會(huì)計(jì)信息化環(huán)境下內(nèi)部控制

呂延齡

摘 要：在會(huì)計(jì)信息化環(huán)境下，集中處理數(shù)據(jù)會(huì)使會(huì)計(jì)工作管理、會(huì)計(jì)信息化控制方式、手段及內(nèi)部控制的范圍都發(fā)生了較大變化，加大了內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的困難程度。因此，應(yīng)進(jìn)一步深化產(chǎn)權(quán)制度的改革，加強(qiáng)會(huì)計(jì)信息化企業(yè)的組織控制和對(duì)會(huì)計(jì)軟件研制工作的指導(dǎo)檢查，重新構(gòu)建一種較完善的內(nèi)部控制體系或采用更好的控制方式，來搞好內(nèi)部會(huì)計(jì)控制。本文開端通過對(duì)會(huì)計(jì)信息化的概念和內(nèi)部控制的理論進(jìn)行講述，分析比較不同環(huán)境條件下的內(nèi)部控制的不同特征。并結(jié)合X輕控股有限公司會(huì)計(jì)流程再造的例子，就如何完善會(huì)計(jì)信息化內(nèi)控體系進(jìn)行淺顯的研究并提出新想法和建議。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)信息化；內(nèi)部控制；業(yè)務(wù)流程再造

一、會(huì)計(jì)信息化環(huán)境下內(nèi)部控制的概念及意義

1.會(huì)計(jì)信息化

會(huì)計(jì)信息化，是指融合了會(huì)計(jì)理論和信息技術(shù)的結(jié)合體技術(shù)，其中融合了許多計(jì)算機(jī)方面的科技技術(shù)。除此之外，現(xiàn)在發(fā)展最迅速最前端的信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也應(yīng)用到會(huì)計(jì)信息化當(dāng)中，這使得會(huì)計(jì)信息化不僅僅是針對(duì)信息的簡(jiǎn)單處理，還大大擴(kuò)展了其范圍和含義。企業(yè)中原有的各自信息孤島在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)下相互連接起來了，企業(yè)在各方面的信息也得以融合在一起。

會(huì)計(jì)信息化能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)信息共享，結(jié)合員工流、物流、資金流等各個(gè)方面。從更深一層角度去理解，會(huì)計(jì)信息化體現(xiàn)的是一種科學(xué)經(jīng)營(yíng)管理的思想，因?yàn)槠髽I(yè)信息共享的數(shù)據(jù)能夠及時(shí)準(zhǔn)確的傳遞關(guān)鍵有效的信息，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)、控制、決策和運(yùn)行提供了結(jié)實(shí)的保障。概括而言，會(huì)計(jì)信息化能夠體現(xiàn)出，會(huì)計(jì)是一種企業(yè)管理工具，能夠加深財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的計(jì)劃、組織、控制以及決策等管理職能的工具。

如果說會(huì)計(jì)電算化是手工會(huì)計(jì)記賬的第一次飛躍，那么會(huì)計(jì)信息化就是在會(huì)計(jì)電算化基礎(chǔ)上產(chǎn)生第二次質(zhì)的飛躍。從哲學(xué)的角度來講，會(huì)計(jì)信息化是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工具不斷升級(jí)的必經(jīng)之路，是一種歷史發(fā)展的必然。

2.內(nèi)部控制

內(nèi)部控制，是指一系列的政策和程序，而不是一個(gè)簡(jiǎn)單的條文性地制度和規(guī)范。內(nèi)部控制通過俯視全局，整體把握對(duì)企業(yè)日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，在能夠提高經(jīng)營(yíng)效率、實(shí)現(xiàn)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的前提下，保證企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)符合國(guó)家的規(guī)章法律、企業(yè)自身的資產(chǎn)安全完整，而形成的一系列的政策和程序制度。內(nèi)部控制的目標(biāo)有：實(shí)現(xiàn)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)、提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)效率和效果、合理保證財(cái)務(wù)報(bào)告及相關(guān)信息真實(shí)準(zhǔn)確、合理保證企業(yè)資產(chǎn)安全完整、合理保證企業(yè)經(jīng)營(yíng)合法合規(guī)。

二、會(huì)計(jì)信息化對(duì)企業(yè)原有內(nèi)部控制體系帶來的影響

任何事物都有兩面性。但由于會(huì)計(jì)信息化的升級(jí)，管理部門的重新構(gòu)造和會(huì)計(jì)人員及崗位組成結(jié)構(gòu)相應(yīng)提出了更高的要求，也帶來了許多特定的問題和挑戰(zhàn)，可以說對(duì)企業(yè)原有內(nèi)控體系造成了明顯的沖擊。

1.內(nèi)部控制環(huán)境發(fā)生改變

企業(yè)內(nèi)控體系的環(huán)境變化主要分為兩點(diǎn)。

首先是由簡(jiǎn)單到復(fù)雜，包括兩方面：一方面?zhèn)鹘y(tǒng)的財(cái)務(wù)部門只是簡(jiǎn)單地由會(huì)計(jì)專業(yè)人員構(gòu)成，而會(huì)計(jì)信息化的現(xiàn)代會(huì)計(jì)部門有多種工種組成——財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)專業(yè)人員、計(jì)算機(jī)管理人員以及財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)軟件專家等；另一方面?zhèn)鹘y(tǒng)的財(cái)務(wù)部門只是簡(jiǎn)單地對(duì)手中的數(shù)據(jù)進(jìn)行核算、匯總儲(chǔ)存處理，而會(huì)計(jì)信息化的現(xiàn)代會(huì)計(jì)部門已經(jīng)通過管理決策軟件進(jìn)行更為復(fù)雜的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，如各種業(yè)務(wù)活動(dòng)預(yù)測(cè)、各種資源規(guī)劃等。

其次是由復(fù)雜到簡(jiǎn)單，也包括兩方面：一是在電子單據(jù)形成的同時(shí)可以通過網(wǎng)絡(luò)通訊快速的傳遞財(cái)務(wù)部門，會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)工作人員一旦處理完經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，所有相關(guān)的會(huì)計(jì)信息都會(huì)通過會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)自動(dòng)輸出，瞬間就可以完成從原始單據(jù)憑證到最終會(huì)計(jì)信息處理的過程，省去了中間的時(shí)間差和避免了人員交流產(chǎn)生的誤差；二是現(xiàn)在信息化系統(tǒng)下，一個(gè)部門甚至一個(gè)員工就可以完成原本需要幾個(gè)部門共同合作才能完成的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)。

2、內(nèi)部控制內(nèi)容更加廣泛

有效的內(nèi)部控制要求，在會(huì)計(jì)工作人員事先進(jìn)行審核和輸入計(jì)算機(jī)形成電腦中的原始數(shù)據(jù)時(shí)，要規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，以保證會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量和可用性。而且，如果不進(jìn)行有效的內(nèi)部控制就會(huì)出現(xiàn)很大的風(fēng)險(xiǎn)，因?yàn)闀?huì)計(jì)信息化是以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為記錄工具，導(dǎo)致集中了相對(duì)關(guān)聯(lián)的職責(zé)權(quán)限。同時(shí)，會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)中，是將經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)記錄到電磁介質(zhì)中，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電子核算無(wú)紙化。但由于電磁介質(zhì)很容易損壞，增加了丟失、損毀的風(fēng)險(xiǎn)。所以必須加強(qiáng)內(nèi)控建設(shè)，規(guī)范會(huì)計(jì)檔案儲(chǔ)存形式，盡量規(guī)避會(huì)計(jì)檔案無(wú)紙化和電腦操作無(wú)形化帶來的各種風(fēng)險(xiǎn)。

3、財(cái)務(wù)及其他企業(yè)管理人員需要轉(zhuǎn)型

在賬簿會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)中，對(duì)會(huì)計(jì)工作人員的要求很低，只要懂得會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí)、精通財(cái)經(jīng)法律法規(guī)即可。但在新形勢(shì)發(fā)展環(huán)境下，手工記賬逐漸被電子化替代，會(huì)計(jì)人員的主要工作任務(wù)變成會(huì)計(jì)憑證的錄入和審核，由核算型向管理型轉(zhuǎn)移，變成會(huì)計(jì)工作的重點(diǎn)。因?yàn)闀?huì)計(jì)信息化系統(tǒng)是一個(gè)人機(jī)交互系統(tǒng)，只懂得會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，還要懂得有關(guān)的電子計(jì)算機(jī)信息知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)。會(huì)計(jì)信息化是會(huì)計(jì)理論、會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)操作與電子計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的有機(jī)融合，所以既懂計(jì)算機(jī)又懂會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí)和相關(guān)管理知識(shí)的復(fù)合型人才的培養(yǎng)非常重要。

三、XX控股有限公司狀況分析

XX控股有限公司原來的企業(yè)狀況如下：不符合市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的要求，管理業(yè)務(wù)不科學(xué)，組織結(jié)構(gòu)很混亂，流程安排不合理，基本的規(guī)章制度的制定有很大欠缺，企業(yè)上下溝通或橫向溝通渠道有障礙，沒有統(tǒng)一的信息渠道，消息傳遞容易出現(xiàn)斷層、誤差和時(shí)間停滯差；財(cái)務(wù)人員數(shù)量很多，但工作人員的職能和素質(zhì)都相對(duì)比較低，缺乏自主管理權(quán)，幾乎是“要錢”和“報(bào)銷”的代名詞了，而且由于企業(yè)內(nèi)控不完善，貪污“小錢”的事情時(shí)有發(fā)生；會(huì)計(jì)部門只是一種記錄工具，而不是采集工具，這導(dǎo)致同一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的有關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)先經(jīng)過了非財(cái)會(huì)人員的手再到達(dá)專業(yè)財(cái)會(huì)人手中，大量對(duì)管理企業(yè)有用的信息被忽略，因此，難以滿足管理的需要；會(huì)計(jì)部門由于流程先后原因，產(chǎn)生的資金流信息總會(huì)比物流信息慢一拍，賬目上的數(shù)據(jù)沒有實(shí)時(shí)性，體現(xiàn)的不是當(dāng)時(shí)時(shí)點(diǎn)的余額，致使公司從效益角度上對(duì)經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)活動(dòng)進(jìn)行實(shí)時(shí)控制。

對(duì)于目前的這種狀況，公司經(jīng)營(yíng)者深刻地認(rèn)識(shí)到企業(yè)持續(xù)經(jīng)營(yíng)存在很大風(fēng)險(xiǎn)，想要改變這種頹敗的企業(yè)狀況，只有先化為“零”，然后將企業(yè)會(huì)計(jì)系統(tǒng)被期望且能達(dá)到的理想功能羅列出來，通過集體考慮、綜合想法，篩選出符合成本——效益原則的最關(guān)鍵、最基本的系統(tǒng)功能，最后優(yōu)化組合成理想且能達(dá)成的新會(huì)計(jì)系統(tǒng)。

1.存在的問題

熟悉了解企業(yè)現(xiàn)存的問題、不足和缺陷是提出解決方案的首要前提。

XX控股有限公司原本存在的會(huì)計(jì)循環(huán)流程如下：填制憑證——登記賬簿——編制報(bào)表。核算比較嚴(yán)格，但流程很簡(jiǎn)單，這樣的構(gòu)造使得會(huì)計(jì)流程及時(shí)在內(nèi)控方面發(fā)揮一定的牽制作用，但會(huì)產(chǎn)生時(shí)間差，不能發(fā)揮會(huì)計(jì)報(bào)告的真正作用而且會(huì)計(jì)報(bào)告要表達(dá)的信息也單一。其在信息溝通方面存在的問題如下：會(huì)計(jì)系統(tǒng)單項(xiàng)業(yè)務(wù)模式性質(zhì)嚴(yán)重，各個(gè)核算子系統(tǒng)之間聯(lián)系不緊密，甚至是分離開來的，難以形成信息共享，且一個(gè)個(gè)信息孤島致使會(huì)計(jì)信息相對(duì)比較零散，匯集比較麻煩，傳遞更是滯后的。缺點(diǎn)：信息不共享，訂單、付款和收貨是分開部門進(jìn)行的，卻沒有及時(shí)的溝通交流。會(huì)計(jì)、采購(gòu)、驗(yàn)收部門賬目和貨物不符、賬目和賬目不符的情況時(shí)有發(fā)生。

2.解決方案

通過上面的流程圖可以很明顯地看出財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門和采購(gòu)部門各自成為信息孤島。而且，在各種憑證的核算、匯總及儲(chǔ)存過程中一旦出現(xiàn)什么微小的問題，很難查明原因，積少成多，給公司持續(xù)經(jīng)營(yíng)造成隱患。這時(shí)，有效手段之一是從管理入手。通過科學(xué)合理地優(yōu)化和改造公司業(yè)務(wù)流程，運(yùn)用 BPR，并與信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相結(jié)合，通過信息系統(tǒng)可以牢牢地控制每一項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的處理過程。

（1）實(shí)施前的準(zhǔn)備

凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。同時(shí)，任何事物都是有雙面性的。會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程再造的關(guān)鍵點(diǎn)就是制定目標(biāo)，然后根據(jù)長(zhǎng)期目標(biāo)，確定短期目標(biāo)，制定相應(yīng)的實(shí)施方案步驟。

①制定目標(biāo)：對(duì)關(guān)鍵業(yè)務(wù)的流程改造之后，企業(yè)經(jīng)營(yíng)者以會(huì)計(jì)實(shí)時(shí)控制系統(tǒng)為中心，利用現(xiàn)代化信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)方法統(tǒng)攬監(jiān)控全局，會(huì)計(jì)信息需求者通過及時(shí)地獲取準(zhǔn)確、可靠的信息，大大增強(qiáng)了決策正確性，為企業(yè)不斷發(fā)展壯大提供了有效的信息保障，增強(qiáng)了企業(yè)資產(chǎn)不斷增值的可能性。

②制定戰(zhàn)術(shù)：根據(jù)制定的戰(zhàn)略目標(biāo)制定戰(zhàn)術(shù)。首先，要了解熟悉再造的所有業(yè)務(wù)流程，其中的細(xì)節(jié)也要做一些調(diào)查，形成業(yè)務(wù)流程再造的工作底稿。其次，篩選出其中比較先進(jìn)的手段留作備用。將其他的程序化為“零”，根據(jù)最基本、最關(guān)鍵的目標(biāo)形成一套流程。然后將信息技術(shù)加入到其中有用的地方，之后再利用集體優(yōu)勢(shì)，為這套流程“添血添肉”。最后，處理細(xì)節(jié)和不同部門的聯(lián)系，達(dá)成信息共享，讓實(shí)施性質(zhì)的信息傳遞成為現(xiàn)實(shí)。

（2）XX控股有限公司會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程再造

XX控股有限公司實(shí)施會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程再造，要秉承一定的原則和遵循制定的目標(biāo)，盡量結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單化、步驟規(guī)范化、業(yè)務(wù)自動(dòng)化，企業(yè)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程再造的目的就是為了企業(yè)的持續(xù)經(jīng)營(yíng)，增加經(jīng)營(yíng)效率的目標(biāo)不變。

①再造后的會(huì)計(jì)、采購(gòu)部門業(yè)務(wù)流程：

優(yōu)點(diǎn)：通過網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)了信息共享，減少了信息傳遞的時(shí)滯差。通過網(wǎng)絡(luò)，供貨商可以與購(gòu)買單位進(jìn)行賬目核對(duì)，企業(yè)內(nèi)部不同部門之間進(jìn)行賬賬核對(duì)、賬目和實(shí)物的核對(duì)，大大減少了錯(cuò)誤率。

會(huì)計(jì)流程再造中利用高科技網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務(wù)信息的匯集，實(shí)現(xiàn)了資源共享，有很強(qiáng)的開放性。企業(yè)實(shí)行會(huì)計(jì)信息化，使得同一經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的相關(guān)數(shù)據(jù)可以被財(cái)會(huì)和非財(cái)會(huì)人員共同獲得，保證了可能存在的管理信息不被遺漏，保證了會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)和其他部門系統(tǒng)的記錄儲(chǔ)存的數(shù)據(jù)相一致，使得資金流信息和物流信息可以隨時(shí)“保持聯(lián)系”，使得財(cái)務(wù)賬目和會(huì)計(jì)報(bào)告上體現(xiàn)的數(shù)據(jù)時(shí)當(dāng)時(shí)時(shí)點(diǎn)的余額，保證了企業(yè)經(jīng)營(yíng)者對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行實(shí)時(shí)控制。在經(jīng)濟(jì)環(huán)境瞬息萬(wàn)變的今天，會(huì)計(jì)信息化保障了信息的及時(shí)性、相關(guān)性，保證了其存在的價(jià)值。

四、啟示

物競(jìng)天擇，適者生存。在如今的世界“大戰(zhàn)場(chǎng)”中，企業(yè)想要獲得持續(xù)經(jīng)營(yíng)、不斷發(fā)展壯大的機(jī)會(huì)，就必須實(shí)行會(huì)計(jì)信息化，并且加強(qiáng)會(huì)計(jì)信息化環(huán)境下的內(nèi)控體系建設(shè)。

實(shí)行會(huì)計(jì)信息化是企業(yè)繼續(xù)存在的必然，是一種歷史發(fā)展的必然。會(huì)計(jì)信息化是企業(yè)管理工具不斷升級(jí)的當(dāng)前階段。但同時(shí)，企業(yè)是一個(gè)整體，關(guān)鍵因素包括人、技術(shù)、文化，人員是會(huì)計(jì)信息化的參與因素，文化是保證因素。成功實(shí)施會(huì)計(jì)信息化需要多種因素的配合。當(dāng)然，在實(shí)施會(huì)計(jì)信息化的過程中不能忽略了總體經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略思想、作業(yè)流程中的聯(lián)結(jié)作用，要考慮經(jīng)營(yíng)流程設(shè)計(jì)和管理流程之間的聯(lián)系。企業(yè)想要發(fā)展，必須真正準(zhǔn)確的掌握好會(huì)計(jì)信息環(huán)境，制定有效的內(nèi)控體系。企業(yè)所處的經(jīng)濟(jì)大環(huán)境是瞬息萬(wàn)變的，特別是在會(huì)計(jì)信息化環(huán)境下，建設(shè)有效的內(nèi)控體系必須準(zhǔn)備好，隨時(shí)迎接新問題和新挑戰(zhàn)。因此，對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制的研究不能停止間斷，必須不斷研究挖掘，才能保證企業(yè)在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)“商場(chǎng)”中正常運(yùn)行。（作者單位：北京工商大學(xué)商學(xué)院）

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