企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及對策

林佩云

摘 要 所謂的檔案信息化，從專業(yè)的角度來看，即通過利用信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及計算機技術(shù)對檔案信息進行系統(tǒng)的開發(fā)、管理以及處理等，充分滿足社會及群眾的多元化、個性化需求。檔案信息化建設(shè)是同一種信息載體、管理、檢索及存儲變化的一系列動態(tài)過程，亦是建設(shè)信息數(shù)字化的必經(jīng)之路。在當(dāng)前的社會背景之下，檔案管理信息化建設(shè)極為重要，不僅能夠提高檔案管理工作的質(zhì)量及效率，同時亦具有推動經(jīng)濟、社會可持續(xù)發(fā)展的作用。本文通過探究檔案管理信息化建設(shè)過程中存在的問題及困境，提出了有效的解決策略，期望可對相關(guān)領(lǐng)域有所裨益。

關(guān)鍵詞 檔案管理 信息化建設(shè) 普遍問題 對策

一、引言

眾所周知，檔案信息化管理不僅是提升企業(yè)服務(wù)意識的有效方式，亦是迎合市場發(fā)展趨勢的必然選擇。近年來，檔案部門加大了檔案管理信息化建設(shè)力度，試圖使檔案工作與社會發(fā)展同步。檔案管理部門則應(yīng)以檔案信息化建設(shè)為契機，進一步加強基礎(chǔ)工作，改革創(chuàng)新檔案管理工作體制與運行機制，切實提升檔案管理工作服務(wù)保障能力和水平。

二、當(dāng)前企業(yè)檔案管理信息化普遍存在的問題

1、企業(yè)對檔案管理信息化的意識比較淡薄

相對來說，企業(yè)檔案管理信息化耗費的資本較高，且系統(tǒng)建設(shè)極為復(fù)雜，稍有不慎，便會出現(xiàn)差錯。很多企業(yè)管理者并未給予檔案管理高度重視，認為這項工作可有可無，無法給企業(yè)帶來利潤，更愿意將資金投入到產(chǎn)品銷售、工程建設(shè)、制度改革以及設(shè)備引進等方面，然而，正是由于對檔案管理工作的疏忽，缺乏引進數(shù)字化設(shè)備及系統(tǒng)的資金支持，導(dǎo)致文件、數(shù)據(jù)的收集、歸檔、整理及處理現(xiàn)象十分混亂，無法實現(xiàn)資源共享。再者，因為企業(yè)管理者缺乏先進的管理觀念，并不重視專業(yè)教育及業(yè)務(wù)培訓(xùn)等活動，因而，很多檔案管理工作者缺乏業(yè)務(wù)能力、服務(wù)意識，且管理水平較低，降低了檔案管理工作的水平及效率。

2、企業(yè)檔案管理信息載體形式多元化

在當(dāng)前信息化的管理背景之下，紙質(zhì)載體檔案已經(jīng)被淘汰，電子檔案更利于資源共享，方便人們?yōu)g覽、查閱信息?，F(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)計算機技術(shù)的有效利用，令企業(yè)在產(chǎn)品生產(chǎn)、研發(fā)以及工程規(guī)劃、施工等過程當(dāng)中，形成圖像、聲音、圖形、視頻以及文字等多媒體信息，更好的反映三維仿真以及二維繪圖。常見的檔案信息載體包括：軟磁盤、磁帶、照相膠片以及紙質(zhì)等，應(yīng)將其放置于干燥、安全的地方，以免因為發(fā)生蟲害、自然老化及潮濕等原因?qū)е聝?nèi)容的缺失，促使系統(tǒng)無法順利、穩(wěn)定運行。

3、企業(yè)檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)不夠完善

所謂的檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化，從專業(yè)的角度上來看，是指企業(yè)在發(fā)展、壯大及管理過程中，必須依賴的市場要求、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)以及管理規(guī)范。作為推動社會進步、經(jīng)濟進步的中藥機構(gòu)，企業(yè)對數(shù)據(jù)處理的可靠性、及時性以及準(zhǔn)確性均是以業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確及完整為前提條件的。然而，隨著管理力度的增強及運行模式的改革，當(dāng)前的數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)無法充分滿足企業(yè)檔案管理及可持續(xù)發(fā)展的需求，應(yīng)在提高信息化意識的基礎(chǔ)上，完善基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的錄入標(biāo)準(zhǔn)、采集標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、自信共享標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)以及工作程序標(biāo)準(zhǔn)等等。從根本上保證檔案信息的及時性、規(guī)范性及準(zhǔn)確性。

4、企業(yè)檔案信息系統(tǒng)的安全問題不容忽視

電子檔案數(shù)據(jù)及電子文件的安全性極為重要，是保證系統(tǒng)運行安全、可靠的關(guān)鍵性因素。而人為因素則是制約檔案管理發(fā)展、影響存儲載體的重點。企業(yè)可利用現(xiàn)代化技術(shù)手段間接調(diào)控、管理檔案管理工作者，以免出現(xiàn)錯誤操作或其他方面的失誤，促使系統(tǒng)無法正常、順利、安全運行。除此之外，若檔案管理者居心不良，剪裁、復(fù)制或擅自涂改檔案或文件當(dāng)中的數(shù)據(jù)或信息，將會損害系統(tǒng)當(dāng)中的檔案內(nèi)容，運行主文件的丟失，也會導(dǎo)致系統(tǒng)無法正常運行，從而降低檔案管理的整體水平。

三、信息化時代中檔案管理信息化建設(shè)的對策

1、轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理的舊觀念，積極服務(wù)現(xiàn)代社會

首先，企業(yè)檔案管理工作者應(yīng)摒棄過去一些陳舊、落后的觀念，面向現(xiàn)代社會，重視為社會服務(wù)，為人民服務(wù)，培養(yǎng)起勇于創(chuàng)新的理念，從而使信息化建設(shè)為檔案管理工作提供更多的便利，更好地服務(wù)于我國經(jīng)濟社會的快速發(fā)展。其次，檔案管理部門要積極服務(wù)于社會，改正之前被動地為社會服務(wù)的錯誤理念。發(fā)現(xiàn)社會在檔案管理信息化建設(shè)方面的潛在需求，積極主動地為需要者提供快捷、方便的檔案信息服務(wù)。同時，還要加強各個檔案館之間的溝通，努力擴大本館的收藏量，積極對本館的優(yōu)秀藏品進行宣傳。此外，對檔案管理部門來講，還有一點十分重要的就是對檔案信息的權(quán)限問題重新進行界定，合理擴大檔案的利用權(quán)限，從而使更多的用戶得到實惠。因為檔案本身就是一種很有效的信息資源，所以說檔案是信息的有效載體，如果沒有檔案也就沒有服務(wù)于客戶的資源。因此，在現(xiàn)代社會里，每個檔案管理部門都應(yīng)該積極的推進檔案信息化進程的發(fā)展，堅持為社會服務(wù)，為人民服務(wù)。

2、突出檔案館的特色

人們對檔案質(zhì)量的總體評價和認定主要依靠檔案館形象，同時也體現(xiàn)了檔案館整體的文化性。通常情況下，檔案館都應(yīng)該有這些必不可少的方面：第一，檔案館要能夠為客戶提供充分、有用的第一手資料，這是檔案管理信息化建設(shè)中檔案館應(yīng)具備的良好形象之一；第二，檔案館的工作人員必須做到愛崗敬業(yè)、待人熱情，提高工作效率，樹立良好的服務(wù)形象；第三，檔案管理人員要合理高效地運用信息化手段，輔助檔案管理工作的開展，擴大經(jīng)營規(guī)模；第四，檔案管理工作人員要努力樹立正確的檔案管理價值觀，不斷提高自身的信息化水平，為檔案管理工作的信息化進程做出貢獻。

3、培養(yǎng)信息化管理人才，加快信息化進程

在當(dāng)今的現(xiàn)代化社會里，檔案管理已經(jīng)越來越依賴信息化了，然而要完全實現(xiàn)對檔案管理工作的信息化操作，信息化人才是主力?，F(xiàn)在在我國的檔案管理領(lǐng)域，還需要大力加強對信息化人才隊伍的建設(shè)，因此必須組建起一支能適應(yīng)快速發(fā)展的信息化要求的檔案管理團隊。在利用信息化管理檔案資料時，必然會對檔案管理工作者提出更多更新的新要求。一方面，在檔案管理工作中不可避免的會需要大量的信息化處理人員、檔案研究人員和信息的搜集與整合人員等；另一方面，由于信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理中的新問題、新挑戰(zhàn)不斷出現(xiàn)，因而對高素質(zhì)、現(xiàn)代化的信息管理人員的要求也越來越多了。因為檔案管理信息化建設(shè)不可避免的要對檔案管理工作人員提出很多要求。此外，檔案管理部門還要對本單位的一些在職人員開展各種形式的信息技術(shù)技能知識的普及與培訓(xùn)，使他們很好的去適應(yīng)檔案管理工作的要求；此外，還要注重引進一些全面發(fā)展的高素質(zhì)人才，不斷為人才隊伍注入新的活力，鼓勵公平競爭，適應(yīng)信息化建設(shè)的發(fā)展要求，更好的與社會同行進行競爭與交流。要實現(xiàn)這一點，就必須優(yōu)待高素質(zhì)的檔案管理人才。

四、總結(jié)

隨著時代的更迭、社會的進步以及經(jīng)濟的快速發(fā)展，現(xiàn)代化計算機技術(shù)與我們的學(xué)習(xí)、工作及生活息息相關(guān)，提升了人們學(xué)習(xí)及工作的快捷性與方便性。而企業(yè)通過改革陳舊的觀念，亦引進了計算機信息化技術(shù)，尤其在檔案管理部門，傳統(tǒng)以紙質(zhì)為載體的檔案文件已經(jīng)被淘汰，電子化的管理模式已經(jīng)成為一種必然，極大的提高了檔案管理工作的質(zhì)量及其效率。然而，因為安全工作沒有做到位，所以，在建設(shè)信息化的檔案管理系統(tǒng)時，應(yīng)保持警惕的態(tài)度，確保檔案管理工作的及時性、有效性及安全性。

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（作者單位：廈門信地集團有限公司）