工程檔案管理存在的問題及對(duì)策

李付兵

摘 要：檔案是人類社會(huì)活動(dòng)直接形成的真實(shí)歷史記錄，對(duì)人們研究歷史、認(rèn)識(shí)社會(huì)、指導(dǎo)工作都具有憑證和參考作用，它具有不可忽視的社會(huì)價(jià)值和作用。工程檔案是反映工程建設(shè)過程和工程建設(shè)質(zhì)量的重要依據(jù)，而施工單位在工程建設(shè)過程中，因工程項(xiàng)目多，建設(shè)任務(wù)繁重，資料涉及面廣，工作量大，不注重工程檔案管理，加上有的單位管理不善，方法不當(dāng)，使得工程檔案在管理方面存在很多問題。

關(guān)鍵詞：檔案；管理；對(duì)策；問題

1 工程檔案管理存在的問題

1.1 檔案管理意識(shí)淡薄

一是思想認(rèn)識(shí)模糊。沒有將檔案管理擺到事關(guān)工程建設(shè)的基礎(chǔ)性工作的戰(zhàn)略高度上予以必要的重視，存在著“重工程建設(shè)、輕檔案管理”和“檔案歸檔案，工程歸工程”的傾向，不知道為什么要開展檔案管理工作和怎樣開展檔案管理。二是對(duì)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠。還沒有真正認(rèn)識(shí)到檔案工作在信息化時(shí)代的實(shí)用價(jià)值，認(rèn)為檔案管理工作只是收集過時(shí)的文件材料，投入人力、物力、財(cái)力去管理，也出不了成績(jī)，根本是得不償失，導(dǎo)致了檔案管理工作大多數(shù)成了為應(yīng)付業(yè)主檢查而“做秀”的工作。

1.2 檔案管理力量薄弱

一是檔案隊(duì)伍不夠?qū)I(yè)化。很多施工單位沒有專職的檔案員，檔案管理工作大多是由技術(shù)員或者文職雇員兼任，他們很難全身心地投入檔案管理工作，影響了工作效能。二是管理質(zhì)量不夠高。檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)與經(jīng)驗(yàn)相結(jié)合的工作，即需要一定的專業(yè)知識(shí)，也離不開實(shí)踐積累。由于施工地點(diǎn)不停變換，人員流動(dòng)性大，檔案管理人員相對(duì)不夠穩(wěn)定，有的檔案管理人員剛剛學(xué)會(huì)立卷歸檔的基本知識(shí)，而項(xiàng)目已經(jīng)完工，導(dǎo)致一部分的檔案員想做好這項(xiàng)工作，卻又是心有余而力不足，促使檔案管理質(zhì)量很難得到提升。

1.3 檔案管理手段落后

當(dāng)前大多數(shù)施工單位檔案管理工作模式還比較落后，主要靠人以手工管理為主，檔案的收集、整理、編目、檢索和查閱大多數(shù)仍然是使用傳統(tǒng)的手工操作，計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化管理手段運(yùn)用水平比較低，查找速度慢，使用效率低，不僅影響了檔案管理質(zhì)量，也不能滿足檔案管理、利用的要求。

1.4 檔案管理內(nèi)容不完整

有的施工單位只注重文書檔案的收集，忽視聲像、實(shí)物檔案的收集、整理、立卷、歸檔，影響了檔案的系統(tǒng)性和完整性。部分施工單位工作人員為方便工作，將相關(guān)檔案材料自行保管，不愿上交集中管理，導(dǎo)致一些重要的檔案資料無法及時(shí)歸檔，有的甚至損毀、丟失。

1.5 檔案整理分類不仔細(xì)

有的單位沒有單獨(dú)的檔案柜，所有的檔案資料都放在工作人員的抽屜里面，如開工通知書、施工組織方案、圖紙會(huì)審記錄、技術(shù)交底記錄、原材料出廠質(zhì)量證明、檢驗(yàn)報(bào)告、施工試驗(yàn)報(bào)告、施工記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、設(shè)計(jì)變更記錄和工程竣工驗(yàn)收文件等，加上有的資料人員懶惰，不及時(shí)地將這些檔案資料收集整理歸檔裝卷，也不知道那些資料該歸檔，如何裝訂歸檔案等，如果遇到項(xiàng)目結(jié)算時(shí)再進(jìn)行統(tǒng)一的裝訂，使得一些檔案資料被誤編、漏編，或者不同單位工程的檔案資料編成一卷。

2 解決以上問題的對(duì)策

2.1 加大檔案資料的投入，由專人負(fù)責(zé)工程檔案資料的建設(shè)

施工單位應(yīng)該設(shè)立專職檔案管理人員，并采購質(zhì)量好、樣式好、數(shù)量足的檔案柜，對(duì)施工過程中形成的檔案資料要分類齊全，分別放置。目前大多數(shù)施工單位存在著人員嚴(yán)重不足的現(xiàn)象，如何解決這種矛盾呢？可以采取如下兩種措施：首先，可以聘請(qǐng)專門從事檔案工作的人員來進(jìn)行檔案資料的管理，在選擇人員時(shí)應(yīng)該擇優(yōu)選取，選擇比較優(yōu)秀、工作責(zé)任心強(qiáng)、心細(xì)、文字功底強(qiáng)的人員來從事檔案工作；其次，一些單位每年都要招聘一批大學(xué)生充實(shí)單位力量，在招聘人員的時(shí)候，可以改變以往只招專業(yè)技術(shù)人員的作法而改招中文系或者檔案管理等相關(guān)專業(yè)的人員從事檔案工作。一些大的施工單位，包括施工單位公司機(jī)關(guān)和工作量較大的項(xiàng)目部，一個(gè)人不夠可以招聘兩個(gè)或者多個(gè)人員從事檔案工作，對(duì)于檔案人員較多的單位要健全組織、完善機(jī)制、分工負(fù)責(zé)，應(yīng)由專人負(fù)責(zé)檔案資料的填寫、檔案的制作、責(zé)檔案資料的審核和檔案資料的整理裝訂。

2.2 提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，進(jìn)行專門的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

對(duì)于檔案人員不光要有良好的工作作風(fēng)、思想素質(zhì)，而且還應(yīng)有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，因此要定期地組織檔案業(yè)務(wù)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培訓(xùn)形式多樣，可以組織檔案管理人員到檔案工作開展好的單位或者檔案館、圖書館參觀學(xué)習(xí)，在培訓(xùn)過程中應(yīng)向他們講授工程檔案的組卷和裝訂順序。

2.3 實(shí)行獎(jiǎng)懲分明，建立獎(jiǎng)懲機(jī)制

業(yè)主和施工單位要層層制訂詳細(xì)的獎(jiǎng)懲措施，并將工程檔案納入工程考核的范圍，并制定考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)，保證工程檔案管理工作的落實(shí)；在工程檔案管理工作中，對(duì)檔案的建立、歸檔、管理等工作作出顯著成績(jī)的，施工單位應(yīng)該給予表彰獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)沒有落實(shí)管理制度和措施，造成檔案破損、丟失和其他影響檔案管理、使用的，對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員根據(jù)相關(guān)規(guī)定給予處罰，構(gòu)成犯罪的，由司法機(jī)關(guān)依法追究刑事責(zé)任。

2.4 盡量避免過度更換資料人員

在選取資料人員時(shí)，應(yīng)該選取一個(gè)比較固定，最好選取愿意長(zhǎng)期從事工作地點(diǎn)不固定的人員來當(dāng)資料人員，另外，在選取資料人員時(shí)，要和他們簽訂一份長(zhǎng)期合同，合同不到期，不允許他們離開本單位，即使必須更換資料人員，在更換時(shí)要履行交接手續(xù)，把檔案資料要寫一個(gè)完善的臺(tái)帳和明細(xì)表，哪些已經(jīng)裝訂成冊(cè)，哪些還沒裝訂的，都要移交給下一任資料人員。

2.5 及時(shí)歸檔更新

單位工程完工后，要及時(shí)地將該工程所有檔案資料按照規(guī)范順序裝訂成冊(cè)。對(duì)于開工通知書、施工組織方案、圖紙會(huì)審記錄、技術(shù)交底記錄、原材料出廠質(zhì)量證明、檢驗(yàn)報(bào)告、施工試驗(yàn)報(bào)告、施工記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、設(shè)計(jì)變更記錄和工程竣工驗(yàn)收文件都要按照規(guī)定和順序進(jìn)行裝訂。對(duì)于已完工單位檔案，由于沒有交付業(yè)主使用，隨著時(shí)間的變化，檔案資料也隨之發(fā)生變化，不斷形成新的檔案資料，因此我們一定要根據(jù)變化及時(shí)地進(jìn)行更新，以便讓業(yè)主和其他人員知道變化，并有針對(duì)性地開展工作。

2.6 紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理并存

隨著科技的發(fā)展，特別是電子科技，象電腦軟件、U盤、辦公操作系統(tǒng)等，這些都為檔案資料的建立和完善提供了很好的方法，檔案不光可能運(yùn)用傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體進(jìn)行保存，還可以通過電子媒介進(jìn)行保存，并且通過電子媒介保存的檔案資料不易丟失。因此，我們?cè)诒４婕堎|(zhì)檔案的同時(shí)，也應(yīng)采取電子檔案管理，以便更利于檔案資料的添加，使得工程檔案更加完善。

參考文獻(xiàn)

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