醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀與對(duì)應(yīng)決策探究

許春文

摘 要：醫(yī)院檔案是醫(yī)院管理工作中的憑據(jù)，是醫(yī)學(xué)科學(xué)研究的基礎(chǔ)，是醫(yī)院管理工作中的一個(gè)重要組成部分。做好醫(yī)院檔案管理，對(duì)于醫(yī)院的良好運(yùn)行具有重要意義。本文就當(dāng)前醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀和問(wèn)題展開(kāi)分析，并提出了相應(yīng)的解決對(duì)策和措施以資參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案；管理

1 引言

醫(yī)院檔案是醫(yī)院日常工作活動(dòng)的真實(shí)記錄，它是在醫(yī)務(wù)管理、科學(xué)研究、醫(yī)療診治、學(xué)術(shù)交流等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的不同形式的文件材料。檔案管理作為醫(yī)院管理的重要組成部分，在為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)和參考，為科研工作提供技術(shù)和借鑒，為維護(hù)單位利益提供條件和保障，為社會(huì)提供全方位的優(yōu)質(zhì)服務(wù)方面都貢獻(xiàn)良多。因此，要想加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，使之與日益發(fā)展的醫(yī)療、教學(xué)、科研工作相適應(yīng)，就要解決普遍存在一些問(wèn)題。

2 醫(yī)院檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1 對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足

檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，不僅涉及到醫(yī)院本身歷史發(fā)展的全貌，更關(guān)系到人民群眾的身心健康和醫(yī)學(xué)科學(xué)的發(fā)展。雖然近年來(lái)檔案界對(duì)檔案利用產(chǎn)生的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益進(jìn)行了廣泛的宣傳，但是社會(huì)公眾對(duì)檔案利用效益還是知之甚少，醫(yī)院“重醫(yī)療、輕檔案”的思想普遍存在，認(rèn)為檔案管理可有可無(wú)，認(rèn)識(shí)不到檔案管理在醫(yī)院管理中的重要性和必要性。即使一些醫(yī)院進(jìn)行了檔案的收集、整理和保管，檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用率也不高，僅僅局限于坐等上門(mén)提供借閱、復(fù)印等的被動(dòng)式服務(wù)，許多珍貴的檔案被束之高閣，體現(xiàn)不出任何價(jià)值，失去了管理的意義。

2.2 缺少統(tǒng)一的醫(yī)院檔案管理制度和方法

醫(yī)院檔案大體分為黨政文書(shū)、醫(yī)療、人事、財(cái)務(wù)、設(shè)備、科研、基建、音像、病案等。雖然各醫(yī)院都按照檔案管理目標(biāo)的要求成立了綜合檔案室，實(shí)行統(tǒng)一管理，但由于沒(méi)有一套科學(xué)統(tǒng)一的醫(yī)院檔案管理制度和方法，在實(shí)際檔案管理工作中往往是各行各的，有些部門(mén)為使用方便，不愿及時(shí)移交自己保管的檔案材料，甚至將日常工作中形成的某些檔案材料據(jù)為己有，人為地造成檔案材料收集不齊全、不完整，形成一個(gè)單位多部門(mén)管理檔案的局面，影響了醫(yī)院檔案工作的開(kāi)展，也使各部門(mén)之間缺乏必要的協(xié)調(diào)，造成人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)，很大程度上制約了醫(yī)院信息管理整體水平的提高。

2.3 專業(yè)人員素質(zhì)參差不齊，檔案管理水平低下

目前很多醫(yī)院檔案管理人員一般是來(lái)自臨床或其他非檔案管理專業(yè)，理論水平、業(yè)務(wù)能力、文化程度等方面參差不齊，與信息時(shí)代發(fā)展的要求相差懸殊。另外，不少醫(yī)院在人才培養(yǎng)中較為重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，對(duì)檔案管理人員的繼續(xù)教育沒(méi)有納入計(jì)劃和要求，使得許多檔案管理人員的能力水平只停留在傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)上，思想觀念和管理水平跟不上時(shí)代的發(fā)展，缺乏創(chuàng)新和活力，許多人員不愿意從事檔案管理工作，檔案管理水平低下。

2.4 專項(xiàng)基金投入不足，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)滯后

由于醫(yī)院檔案不像醫(yī)療、科研、教學(xué)研究那樣能夠直接產(chǎn)生社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，因此在醫(yī)院近期和遠(yuǎn)期規(guī)劃中對(duì)檔案管理、檔案設(shè)備的投入等方面考慮較少或完全未納入規(guī)劃中，造成檔案管理水平不能與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步發(fā)展，檔案管理發(fā)展相對(duì)滯后。此外，經(jīng)費(fèi)欠缺、醫(yī)療用房的緊張，致使檔案所用辦公室、庫(kù)房、閱覽室嚴(yán)重不足，檔案管理設(shè)備陳舊，管理技術(shù)落后，無(wú)法適應(yīng)新形勢(shì)下檔案管理工作的需要，不利于醫(yī)院檔案工作的開(kāi)發(fā)和工作效率的提高，不利于醫(yī)院檔案的安全保管。

3 加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的對(duì)策

3.1 增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識(shí)，建立高效的檔案管理模式

一是認(rèn)真學(xué)習(xí)、貫徹落實(shí)《檔案法》，增強(qiáng)醫(yī)院干部、職工的檔案意識(shí)，特別是領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識(shí)。領(lǐng)導(dǎo)重視和支持是做好醫(yī)院檔案工作的前提條件和重要保證，要把檔案管理工作納入重要工作議事日程，作為醫(yī)院發(fā)展的重要內(nèi)容來(lái)抓，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步考核評(píng)價(jià)。

二是加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，形成由院長(zhǎng)或副院長(zhǎng)直接分管，院辦公室主任、各部門(mén)負(fù)責(zé)人和專兼職檔案人員共同組成以臨床醫(yī)技為主的檔案三級(jí)網(wǎng)絡(luò)管理模式。

三是注重宣傳教育，使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、醫(yī)院干部職工充分認(rèn)識(shí)檔案的重要性和潛在價(jià)值，堅(jiān)決改變實(shí)際工作中檔案管理可有可無(wú)的模糊認(rèn)識(shí)，認(rèn)識(shí)檔案與醫(yī)院日常工作的密切關(guān)系，拓展檔案管理宣傳工作思路，更好地支持檔案管理工作。

3.2 建立符合醫(yī)院實(shí)際情況的、科學(xué)的檔案管理體系

完善的檔案管理工作制度是做好檔案管理工作的可靠保證，科學(xué)的檔案管理體系的建立需要通過(guò)以下步驟來(lái)完成。一是建立信息檔案科，明確職能，將醫(yī)院各個(gè)門(mén)類、不同載體的檔案材料統(tǒng)一管理、統(tǒng)一考核。二是健全統(tǒng)一的管理模式和管理網(wǎng)絡(luò)，消除部門(mén)之間獨(dú)占信息的局面，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享。三是加強(qiáng)科研成果、學(xué)術(shù)論文等容易流失的材料的收集。四是健全完善檔案的收集、整理、歸檔、保管利用、鑒定、銷毀、保密、庫(kù)房管理等制度，保證檔案管理的全過(guò)程達(dá)到規(guī)范化、制度化

3.3 提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，組建合格的專業(yè)檔案管理隊(duì)伍

醫(yī)院檔案工作人員是醫(yī)院檔案工作的管理者，對(duì)醫(yī)院的檔案工作實(shí)施全面的管理。因此，建立一支具有堅(jiān)定理想信念、掌握現(xiàn)代科技知識(shí)和專業(yè)技能、勝任本職工作、富有創(chuàng)新能力的檔案管理隊(duì)伍，并使他們充分意識(shí)到檔案的價(jià)值及檔案帶來(lái)的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)利益，自覺(jué)參與檔案管理工作，已經(jīng)成為我們工作的當(dāng)務(wù)之急 。一是選配檔案人員時(shí)要考慮德才兼?zhèn)湓瓌t，要有做好本職工作的事業(yè)心和責(zé)任感，具備相應(yīng)的文化、技術(shù)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。二是通過(guò)專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、知識(shí)更新、進(jìn)修學(xué)習(xí)等提高業(yè)務(wù)和知識(shí)水平。三是深入臨床一線，調(diào)查研究醫(yī)療、教學(xué)和科研對(duì)檔案信息的需求，及時(shí)改進(jìn)檔案管理工作存在的問(wèn)題，推動(dòng)檔案管理水平的提高。

3.4 加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

一方面要引進(jìn)現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備，如檔案庫(kù)房的去濕防潮、空調(diào)設(shè)備、高效滅蟲(chóng)、滅火設(shè)備，這些設(shè)備和技術(shù)的應(yīng)用是檔案管理現(xiàn)代化的重要內(nèi)容和必要條件。另一方面要引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理，用計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)整個(gè)醫(yī)院行政上、業(yè)務(wù)上的檔案資料，方便使用者及時(shí)查找、閱讀，既節(jié)省時(shí)間也節(jié)省人力、物力、財(cái)力，提高了工作效率，同時(shí)利用計(jì)算機(jī)管理可以減少檔案資料的有效空間，保存信息方便簡(jiǎn)單，也增加了其保密程度。

3.5 重視開(kāi)發(fā)，充分利用，發(fā)揮檔案的社會(huì)效應(yīng)

醫(yī)院檔案管理人員要樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，多途徑、多渠道地開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為利用者提供檔案原件、復(fù)印件，提供各種參考資料和有關(guān)咨詢服務(wù)。同時(shí)，根據(jù)本單位的實(shí)際需要，有針對(duì)性開(kāi)展檔案編纂工作，編寫(xiě)各種專題匯編，如醫(yī)院全宗介紹、大事記、組織沿革、醫(yī)院基礎(chǔ)數(shù)字匯編等，為利用者提供多層次、多方面、有實(shí)效的信息。另外，還要加強(qiáng)檔案利用反饋信息的管理，并對(duì)反饋的信息進(jìn)行深入研究，提高檔案的利用率，發(fā)揮其社會(huì)效益。

4 結(jié)語(yǔ)

新的歷史時(shí)期賦予了醫(yī)院檔案管理工作新的內(nèi)容和新的任務(wù)，也對(duì)醫(yī)院檔案管理提出了更高、更新的要求。只有不斷加大工作力度、開(kāi)拓工作思路、創(chuàng)新工作方法，采取扎實(shí)有效的措施，才能使醫(yī)院檔案管理更上新臺(tái)階，更好地為醫(yī)院事業(yè)發(fā)展服務(wù)。

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