淺談如何做好新時(shí)期的企業(yè)檔案

摘 要：企業(yè)檔案是指在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動(dòng)中形成的對(duì)國家、社會(huì)和企業(yè)有保存價(jià)值的各種形式的文件材料。它是企業(yè)賴以生存和發(fā)展的基本條件，是企業(yè)活動(dòng)須臾不可或缺的重要資源，是企業(yè)財(cái)產(chǎn)不可侵犯的有機(jī)組成部分，它對(duì)企業(yè)發(fā)展有著不可估量的價(jià)值。檔案工作是發(fā)展的動(dòng)態(tài)系統(tǒng)，而不是靜止的。特別是在當(dāng)前企業(yè)改革不斷深入地情況下，企業(yè)檔案工作面臨著許多新情況、新問題。如何適用新形勢，找出對(duì)策，解決問題，使企業(yè)檔案工作進(jìn)一步開創(chuàng)新局面，最大限度地發(fā)揮檔案的作用，更好地為企業(yè)的改革和發(fā)展服好務(wù)，是擺在我們檔案工作者面前的重要課題。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案；建議

1 正確認(rèn)識(shí)做好企業(yè)檔案工作的重要性

企業(yè)檔案作為企業(yè)活動(dòng)的原始記錄，隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科技進(jìn)步，企業(yè)經(jīng)營檔案、科技檔案所占的比重越來越大，企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理基礎(chǔ)工作之一，不可忽視。特別是近些年來，企業(yè)在處理技術(shù)和經(jīng)濟(jì)糾紛中、在處理知識(shí)產(chǎn)權(quán)等問題方面所起的關(guān)鍵作用，從而進(jìn)一步增強(qiáng)了檔案意識(shí)，為檔案工作者進(jìn)一步依法管理企業(yè)檔案工作奠定了堅(jiān)實(shí)的思想基礎(chǔ)。檔案工作是企業(yè)管理工作的重要部分，是提高企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護(hù)企業(yè)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。企業(yè)檔案工作做好了，一方面為企業(yè)高層管理人員及時(shí)了解企業(yè)整體經(jīng)營狀況，適時(shí)調(diào)整經(jīng)營策略提供準(zhǔn)確依據(jù)，為經(jīng)營決策提供支持性證據(jù)；另一方面有利于社會(huì)各方準(zhǔn)確認(rèn)定企業(yè)經(jīng)營成果，為企業(yè)與各有關(guān)方面進(jìn)行有益合作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。因此，做好企業(yè)檔案工作對(duì)于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的全面發(fā)展、不斷提升企業(yè)在市場經(jīng)濟(jì)中的競爭力具有重要意義。

2 目前企業(yè)檔案工作的現(xiàn)狀及存在的問題

目前，在現(xiàn)實(shí)工作中，大多數(shù)企業(yè)把主要關(guān)注點(diǎn)集中在企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益上，再加企業(yè)的管理者對(duì)檔案工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，沒把檔案工作放在重要位置，致使檔案工作出現(xiàn)了滑坡，制約了企業(yè)檔案的健康發(fā)展。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）企業(yè)檔案管理體制弱化。隨著《企業(yè)法》的進(jìn)一步貫徹執(zhí)行和企業(yè)內(nèi)部發(fā)展的不斷深入，企業(yè)的自主權(quán)不斷擴(kuò)大，企業(yè)有權(quán)決定內(nèi)部機(jī)構(gòu)的設(shè)立、調(diào)整和撤銷，有些企業(yè)單方面追求直接的經(jīng)濟(jì)效益，把檔案機(jī)構(gòu)降格，檔案工作人員裁減到了1人，甚至有的1人還是兼職的。同時(shí)，有些企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)特別是分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案和檔案工作的重視、關(guān)心和支持程度都有所下降，錯(cuò)誤地認(rèn)為檔案工作是一項(xiàng)“軟”任務(wù)，光投入，不能產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益；大部分工作人員在檔案管理工作中缺乏高度的工作責(zé)任感，沒有良好的職業(yè)道德及辦事細(xì)心的工作態(tài)度，檔案意識(shí)差，認(rèn)為檔案工作可有可無，從而不能充分認(rèn)識(shí)到檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實(shí)際意義，致使檔案管理體制弱化，在企業(yè)中的地位降低，嚴(yán)重地阻礙了企業(yè)檔案工作的正常發(fā)展。

（二）投入減少，保管條件達(dá)不到規(guī)定要求，現(xiàn)代化的管理手段難以實(shí)施。

隨著檔案門類和載體的日益增多，對(duì)存放檔案設(shè)備的要求也隨之改變，原有的設(shè)施設(shè)備不能滿足檔案存放的標(biāo)準(zhǔn)和要求，而此時(shí)， 由于領(lǐng)導(dǎo)思想上不重視和經(jīng)濟(jì)條件的限制，企業(yè)在檔案工作上的在投入大大減少，庫房面積難以擴(kuò)展，檔案排列擁擠，有的檔案、資料無處存放；檔案庫房必備的“九防”設(shè)施，更是得不到及時(shí)的更新、配備，檔案保管條件極其惡劣，長此下去將會(huì)嚴(yán)重影響檔案的壽命，安全隱患較多。在這種情況下，更談不上配備現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備，嚴(yán)重地制約企業(yè)檔案管理工作的開展和檔案資料的開發(fā)利用。

（三）有章不循，管理制度流于形式。有些企業(yè)在檔案管理制度制定方面，不是為了根據(jù)工作需要加強(qiáng)管理而制定，而是為了應(yīng)付上級(jí)的檢查、檔案工作的認(rèn)定而制定，使大多數(shù)制定流于形式，管理網(wǎng)絡(luò)不健全，造成檔案管理工作混亂。如有的企業(yè)年度文書立卷工作中，重視“紅頭文件”的存檔，而忽視各種記錄、報(bào)表、名冊(cè)等材料的歸檔；缺少必要的歸檔管理手段，有關(guān)人員的歸檔意識(shí)差，有的工種技術(shù)人員為了自己使用方便，把一些重要的材料留歸己用，有的檔案工作人員只是坐等上門，交多少存多少，致使大量的材料散失在各個(gè)部門和個(gè)人手中，到企業(yè)需要時(shí)無處查找。

（四）檔案工作人員隊(duì)伍不穩(wěn)定，業(yè)務(wù)能力偏低。近幾年，隨著企業(yè)改革的不斷深入，機(jī)構(gòu)改革頻繁，人員精減幅度較大，給檔案管理工作帶來了諸多不利，究其原因主要：一是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)仍停留在陳舊的觀念上，認(rèn)為檔案工作清閑，無須多少專門技術(shù)，誰都能干，是一項(xiàng)簡單的輔助性工作，因而安排一些老、弱、殘人員從事檔案工作或有的人員純粹是照顧型的；二是檔案人員福利待遇差，企業(yè)檔案部門一直被認(rèn)為不受重視的“清水衙門”直接造成人才的流失；三是缺乏骨干力量；四是檔案工作人員專業(yè)知識(shí)貧乏且老化，嚴(yán)重制約著檔案工作科學(xué)管理水平的提高。

（五）企業(yè)檔案利用率不高且管理工作不規(guī)范。目前好多企業(yè)的檔案工作跟不上時(shí)代的發(fā)展，檔案內(nèi)容單一，脫離實(shí)際，檔案信息陳舊，造成檔案工作時(shí)效性較低，無法滿足企業(yè)發(fā)展。再有不同的歷史時(shí)期對(duì)檔案整理有不同的要求，當(dāng)前企業(yè)檔案管理不規(guī)范現(xiàn)象主要表現(xiàn)在：第一，檔號(hào)不規(guī)范；第二，案卷標(biāo)題不規(guī)范；第三，大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄；第四，組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重。企業(yè)沒有一整套規(guī)范化、科學(xué)化的工作程序和方法，直接影響企業(yè)現(xiàn)代化的發(fā)展。

3 做好當(dāng)前企業(yè)檔案工作應(yīng)采取的對(duì)策

檔案是企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)、工作的原始記錄，它真實(shí)記錄并展現(xiàn)了一個(gè)企業(yè)發(fā)展的全貌和全過程，是企業(yè)聯(lián)系過去、現(xiàn)在與未來的紐帶，在企業(yè)發(fā)展中具有獨(dú)特的意義、作用和價(jià)值，是企業(yè)的一筆寶貴財(cái)富。針對(duì)當(dāng)前改革發(fā)展關(guān)鍵歷史時(shí)期的各種困難，我們應(yīng)踏實(shí)工作，制定相關(guān)應(yīng)對(duì)措施，更好地做好企業(yè)檔案工作。

（一）加大宣傳力度，增強(qiáng)檔案意識(shí)。思想是行動(dòng)的先導(dǎo)。提高企業(yè)廣大職工的檔案意識(shí)，創(chuàng)造良好的環(huán)境，是做好檔案工作的前提和基礎(chǔ)?！稒n案法》是我們做好企業(yè)檔案工作的法律依據(jù)。因此，我們要堅(jiān)持深入持久的宣傳《檔案法》和上級(jí)的有關(guān)法規(guī)、規(guī)章，在職工中舉辦《檔案法》知識(shí)講座、知識(shí)競賽，首先讓廣大職工知法、懂法，從而自覺地貫徹執(zhí)行《檔案法》。其次，要采取演講、報(bào)告會(huì)、展覽的形式，以運(yùn)用檔案所產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益和因檔案管理不善而給企業(yè)造成的無法挽回的損失正反兩個(gè)方面的實(shí)例，大力宣傳檔案在企業(yè)改革發(fā)展中起到的重要作用，大力宣傳不重視檔案工作的危害性，真正在企業(yè)內(nèi)部形成一個(gè)人人重視檔案工作的良好環(huán)境，推動(dòng)企業(yè)檔案工作再上新臺(tái)階。再次，

要積極參加地方檔案管理部門舉辦的各類宣傳活動(dòng)，結(jié)合企業(yè)實(shí)際辦好自己的宣傳欄，大力宣傳檔案的作用及重要性。

（二）堅(jiān)持依法治檔，不斷強(qiáng)化檔案管理基礎(chǔ)工作。檔案貴在利用，重在管理。當(dāng)前我國處在市場經(jīng)濟(jì)時(shí)期，市場經(jīng)濟(jì)就是法制經(jīng)濟(jì)，因此要使檔案工作適應(yīng)社會(huì)主義建設(shè)和市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，更好地為社會(huì)主義文明服務(wù)，就必須運(yùn)用法律手段來管理檔案事業(yè)，以法律的形式明確管理對(duì)象的責(zé)、權(quán)、利，保證管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性，要結(jié)合本企業(yè)的實(shí)際，從檔案的形成、收集、整理到檔案的保管、深層加工、利用、銷毀，從領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制到管理體系，從規(guī)章制度到檔案管理，在組織上、制度上要形成一套科學(xué)、合理、完整的管理辦法，從而使企業(yè)檔案管理工作走上制度化、規(guī)范化的良性發(fā)展軌道。

（三）強(qiáng)化服務(wù)功能，加大檔案資源開發(fā)利用的力度。企業(yè)檔案管理的最終目的是最大限度地滿足企業(yè)各項(xiàng)工作對(duì)檔案信息的需求。有為才有位，企業(yè)檔案工作只有為企業(yè)的“兩個(gè)文明”建設(shè)服好務(wù)，做出貢獻(xiàn)，才能生存和發(fā)展。因此，企業(yè)檔案部門要在豐富館（室）藏的基礎(chǔ)上，圍繞企業(yè)改革發(fā)展的需要，大力開展利用檔案信息資源，充分發(fā)揮檔案信息資源的作用。

（四）加強(qiáng)檔案人員隊(duì)伍建設(shè)，促進(jìn)檔案管理水平的提高。檔案人員隊(duì)伍素質(zhì)的高低直接影響著檔案管理水平。沒有一支相對(duì)穩(wěn)定、政治和業(yè)務(wù)素質(zhì)較高的檔案人員隊(duì)伍，企業(yè)檔案工作就難以適應(yīng)新形勢的需要。一是要抓住企業(yè)內(nèi)部改革的機(jī)遇，對(duì)檔案人員實(shí)行競爭上崗，調(diào)整檔案人員結(jié)構(gòu)，穩(wěn)定業(yè)務(wù)骨干，選拔具有真才實(shí)學(xué)、熱愛檔案事業(yè)的人到檔案部門工作，清退不適應(yīng)者，真正建立起一支結(jié)構(gòu)合理、精干高效、技術(shù)業(yè)務(wù)配套的檔案人員隊(duì)伍；二是積極參加上級(jí)和地方檔案管理部門舉辦的專業(yè)培訓(xùn)班，新人進(jìn)入要進(jìn)行崗位培訓(xùn)；三是要應(yīng)具有較高的專業(yè)素質(zhì)，必須具有扎實(shí)的專業(yè)理論基礎(chǔ)，掌握檔案工作的方法和規(guī)律，精通檔案業(yè)務(wù)，在熟悉檔案工作的基礎(chǔ)上，豐富計(jì)算機(jī)知識(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案工作由傳統(tǒng)的手工操作向現(xiàn)代化管理的轉(zhuǎn)變；四是應(yīng)具有創(chuàng)新意識(shí)。創(chuàng)新是工作向前發(fā)展的直接動(dòng)力。應(yīng)把握機(jī)遇、解放思想，開創(chuàng)性工作，以新思維對(duì)待新問題，以新思路和新對(duì)策解決出現(xiàn)的問題，努力把檔案管理工作提高到一個(gè)新水平；五是鼓勵(lì)檔案人員自學(xué)，要崗位成長，要為檔案人員訂購關(guān)于檔案的有關(guān)刊物，鼓勵(lì)專（兼）職檔案員開展自學(xué)活動(dòng)。

（五）提高檔案人員的地位和待遇。檔案工作繁瑣枯燥，從事檔案工作人員長期默默無聞，檔案工作不像其它事務(wù)性工作，看不出成績，也不像其它崗位，容易被遺忘，甚至有部分人還認(rèn)為檔案室就是文件資料存放的地方，檔案人員就是倉庫保管員，要改變這種認(rèn)識(shí)，除領(lǐng)導(dǎo)重視外，檔案人員也要積極工作，多做宣傳，切實(shí)提高檔案人員的地位和待遇。

（六）加大對(duì)檔案軟硬件的投資。運(yùn)用高新科技對(duì)檔案工作進(jìn)行創(chuàng)新、改造，適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的新要求，是順應(yīng)當(dāng)今科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)的發(fā)展新趨勢，應(yīng)大膽采用先進(jìn)的技術(shù)手段對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理方法進(jìn)行創(chuàng)新。一是要廣泛采用電子計(jì)算機(jī)、掃描儀等數(shù)碼技術(shù)隊(duì)檔案進(jìn)行無紙化管理，提高檔案工作效率；二是借助系統(tǒng)本身的局域網(wǎng)絡(luò)，開發(fā)網(wǎng)上檔案業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享；三是加強(qiáng)檔案庫房建設(shè)，做到防火、防盜、防潮等，以確保安全和延長檔案壽命。

隨著市場經(jīng)濟(jì)體制的建立，大量新的投資主體和經(jīng)濟(jì)團(tuán)體應(yīng)運(yùn)而生，國家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目不斷擴(kuò)大，企業(yè)檔案在經(jīng)濟(jì)建設(shè)和各項(xiàng)社會(huì)事業(yè)中的作用越來越大，日益受到大家的關(guān)注。

總之，企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作，是企業(yè)行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理等必不可少的組成部分，是企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的表現(xiàn)形式，是企業(yè)科技發(fā)展的催化劑。隨著以辦公自動(dòng)化、社會(huì)信息化為核心的企業(yè)管理模式的深入發(fā)展，作為企業(yè)管理有機(jī)組成的檔案工作，如何發(fā)揮自身獨(dú)特的優(yōu)勢和功能，為企業(yè)排憂解難、贏得未來，是每一個(gè)檔案工作者應(yīng)當(dāng)深思的問題。因此作為一名檔案工作人員應(yīng)重視這項(xiàng)工作，務(wù)必在觀念上進(jìn)行創(chuàng)新、在制度上進(jìn)行創(chuàng)新、在管理上進(jìn)行創(chuàng)新，盡可能地保存好企業(yè)檔案。企業(yè)只有重視檔案管理工作，穩(wěn)定人員，結(jié)合自身檔案特點(diǎn)，管好、用好檔案，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)，才會(huì)促進(jìn)企業(yè)檔案工作迅速的發(fā)展。

作者簡介

李賀（1979—），女，山東省威海市人，山東省濰坊監(jiān)獄，職務(wù)：館員，研究方向：檔案管理。