淺談文書(shū)檔案管理的規(guī)范化

張倩雯

摘 要：文書(shū)檔案管理工作對(duì)于政府部門(mén)、事業(yè)單位及企業(yè)的日常行政工作來(lái)說(shuō)是十分重要的環(huán)節(jié)，文書(shū)檔案管理的工作水平直接影響單位、企業(yè)的檔案資料的完整性，但目前不少單位、企業(yè)對(duì)于文書(shū)檔案管理工作并未引起足夠的重視，導(dǎo)致文書(shū)檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展停滯不前。本文分析當(dāng)前文書(shū)檔案管理工作普遍存在的問(wèn)題，從多方面對(duì)如何推進(jìn)文書(shū)檔案管理的規(guī)范化提出相應(yīng)的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：文書(shū)；檔案；管理；規(guī)范化

當(dāng)今社會(huì)，隨著信息化程度的不斷加深，文書(shū)檔案的管理在現(xiàn)代社會(huì)各行各業(yè)的運(yùn)作中也起著日益重要的作用，尤其是對(duì)于政府部門(mén)、事業(yè)單位和部分傳統(tǒng)行業(yè)的企業(yè)來(lái)說(shuō)，是直接反映單位檔案管理水平的工作。但目前，不少單位、企業(yè)對(duì)于文書(shū)檔案管理工作重視程度不足，普遍存在管理方式落后、專(zhuān)業(yè)管理人員配置不足等問(wèn)題，文書(shū)檔案管理工作整體呈現(xiàn)欠缺規(guī)范化的現(xiàn)狀。

1 文書(shū)檔案管理規(guī)范化的重要性

檔案工作是政府部門(mén)、事業(yè)單位及企業(yè)發(fā)展的有機(jī)組成部分，加強(qiáng)和規(guī)范檔案管理也是其工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，做好檔案管理工作對(duì)各項(xiàng)事業(yè)有著承前啟后的推動(dòng)作用，更具有總結(jié)過(guò)去、指導(dǎo)現(xiàn)在、規(guī)劃未來(lái)的參考價(jià)值，檔案管理工作的好壞，也直接反應(yīng)了一個(gè)部門(mén)及單位的工作成果。在經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的今天，文書(shū)檔案所起的作用也越來(lái)越重要，為了滿足社會(huì)發(fā)展的需要，我們要不斷的規(guī)范文書(shū)檔案管理程序、更新文書(shū)檔案管理方式，才能滿足時(shí)代發(fā)展對(duì)檔案信息的需要。新形勢(shì)下，如何進(jìn)一步提高檔案管理水平，著力推動(dòng)檔案工作規(guī)范化、現(xiàn)代化管理軌道；如何夯實(shí)檔案基礎(chǔ)建設(shè)，完善檔案管理辦法，加大檔案管理力度、優(yōu)化檔案管理人員素質(zhì)，怎樣才能高效高質(zhì)量的保證檔案資料及時(shí)收集、封存，不漏項(xiàng)、不缺失、不龐雜，真正有效地發(fā)揮檔案的功能和價(jià)值，就成為每一個(gè)檔案工作管理人員需要面臨和思考的問(wèn)題。

2 文書(shū)檔案管理工作普遍存在的問(wèn)題

1.對(duì)檔案管理認(rèn)知程度不夠.一些單位片面地認(rèn)為簡(jiǎn)單的將文書(shū)進(jìn)行整理就是所謂的文書(shū)檔案管理，真正的文書(shū)檔案管理系統(tǒng)是從管理的角度對(duì)企事業(yè)單位的信息進(jìn)行分類(lèi)，建庫(kù)以及提取的系統(tǒng)應(yīng)用過(guò)程。因此，就造成了很多單位的檔案管理人員往往在單位沒(méi)有管理地位，也就是檔案管理部門(mén)在企事業(yè)單位的地位也不高，這也充分的表明，各企事業(yè)單位極不重視檔案管理工作。

2.管理方式落后與任務(wù)不適應(yīng)。文書(shū)檔案工作作為一項(xiàng)事后性的歸檔工作，在不少單位、企業(yè)內(nèi)部都不足以引起相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)管理層的關(guān)注，導(dǎo)致文書(shū)檔案管理工作多年來(lái)仍在沿用上世紀(jì)八九十年代的管理辦法。在社會(huì)廣泛應(yīng)用計(jì)算機(jī)電子信息科技進(jìn)行辦公的時(shí)候，文書(shū)檔案管理仍以傳統(tǒng)方式進(jìn)行管理，隨著單位、企業(yè)文書(shū)檔案數(shù)量及信息量的加大，因循守舊的管理方式已逐漸成為制約工作開(kāi)展的障礙。

3.專(zhuān)業(yè)檔案管理人員稀缺。檔案管理工作是一項(xiàng)較為專(zhuān)業(yè)的工作，要求管理人員按照規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致的管理。但目前在單位、企業(yè)內(nèi)部普遍存在文書(shū)檔案管理人員未經(jīng)培訓(xùn)上崗，對(duì)于檔案的分類(lèi)、立卷等專(zhuān)業(yè)工作一知半解，上崗后缺乏專(zhuān)業(yè)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，導(dǎo)致人員在實(shí)際工作中的表現(xiàn)與當(dāng)前現(xiàn)代化文書(shū)檔案管理規(guī)范要求存在較大差距。

4、文書(shū)和檔案協(xié)調(diào)合作不夠。嚴(yán)格來(lái)說(shuō)，文書(shū)檔案管理工作實(shí)際上是對(duì)檔案工作和文書(shū)工作兩方面的管理，它們之間有緊密的關(guān)聯(lián)性。因此，在實(shí)際的文書(shū)檔案管理工作中，一定要將文書(shū)與檔案銜接起來(lái)，要實(shí)現(xiàn)文書(shū)與檔案的相互配合，并組建一套完整的文書(shū)檔案管理機(jī)制。知識(shí)在實(shí)際操作應(yīng)用中，這文書(shū)工作與檔案管理工作往往是單獨(dú)操作，分塊管理，一直都未能形成一個(gè)整體，即使有些企事業(yè)單位制定了文書(shū)檔案管理制度也形同虛設(shè)。

5.考核和評(píng)價(jià)機(jī)制不健全。由于單位、企業(yè)對(duì)文書(shū)檔案管理人員的考核辦法和職業(yè)晉升辦法方面的制定往往缺乏個(gè)性化，未能有針對(duì)性地對(duì)文書(shū)檔案管理人員的工作情況進(jìn)行全面的考核和評(píng)價(jià)，打擊專(zhuān)業(yè)人員對(duì)文書(shū)檔案管理工作的積極性和專(zhuān)注度，導(dǎo)致專(zhuān)業(yè)管理人員呈現(xiàn)流動(dòng)性大及崗位緊缺的現(xiàn)狀。

3 提高文書(shū)檔案管理規(guī)范化的對(duì)策

1.重視文書(shū)檔案管理，制定規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)。文書(shū)檔案的規(guī)范化首先應(yīng)當(dāng)從觀念的轉(zhuǎn)變著手，政府部門(mén)、事業(yè)單位和企業(yè)應(yīng)當(dāng)正確認(rèn)識(shí)文書(shū)檔案管理工作的重要性，重視并推進(jìn)文書(shū)檔案管理的發(fā)展和改革，爭(zhēng)取將文書(shū)檔案管理工作納入到單位、企業(yè)的工作規(guī)劃和考核重點(diǎn)內(nèi)容之中。在文書(shū)檔案的管理和使用工作中，要時(shí)刻提高管理意識(shí)，使檔案管理與實(shí)際文書(shū)工作相銜接，真正實(shí)現(xiàn)文書(shū)、檔案工作的一體化。在單位、企業(yè)的實(shí)際工作中，同時(shí)應(yīng)根據(jù)文書(shū)檔案管理規(guī)范制定相關(guān)工作管理制度，落實(shí)檔案管理人員的工作職責(zé)，穩(wěn)定文書(shū)檔案人員管理，提高文書(shū)檔案管理的工作質(zhì)量，讓文書(shū)、檔案在日常行政工作中發(fā)揮應(yīng)有的效能。

2.提高專(zhuān)業(yè)人員配置，加強(qiáng)人員培訓(xùn)。文書(shū)檔案管理工作的順利完成是需要單位、企業(yè)配備相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)人員，穩(wěn)定人員配備，提高文書(shū)檔案管理效率。單位、企業(yè)在聘用文書(shū)檔案管理人員時(shí)，應(yīng)要求提供相應(yīng)的職業(yè)資格證書(shū)，或出示其他相關(guān)專(zhuān)業(yè)能力水平證明文件，以保證文書(shū)管理工作的合規(guī)完成。在對(duì)文書(shū)檔案管理人員的日常管理方面，首先應(yīng)加強(qiáng)人員對(duì)檔案管理工作規(guī)范的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，樹(shù)立正確的學(xué)習(xí)發(fā)展觀，提高管理人員的學(xué)習(xí)主動(dòng)性，推動(dòng)文書(shū)檔案管理工作的不斷改進(jìn)和優(yōu)化。此外，對(duì)于文書(shū)檔案管理人員需實(shí)行符合工作實(shí)際的考核制度和職業(yè)晉升辦法，通過(guò)獎(jiǎng)懲結(jié)合的激勵(lì)制度，充分調(diào)動(dòng)文書(shū)檔案管理人員的積極性，同時(shí)引導(dǎo)文書(shū)檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化開(kāi)展。

3.建立規(guī)范管理機(jī)制，嚴(yán)格執(zhí)行管理程序。落實(shí)文書(shū)檔案的規(guī)范化管理，需要相關(guān)機(jī)制和程序的配合運(yùn)行。首先應(yīng)細(xì)化文書(shū)檔案管理在實(shí)際工作中的相關(guān)規(guī)定和程序，使各項(xiàng)流程清晰明確，同時(shí)具備較高的可操作性。例如文書(shū)檔案管理人員需要嚴(yán)格按照相關(guān)工作規(guī)則嚴(yán)格執(zhí)行審核簽發(fā)程序，避免文件重復(fù)濫發(fā)或無(wú)效文件的簽發(fā)，檢查附件是否完善及文件格式是否規(guī)范，對(duì)公文的版面、格式、字體和排版等細(xì)節(jié)都必須嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范執(zhí)行。

4、加強(qiáng)單位各部門(mén)之間的協(xié)調(diào)合作。實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理工作的高水準(zhǔn)度，要加強(qiáng)文書(shū)檔案管理部門(mén)與其他部門(mén)的合作和協(xié)調(diào)。檔案管理工作人員要在檔案管理收集工作中，及時(shí)了解業(yè)務(wù)部門(mén)工作的工作進(jìn)展和狀況，要勤于走動(dòng)，主動(dòng)了解和獲取相關(guān)檔案信息，并積極思考與自身檔案管理工作的聯(lián)系，只有加強(qiáng)與各部門(mén)之間的協(xié)調(diào)和合作，才能保證檔案信息的全面性和真實(shí)性。

5.結(jié)合信息技術(shù)發(fā)展，推進(jìn)管理工作的規(guī)范化?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展為文書(shū)檔案管理工作帶來(lái)了更成熟的信息技術(shù)，可逐步推進(jìn)文書(shū)檔案管理工作的數(shù)字化和信息一體化，利用信息技術(shù)進(jìn)一步規(guī)范文書(shū)檔案管理工作。通過(guò)文書(shū)檔案管理和信息技術(shù)一體化建設(shè)，利用信息技術(shù)改進(jìn)文書(shū)檔案管理工作中如模糊檢索難度較大等問(wèn)題，逐步加強(qiáng)文書(shū)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化，簡(jiǎn)化文書(shū)檔案管理工作在查詢(xún)、修改和填充方面的繁雜程序，大大提高文書(shū)檔案管理的工作效率，進(jìn)一步達(dá)到規(guī)范化管理。

4 結(jié)語(yǔ)

文書(shū)檔案管理是政府部門(mén)、事業(yè)單位和企業(yè)日常行政管理工作中不可或缺的一部分，推進(jìn)文書(shū)檔案管理工作的規(guī)范化需要從領(lǐng)導(dǎo)管理人員對(duì)文書(shū)檔案管理工作的意識(shí)、文書(shū)檔案管理專(zhuān)業(yè)人員的培養(yǎng)和管理、制定并嚴(yán)格執(zhí)行相應(yīng)的管理制度和流程，同時(shí)結(jié)合信息科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用等方面，多管齊下，推動(dòng)文書(shū)管理工作的進(jìn)步和發(fā)展。

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