論事業(yè)單位人事檔案管理數(shù)字信息化

吳琴燕+李勇

【摘 要】進入21世紀以來，以計算機和網(wǎng)絡為載體的現(xiàn)代檔案管理技術正以銳不可當之勢沖擊目前傳統(tǒng)的事業(yè)單位人事檔案管理工作，人事檔案管理的方式和方法面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)。

【關鍵詞】事業(yè)單位； 人事檔案；數(shù)字信息化

進入21世紀以來，以計算機和網(wǎng)絡為載體的現(xiàn)代檔案管理技術正以銳不可當之勢沖擊目前傳統(tǒng)的人事檔案管理工作，事業(yè)單位人事檔案管理的方式和方法也面臨著越來越嚴峻的挑戰(zhàn)。計算機網(wǎng)絡技術的廣泛應用也使人事檔案管理數(shù)字信息化發(fā)展迎來了前所未有的機遇和春天。用現(xiàn)代化的手段做好新時期的工作，這既是新時期人事檔案管理工作的需要，也是數(shù)字信息化時代工作的必然要求。

一、檔案管理數(shù)字信息化勢在必行

1.傳統(tǒng)的檔案管理越來越不適應信息時代化的要求

人事檔案是傳統(tǒng)的人事工作重要組成部分，目前在事業(yè)單位人事檔案管理工作中，仍以紙質介質作為唯一保存人事檔案的方式，用計算機來進行輔助傳統(tǒng)檔案管理。傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，由于耗費大量的人力物力，已不能適應當今社會發(fā)展和不斷深化的事業(yè)單位體制改革的需求。人事檔案數(shù)字信息化建設是人事檔案管理工作改革創(chuàng)新的突破口，改革創(chuàng)新人事檔案管理新模式已成當務之急，這是時代發(fā)展潮流的趨勢。并且計算機替代人事檔案管理工作已成必然。

2.當今時代的物資條件和科技為檔案管理數(shù)字信息化提供了載體

人事檔案實行計算機的管理后， 利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代化專業(yè)設備和現(xiàn)代技術，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉變成電子數(shù)據(jù)資料，并對檔案信息資源進行分類、提取、分析、加工，實現(xiàn)人事檔案紙質數(shù)據(jù)與電子數(shù)據(jù)格式并存。數(shù)字檔案更易于長期保存、查詢、修改，提高人事信息管理的利用率及時效性、準確性，降低了檔案管理的成本。

通過計算機在檔案信息數(shù)據(jù)庫中檢索系統(tǒng)中存在的數(shù)據(jù)，根據(jù)指定條件，可快速、便捷提取所需要的數(shù)據(jù)和信息，還可采用現(xiàn)代計算機網(wǎng)絡通信技術，可以將檔案信息檢索方式由脫機檢索、聯(lián)機檢索，發(fā)展為智能檢索及網(wǎng)絡檢索，進一步提高人事檔案工作的效率和質量。

通過網(wǎng)絡可以把不屬于保密范圍的檔案信息，進行信息資源的有效共享，向社會提供優(yōu)質高效的人才檔案信息服務；并可以用網(wǎng)絡化傳遞檔案信息，大大提高檔案的利用效率。

二、目前推行人事檔案管理數(shù)字信息化的限制因子

1.人事檔案管理規(guī)章制度和管理體制建設滯后，數(shù)字信息化建設存在制度缺陷

人事檔案管理規(guī)章制度到目前為止，除了1996年重新修訂的《檔案法》外，僅剩下1999年中組部重新修訂頒發(fā)的《干部檔案工作條例》。兩部法律法規(guī)從修訂至今也已經(jīng)過去十余年了，里面的內容只字未變，而社會發(fā)展卻是翻天覆地的變化。因受當時發(fā)展實際所限，兩部法律法規(guī)對檔案管理信息化不曾提及。當前社會的發(fā)展為我們提供了信息化發(fā)展的環(huán)境和物質基礎，而我們?yōu)榻窈箝_展建設人事檔案管理信息化的工作，由于缺乏相關法律法規(guī)及國家標準和行業(yè)標準等相關規(guī)范為指導，人事檔案管理信息化工作需要相對較長時間的發(fā)展直至成熟完善的過程。

2.人事檔案管理人才隊伍不穩(wěn)定，專業(yè)素質有待提高，觀念封閉

一是目前從事人事檔案管理的人員，多是身兼數(shù)職，對人事檔案管理工作精力投入也十分有限。且絕大多數(shù)都是“半路出家”，沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案管理培訓，缺乏相關的專業(yè)知識。加之，人員變動頻繁，新手多、業(yè)務生；給人事檔案管理工作帶來了困難。

二是檔案管理人員中普遍存在學歷偏低、年齡偏大，對認識新生事物上普遍偏慢。新知識、新技術的引用和應用，在接受程度上也存在較大的困難。

三是目前人事檔案管理人員有部分是從事人事檔案管理工作多年，且有著豐富工作經(jīng)驗，而他們往往又是檔案管理工作的負責人或一線工作人員。他們對檔案管理卻還停留在傳統(tǒng)的管理觀念上，較為因循守舊、固步自封，知識更新緩慢；對先進的檔案管理理念的引用和新技術應用缺乏足夠的認識。

3.建設資金投入十分有限，推進信息化工作舉步維艱

如果要進行檔案管理信息化工作，從硬件到軟件，都需要較大投入。絕非添置幾臺計算機、幾部打印機就能完成人事檔案管理信息化的。人事檔案管理信息化是一個系統(tǒng)的工程，需要專門的建設資金投入，初期的硬件設施和專業(yè)化設備方能達到相應的標準和要求。同時需要完善規(guī)章制度建設、開發(fā)人事檔案管理信息化系統(tǒng)、培養(yǎng)能夠勝任此項工作的人員。這些工作的推進都離不開資金的投入，而財政難以劃撥專項資金供基層單位進行此項工作的開展，所需資金也只能由單位自行籌措。在基層單位開展的所有工作中，檔案管理工作多處于從屬地位；這樣的現(xiàn)狀決定了資金投入力度和建設進度，檔案管理信息化工作的推進也必將是艱難歷程。

三、推進人事檔案管理數(shù)字信息化的對策

1.完善檔案管理信息化的頂層制度設計和相應法規(guī)建設

目前人事檔案管理需要相應的法律環(huán)境和有力的法律保護，人事檔案管理工作數(shù)字信息化的開展更需要法律法規(guī)的保駕護航。依據(jù)相關法律法規(guī)和規(guī)章制度，才能制定人事檔案管理信息化工作的長遠規(guī)劃，建立起相應完整配套的管理制度和操作細則，使人事檔案信息化工作有章可循。同時以此為契機加大檔案管理數(shù)字信息化的宣傳力度，引起各級部門和領導的高度重視，創(chuàng)造一個良好的社會輿論氛圍，為信息化工作的順利展開提供一個有利的大環(huán)境。

2.學習引進當今檔案管理的先進理念，穩(wěn)定檔案管理人才隊伍，提高專業(yè)素質

盡管先進技術引用對信息化的構建起著非常重要的作用，而人仍舊是決定的首要因素，檔案管理人員素質的高低和管理信息化意識的培養(yǎng)是檔案信息化的關鍵因素。這就需要培養(yǎng)一支高素質、專業(yè)化、穩(wěn)定的人才隊伍，要讓目前的管理工作人員由兼職向專職轉變。

隨著信息化的普遍應用，這對檔案管理人員在業(yè)務素質上提出了更高的要求，要不斷增強數(shù)字信息化的管理意識，培養(yǎng)檔案數(shù)字信息化管理的能力。同時還要加強業(yè)務專業(yè)知識學習，加強計算機實際操作能力，提高自身綜合素質能力；努力成為既熟悉檔案管理業(yè)務，又懂得計算機管理技術的具有雙重知識結構的復合型人才。endprint

此外，鑒于人事檔案管理工作的特殊性，需要不斷加強對檔案管理人員政治思想和職業(yè)道德教育，使之具有較高的政治思想覺悟、政治敏銳性和良好的職業(yè)道德。

3.解開資金短缺困境，要從改革創(chuàng)新檔案管理模式著手，探索新時期檔案管理數(shù)字信息化模式

目前的人事檔案管理模式是相對集中管理，基本上由基層單位或上級主管單位管理。管理規(guī)模決定了資金投入的規(guī)模。為基層管理的幾百本人事檔案去配備專職人員和專業(yè)的設施及裝備等，以建設檔案管理數(shù)字信息化缺乏可行性。管理人事檔案較之其他工作，不易取得明顯的成績，更不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟效益；因此不易引起領導重視，故單位難以投入較多資金發(fā)展檔案管理數(shù)字信息化。

改變現(xiàn)有困境首先就要從打破現(xiàn)有管理模式開始，將人事檔案相對集中管理變?yōu)榻^對集中管理，成立專門的人事檔案管理機構，積沙成塔，將原先各部門管理幾百本變?yōu)榧泄芾砩先f本甚至上十萬本人事檔案。管理規(guī)模的變大，專職人員、軟硬件設施等的配備，由原來從屬工作變?yōu)橹饕ぷ骱螅瑒荼貢玫缴霞壗M織部門和領導關注，由此能逐步爭取到相應的建設資金投入。

前期若能靠財政或專項資金投入建成后，后期則可探討按市場經(jīng)濟運行規(guī)律進行部分市場化運作，而非太過于商業(yè)化。因為過分商業(yè)化運作，可能會導致內部人員從中販賣人事檔案信息非法獲利或滋生其它非法交易，這樣會直接威脅檔案信息數(shù)據(jù)安全。

如何能讓新的管理模式即能適應當前數(shù)字信息化工作的需求，又能滿足市場經(jīng)濟的運行規(guī)律，將二者科學有機的統(tǒng)一起來，還需要廣大有識之士一起去探索。

綜合以上情況，事業(yè)單位人事檔案管理模式數(shù)字信息化的建設對深化事業(yè)單位體制改革和實現(xiàn)檔案管理社會化服務有著非常深遠的現(xiàn)實意義。要緊跟時代的潮流積極創(chuàng)造和利用現(xiàn)有條件，盡快對現(xiàn)有事業(yè)單位檔案管理模式進行根本的變革，爭取早日將人事檔案管理的數(shù)字信息化建設進程納入正軌。

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作者簡介：

吳琴燕（1979-），女，漢族，湖北荊州人，館員，從事機關事業(yè)單位干部人事檔案管理研究；李勇（1981-），男，漢族，湖北荊州人，館員，從事事業(yè)單位干部人事檔案研究。endprint