淺談機(jī)關(guān)單位檔案網(wǎng)絡(luò)化管理

楊巍巍

摘 要：隨著社會(huì)的發(fā)展，單位管理工作中檔案管理工作已經(jīng)變得越來越重要，檔案管理工作不僅能夠提高單位工作質(zhì)量，還能提高單位的工作效率?？茖W(xué)化、規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化的管理檔案，成為了衡量一個(gè)單位管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)。一個(gè)單位在發(fā)展過程中產(chǎn)生的優(yōu)良事跡和成果，都將成為單位檔案的記錄信息，并提供給單位的工作人員。他們?cè)賹?duì)資料信息進(jìn)行科學(xué)的分析，制定更加準(zhǔn)確的發(fā)展方向。信息化的進(jìn)程越來越快，機(jī)關(guān)檔案信息的記錄方式也呈現(xiàn)出多樣化的特征。通過網(wǎng)絡(luò)的平臺(tái)，不僅可以將更為完善、更加充分將信息展現(xiàn)出來，還能夠提高檔案服務(wù)工作的質(zhì)量以及對(duì)檔案信息的利用率。所以，在新的形勢(shì)下，機(jī)關(guān)單位檔案網(wǎng)絡(luò)化管理成為歷史發(fā)展的必然趨勢(shì)。文章對(duì)如何更好的找出單位檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的方法，以及檔案管理過程中出現(xiàn)的問題做以分析。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)單位 檔案管理 網(wǎng)絡(luò)化

中圖分類號(hào)：G270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2015）04（b）-0150-01

檔案管理工作在我國(guó)現(xiàn)代企業(yè)制度的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。它的主要目的就是立足于我國(guó)現(xiàn)代化管理的現(xiàn)狀，不斷地吸收以及不斷地借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生的新形勢(shì)快速適應(yīng)，并指導(dǎo)我國(guó)的檔案管理工作，從而達(dá)到逐步培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責(zé)任感和使命感，進(jìn)而激發(fā)廣大檔案管理工作人員工作熱情的目的。而檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化，會(huì)使整個(gè)過程變得更為方便，簡(jiǎn)潔。同時(shí)單位檔案網(wǎng)絡(luò)化管理之后，不僅能夠?yàn)闄n案信息資源的整理提供更為有利的手段，還為檔案信息資源的開發(fā)提供了新的條件。

1 機(jī)關(guān)單位檔案管理中存在的問題

當(dāng)前社會(huì)中，檔案管理工作不斷的加深，機(jī)關(guān)單位和企業(yè)也是越來越重視。但仍然有部門因?yàn)闄n案工作在機(jī)關(guān)單位的地位不高，導(dǎo)致對(duì)整個(gè)檔案管理工作的輕視。他們認(rèn)為，檔案管理工作耗時(shí)長(zhǎng)，花費(fèi)巨大，還不能為企業(yè)和單位帶來經(jīng)濟(jì)效益。所以，僅僅只需要保存，工作有需要的時(shí)候提供參考就可以了，將單位檔案管理網(wǎng)絡(luò)化提上議程也是遙遙無期。其次，機(jī)關(guān)單位檔案管理過程中出現(xiàn)機(jī)關(guān)人員業(yè)務(wù)檔案無法統(tǒng)一管理的現(xiàn)象。機(jī)關(guān)人員分屬的相關(guān)部門一般管理著人員的業(yè)務(wù)檔案。這樣不完整、不系統(tǒng)、零零散散的管理相當(dāng)不科學(xué)，在需要提取人員檔案的時(shí)候，因?yàn)闄n案不能夠得到很好的統(tǒng)一，所以必須要到各部門去查詢，為整個(gè)信息提取的過程帶來了不必要的麻煩，影響工作效率。還有，現(xiàn)在社會(huì)的發(fā)展，導(dǎo)致檔案的形式、內(nèi)容、以及其他信息越來越豐富。而機(jī)關(guān)單位還仍然使用的是人工、或者半人工整理的方法，沒有建立更為快速、有效、和系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)化管理模式，導(dǎo)致提取人員檔案的時(shí)候，因?yàn)槿斯げ襟E的繁瑣導(dǎo)致各種各樣的問題產(chǎn)生，嚴(yán)重影響人員檔案的利用和開發(fā)。

2 解決機(jī)關(guān)人員業(yè)務(wù)檔案管理問題的對(duì)策

解決機(jī)關(guān)人員業(yè)務(wù)檔案管理問題中，我們要積極采取有效的措施、讓人員業(yè)務(wù)檔案建設(shè)的更加規(guī)范和科學(xué)。在工作中，充分的發(fā)揮檔案的作用，改變一直無法有效對(duì)機(jī)關(guān)單位檔案進(jìn)行管理的現(xiàn)狀。首先我們需要加強(qiáng)對(duì)機(jī)關(guān)單位工作人員的宣傳工作，讓他們知道檔案管理的重要性，增加工作人員對(duì)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的深層次認(rèn)識(shí)，并主動(dòng)的配合檔案管理人員的工作。同時(shí)，機(jī)關(guān)單位要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作，各部門派專門的工作人員對(duì)人員業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行管理，促使檔案管理變得更加系統(tǒng)化，培養(yǎng)人員業(yè)務(wù)檔案的管理意識(shí)。

其次，檔案管理的基礎(chǔ)工作內(nèi)容就是材料的收集，工作人員需要將籌集來的材料進(jìn)行整理，最終轉(zhuǎn)化為檔案。工作人員需要將材料客觀真實(shí)、完成、及時(shí)、全面的納入到檔案當(dāng)中，進(jìn)行歸類整理。然后按照檔案管理的要求，進(jìn)行細(xì)分、登記、統(tǒng)計(jì)、并進(jìn)行編寫目錄。歸納整理的過程中。工作人員需要將人員業(yè)務(wù)檔案當(dāng)中更加有價(jià)值，以及材料檔案中規(guī)律性、科學(xué)性具有實(shí)用特征的結(jié)論標(biāo)注出來，更大程度上展現(xiàn)出檔案管理的價(jià)值。檔案管理過程中，工作人員通過更為有效的方法，將檔案進(jìn)行分類整理，然后進(jìn)行編寫目錄；嚴(yán)格按照規(guī)章制度進(jìn)行，讓整個(gè)檔案管理工作有章可循，有法可依。要想實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)單位檔案網(wǎng)絡(luò)化管理。第一個(gè)要求就是要是現(xiàn)代化的人才。進(jìn)行檔案管理的工作人員必須具備較高的知識(shí)儲(chǔ)備以及先進(jìn)技術(shù)水平，對(duì)工作人員的要求不能直視一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前我國(guó)機(jī)關(guān)單位的情況來看，許多檔案部門嚴(yán)重缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，尤其是檔案、信息處理復(fù)合型人才，許多機(jī)關(guān)單位檔案網(wǎng)絡(luò)化管理工作人員的技術(shù)水平都偏低，有些機(jī)關(guān)單位的管理工作人員甚至出現(xiàn)文盲現(xiàn)象。

所以，對(duì)于檔案管理人員的專業(yè)能力和水平必須要加強(qiáng)培養(yǎng)，提高自身的能力。可以轉(zhuǎn)變平時(shí)的方式，比如：加強(qiáng)機(jī)關(guān)單位檔案網(wǎng)絡(luò)化管理人員的教育工作，讓管理工作人員相互交流經(jīng)驗(yàn)，共同進(jìn)步。社會(huì)現(xiàn)代化的發(fā)展，辦公自動(dòng)化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化。計(jì)算機(jī)的運(yùn)用對(duì)于機(jī)關(guān)單位檔案管理的作用越來越強(qiáng)，通過簡(jiǎn)單的網(wǎng)絡(luò)信息整理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、存儲(chǔ)和運(yùn)算就能夠達(dá)到不錯(cuò)的效果，給管理人員帶來了方便。因此，機(jī)關(guān)單位應(yīng)該充分的利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)等先進(jìn)的信息技術(shù)，建立更為便捷，更為統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，達(dá)到對(duì)人員進(jìn)行多角度，多方位的綜合管理，這也正是現(xiàn)代化機(jī)關(guān)單位檔案管理的發(fā)展方向和目標(biāo)。

3 對(duì)加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的建議

摒棄落后的檔案管理理念，利用新的管理理念是機(jī)關(guān)單位檔案管理工作的必要途徑。以前落后的管理模式已經(jīng)適應(yīng)不了日新月異的社會(huì)發(fā)展進(jìn)度，機(jī)關(guān)單位引進(jìn)新的管理理念，提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，調(diào)整以前的管理模式，將單純的人力整理，紙質(zhì)的方式過渡到計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)化管理模式當(dāng)中來，充分的發(fā)揮信息化在檔案管理工作當(dāng)中的作用。

機(jī)關(guān)單位檔案網(wǎng)絡(luò)化管理就要求建立較為完善的局域網(wǎng)，而局域化的網(wǎng)絡(luò)管理對(duì)獨(dú)立性、安全性要求較強(qiáng)。所以硬件設(shè)施必須要加快建設(shè)力度，比如說：掃描儀、計(jì)算機(jī)、光盤刻錄儀等等，使用同一的數(shù)字化管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行正確管理，歸納，提高管理工作的效率，更大程度實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值利用。

加大創(chuàng)新，為可持續(xù)發(fā)展提供基礎(chǔ)。機(jī)關(guān)單位要加強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，切實(shí)提高檔案對(duì)機(jī)關(guān)工作的服務(wù)能力。利用網(wǎng)絡(luò)化管理的便捷，和方便，保證人員業(yè)務(wù)檔案和其他的材料檔案能夠得到準(zhǔn)確的利用，為各項(xiàng)工作服務(wù)。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，機(jī)關(guān)單位檔案網(wǎng)絡(luò)化管理是機(jī)關(guān)單位長(zhǎng)期發(fā)展的一項(xiàng)重要任務(wù)，同時(shí)也是一項(xiàng)較為龐大的工程，要通過各部門的努力一起做好檔案網(wǎng)絡(luò)化管理。

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