信息化條件下完善中小企業(yè)內(nèi)部控制的思考

曾娟

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，會(huì)計(jì)信息化已成為一種的必然趨勢(shì)。而信息化的到來(lái)改變了我國(guó)中小企業(yè)會(huì)計(jì)核算和管理的環(huán)境，這給中小企業(yè)的內(nèi)部控制帶來(lái)了一定的挑戰(zhàn)。因此完善信息化條件下中小企業(yè)內(nèi)部控制對(duì)企業(yè)起著至關(guān)重要的作用。本文在內(nèi)部控制基本理論的基礎(chǔ)上，指出了信息化條件下我國(guó)中小企業(yè)內(nèi)部控制中存在的問(wèn)題，并提出行之有效的改進(jìn)措施，對(duì)促進(jìn)我國(guó)會(huì)計(jì)信息化的建設(shè)具有現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞：信息化；中小企業(yè)；內(nèi)部控制；措施

一、信息化對(duì)中小企業(yè)內(nèi)部控制的影響

（一）信息化對(duì)控制環(huán)境的影響

控制環(huán)境作為內(nèi)部控制五大要素之首，為信息化下的企業(yè)內(nèi)部控制提供更加全面、更加深刻的架構(gòu)基礎(chǔ)?？刂骗h(huán)境的構(gòu)成因素是多方面的，主要是：企業(yè)文化、管理層的能力、組織結(jié)構(gòu)、權(quán)責(zé)分配、人力資源。信息化的到來(lái)，使控制環(huán)境發(fā)生了一些變化，在技術(shù)要求方面，不僅要求會(huì)計(jì)人員具有扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，還要能夠熟練地操作和運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，這是因?yàn)樵谛畔⒒瘲l件下會(huì)計(jì)人員每天必須處理大量的信息數(shù)據(jù)。在道德方面，由于網(wǎng)絡(luò)世界的無(wú)形性、隱蔽性以及人與人之間的直接接觸減少，從而要求審計(jì)人員具備更高的職業(yè)道德。

（二）對(duì)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的影響

現(xiàn)代企業(yè)中，風(fēng)險(xiǎn)無(wú)處不在，風(fēng)險(xiǎn)管理就成為提高內(nèi)部控制的效率與效果的關(guān)鍵。從傳統(tǒng)手工記賬模式到會(huì)計(jì)信息化，原始數(shù)據(jù)的獲取由通過(guò)會(huì)計(jì)人員的肉眼觀察、手工計(jì)數(shù)或者使用儀器測(cè)量等方式獲得變成利用傳感設(shè)備全自動(dòng)地獲取，數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)介質(zhì)由紙質(zhì)變成了光盤(pán)或者磁盤(pán)，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的傳遞由通過(guò)傳票、報(bào)告、打電話等方式來(lái)實(shí)現(xiàn)到通過(guò)電纜、光纜、無(wú)線電波的方式來(lái)傳遞，一方面，這些變化毫無(wú)疑問(wèn)有利于會(huì)計(jì)工作的開(kāi)展與進(jìn)行，但另一方面，不可否認(rèn)地是這些變化會(huì)增加信息系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)。

（三）對(duì)控制活動(dòng)的影響

內(nèi)控活動(dòng)是指為了確保管理層指示得以行使的政策和程序。傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)記賬法下的內(nèi)部控制采用結(jié)構(gòu)控制法。一項(xiàng)會(huì)計(jì)工作一般按一定的程序，分多個(gè)步驟完成。后面的步驟將對(duì)前面的步驟進(jìn)行審查與核算，如果前面的步驟有錯(cuò)誤可以在后面的步驟中更正。還可以通過(guò)賬賬核對(duì)、賬證核對(duì)，賬實(shí)核對(duì)方式相互驗(yàn)證，相互審核。而在會(huì)計(jì)電算化中，企業(yè)會(huì)計(jì)內(nèi)部控制由計(jì)算機(jī)和會(huì)計(jì)人員共同控制，計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成了大部分控制工作，像交易授權(quán)之類的。特別是在手工環(huán)境下不相容的職位可以都由計(jì)算機(jī)來(lái)完成。如果在最初的人員設(shè)置中出現(xiàn)誤差，就有可能會(huì)出現(xiàn)不相容職位未分離的現(xiàn)象。傳統(tǒng)控制減弱，會(huì)使得內(nèi)部控制更加復(fù)雜、更加困難。

（四）對(duì)監(jiān)督的影響

在信息技術(shù)條件下，內(nèi)部控制是基于一種人——機(jī)結(jié)合的控制模式，許多控制活動(dòng)被設(shè)計(jì)在計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)內(nèi)部，這樣比人工監(jiān)督更加精確、高效。但值得注意的是，要及時(shí)了解原來(lái)設(shè)置在信息系統(tǒng)內(nèi)的程序、參數(shù)是否正確，是否過(guò)時(shí)，并根據(jù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)環(huán)境的變化或?qū)嶋H情況及時(shí)調(diào)整控制程序或者控制參數(shù)。

二、信息化條件下中小企業(yè)內(nèi)部控制面臨的問(wèn)題

（一）復(fù)合型人才普遍缺乏

傳統(tǒng)會(huì)計(jì)模式下，會(huì)計(jì)人員只需要懂得會(huì)計(jì)理論，能夠熟練的完成會(huì)計(jì)工作就行，但在信息化條件下，會(huì)計(jì)人員除了具備會(huì)計(jì)知識(shí)，熟悉會(huì)計(jì)工作，還必須掌握計(jì)算機(jī)知識(shí)。而中小企業(yè)單位由于規(guī)模小，經(jīng)營(yíng)活動(dòng)比較簡(jiǎn)單，為了節(jié)省成本很多公司就雇傭一些綜合素質(zhì)偏低與工作崗位要求完全不匹配的員工。這些會(huì)計(jì)人員專業(yè)知識(shí)不扎實(shí)，又不會(huì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，或者只擅長(zhǎng)其中一方面。我國(guó)中小企業(yè)普遍存在一個(gè)問(wèn)題，那就是缺乏專業(yè)精且計(jì)算機(jī)技術(shù)高又懂管理的復(fù)合型人才。復(fù)合型人才的缺乏，將成為完善我國(guó)中小企業(yè)內(nèi)部控制的一大瓶頸。

（二）企業(yè)安全風(fēng)險(xiǎn)加大

在手工記賬模式下，企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)信息很難被盜竊。但在信息化條件下，會(huì)計(jì)信息都是以電子數(shù)據(jù)的形式存在，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)盜取一個(gè)公司的機(jī)密信息已經(jīng)不再是難事，特別是中小企業(yè)相關(guān)控制不嚴(yán)格，想要獲取其企業(yè)信息更加容易，這樣企業(yè)的安全風(fēng)險(xiǎn)就會(huì)加大。信息化環(huán)境下，我國(guó)中小企業(yè)安全風(fēng)險(xiǎn)加大主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：1、數(shù)據(jù)的安全性遭遇挑戰(zhàn)。2、控制內(nèi)容程序化，使得差錯(cuò)更加嚴(yán)重。

（三）監(jiān)督機(jī)制不夠健全

監(jiān)督機(jī)制是內(nèi)部控制制度的重要組成部分，是指公司利益的相關(guān)者對(duì)公司代理人的經(jīng)營(yíng)行為、過(guò)程、或決策等經(jīng)營(yíng)活動(dòng)實(shí)施客觀及時(shí)的監(jiān)控，所涉及的一系列監(jiān)督制度的總稱。有效的監(jiān)督機(jī)制可以保證內(nèi)部控制制度持續(xù)有效地運(yùn)作。而我國(guó)很多中小企業(yè)雖然設(shè)置了內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制但是內(nèi)部審計(jì)工作沒(méi)有得到重視和支持，也未能發(fā)揮其應(yīng)有的作用。所以，監(jiān)督就成了我國(guó)中小企業(yè)內(nèi)部控制中普遍薄弱的環(huán)節(jié)。

三、信息化條件下完善中小企業(yè)內(nèi)部控制的措施

（一）提高會(huì)計(jì)人員的綜合素質(zhì)

企業(yè)活力的源泉在于職工的積極性、智慧和創(chuàng)造力的發(fā)揮，而企業(yè)的人力資源直接影響到企業(yè)的業(yè)績(jī)和名聲。良好的人力資源能夠培養(yǎng)良好風(fēng)氣，更好的貫徹和執(zhí)行內(nèi)部控制制度。因此，中小企業(yè)應(yīng)該以人為本，重點(diǎn)放在員工的雇傭和培訓(xùn)上。在信息化條件下，雇傭是要改變?cè)瓉?lái)的“任人唯親”的選人方式，最大限度地選擇既懂會(huì)計(jì)又精通計(jì)算機(jī)同時(shí)道德品質(zhì)高尚的人才，并且安排在適合的崗位上，盡其所能。同時(shí)由于計(jì)算機(jī)技術(shù)更新十分迅速，必須給員工提供良好的培訓(xùn)機(jī)會(huì)。我國(guó)中小企業(yè)應(yīng)該根據(jù)自身的特點(diǎn)，制定切實(shí)可行的培訓(xùn)方案，培訓(xùn)內(nèi)容要切合實(shí)際，注重員工技能的繼續(xù)教育，使會(huì)計(jì)人員業(yè)務(wù)能力不斷地提高。

（二）提高企業(yè)防范風(fēng)險(xiǎn)的能力

企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)經(jīng)常會(huì)受到外部、內(nèi)部多種因素的影響，面臨著各種風(fēng)險(xiǎn)，再加上會(huì)計(jì)信息化對(duì)企業(yè)的影響，企業(yè)要想在經(jīng)濟(jì)浪潮中立于不敗之地，就必須加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)控制。企業(yè)要想提高風(fēng)險(xiǎn)防范能力，主要把握一方面，會(huì)計(jì)人員應(yīng)該對(duì)重要的數(shù)據(jù)資料都要進(jìn)行備份保存，紙質(zhì)資料更應(yīng)該妥善保管。另一方面，加強(qiáng)病毒防范意識(shí)。通過(guò)合法的渠道從值得信賴的供應(yīng)商那里購(gòu)買(mǎi)會(huì)計(jì)軟件，安裝安全可靠且自身具有防范病毒功能的系統(tǒng)，定時(shí)檢測(cè)并清理病毒，再利用防火墻對(duì)病毒加以防范和控制。

（三）健全監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)

內(nèi)部審計(jì)既是內(nèi)部控制制度的重要組成部分，又是監(jiān)督內(nèi)部控制制度其他環(huán)節(jié)的主要手段。企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身的治理結(jié)構(gòu)的需要設(shè)置內(nèi)部審計(jì)機(jī)制。建立健全且相對(duì)獨(dú)立的內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，這樣有利于提高會(huì)計(jì)內(nèi)部控制制度的可靠性和有效性，有利于完善會(huì)計(jì)內(nèi)部控制制度，提高單位的經(jīng)營(yíng)管理水平。會(huì)計(jì)信息化對(duì)內(nèi)部審計(jì)提出了更高的要求。具體如下：

1、對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行定期審查，審查會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中的賬務(wù)處理是否正確。同時(shí)對(duì)信息系統(tǒng)本身的各個(gè)環(huán)節(jié)加以審查，防止出現(xiàn)漏洞。

2、對(duì)原始數(shù)據(jù)以及其它一些重要的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。檢查數(shù)據(jù)保存的安全性和合法性，防止非法篡改數(shù)據(jù)的現(xiàn)象。（作者單位：湘潭大學(xué)）

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