存貨內(nèi)部控制問題探討

□文/鮑 金

（大連財經(jīng)學(xué)院風(fēng)險管理與內(nèi)部控制研究中心 遼寧·大連）

一、存貨內(nèi)部控制的含義及目標(biāo)

（一）存貨內(nèi)部控制的含義。存貨的內(nèi)部控制是企業(yè)為了保護(hù)在產(chǎn)品、產(chǎn)成品、商品等財產(chǎn)的安全和完整、確保會計信息的準(zhǔn)確可靠、實現(xiàn)企業(yè)長期或短期的經(jīng)營目標(biāo)，在企業(yè)內(nèi)部所采取的一系列具有系統(tǒng)性的相互聯(lián)系、相互制約的程序、方法、措施及制度。企業(yè)希望通過建立健全自身的內(nèi)部控制，達(dá)到加強(qiáng)存貨管理的目的。一般說來，存貨的流轉(zhuǎn)主要包括采購、驗收入庫、驗收入庫后進(jìn)行保管、發(fā)出存貨、存貨期末計價等過程，進(jìn)行存貨的內(nèi)部控制主要是防止貪污、浪費、挪用、毀損等情形的發(fā)生，從而達(dá)到提高存貨使用效率和效果的目的。

（二）存貨內(nèi)部控制的目標(biāo)。企業(yè)內(nèi)部控制的目標(biāo)是指企業(yè)所想達(dá)到的預(yù)期目標(biāo)或需要完成的任務(wù)。存貨內(nèi)部控制的目標(biāo)有：

1、保證賬實相符。存貨內(nèi)部控制的主要目標(biāo)之一是保證存貨的賬面與實際一致，以確保財務(wù)報表的真實可靠，從而有效防止存貨確認(rèn)、計量和信息披露出現(xiàn)錯誤，同時也有利于防止弄虛作假、營私舞弊的出現(xiàn)。存貨是企業(yè)流動性很強(qiáng)的資產(chǎn)，在資產(chǎn)中占有重要比重，如果存貨賬面不清晰，賬實不符，很容易引起資產(chǎn)負(fù)債表中存貨數(shù)據(jù)模糊，從而導(dǎo)致非正常決策的發(fā)生。

2、保證存貨的安全、完整。企業(yè)的存貨，會因為內(nèi)部控制不完善遭受損失。在存貨內(nèi)部控制中，企業(yè)應(yīng)執(zhí)行不相容職務(wù)的分離制度，即授權(quán)人和執(zhí)行人、執(zhí)行人和保管人、保管人與記賬人不能為同一人，存貨在不同部門間移動時，每個涉及到的部門都應(yīng)該做好記錄，并簽字明確責(zé)任的劃分。在企業(yè)中，不同的部門之間也應(yīng)建立內(nèi)部牽制制度，期末應(yīng)定期將存貨的賬實進(jìn)行核對，建立存貨盤點制度。在處理存貨的盈虧時也應(yīng)建立相應(yīng)的授權(quán)批準(zhǔn)制度，并完善會計處理流程。即在存貨流轉(zhuǎn)的各個層面、各個環(huán)節(jié)、各個部門都建立起完善的控制體系，確保企業(yè)存貨的安全、完整。

3、提高企業(yè)管理水平，重視存貨使用效率和效果。內(nèi)部控制存在的原因不在于消滅內(nèi)部風(fēng)險，而在于降低風(fēng)險，存貨內(nèi)部控制也不例外。對存貨的管理，不僅涉及到計劃、采購，還涉及到生產(chǎn)、銷售等多個部門，如果不通過建立健全完善有效的內(nèi)部控制體系，可能導(dǎo)致各部門職責(zé)不清。因此，在設(shè)置存貨內(nèi)部控制體系時，應(yīng)遵循責(zé)權(quán)利明確劃分的原則，使各個部門權(quán)利具體、責(zé)任明確、利益協(xié)調(diào)。這樣，才能督促不同的部門之間保持良好的溝通，有利于發(fā)揮績效考核體制的作用。

二、存貨內(nèi)部控制的主要內(nèi)容

存貨的流轉(zhuǎn)包括實物流轉(zhuǎn)和價值流轉(zhuǎn)兩個方面。存貨實物流轉(zhuǎn)控制，主要是對存貨的收發(fā)存的內(nèi)部控制制定一系列的程序，劃清職能界限，保證信息及時傳遞等。存貨價值流轉(zhuǎn)控制涉及到的主要是會計部門，會計部門應(yīng)該根據(jù)原始憑證編制記賬憑證，并登記賬簿，出具財務(wù)報告，實現(xiàn)存貨全過程的價值跟蹤。

（一）存貨預(yù)算的內(nèi)部控制。存貨預(yù)算是存貨管理的中心問題，必須建立一定的政策、計劃和標(biāo)準(zhǔn)，以便于管理控制者遵照執(zhí)行。對存貨而言，其預(yù)算主要涉及的是存貨品種、數(shù)量、規(guī)格等的計劃控制。采購的品種、數(shù)量和規(guī)格，主要是通過各個部門發(fā)來的請購單確定的。采購部門根據(jù)請購單的要求，結(jié)合本單位的具體情況以及產(chǎn)品的銷售狀況，向高層管理者請求審核并批準(zhǔn)后進(jìn)行采購。采購批量還要經(jīng)過測算后，制定合理的經(jīng)濟(jì)訂貨批量，以使企業(yè)的存貨成本降到最低。為了加強(qiáng)控制，每張請購單必須經(jīng)過對這類支出負(fù)預(yù)算責(zé)任的專管人員簽字批準(zhǔn)。

（二）材料采購的內(nèi)部控制。材料采購需要經(jīng)過制定采購的計劃、訂立采購合同和審查批準(zhǔn)后才能進(jìn)行采購。采購存貨的數(shù)量、規(guī)格和質(zhì)量必須按申報程序進(jìn)行，不同的活動應(yīng)當(dāng)由不同的部門和不同的人員來完成。首先，嚴(yán)格制定存貨驗收和入庫的程序、標(biāo)準(zhǔn)和要求。要保證存貨采購數(shù)量、品種、質(zhì)量符合合同的要求，做到準(zhǔn)確、安全入庫。其次，嚴(yán)格制定支付程序。企業(yè)應(yīng)制定完善的支付結(jié)算制度，以保證貨款及時、準(zhǔn)確的支付。手機(jī)訂購單、驗收單和供應(yīng)商發(fā)票等與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的憑證；復(fù)核供應(yīng)商發(fā)票的內(nèi)容與相關(guān)的驗收單、訂購單是否一致，供應(yīng)商發(fā)票計算是否準(zhǔn)確；編制預(yù)先連續(xù)編號的付款憑單，并附上相應(yīng)原始憑證，如訂購單、驗收單和供應(yīng)商發(fā)票等，在付款憑單上填入應(yīng)借記的資產(chǎn)或費用賬戶名稱；獨立檢查付款憑單計算的正確性；由被授權(quán)人員在憑單上簽字，以示批準(zhǔn)照此憑單要求付款。最后，及時記錄以保證賬實相符。實物控制主要有倉庫管理部門負(fù)責(zé)，主要包括收發(fā)存及日常的存貨的核算，及時登記存貨明細(xì)賬；價值的控制主要由財務(wù)部門完成，財務(wù)部門以入庫單、驗收單、付款通知單、付款憑證為依據(jù)，編制相應(yīng)的付款憑證或轉(zhuǎn)賬憑證，并登記存貨總賬。月末，采購部門、倉庫和財會部門進(jìn)行賬實核對，做到賬證、賬賬、賬表相符。

（三）存貨驗收入庫的內(nèi)部控制。采購入庫的存貨，應(yīng)由倉儲部門根據(jù)訂貨單的要求對貨物的數(shù)量、品種、到貨時間等情況進(jìn)行驗收，特別對質(zhì)量是否符合采購要求要加以注意。驗收后，驗收部門應(yīng)對已收貨的每張訂單編制一式多聯(lián)、預(yù)先連續(xù)編號的驗收單，作為驗收和檢驗商品的依據(jù)。驗收人員將商品送交倉庫或其他請購部門時，應(yīng)取得經(jīng)過簽字的收據(jù)，或要求其在驗收單的副聯(lián)上簽收，以確立他們對所采購的商品應(yīng)負(fù)的保管責(zé)任。驗收人員還應(yīng)將其中的一聯(lián)驗收單送交應(yīng)付憑單部門。

（四）存貨保管的內(nèi)部控制。存貨保管業(yè)務(wù)包括對存貨的管理和對人員的管理，除了對倉庫庫存材料、產(chǎn)品進(jìn)行保管、維護(hù)外，還應(yīng)保證存貨的安全性。材料和產(chǎn)成品驗收入庫時，首先進(jìn)行點驗和檢查，然后簽收。簽收后，將實際入庫數(shù)量通知會計部門。倉庫部門應(yīng)根據(jù)產(chǎn)成品的品質(zhì)特征分類存放，并填制標(biāo)簽。

（五）存貨出庫的內(nèi)部控制

1、材料領(lǐng)用出庫的主要內(nèi)部控制內(nèi)容。實現(xiàn)連續(xù)編號的領(lǐng)料單應(yīng)根據(jù)各個部門實際領(lǐng)用材料的情況編制；倉庫管理人員在發(fā)出材料時，必須查看領(lǐng)料單是否有相關(guān)授權(quán)人的簽字，只有簽字后才能依據(jù)領(lǐng)料單發(fā)出材料。材料出庫時，出庫單的各個要素要填寫齊全，計量單位、規(guī)格準(zhǔn)確無誤；發(fā)出材料時要當(dāng)面進(jìn)行清單確認(rèn)最后及時將憑證傳遞到會計部門。

2、銷售產(chǎn)品出庫的主要內(nèi)部控制內(nèi)容。發(fā)貨通知單根據(jù)銷售部門的銷售情況和倉儲部門的存貨情況進(jìn)行編制；發(fā)貨通知單應(yīng)事先連續(xù)編號；發(fā)貨通知單需經(jīng)過相關(guān)的授權(quán)人員進(jìn)行審核，倉管人員才可依據(jù)其進(jìn)行發(fā)料作業(yè)；產(chǎn)品出庫時要做到單據(jù)齊全、名稱、規(guī)格、計量單位等準(zhǔn)確，并保證其質(zhì)量；產(chǎn)品出庫的手續(xù)齊全，并有相應(yīng)單據(jù)和相關(guān)的會計記錄等。

（六）存貨賬務(wù)處理的內(nèi)部控制。收、發(fā)、存、退、盤是存貨賬務(wù)處理的主要環(huán)節(jié)。核算存貨應(yīng)設(shè)置存貨總賬和明細(xì)賬并定期核對總賬與明細(xì)賬金額，依據(jù)明細(xì)賬定期或不定期清查存貨，如出現(xiàn)存貨的盤盈盤虧應(yīng)及時查明原因，明確責(zé)任后做相應(yīng)的賬務(wù)處理。在計量存貨時，應(yīng)按照取得的不同方式采用不同的初始計量方法，后續(xù)計量特別是期末計價嚴(yán)格按照成本于可變現(xiàn)凈值孰低計價。

三、保障存貨內(nèi)部控制有效執(zhí)行的措施

（一）完善存貨內(nèi)部控制環(huán)境。企業(yè)的內(nèi)部控制部門欠缺，嚴(yán)重影響了內(nèi)部控制的執(zhí)行制度的執(zhí)行效果。企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立獨立的內(nèi)部控制部門。該部門應(yīng)當(dāng)具有如下幾個特征：

1、獨立存在。應(yīng)保持內(nèi)部控制部門在設(shè)置上的獨立性，既要獨立于財務(wù)部門，也要獨立于行政管理部門，這樣才能保持監(jiān)督的公正性。

2、直接向管理層匯報工作。內(nèi)部控制部門在檢查內(nèi)部控制是否健全有效時發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)直接向管理層匯報，這樣有助于使監(jiān)控中發(fā)現(xiàn)的問題及時反映給上層領(lǐng)導(dǎo)，也有利于獲得領(lǐng)導(dǎo)的支持，以便在不同的部門采取措施積極的進(jìn)行協(xié)調(diào)和溝通。

3、存貨內(nèi)部控制制定專門人員負(fù)責(zé)。從事內(nèi)部控制工作的人員應(yīng)行使以下職責(zé)：制定內(nèi)部控制，并制定其實施方案，獎懲措施；建立內(nèi)部控制體系，使內(nèi)部控制程序化、系統(tǒng)化，全員參與內(nèi)部控制的制定、執(zhí)行；定期和不定期向相關(guān)部門和管理層匯報內(nèi)部控制的執(zhí)行情況以及執(zhí)行效果，反復(fù)依據(jù)執(zhí)行的效果修訂內(nèi)部控制制度，并對執(zhí)行內(nèi)部控制時存在的問題提出積極的改進(jìn)建議；配合公司內(nèi)部審計人員的工作，配合注冊會計師進(jìn)行的外部審計工作并落實內(nèi)部審計與注冊會計師審計時提出問題的改進(jìn)措施。

（二）加強(qiáng)存貨內(nèi)部控制檢查監(jiān)督管理

1、建立持續(xù)的監(jiān)督檢查機(jī)制。公司對存貨控制的監(jiān)督檢查應(yīng)當(dāng)正?；?、制度化。應(yīng)當(dāng)增加存貨購貨手續(xù)、出庫手續(xù)和盤點情況的核對次數(shù)，及時發(fā)現(xiàn)存貨管理中存在的風(fēng)險被并及時糾正。

2、完善自我監(jiān)督評價體系。完善監(jiān)督評價體系，根據(jù)情況的變化和出現(xiàn)的問題對相應(yīng)的存貨內(nèi)部控制制度作出及時修正，才能建立起行之有效的存貨內(nèi)部控制體系。

3、注重人員參與。存貨內(nèi)部控制自我評價使內(nèi)部審計人員到業(yè)務(wù)流程具體執(zhí)行人員全體參與，體現(xiàn)了存貨內(nèi)部控制是全體相關(guān)人員的事情，將傳統(tǒng)觀念中原本僅僅是內(nèi)部審計人員的工作轉(zhuǎn)化為具體執(zhí)行人員共同參與的工作。

（三）建立企業(yè)存貨內(nèi)部審計制度。內(nèi)部審計屬于經(jīng)濟(jì)監(jiān)督的再監(jiān)督，是內(nèi)部控制的重要組成部分之一，是企業(yè)改善經(jīng)營管理方式，是提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的自我需要。一些有條件的企業(yè)應(yīng)當(dāng)獨立設(shè)置內(nèi)部審計機(jī)構(gòu)，不單獨設(shè)置內(nèi)部審計機(jī)構(gòu)的企業(yè)，可以在財務(wù)會計部門設(shè)置審計人員，由他們單獨從事企業(yè)內(nèi)部審計業(yè)務(wù)。但是為了確保審計人員工作的獨立性，內(nèi)部審計人員應(yīng)該直接對企業(yè)的最高領(lǐng)導(dǎo)層負(fù)責(zé)和報告。存貨內(nèi)部審計的主要內(nèi)容包括：存貨的購入、存貨的領(lǐng)用、存貨的發(fā)出及結(jié)存情況的審計。內(nèi)部審計人員抽查存貨的盤點表，監(jiān)督存貨盤點的全過程，審核保存管理部門和財務(wù)會計部門的日常核算是否正確，各部門的存貨數(shù)據(jù)是否相符，有無舞弊行為和違反規(guī)定的程序，對存發(fā)領(lǐng)用存貨的內(nèi)部控制措施進(jìn)行評價。同時還應(yīng)該審查在途存貨，審核各個部門的核算是否正確，各部門反映的存貨數(shù)據(jù)是否相符，有無舞弊等行為和違反規(guī)定的程序，對存貨的內(nèi)部控制措施進(jìn)行評價。（本文指導(dǎo)教師：張麗）

［1］趙遠(yuǎn)舫.淺析企業(yè)內(nèi)部控制.城市建筑，2014.2.

［2］周美容.探析企業(yè)存貨內(nèi)部控制.鄂州大學(xué)學(xué)報，2012.7.

［3］王敏.完善企業(yè)存貨內(nèi)部控制的對策探討.會計師，2010.1.