高校檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀及對(duì)策研究

譚春霞

摘 要：在當(dāng)前的信息時(shí)代背景下，構(gòu)建數(shù)字化校園是我國(guó)現(xiàn)代高校發(fā)展的主要目標(biāo)之一，檔案管理是高校管理的重要內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)是推動(dòng)高校信息化建設(shè)發(fā)展的重要舉措。然而目前我國(guó)高校檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀并不容樂(lè)觀，在實(shí)際工作中存在很多問(wèn)題，該文分析了我國(guó)高校當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)中常見(jiàn)的幾個(gè)問(wèn)題，并且提出了相應(yīng)的發(fā)展對(duì)策。

關(guān)鍵詞：高校 檔案管理 信息化建設(shè) 現(xiàn)狀 對(duì)策

中圖分類(lèi)號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2015）04（b）-0144-01

高校檔案管理工作具有多種功能，可以為高校教學(xué)、科研、人事調(diào)動(dòng)、后勤管理、學(xué)校發(fā)展等提供重要的憑證和依據(jù)。高校信息化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的必然需求，高校檔案管理工作也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，大力引入先進(jìn)的信息技術(shù)手段，提高檔案管理工作的信息化程度。然而目前我國(guó)高校在檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中因?yàn)檫@樣或者那樣的原因影響，導(dǎo)致信息化發(fā)展步伐非常緩慢，為此，該研究者結(jié)合自己的工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)了幾點(diǎn)關(guān)于高校檔案管理信息化建設(shè)的思考。

1 高校目前檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀以及相關(guān)問(wèn)題

1.1 管理意識(shí)缺乏，管理觀念落后

目前，高校領(lǐng)導(dǎo)者以及相關(guān)的工作人員并沒(méi)有充分重視到檔案管理信息化建設(shè)工作，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)步伐較為緩慢。首先體現(xiàn)在高校領(lǐng)導(dǎo)者身上，他們往往認(rèn)為檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)該屬于學(xué)校檔案部門(mén)負(fù)責(zé)的工作，因此對(duì)于檔案信息化建設(shè)的關(guān)注不多。同時(shí)，高校檔案管理人員并沒(méi)有充分意識(shí)到高校檔案信息化建設(shè)的功能及其作用，仍然抱著傳統(tǒng)的檔案管理理念，這種片面的認(rèn)識(shí)在很大程度上阻礙了高校檔案管理信息化建設(shè)步伐。

1.2 信息化建設(shè)基礎(chǔ)硬件設(shè)備較為落后，資金投入不足

高校檔案管理信息化必須依賴(lài)計(jì)算機(jī)設(shè)備以及相關(guān)的軟件才可以順利開(kāi)展，在高校檔案管理信息化建設(shè)中對(duì)于工作人員、硬件及軟件設(shè)施都有很高的要求，這就需要投入大量的資金。然而檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期項(xiàng)目，必須要持續(xù)不斷的增加投入，但是高校經(jīng)費(fèi)畢竟有限，而且很多高校主要將資金投放在教學(xué)、科研上面，花費(fèi)在檔案管理信息化建設(shè)上的資金是少之又少，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)資金投入不足。正是因?yàn)橘Y金投入缺乏，因此大多數(shù)高校檔案信息管理硬件及軟件更新速度非常緩慢，相關(guān)管理設(shè)備較為陳舊。

1.3 網(wǎng)絡(luò)安全隱患

現(xiàn)代信息技術(shù)的高速發(fā)展，雖然具有有利的一面，但是也會(huì)在一定程度上增加高校檔案管理的難度。因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)具有開(kāi)放性的特點(diǎn)，因此在檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，常常會(huì)出現(xiàn)一種尷尬局面，一方面要進(jìn)行信息資源公開(kāi)，另一方面相關(guān)人物個(gè)人隱私權(quán)也需要得到保護(hù)。同時(shí)，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，各種黑客攻擊、電腦病毒等信息安全事件發(fā)生頻率也隨之增加。而高校檔案的信息內(nèi)容有可能會(huì)涉及到文化、經(jīng)濟(jì)或者政治等方面的機(jī)密，如果一旦信息丟失或者泄露，可能會(huì)造成嚴(yán)重的后果。

2 進(jìn)一步完善、優(yōu)化高校檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)對(duì)策

2.1 應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到高校檔案管理信息化建設(shè)的必要性及重要性

高校領(lǐng)導(dǎo)者以及檔案管理相關(guān)人員對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)重視度不高是阻礙高校檔案管理信息化發(fā)展的重要因素之一。只有先樹(shù)立檔案管理信息化觀念，才會(huì)高度重視該項(xiàng)工作，并且投入大量的時(shí)間和精力。因此，應(yīng)加大對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的宣傳力度，使更多人，尤其是高校領(lǐng)導(dǎo)者能夠認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的必要性及重要性，提高對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)，對(duì)于高校檔案管理每一個(gè)階段中出現(xiàn)的問(wèn)題能夠及時(shí)、有效解決。同時(shí)，高校領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員的信息化建設(shè)意識(shí)，使相關(guān)管理人員能夠解放傳統(tǒng)的管理思想，以發(fā)展的眼光看待檔案管理信息化建設(shè)，不斷學(xué)習(xí)檔案信息化管理的相關(guān)理論知識(shí)以及管理技術(shù)，做到與時(shí)俱進(jìn)，推動(dòng)高校檔案管理信息化建設(shè)步伐。

2.2 應(yīng)加大對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的資金投入

計(jì)算機(jī)硬件及相關(guān)的軟件設(shè)施、設(shè)備是支持高校檔案管理信息化建設(shè)順利開(kāi)展的基礎(chǔ)物質(zhì)保障，高校應(yīng)加大對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的資金投入，進(jìn)一步完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高高校檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)條件，還應(yīng)該定期更換電腦系統(tǒng)，升級(jí)管理軟件。其次，高校應(yīng)注重檔案管理人員的培訓(xùn)工作，不斷向相關(guān)管理人員灌輸新的信息管理理念，訓(xùn)練他們的信息技術(shù)能力，從而提高高校檔案管理員工隊(duì)伍的整體業(yè)務(wù)素質(zhì)水平。

2.3 進(jìn)一步完善檔案管理的信息安全措施

因?yàn)楦咝n案的特殊性、機(jī)密性，加上信息化建設(shè)的特點(diǎn)，有必要加強(qiáng)檔案信息安全措施。高?？梢愿鶕?jù)檔案的保密性將其劃分為不同的等級(jí)，包括機(jī)密、內(nèi)部、絕密以及秘密，然后再根據(jù)不同等級(jí)檔案在網(wǎng)絡(luò)上設(shè)置相應(yīng)的訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限，只有指定身份的用戶(hù)經(jīng)驗(yàn)證許可后方可查詢(xún)檔案信息。其次，高校在檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中應(yīng)制定嚴(yán)格的管理流程，提高檔案管理信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。而且應(yīng)采用必要的物理隔離手段、監(jiān)控手段、邏輯隔離手段積極預(yù)防網(wǎng)絡(luò)黑客的惡意攻擊以及其他的電腦病毒，還應(yīng)該做好紙質(zhì)檔案的備份及保存工作，以防電子檔案信息的丟失。

綜上所述，高校檔案管理信息化建設(shè)工作是時(shí)代發(fā)展的客觀要求，也是高校教學(xué)、科研進(jìn)一步發(fā)展的內(nèi)在需求，高校領(lǐng)導(dǎo)者及相關(guān)管理人員應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要意義，加大對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的投入，盡快實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，提高高校檔案的服務(wù)價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

[1] 李松.試論高校檔案管理信息化的現(xiàn)狀及對(duì)策[J].科技信息，2010（7）.

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