電子文件管理面臨的問(wèn)題與對(duì)策

龍民 任杰 李安平

摘 要：電子文件的快速普及和增長(zhǎng)暴露出電子文件管理方面存在的諸多問(wèn)題。文章介紹了電子文件的定義，闡述了電子文件管理中存在的問(wèn)題，探索科學(xué)規(guī)范的管理好電子公文的應(yīng)對(duì)策略。

關(guān)鍵詞：電子文件；文件管理；元數(shù)據(jù)；全過(guò)程管理

引言

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，政府辦公平臺(tái)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)及政府網(wǎng)站等快速普及和推廣，電子文件呈現(xiàn)快速增長(zhǎng)和廣泛普及之勢(shì)，已成為數(shù)字時(shí)代人類(lèi)活動(dòng)的主要記錄，給政治、經(jīng)濟(jì)、文化和社會(huì)生活帶來(lái)廣泛而深遠(yuǎn)的影響。電子文件是指能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別處理，按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤(pán)或光盤(pán)等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳輸數(shù)字代碼序列。如何科學(xué)規(guī)范地做好電子文件管理工作，保證電子文件的真實(shí)、完整、可用、安全成為信息時(shí)代必須解決的一個(gè)重要課題。

1 電子文件管理中存在的問(wèn)題

電子文件產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)、存儲(chǔ)環(huán)境的技術(shù)特點(diǎn)和管理不利致使電子文件比其他任何載體形態(tài)的文件都更加脆弱?，F(xiàn)在的電子文件管理存在以下一些問(wèn)題。

1.1 電子文件管理制度不建全

由于對(duì)電子文件管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，以及管理不科學(xué)、不規(guī)范等問(wèn)題直接影響電子文件的長(zhǎng)期保存和有效利用。因相關(guān)法規(guī)制度不健全、電子文件數(shù)據(jù)不完整等原因，其自身生成的電子文件無(wú)法獨(dú)立發(fā)揮文件的功效；缺乏真實(shí)性保障的電子文件并不能行使文件的功能，無(wú)法成為人們處理各種事務(wù)的有效工具和可靠依據(jù)。

1.2 電子文件缺乏全過(guò)程管理系統(tǒng)

現(xiàn)有的電子文件管理系統(tǒng)還不能做到對(duì)電子文件的全過(guò)程管理，部分?jǐn)?shù)據(jù)庫(kù)文件、電子郵件、音頻文件、視頻文件、多媒體文件、超媒體文件、網(wǎng)頁(yè)文件等類(lèi)型的電子文件沒(méi)有采用任何有效措施存留，或一些留存下來(lái)的電子文件因管理不善也已無(wú)法讀取。電子文件形成初期的元數(shù)據(jù)格式?jīng)]有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，現(xiàn)有系統(tǒng)各環(huán)節(jié)的安全審計(jì)功能不足，沒(méi)有形成電子文件管理關(guān)鍵技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。獨(dú)立開(kāi)發(fā)的各系統(tǒng)間缺乏交互，數(shù)據(jù)不能互通、功能不便調(diào)用。

1.3 電子文件缺乏完善的安全保障體系

網(wǎng)絡(luò)化在帶來(lái)信息共享、節(jié)約資源等優(yōu)越性的同時(shí)也相應(yīng)地帶來(lái)了信息利用方面的安全性問(wèn)題。伴隨著信息網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，病毒與黑客泛濫，電子文件的安全受到進(jìn)一步威脅。電子文件感染病毒、丟失、損壞、被篡改等安全問(wèn)題時(shí)有發(fā)生。如何維護(hù)電子文件的真實(shí)性、可靠性、完整性、可用性，為電子文件管理系統(tǒng)建立安全保障體系，制定安全策略，已成為目前亟待解決的問(wèn)題。

2 電子文件管理的改進(jìn)建議

電子文件管理急需頂層設(shè)計(jì)、全面規(guī)劃和集中控制，以頂層設(shè)計(jì)帶動(dòng)整體規(guī)劃，以國(guó)家戰(zhàn)略帶動(dòng)全面發(fā)展。應(yīng)在保證信息安全的基礎(chǔ)上，形成完善的電子文件管理制度，規(guī)范元數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)電子文件的全過(guò)程規(guī)范化管理。針對(duì)電子文件管理中存在的問(wèn)題，建議如下。

2.1 制定完善電子文件管理制度規(guī)范，并形成監(jiān)督機(jī)制

從方針政策、體制、管理制度體系、項(xiàng)目保障措施等各個(gè)層次制定電子文件管理戰(zhàn)略的基本框架。一是制定統(tǒng)一的元數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，從數(shù)據(jù)入口統(tǒng)一規(guī)范管理。二是制定完善電子文件的形成、辦理、交換、存儲(chǔ)、歸檔、移交、保管、利用、處置等方面的管理規(guī)范；三是制定電子文件管理的系統(tǒng)建設(shè)制度、設(shè)備的管理制度、人員管理制度、操作規(guī)程管理制度、文件利用管理規(guī)定、涉密信息利用違章審計(jì)查處等。制定具有較強(qiáng)的針對(duì)性、操作性的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，以便在實(shí)際工作中有法可依、有章可循。

2.2 完成對(duì)電子文件全過(guò)程管理平臺(tái)的建設(shè)

現(xiàn)有的電子文件管理系統(tǒng)急需資源整合，以實(shí)現(xiàn)電子文件的全過(guò)程管理。一是抓電子文件管理入口系統(tǒng)建設(shè)，進(jìn)一步規(guī)范電子文件元數(shù)據(jù)入口。二是抓電子文件流轉(zhuǎn)系統(tǒng)建設(shè)，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)清晰、完整、有效。三是抓電子文件管理出口系統(tǒng)建設(shè)，保證歸檔數(shù)據(jù)完整、有效且能長(zhǎng)期保存方便讀取。四是抓緊完成電子文件管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)變，使辦公系統(tǒng)與各信息系統(tǒng)平臺(tái)能進(jìn)行數(shù)據(jù)交換和功能交互。

2.3 抓緊完善電子文件管理系統(tǒng)信息安全建設(shè)

安全建設(shè)是從多方面入手建立一個(gè)涵蓋信息安全各個(gè)層面的立體防護(hù)體系。一是建立全面的電子文件信息安全監(jiān)測(cè)系統(tǒng)，包括病毒檢測(cè)、入侵檢測(cè)、網(wǎng)絡(luò)漏洞檢測(cè)、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控等功能。二是電子文件管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全隔離工作，部分辦公系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)行在專(zhuān)網(wǎng)上與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離。三是建立電子文件備份機(jī)制應(yīng)對(duì)安全領(lǐng)域突發(fā)事件，防止系統(tǒng)發(fā)生故障時(shí)文件的丟失。四是加強(qiáng)身份認(rèn)證、授權(quán)管理、安全審計(jì)等功能，保證數(shù)據(jù)安全保密性，完善系統(tǒng)的安全可靠性。

2.4 強(qiáng)化人才隊(duì)伍建設(shè)

開(kāi)展電子文件管理也要以人為本，形成一支隊(duì)伍，承擔(dān)此項(xiàng)工作。加強(qiáng)電子文件管理的全員培訓(xùn)，制定電子文件管理培訓(xùn)計(jì)劃，依托各類(lèi)教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)開(kāi)展電子文件管理知識(shí)與技能培訓(xùn)，充分地調(diào)動(dòng)人的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，培養(yǎng)即懂技術(shù)又懂業(yè)務(wù)的適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求的專(zhuān)業(yè)化隊(duì)伍。

綜上所述，電子文件管理需通過(guò)國(guó)家戰(zhàn)略的頂層設(shè)計(jì)，以制度為保障，全過(guò)程管理平臺(tái)為具體手段，安全建設(shè)為輔助，以人才為本，形成全面規(guī)劃、集中控制的全過(guò)程規(guī)范化管理。

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