單位干部人事檔案管理問題及對策分析

熊飛

摘 要：干部人事檔案是企業(yè)人才信息的重要載體，對人才資源開發(fā)起著重要作用。在干部人事檔案管理工作中，增強(qiáng)檔案管理意識，提高檔案管理人員素質(zhì)，完善檔案管理制度，創(chuàng)新管理理念，才能更好地開創(chuàng)干部人事檔案管理工作的新篇章。本文主要對干部人事檔案管理方面進(jìn)行相關(guān)問題探討。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案；問題；管理；建議對策

1 干部人事檔案管理的重要性

1.1 干部人事檔案管理對企業(yè)的重要性

企業(yè)人事部門做到知人善任、選舉賢能，剔除那些為了找工作、評職稱，辦理假文憑、假證明來蒙混過關(guān)的人，是企業(yè)把好人才質(zhì)量的第一關(guān)。同時，個人在組織中形成的任免、晉升、定級、調(diào)資、獎懲等呈報(bào)、審批材料，對于盡可能全面準(zhǔn)確地了解員工的思想言行、業(yè)務(wù)水平、個人素質(zhì)、歷史情況等是非常重要的。因此，做好干部人事檔案管理，對于企業(yè)全面地了解干部，正確選拔使用干部具有重要的意義和作用。

1.2 干部人事檔案對個人的重要性

就個人來說，無論是工作調(diào)動、職稱評審、工資調(diào)整、離退休辦理、各項(xiàng)證明的出具等等，都以檔案材料的審核為重要依據(jù)。每個人都以自己的實(shí)踐活動書寫著自己的歷史，這些歷史以不同的材料形式不斷地補(bǔ)充、添加到個人的檔案中，在特定的時刻發(fā)揮著特定的作用。例如退休待遇，按照國家規(guī)定，在增加養(yǎng)老金時，向有高級職稱的企業(yè)退休科技人員和退休早、基本養(yǎng)老金相對偏低的人員傾斜，這就需要進(jìn)行職稱、工齡等材料的認(rèn)定。曾經(jīng)有位高工，不慎遺失了高工資格證，而不能享受國家優(yōu)惠政策，后在檔案中查到了其為高工的任職資格文件和聘任文件，社保部門憑此給予辦理享受高工退休人員待遇手續(xù)。無論過去、現(xiàn)在和將來，干部人事檔案都伴隨著每個人的一生，并發(fā)揮著重要作用。

2.企業(yè)干部人事檔案管理存在的問題

2.1 檔案材料歸檔的及時性不強(qiáng)

企業(yè)之間各級干部經(jīng)常會由于工作原因進(jìn)行交流，由于各企業(yè)之間對歸檔材料的要求和管理的方式、力度不同，干部在交流調(diào)整時，常常會有檔案材料歸檔不及時的情況發(fā)生，部分重要材料還會由于疏忽造成了丟失，這樣會影響到干部人事檔案工作發(fā)揮應(yīng)有的作用。

2.2 “三齡一歷”的真實(shí)性有待統(tǒng)一

隨著企業(yè)的發(fā)展，一些科級以上干部的選拔任用及管理監(jiān)督越來越嚴(yán)格，部分干部的人事檔案里面的工齡、年齡、黨齡和學(xué)歷出現(xiàn)不一致，有的年齡與身份證上的年齡不符，在領(lǐng)導(dǎo)競爭上崗、公開選拔等方面都會影響到干部的自身利益，有些情況下決定了企業(yè)干部的進(jìn)退去留。如果人事檔案記載的前后有不相同的地方，這樣會給正常的干部評聘工作帶來一些不必要的影響。

2.3 檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)有待進(jìn)一步增強(qiáng)

隨著當(dāng)今科學(xué)技術(shù)手段的不斷發(fā)展，企業(yè)干部人事檔案信息管理系統(tǒng)較普遍地應(yīng)用到檔案管理工作中。但總的來看，比較先進(jìn)的技術(shù)還沒有被完全應(yīng)用，部分檔案管理人員還習(xí)慣于用手工操作檢索檔案。如今一般都采用無紙化的閱檔基本沒有實(shí)施，這是對檔案管理工作尤其是檔案的保管影響非常大的，使工作效率降低。

2.4 檔案管理人員素質(zhì)有待進(jìn)一步提高

目前企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)水平、理論素質(zhì)及文化程度等方面，都與當(dāng)今現(xiàn)代化發(fā)展的要求懸殊較大。表現(xiàn)為檔案專業(yè)出身人員較少，專業(yè)知識老化，知識面較窄，知識結(jié)構(gòu)不合理，學(xué)歷普遍偏低，現(xiàn)代科學(xué)知識貧乏，外語水平不高，高層次的檔案專業(yè)人才較少等，這些情況已不適應(yīng)新形式下的檔案事業(yè)發(fā)展。在黨校人才培養(yǎng)中，重視科研教學(xué)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，對檔案管理人員的素質(zhì)提高和繼續(xù)教育沒有納入計(jì)劃和要求，許多檔案管理人員的管理水平停留在傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)上，思想觀念和管理水平跟不上時代的發(fā)展，缺乏創(chuàng)新和活力。

3.企業(yè)干部人事檔案管理的對策與思考

3.1 加強(qiáng)管理，增強(qiáng)意識，提高認(rèn)識

各單位領(lǐng)導(dǎo)要提高對干部人事檔案工作重要性的認(rèn)識，牢固樹立檔案意識，加強(qiáng)對干部人事檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，重視干部人事檔案的基礎(chǔ)工作。在選擇配備干部人事檔案管理人員時，要挑選思想積極，事業(yè)心強(qiáng)，責(zé)任心重，并能夠熟練掌握干部人事檔案管理知識的人來擔(dān)任。

3.2 規(guī)范日常業(yè)務(wù)流程，努力健全完善檔案管理制度

在日常的干部人事檔案的收集、補(bǔ)充、整理、歸檔、保管、轉(zhuǎn)遞等工作時，一定要嚴(yán)格按照干部人事檔案工作的流程走，完善各類臺賬，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，防止新的“無頭檔案”的產(chǎn)生。在干部人事檔案管理過程中任何工作步驟都要有章可依，不能任憑干部人事檔案管理人員的心情處理。一定要做到不等不靠隨時隨地將已形成的干部檔案材料收集歸檔，以充實(shí)干部人事檔案的內(nèi)容，提高干部人事檔案的利用價值。更重的是，要建立健全干部人事檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，明確各科室乃至各個職位的責(zé)任，使歸檔有范圍，立卷有標(biāo)準(zhǔn)，借閱有規(guī)定，保密有條例，庫房管理有措施，開發(fā)利用有目標(biāo)。努力做到凡是涉及到干部人事檔案管理的每一項(xiàng)工作都制度化，保證干部人事檔案管理工作能夠井然有序的開展。

3.3 加強(qiáng)業(yè)務(wù)理論知識學(xué)習(xí)，提高干部人事檔案管理人員的素質(zhì)

可以通過舉辦各類各層次的培訓(xùn)班，來更新干部人事檔案人員的觀念，知識，以提高他們的業(yè)務(wù)水平。也可以組織干部人事檔案管理人員到干部人事檔案工作開展較好的單位去實(shí)地參觀學(xué)習(xí)，以拓寬他們的視野，增強(qiáng)他們的實(shí)際工作能力。同時，鼓勵干部人事檔案管理人員，不斷的學(xué)習(xí)干部人事檔案管理工作的方針政策，了解這一工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)，提高政治理論學(xué)習(xí)等，通過采取這一系列的措施，從整體上提高干部人事檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，從而提高干部人事檔案的管理水平。

3.4 大力宣傳，全民動員

干部人事檔案管理工作要改變思路，走出去。根據(jù)干部人事檔案的特殊性，加大宣傳力度，讓人們了解干部人事檔案的形成過程，什么材料必須歸檔，查檔案應(yīng)通過哪個部門，手續(xù)怎么辦，什么材料可以查，什么材料不能查等等。通過宣傳，提高廣大人民群眾的檔案意識，使人們養(yǎng)成自覺維護(hù)檔案、重視檔案的行為習(xí)慣。最大限度的拓寬干部人事檔案材料的收集，鑒定渠道，形成最全面、最完善、最真實(shí)，最立體的干部人事檔案，最大力度的保障干部人事工作的有效開展。

3.5 加強(qiáng)信息化建設(shè)，提高干部人事檔案管理水平

要積極引進(jìn)或研發(fā)人事檔案管理信息系統(tǒng)，有效整合企業(yè)人力資源管理信息系統(tǒng)與人事檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)人力資源管理信息系統(tǒng)與人事檔案管理信息系統(tǒng)的無縫對接。積極開展有效的數(shù)據(jù)收集、分析、歸納，開展信息管理建設(shè)及信息流動渠道設(shè)計(jì)與關(guān)鍵環(huán)節(jié)確定等具體工作。借助信息化管理平臺，實(shí)現(xiàn)企業(yè)人員的信息產(chǎn)生、信息處理、信息傳遞、信息保存、信息使用的自動化監(jiān)控，實(shí)現(xiàn)企業(yè)人員信息利用效率的最大化。把企業(yè)人員的信息管理事后模式改變?yōu)槠髽I(yè)信息資源配置與管理的即時模式，充分發(fā)揮人事檔案管理信息系統(tǒng)在企業(yè)人力資源管理活動中的支撐作用。

4.結(jié)語

干部人事檔案工作是人力資源工作的重要組成部分，在新的社會發(fā)展形勢下必須采取有效措施，與時俱進(jìn)，積極探索干部人事檔案的現(xiàn)代化管理模式，不斷完善和改進(jìn)，為企業(yè)的發(fā)展提供更好的服務(wù)。

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