數(shù)字化時代檔案“雙套制”的思考

馬藝珍

摘 要：在現(xiàn)代信息技術快速發(fā)展的背景下，大部分辦公也逐漸實現(xiàn)了自動化，各種電子檔案文件呈現(xiàn)在了人們的面前。在這樣的條件下，甚至呈現(xiàn)出了電子檔案逐漸取代紙質檔案的現(xiàn)象。其中雙套制管理模式已經(jīng)成為了當前檔案管理的發(fā)展趨勢，所以該文研究者認為在數(shù)字化時代電子檔案與紙質檔案會同時服務于檔案管理，其主要是通過形成電子檔案與紙質檔案同時管理，讓電子檔案與紙質檔案從根本上融合在一起。該文簡單分析檔案“雙套制”模式在檔案管理中的實施策略。

關鍵詞：雙套制 數(shù)字時代 檔案

中圖分類號：G25 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2015）04（c）-0156-01

在當前社會快速發(fā)展的背景下，所采用的檔案雙套制問題與傳統(tǒng)的檔案管理相比較明顯存在著差異性。但是，并不是讓電子檔案管理與紙質檔案管理簡單的存在，而是應該讓電子檔案與紙質檔案從根本上融合在一起，從而認真做好檔案雙套制管理的銜接工作[1]。由于當前檔案管理環(huán)境發(fā)生了較大的變化，在這樣的條件下，研究雙套制管理實施策略具有非常重要的作用，其主要體現(xiàn)在以下幾點。

1 充分運用數(shù)字檔案基本理論考察檔案雙套制管理模式

在當前檔案管理過程中實施雙套制管理模式，紙質檔案和電子檔案在應用過程中都受到傳統(tǒng)檔案管理基本知識影響。但是，在當前檔案管理過程中，要想明確劃分檔案雙套制管理的范圍還存在著一系列的阻礙因素。其主要原因是檔案信息技術管理興起時間較遲，大部分人們對數(shù)字檔案管理重要性認識不夠，并且在應用過程中出現(xiàn)了一系列的問題，嚴重影響著檔案管理的水平。

在當前檔案信息自動化的管理過程中，檔案管理的信息內(nèi)容更加準確可靠。一般情況下，檔案管理強調(diào)電子檔案管理體系的原始性，而這里提及的原始性主要是指檔案資料記載內(nèi)容的原始性，而并不是指管理檔案資料載體的原始性。因此，在當前檔案管理過程中，我們應該緊跟時代發(fā)展的步伐，不斷創(chuàng)新管理理念，根據(jù)實際情況采用檔案雙套制管理模式。其中，檔案管理雙套制模式主要興起途徑包括：一是辦公逐漸朝著數(shù)字信息化方向轉變，出現(xiàn)了大量的電子文件和紙質文件資料，所以需要根據(jù)實際情況進行分類管理；二是隨著檔案管理技術不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質檔案管理模式已經(jīng)無法適應現(xiàn)代數(shù)字化社會的發(fā)展，所以在這樣的條件下產(chǎn)生了電子檔案資料管理。

2 結合檔案資料管理內(nèi)容初步限定雙套制模式管理范圍

為了有效提高檔案管理的水平，檔案管理部門負責人應該根據(jù)實際情況明確規(guī)定雙套制檔案管理的范圍，從而確保檔案資料內(nèi)容能夠永久性保存。一般情況下，針對需要保存時間較長的檔案資料可以不用雙套制管理模式。其中，各個單位可以根據(jù)自身檔案資料的實際情況，探究多種載體保管形式如何進行統(tǒng)一保管，并且提出具有較高應用價值的管理措施。尤其是在檔案管理過程中，應該合理的將電子檔案和紙質檔案有效結合起來，構建完善的管理模式。同時，單位檔案管理部門應該定期整理檔案資料，進行分類處理，對于一些具有較高應用價值的檔案資料采取掃描措施，實行雙套制保管方式。

3 堅持構建網(wǎng)絡基礎環(huán)境實行檔案雙套制管理模式

在單位檔案管理過程中，為了確保檔案資料管理的安全性，便可以采用雙套制管理模式。尤其是在網(wǎng)絡信息技術快速發(fā)展的背景下，通過構建良好的網(wǎng)絡基礎環(huán)境，有效防治單位檔案管理資料信息出現(xiàn)遺漏的現(xiàn)象。通常情況下，采用良好的檔案雙套制管理模式主要包括以下幾種：物理隔離、應用防火墻以及身份認證等安全技術。其中，在檔案管理過程中實行的雙套制管理模式是內(nèi)外網(wǎng)的隔離與控制最有效的方式。因此，在日常檔案管理過程中，我們需要建立起以防火墻為基礎條件的雙套制檔案管理方案。

在檔案管理過程中，為了確保檔案資料信息的安全性，選擇不同的管理模式需要根據(jù)檔案管理工作的實際情況而定。其中，針對檔案管理室的出入情況管理，可以采用證件識別或者自動識別系統(tǒng)進行管理，例如：磁卡、身份證卡等，通過這些方式有利于對人們進行有效管理。更重要的是在這樣的情況下，可以制定相應的操作程序，制定科學合理的檔案系統(tǒng)管理制度。一般檔案管理中的重要數(shù)據(jù)進行修改時，需要經(jīng)過主管人員的認可，并且還需要有相應的安全管理人員在場。一旦管理出現(xiàn)問題時，便及時采取措施進行處理[3]。

4 對檔案“雙套制”模式管理的內(nèi)容進行合理安排

在檔案管理過程中，實施雙套制管理模式其主要是針對檔案管理資料的內(nèi)容而定。根據(jù)檔案資料的合理情況，對檔案雙套制模式管理的內(nèi)容進行合理安全，有利于提高檔案資料的應用水平。通常情況下，電子檔案管理形式只能夠從形式上提高檔案資料的利用效率，無法從根本上提高檔案資料的利用效率，然而，通過實行雙套制管理模式則有利于從根本上提高檔案資料信息的利用效率，有效改變單一的數(shù)字化檔案管理的缺點。因此，在現(xiàn)代化檔案管理過程中，為了有效提高檔案資料的利用效率，便需要檔案管理工作者切實轉變工作思路，將檔案資料管理的重點放在檔案資料的利用中。但是，在實行檔案雙套制管理模式的過程中并不能夠一蹴而就，而是應該采取循序漸進的模式，制定明確的檔案管理目標以及檔案管理計劃。除此之外，還應該根據(jù)不同檔案資料內(nèi)容的利用程度，從實際情況出發(fā)，從而最大限度提高檔案資料的利用價值。在數(shù)字信息技術快速發(fā)展的背景下，檔案雙套制管理理念已經(jīng)被滲透到檔案管理中，并且隨著應用范圍不斷擴大，逐漸形成了一整套完整的檔案管理系統(tǒng)。

5 結語

總之，在當前檔案管理中采用雙套制管理模式已經(jīng)成為了當前檔案管理的發(fā)展趨勢。電子信息技術快速發(fā)展，越來越多的文件資料將轉變成電子檔案管理。但是，由于檔案管理的專業(yè)性較強，電子檔案離不開紙質檔案，需要將電子檔案轉變成紙質檔案才能夠充分發(fā)揮作用。因此，在當前檔案管理的過程中，采用電子檔案與紙質檔案雙套制管理模式是最為有效的，從而推動檔案事業(yè)發(fā)展。

參考文獻

[1] 王愛華.論電子檔案與紙質檔案技術保護的差別[J].機電兵船檔案，2014（1）：66-68.

[2] 李玉芹，李偉.電子與紙質病歷檔案雙重管理機制的探討[J].管理觀察，2014（15）：186-187.

[3] 劉芳.淺議新疆電子檔案與紙質檔案的并存管理[J].甘肅科技，2014（10）：72-73.