建筑工程中檔案資料管理的重要性及策略研究

宋艷萍

【摘 要】隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，建筑行業(yè)成為人們關(guān)注的重點(diǎn)，在我國(guó)現(xiàn)階段，做好建筑工程資料管理工作是提高工程管理水平，確保建筑工程質(zhì)量，進(jìn)行工程結(jié)算等工作的重要文件。由于建筑工程施工具有長(zhǎng)期性、獨(dú)立性和復(fù)雜性，從而使得建筑工程資料存在收集難、編制過(guò)程較長(zhǎng)、地方性標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一等特點(diǎn)。雖然歸檔資料存在這樣或那樣的問(wèn)題，但卻仍是建筑工程使用過(guò)程中管理、維修及改造不可缺少的檔案資料?；诖?，本文就建筑工程中檔案資料管理的重要性及先關(guān)策略進(jìn)行分析與研究。

【關(guān)鍵詞】建筑工程；檔案資料；重要性；策略

一、建筑工程檔案資料管理概述

建筑工程項(xiàng)目指的是具有計(jì)劃任務(wù)書(shū)，以及總體設(shè)計(jì)和經(jīng)濟(jì)工實(shí)行獨(dú)立核算的，行政方面具有獨(dú)立組織形式的基本建設(shè)項(xiàng)目，建筑工程檔案資料，是指在建筑工程項(xiàng)目從立項(xiàng)到項(xiàng)目竣工交付使用這一整個(gè)過(guò)程中，形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的所有與建筑工程相關(guān)的原始資料，那么為了保證這些檔案資料的完整、準(zhǔn)確以及安全，必須要對(duì)建筑工程施工階段的所有資料進(jìn)行管理。建筑檔案資料一般都具有真實(shí)性的特點(diǎn)，這是由于檔案資料是跟隨工程建設(shè)一起形成的，在施工到竣工環(huán)節(jié)都需要真實(shí)的記錄；還具有單一獨(dú)立性，以及實(shí)用性，實(shí)用性是在檔案資料通過(guò)的時(shí)候，需要對(duì)建筑工程進(jìn)行全面的考核。

建筑工程檔案資料涵蓋了整個(gè)建筑工程中的各個(gè)環(huán)節(jié)，那么涉及到的內(nèi)容也就比較廣泛，但總體可以看做是三個(gè)方面，第一是綜合性文件，這里面包含了經(jīng)過(guò)上級(jí)批準(zhǔn)的文件、計(jì)劃任務(wù)、政府征地和要求拆遷安置等文件資料，還包含了工程中需要的相關(guān)合同、竣工后需要結(jié)算和審計(jì)的內(nèi)容等。第二是工程施工文件資料。主要包括了立項(xiàng)和竣工生成的報(bào)告，圖紙經(jīng)過(guò)會(huì)審、設(shè)計(jì)進(jìn)行變更等生成的報(bào)告，還有監(jiān)理部門(mén)工作的相關(guān)資料以及所開(kāi)例會(huì)的紀(jì)要，工程實(shí)施所發(fā)生的質(zhì)量事故需進(jìn)行處理的資料等。第三是竣工圖。竣工圖并不單指工程竣工后的圖紙，還包含中平面的布置圖，建筑物室內(nèi)室外各種管線的接線圖，工程中裝飾工程完成后生成的圖紙，水電系統(tǒng)竣工后生成的圖紙以及建筑工程完工后生成的圖紙等。

二、建筑工程檔案資料管理的重要性

（一）建筑工程檔案管理的作用

隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展和城市建設(shè)的加快，建筑工程的建設(shè)也越來(lái)越多，其對(duì)于改善人居環(huán)境，提高人們的生活質(zhì)量有著重要的作用和意義。對(duì)于建筑工程的建設(shè)來(lái)說(shuō)，建筑工程的檔案管理是非常重要的，建筑工程檔案管理對(duì)于整個(gè)建筑工程的建設(shè)、施工等各個(gè)環(huán)節(jié)的進(jìn)行與施工優(yōu)化都有著重要的意義和作用。建筑工程在建設(shè)過(guò)程中會(huì)形成各種文件檔案資料，這些文案資料記錄了工程建設(shè)中出現(xiàn)的各種問(wèn)題及工程建設(shè)的流程，對(duì)于以后建筑工程的維護(hù)與檢修有著重要的參考資料。加強(qiáng)對(duì)建筑工程檔案的管理，有利于集中統(tǒng)一的規(guī)范、完整、齊全的保管建筑工程的各個(gè)文檔，對(duì)于系統(tǒng)化的研究建筑工程起到了重要的推進(jìn)作用。

（二）建筑工程檔案管理的意義

1.工程建設(shè)經(jīng)驗(yàn)積累

建筑工程檔案是城市建設(shè)中所積累的重要的寶貴經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于城市建設(shè)技術(shù)的保存以及城市后續(xù)的建設(shè)經(jīng)驗(yàn)的借鑒作用意義是非常大的，其是一種工程建設(shè)經(jīng)驗(yàn)的積累與記述。

2.城市的管理與維護(hù)

建筑工程的資料檔案的管理是城市管理的重要組成內(nèi)容之一，其對(duì)于城市建筑物的管理、后續(xù)的維修、及周邊作業(yè)都有著重要的作用。建筑工程檔案還是城市救災(zāi)、防災(zāi)，及災(zāi)后城市建設(shè)的重要依據(jù)之一。

3.建筑本身特點(diǎn)與物理特性的記述

建筑工程檔案的管理是對(duì)建筑物其本身特點(diǎn)與物理特性的記述，這種技術(shù)對(duì)于評(píng)估建筑物以后的使用期限和安全使用期限有著重要的評(píng)估作用，可以根據(jù)建筑工程檔案所記述的各種環(huán)境地基參數(shù)和物理參數(shù)，來(lái)評(píng)定建筑物的安全系數(shù)，以便人們?cè)诮ㄖ锇踩趦?nèi)使用建筑物，避免造成安全隱患和事故。

4.促進(jìn)建筑工程學(xué)的研宄與統(tǒng)計(jì)

建筑工程檔案的管理有利于建筑工程學(xué)科對(duì)建筑工程建設(shè)的各種項(xiàng)目的研宄與統(tǒng)計(jì)，對(duì)于建筑工程學(xué)科的發(fā)展與進(jìn)步有著重要的現(xiàn)實(shí)意義和作用。對(duì)建筑工程檔案的各項(xiàng)的管理不僅使建筑工程學(xué)科有了研究的材料和方向，還有促進(jìn)了建筑工程學(xué)科更趨向于合理化與完整化。

三、加強(qiáng)建筑工程檔案資料管理的措施

（一）建立健全檔案管理制度是做好建筑工程檔案管理的基礎(chǔ)

為了加強(qiáng)對(duì)工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)初期（從工程立項(xiàng)開(kāi)始）就應(yīng)按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合建筑實(shí)際情況，制定相應(yīng)的檔案管理制度、措施。同時(shí)要明確建設(shè)單位、勘察設(shè)計(jì)單位、招投標(biāo)代理機(jī)構(gòu)、施工單位、監(jiān)理單位等工程項(xiàng)目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過(guò)程中各自所應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，規(guī)范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項(xiàng)開(kāi)始與檔案跟蹤管理同步。完整的先期文件很重要，在維護(hù)建設(shè)單位的合法權(quán)益方面有重要的依據(jù)、憑證作用。

（二）嚴(yán)格把好竣工驗(yàn)收檔案資料質(zhì)量關(guān)，使工程竣工驗(yàn)收檔案充分發(fā)揮其憑證作用

工程竣工驗(yàn)收時(shí)，建設(shè)單位檔案管理人員要會(huì)同工程項(xiàng)目管理人員，按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對(duì)工程建設(shè)中形成的全部文件進(jìn)行全面的檢查、審核，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決，補(bǔ)缺補(bǔ)漏，務(wù)必使得竣工材料做到真實(shí)、完備、及時(shí)，歸檔范圍符合要求，認(rèn)真貫徹執(zhí)行《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》和《工程竣工驗(yàn)收備案制》的有關(guān)條文，把好竣工驗(yàn)收關(guān)，把竣工檔案的驗(yàn)收、移交作為整個(gè)工程驗(yàn)收的一個(gè)重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，做到工程竣工驗(yàn)收與檔案驗(yàn)收同步。移交合格工程檔案的，由建設(shè)單位發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》。不按規(guī)定移交檔案或移交的檔案不符合要求的，不發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》，建設(shè)單位不結(jié)清尾款，以確保工程建設(shè)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

（三）加強(qiáng)對(duì)工程檔案管理人員和有關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行培訓(xùn)的力度

隨著我國(guó)改革開(kāi)放事業(yè)取得良好的成績(jī)，我國(guó)的建筑行業(yè)也隨之取得了很大的進(jìn)展，檔案管理工作也因此產(chǎn)生了變化，所以加強(qiáng)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平是非常有必要的。檔案管理人員的素質(zhì)包括很多種，有服務(wù)意識(shí)、管理水平、專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)等等，檔案管理人員要不斷加強(qiáng)自身的服務(wù)意識(shí)，了解檔案管理工作的重要性以及產(chǎn)生的作用。不斷加強(qiáng)自身的知識(shí)素養(yǎng)，學(xué)會(huì)結(jié)合現(xiàn)如今的發(fā)展趨勢(shì)，采用科學(xué)合理的管理方法，制定相適應(yīng)的管理措施，將建筑工程檔案管理的工作做的更完善。另外，檔案管理人員要時(shí)刻關(guān)注國(guó)家政府以及相關(guān)部門(mén)制定的政策，將其運(yùn)用的現(xiàn)實(shí)工作中。

（四）加強(qiáng)施工管理，強(qiáng)化檔案材料編制工作

依照標(biāo)準(zhǔn)的施工檔案材料的編制方法，是建筑企業(yè)最基礎(chǔ)的工作能力。一個(gè)施工團(tuán)隊(duì)在編制工程項(xiàng)目材料上出現(xiàn)問(wèn)題，他就不具備承包工程的條件。工程檔案的真實(shí)性和完整性就在于編制過(guò)程中是否專(zhuān)業(yè)。施工企業(yè)應(yīng)該要充分明確自己身上肩負(fù)的責(zé)任，提高檔案編制的規(guī)范性，對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)密的檢查和監(jiān)督，嚴(yán)格依照建筑工程檔案管理的真實(shí)性和完整性編制，為后期工作的順利開(kāi)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（五）積極健全建筑工程檔案管理制度

建立健全的建筑工程檔案資料管理制度，是有效管理檔案資料的基礎(chǔ)，建筑單位在建筑項(xiàng)目成立之初就應(yīng)該積極按照國(guó)家的相關(guān)規(guī)定，建立相關(guān)的管理制度，并且制定統(tǒng)一的檔案資料管理模式。還應(yīng)該明確建筑施工人員、建筑管理人員等相關(guān)人員在檔案資料管理中承擔(dān)的責(zé)任，保證能夠真實(shí)記錄相關(guān)的檔案資料，為建筑單位的合法權(quán)益提供保障。

（六）利用現(xiàn)代化技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行統(tǒng)

在計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷發(fā)展的今天，建筑工程單位應(yīng)該積極利用這些技術(shù)來(lái)對(duì)建筑檔案資料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)管理，可以構(gòu)建一個(gè)記錄檔案信息的系統(tǒng)，及時(shí)的記錄建筑工程中各個(gè)環(huán)節(jié)的真實(shí)情況，全面保證建筑工程檔案資料的完整性，并且進(jìn)行嚴(yán)格的控制。

結(jié)束語(yǔ)

建筑工程檔案資料管理工作對(duì)國(guó)家、企業(yè)、單位和個(gè)人都是非常重要的。檔案資料管理工作看似簡(jiǎn)單，但是在實(shí)際的操作過(guò)程中卻是十分困難的。由于檔案資料是有保密性、專(zhuān)業(yè)性和政策性，所以一定要嚴(yán)肅地對(duì)待檔案資料的管理工作。檔案資料管理人員要有強(qiáng)烈的責(zé)任感和保密意識(shí)，具備很強(qiáng)的理論知識(shí)和較高的個(gè)人素質(zhì)，緊跟時(shí)代的的步伐，將高科技運(yùn)用到檔案資料的管理中來(lái)，不斷擴(kuò)寬自己的知識(shí)，開(kāi)拓視野，提高整體的素質(zhì)。這樣才能更好地做好建筑工程檔案資料的管理工作。

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