信息管理系統(tǒng)在企業(yè)應(yīng)用過程中的問題及對(duì)策研究

鄭博文

摘 要：新時(shí)期經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展推動(dòng)了我國(guó)信息化進(jìn)程，一個(gè)以知識(shí)和數(shù)據(jù)為生產(chǎn)力的局勢(shì)應(yīng)運(yùn)而生。隨著信息管理技術(shù)的不斷改進(jìn)，為企業(yè)帶來的效益顯而易見。信息管理系統(tǒng)的主要任務(wù)就是通過利用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備強(qiáng)化企業(yè)信息管理，以達(dá)到對(duì)企業(yè)人力、物力、財(cái)力的最優(yōu)化配置。但針對(duì)其應(yīng)用過程中出現(xiàn)的問題，采用何種對(duì)策可使企業(yè)效益最大化是業(yè)內(nèi)人士關(guān)注的焦點(diǎn)，本文通過對(duì)現(xiàn)代企業(yè)信息管理系統(tǒng)的介紹，針對(duì)信息管理系統(tǒng)在企業(yè)應(yīng)用過程中出現(xiàn)的問題做相關(guān)對(duì)策研究。

關(guān)鍵詞：信息管理系統(tǒng)；企業(yè)應(yīng)用；知識(shí)數(shù)據(jù)

一條有商業(yè)價(jià)值的信息可給企業(yè)提供很大商業(yè)契機(jī)，對(duì)應(yīng)信息種類多樣，除了經(jīng)濟(jì)價(jià)值顯著的商業(yè)信息，還有管理人員配置方面的信息，而在經(jīng)濟(jì)保持高速發(fā)展的同時(shí)，如何提高管理效率，把企業(yè)管理信息系統(tǒng)作用發(fā)揮到極致，使企業(yè)內(nèi)部融為一體，是企業(yè)管理人員需認(rèn)真面對(duì)的生存難題。

一、現(xiàn)代企業(yè)信息管理系統(tǒng)概述

企業(yè)在其內(nèi)部信息管理系統(tǒng)過程中，進(jìn)入和導(dǎo)出階段實(shí)施的相應(yīng)措施，是用來衡量其管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)是否合理適用的一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，這種名叫關(guān)鍵績(jī)效的考核標(biāo)準(zhǔn)能夠使企業(yè)內(nèi)部各車間單位負(fù)責(zé)人分工明細(xì)，不僅在企業(yè)運(yùn)行脈絡(luò)上有了詳細(xì)的歸類指引，還可用來充當(dāng)一個(gè)參考標(biāo)準(zhǔn)。由此，全企業(yè)職工業(yè)績(jī)類比也有了一個(gè)相對(duì)公平的起點(diǎn)。所以，這樣一種指標(biāo)的確立和實(shí)踐是企業(yè)管理中一項(xiàng)不可或缺的項(xiàng)目，而由于每個(gè)企業(yè)在經(jīng)濟(jì)實(shí)力人員配置管理方式等方面的差異，在這種指數(shù)定位上又各不相同，熟悉自身企業(yè)管理機(jī)制，為企業(yè)量身定做一套專屬的關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)，是一個(gè)企業(yè)能夠持續(xù)健康發(fā)展的內(nèi)核所在。企業(yè)在信息管理系統(tǒng)具體運(yùn)行中，需經(jīng)歷整理采集數(shù)據(jù)、導(dǎo)出、解決、反應(yīng)和最終定奪。在一個(gè)完整企業(yè)中，需維持企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)，就必須時(shí)刻做好大量信息的處理，其囊括了諸多細(xì)枝末節(jié)，企業(yè)信息管理系統(tǒng)面對(duì)這個(gè)龐大的信息資料庫，需分門別類地進(jìn)行歸納集中，將生產(chǎn)加工、原料供貨、物資儲(chǔ)備等企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)常規(guī)項(xiàng)目。但是，企業(yè)信息管理系統(tǒng)所面對(duì)的信息多種多樣，因?yàn)槠髽I(yè)是以營(yíng)利為目的，從而向社會(huì)提供產(chǎn)品和服務(wù)的組織，由不同的業(yè)務(wù)單元組成，如生產(chǎn)單元、加工單元、物料采購單元、供給單元、市場(chǎng)營(yíng)銷單元等。而且，企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的數(shù)據(jù)涉及方方面面，如生產(chǎn)、銷售、人力資源、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、原材料采購、庫存、客戶以及供應(yīng)商等。對(duì)不同企業(yè)而言，這方面的信息并不都具有同等重要性。不同地區(qū)、類型或者不同行業(yè)的企業(yè)所依賴的環(huán)節(jié)不一樣，其核心競(jìng)爭(zhēng)力源泉也不一樣。這就要求企業(yè)要結(jié)合自己實(shí)際情況，因地制宜，合理界定影響企業(yè)績(jī)效的一些關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)，并在企業(yè)信息管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與運(yùn)行中予以重點(diǎn)關(guān)注。

二、信息管理系統(tǒng)在企業(yè)應(yīng)用過程中的問題

隨著企業(yè)信息管理系統(tǒng)應(yīng)用范圍不斷擴(kuò)大，其在應(yīng)用過程中出現(xiàn)的問題也不斷涌現(xiàn)，筆者將其主要概括為以下兩方面：

1.因?yàn)槠髽I(yè)規(guī)模有限，對(duì)企業(yè)信息化建設(shè)造成阻礙

主要表現(xiàn)在不規(guī)范管理和資金不足兩方面，對(duì)企業(yè)信息化建設(shè)和企業(yè)信息管理系統(tǒng)應(yīng)用工作的開展造成制約。企業(yè)信息管理系統(tǒng)的全面應(yīng)用必然要伴隨企業(yè)巨大的資金投資，諸多企業(yè)本身利潤(rùn)率偏低，資金匱乏。資金限制企業(yè)發(fā)展，通用性和極度廉價(jià)的信息管理系統(tǒng)軟件成為此類企業(yè)購買的著眼點(diǎn)，系統(tǒng)性不足是這類軟件的突出特征，與企業(yè)自身繁雜的業(yè)務(wù)流程和生產(chǎn)管理方法格格不入。而且其自帶的風(fēng)險(xiǎn)性，無法保證企業(yè)按時(shí)按質(zhì)的生產(chǎn)效率，企業(yè)效益與管理效率受到限制，不僅不能優(yōu)化企業(yè)資源配置，帶來更大經(jīng)濟(jì)效益，反而會(huì)因?yàn)檫M(jìn)一步加劇這類企業(yè)資金匱乏現(xiàn)狀，危及到市場(chǎng)生存。另外，脫離于規(guī)定要求之外的業(yè)務(wù)管理和隨意性突出的業(yè)務(wù)流程，是企業(yè)應(yīng)用信息管理系統(tǒng)失敗的另一主要因素。因此，加強(qiáng)管理，規(guī)范流程是企業(yè)信息管理系統(tǒng)應(yīng)用過程中的必經(jīng)之路。

2.因?yàn)槠髽I(yè)個(gè)性化發(fā)展，對(duì)企業(yè)信息化建設(shè)造成阻礙

部分企業(yè)在自身發(fā)展的歷史長(zhǎng)河中，逐漸形成帶有自身企業(yè)特色的能力和價(jià)值觀念，以此去實(shí)現(xiàn)企業(yè)預(yù)定的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，企業(yè)個(gè)性隨之形成。此類個(gè)性化特征為企業(yè)信息管理系統(tǒng)應(yīng)用帶來了問題，諸多現(xiàn)代企業(yè)以標(biāo)新其先進(jìn)的管理方法和機(jī)制為個(gè)性化體現(xiàn)，片面認(rèn)為企業(yè)個(gè)性化發(fā)展可為企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)帶來核心競(jìng)爭(zhēng)力。也有的企業(yè)認(rèn)為企業(yè)信息管理系統(tǒng)應(yīng)用會(huì)使企業(yè)管理理念出現(xiàn)固化現(xiàn)象，個(gè)性發(fā)展得以束縛，企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力減弱。但在目前市場(chǎng)狀態(tài)下，尚未出現(xiàn)滿足企業(yè)個(gè)性化發(fā)展的企業(yè)信息管理系統(tǒng)軟件。

三、信息管理系統(tǒng)在企業(yè)應(yīng)用過程中問題的解決對(duì)策

1.加大滿足企業(yè)個(gè)性化發(fā)展的系統(tǒng)軟件研發(fā)力度

企業(yè)管理信息系統(tǒng)是一個(gè)集多樣信息處理功能于一身的系統(tǒng)，要想對(duì)它有所開發(fā)，就必須知道它的基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)和基礎(chǔ)功能，包括導(dǎo)入、解決、導(dǎo)出這三個(gè)功能。企業(yè)在面臨數(shù)據(jù)龐大的資料庫時(shí)，往往需要大費(fèi)周章地連續(xù)進(jìn)行這三個(gè)步驟，而經(jīng)過企業(yè)管理信息系統(tǒng)對(duì)現(xiàn)有資料的加工歸類后，企業(yè)工作量就會(huì)相應(yīng)地減少了很多，會(huì)為決策人員進(jìn)行下一步?jīng)Q策提供更充裕的時(shí)間，極大提高了企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)效率。而企業(yè)所要對(duì)所持信息進(jìn)行處理的原因不盡相同，信息管理系統(tǒng)則是能夠通過企業(yè)導(dǎo)入的信息先自動(dòng)歸類處理，解決一些機(jī)械繁瑣的事務(wù)，在進(jìn)行下一步深層次加工數(shù)據(jù)前，置換出初步處理好的信息數(shù)據(jù)，供決策者根據(jù)時(shí)下情況自由選擇，這樣一種頗具人性化理念的設(shè)置為決策者定奪方案時(shí)留出更多余地。一個(gè)健全的企業(yè)管理信息系統(tǒng)應(yīng)該是一個(gè)具有完整流程的系統(tǒng)，在單個(gè)與單個(gè)之間形成因果，在多個(gè)運(yùn)行功能之間形成連接的關(guān)系，有一個(gè)順暢的運(yùn)行公式。這樣一個(gè)運(yùn)算公式涵蓋了諸如信息導(dǎo)入導(dǎo)出和上文提及的各種處理方式，在信息基本處理過后，出于謹(jǐn)慎和專業(yè)，企業(yè)管理信息系統(tǒng)還備有檢驗(yàn)結(jié)果的功能，這個(gè)功能雖說是一個(gè)檢驗(yàn)流程，卻扮演著十分重要的角色，故與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)有聯(lián)系的科目都應(yīng)當(dāng)被注入，如生產(chǎn)策劃、購買原料、人員調(diào)配、管理供貨、物流管理等，以解決決策者因信息處理不當(dāng)而造成決策失誤的后顧之憂。企業(yè)信息管理是一個(gè)需要長(zhǎng)期運(yùn)作的系統(tǒng)，一旦企業(yè)對(duì)其設(shè)定完成，就意味著要投入企業(yè)運(yùn)作很長(zhǎng)一段時(shí)間。所以，在開發(fā)之初就必須考慮到影響管理信息系統(tǒng)運(yùn)行的多種因素，如社會(huì)發(fā)展、企業(yè)運(yùn)作完成狀況，以及相關(guān)影響因素。連接于企業(yè)管理信息系統(tǒng)的各個(gè)部分缺一不可，運(yùn)算過程中一旦遺漏某個(gè)環(huán)節(jié)，哪怕只是毫不起眼的一步，對(duì)決策者下一項(xiàng)步驟開展都有不小風(fēng)險(xiǎn)。管理信息系統(tǒng)中的每個(gè)因素，都要兼顧到開創(chuàng)、落實(shí)、處理、分類的每個(gè)環(huán)節(jié)。

2.改進(jìn)傳統(tǒng)企業(yè)的計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)

雖然計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)在企業(yè)信息管理中得到廣泛應(yīng)用，但仍存在一些問題阻礙我們更好的應(yīng)用。由于當(dāng)前計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)經(jīng)常面臨軟件風(fēng)險(xiǎn)和用戶行為風(fēng)險(xiǎn)，當(dāng)這些隱患轉(zhuǎn)換為現(xiàn)實(shí)危害時(shí)，就會(huì)對(duì)信息管理者構(gòu)成威脅，縮減管理者在數(shù)據(jù)庫上的應(yīng)用頻率。因此，我們必須保證切實(shí)維護(hù)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的安全性，尤其是在網(wǎng)絡(luò)的條件下進(jìn)行研究，保證對(duì)網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)存在免疫性。在試運(yùn)行操作時(shí)，因地制宜進(jìn)行分析，采取有效措施保護(hù)信息管理者的數(shù)據(jù)和網(wǎng)絡(luò)安全。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷進(jìn)步，其數(shù)據(jù)庫理論也隨之拓展，我們應(yīng)將計(jì)算機(jī)發(fā)展的最新成果及時(shí)引用到實(shí)踐中去，提高實(shí)踐的科學(xué)性，從根本上提升計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫理論的實(shí)際應(yīng)用性。計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的特點(diǎn)決定了它很好的適用性，同時(shí)也決定了其廣闊的發(fā)展前景，但仍需要我們進(jìn)行深入分析和研究，促使計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)在企業(yè)信息管理系統(tǒng)應(yīng)用過程中可以發(fā)揮更大價(jià)值。

3.健全現(xiàn)代企業(yè)信息管理系統(tǒng)關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)

企業(yè)信息管理系統(tǒng)對(duì)于企業(yè)整體運(yùn)作而言是一項(xiàng)重要工作，就其關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)的核算定義有著嚴(yán)格的定式規(guī)則，應(yīng)形成一套無可挑剔的運(yùn)算理念，類似于SMART法則中的五個(gè)元素——具體，可衡量、可企及、可察覺、截止日期。就其關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)的最終確立前，結(jié)合所有情況經(jīng)行一番細(xì)致而多元的思路加工總是有必要的，但如果僅僅是按部就班地依循著這幾個(gè)固定的原理，肯定是犯了企業(yè)管理之大忌的。任何一個(gè)企業(yè)在在利用信息管理系統(tǒng)指定關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)的時(shí)候，都應(yīng)該靈活運(yùn)用，切記勿生搬硬套。而關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)所側(cè)重的是其中最重要的一環(huán)，即對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)、戰(zhàn)略線路、生產(chǎn)管理等相關(guān)環(huán)節(jié)有重要指示作用或是對(duì)其有一定的啟發(fā)引導(dǎo)作用，都不失為一種可行方案。企業(yè)信息管理系統(tǒng)關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)在討論設(shè)計(jì)之初就應(yīng)當(dāng)有對(duì)未來的預(yù)想，對(duì)執(zhí)行過程中可能會(huì)有的突發(fā)狀況做人性化假設(shè)，直至在最終完成指標(biāo)之時(shí)，都應(yīng)該事先整理出一套備用的緊急預(yù)案，并結(jié)合前后步驟做好銜接工作，以期減少無用功的出現(xiàn)。企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)是在一個(gè)環(huán)境的具體情況下作出具有盈利性質(zhì)的決策，而這樣的決策會(huì)由于周邊環(huán)境的改變而改變，不明智的決策者在很多情況都像是：發(fā)現(xiàn)了一點(diǎn)風(fēng)吹草動(dòng)就驚慌失色，急于找到問題的最終出口，最終弄巧成拙。這樣的現(xiàn)象運(yùn)用到關(guān)鍵績(jī)效考核中就是，我們對(duì)于關(guān)鍵績(jī)效的考核方式優(yōu)化應(yīng)該全面而冷靜，專注于每個(gè)產(chǎn)生過程的細(xì)節(jié)，對(duì)關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)的設(shè)計(jì)保持廣泛性，做到“不以偏概全”，重視在企業(yè)信息管理系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)中發(fā)現(xiàn)的問題，時(shí)刻做出調(diào)整準(zhǔn)備。

企業(yè)盈利的很大一部分都由一些關(guān)鍵環(huán)節(jié)所決定，這些關(guān)鍵關(guān)節(jié)在企業(yè)整體運(yùn)行中并不占太多比重，卻能對(duì)企業(yè)生產(chǎn)銷售起到至關(guān)重要影響，這便需要企業(yè)在開發(fā)管理信息系統(tǒng)時(shí)飽覽整個(gè)運(yùn)行流程，在了熟于心的同時(shí)能準(zhǔn)確把握關(guān)鍵地方，抓住要害是解決任何問題的核心。對(duì)于一些企業(yè)盈利微乎極微的產(chǎn)品而言，總是有企業(yè)選擇習(xí)慣性忽視。管理者尚未意識(shí)到在這個(gè)信息極度流通、企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)者之間“差之毫厘失之千里”的運(yùn)作機(jī)制時(shí)代，一絲一毫利潤(rùn)意識(shí)的疏忽可能就決定著整個(gè)企業(yè)的管理運(yùn)行。對(duì)于以薄利多銷見長(zhǎng)的企業(yè)，影響是顯而易見的。在一些專業(yè)性高的研究領(lǐng)域，總是有吸引全球各地專家學(xué)者來關(guān)注的獨(dú)到之處，也總是不乏一些發(fā)人深省的見解。在研究企業(yè)管理信息系統(tǒng)的美國(guó)學(xué)者曾就自身研究經(jīng)驗(yàn)提出一個(gè)大膽猜想，如果企業(yè)產(chǎn)品有足夠存放空間和宣傳商品的地方，在生產(chǎn)營(yíng)銷本金的極度降低和生產(chǎn)效率的提高為前提，從前市場(chǎng)上需求度極低的產(chǎn)品，有銷路就會(huì)有收入。這個(gè)設(shè)想還提到：產(chǎn)銷兩旺的主要商品銷量并不會(huì)比之前那種商品的銷量超出多少。這樣的假設(shè)盡管只是站在一個(gè)相對(duì)的基礎(chǔ)和特定的情況上提及的，但絕非無稽之談。以上設(shè)想還給了關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)制定的重要啟示，首先即是在企業(yè)管理信息系統(tǒng)應(yīng)用中，必須有一個(gè)度的限定，不能超出這個(gè)范圍，不然就會(huì)失去效力。其次，整體的綜合考慮是重要環(huán)節(jié)，在一個(gè)結(jié)構(gòu)清晰思路明確的信息系統(tǒng)中，沒有一個(gè)步驟可在優(yōu)化整體績(jī)效中輕易刪改，這種各司其職的組合對(duì)整體作用要求更高。

四、結(jié)語

綜上所述，企業(yè)在市場(chǎng)上生存發(fā)展需要依賴的方面越來越多，從生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)到物流運(yùn)輸，從儲(chǔ)存管理到人員調(diào)整，這一切都是企業(yè)的安身立命之本。而在千變?nèi)f化的市場(chǎng)中，以不變應(yīng)萬變才是取勝之道，對(duì)信息的掌控處理合理是否到位，是評(píng)斷一個(gè)企業(yè)管理運(yùn)行內(nèi)力的核心標(biāo)準(zhǔn)，而企業(yè)管理信息系統(tǒng)則是維持一個(gè)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的持久動(dòng)力。

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