整性難于查驗(yàn)、資料檢索困難，不利于調(diào)閱使用等情形，利用信息系統(tǒng)是醫(yī)療設(shè)備檔案管理的信息化是解決上述問題的有效方案。目前已有成熟的軟件開發(fā)公司在進(jìn)行醫(yī)療設(shè)備的固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)開發(fā)，可以借助其開發(fā)經(jīng)驗(yàn)并根據(jù)醫(yī)院實(shí)際需求，進(jìn)行醫(yī)療設(shè)備檔案的動態(tài)實(shí)時管理，有效提高資源的利用率。

3.3提高管理人員的意識和素質(zhì)

醫(yī)院管理層需重視醫(yī)療設(shè)備檔案管理，在設(shè)備科設(shè)置專職的檔案管理人員，負(fù)責(zé)醫(yī)療設(shè)備的全程檔案資料的收集整理、歸類工作。有計(jì)劃、有目的對設(shè)備檔案的專職人員和業(yè)務(wù)相關(guān)人員開展設(shè)備管理和建檔工作培訓(xùn)，提高整體專業(yè)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。

4總結(jié)

醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作是一項(xiàng)繁瑣又持續(xù)性的工作，它能為醫(yī)院購置醫(yī)療設(shè)備前期論證、規(guī)劃醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備升級換代等工作提供有力的基礎(chǔ)依據(jù)，還能為醫(yī)療安全提供有力保障。因此，新建醫(yī)院須從一開始就重視檔案管理工作，建立規(guī)范的在管理制度和流程，以確保開業(yè)前期大批量設(shè)備采購時的檔案管理工作。

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