認(rèn)清油田企業(yè)辦公室問題 制定科學(xué)有效解決策略

曾學(xué)軍

摘要：油田企業(yè)的辦公室管理工作直接影響到企業(yè)的工作效率和工作質(zhì)量，創(chuàng)新管理辦法制定科學(xué)有效的解決策略是油田企業(yè)加快發(fā)展的重中之重。本文將對(duì)辦公室管理中的問題進(jìn)行闡述，并提出相應(yīng)的解決措施。

關(guān)鍵詞：辦公室管理 主要職能 問題 有效途徑

我們都知道辦公室是任何一個(gè)部門或單位的正常運(yùn)行的關(guān)鍵，我國作為世界上重要的石油生產(chǎn)基地，辦公室在整個(gè)企業(yè)的發(fā)展過程中起到承上啟下、縱橫貫通、協(xié)調(diào)左右的樞紐作用，而辦公室的工作類型和工作性質(zhì)，就在很大程度上反映了辦公室這一部門的工作重要性，而辦公室的工作涉及到油田企業(yè)日常運(yùn)行中的大大小小、上上下下、方方面面、里里外外，往大里說辦公室起到輔助決策的作用，往小里說辦公室也負(fù)責(zé)企業(yè)的掃地打水，這些繁雜工作要想做到井然有序、條理分明、有側(cè)重、有急緩也是非常有難度的，要求辦公室工作人員既要明確揣測(cè)到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)者的意圖，還要運(yùn)用合理的方式實(shí)施管理，不僅要做好基層調(diào)研工作，還要協(xié)調(diào)好里外、上下之間的關(guān)系，即便是做到以上各點(diǎn)，在辦公室具體工作中，往往也會(huì)出現(xiàn)很多意外以及和預(yù)想效果相反的結(jié)局，這就需要辦公室工作人員不斷提高自身的管理素質(zhì)，改變管理理念、創(chuàng)新管理手段，結(jié)合本企業(yè)的實(shí)際情況，因地制宜的開展措施。

1 油田企業(yè)主要特征以及辦公室的主要職能

油田企業(yè)屬于社會(huì)生產(chǎn)中的基本行業(yè)，具有較強(qiáng)的專業(yè)性，囊括地質(zhì)專業(yè)、工程專業(yè)大規(guī)模、高投資、高風(fēng)險(xiǎn)的特點(diǎn)，與此同時(shí)，油田企業(yè)在生產(chǎn)過程中對(duì)環(huán)保要求較高，總而言之，油田企業(yè)既有一定的獨(dú)立性又與自然社會(huì)緊密相連。階段性是油田企業(yè)發(fā)展過程中最明顯的特征，油田企業(yè)的正常工作可分為勘測(cè)、開發(fā)、運(yùn)輸、上市等各個(gè)環(huán)節(jié)，不同階段的生產(chǎn)發(fā)展都有不同要求。辦公室作為企業(yè)發(fā)展必不可少的一個(gè)重要組成部分，它的主要職能可簡單的概括為以下幾點(diǎn)：第一，對(duì)政策和領(lǐng)導(dǎo)決策的貫徹落實(shí)；第二，為上層領(lǐng)導(dǎo)的決策提供數(shù)據(jù)信息；第三，及時(shí)傳達(dá)上級(jí)指示；第四，實(shí)現(xiàn)基層工作者和上層管理者的高效溝通；第五，對(duì)政策的執(zhí)行進(jìn)行緊密監(jiān)督；第六，服務(wù)于石油企業(yè)的所有工作人員。

油田企業(yè)的正常發(fā)展需要辦公室的積極支持，要求辦公室工作人員擁有較高的專業(yè)素養(yǎng)，主要表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)；第一：油田企業(yè)的辦公室工作人員要具有一定的油田勘測(cè)、開發(fā)的專業(yè)知識(shí)，懂得不同單位、部門之間的協(xié)調(diào)關(guān)系，了解與油田開采相關(guān)的法律法規(guī)和政府政策；第二：油田企業(yè)的辦公室工作人員要在管理工作中具有敏銳性，能夠清晰的認(rèn)識(shí)到在日常工作中企業(yè)內(nèi)部面臨的主要矛盾，具有發(fā)現(xiàn)問題、解決問題的能力；第三：油田企業(yè)的辦公室管理人員要具備優(yōu)良的專業(yè)素養(yǎng)和政治覺悟，要在工作中時(shí)刻保持積極向上的工作狀態(tài)，以樂觀豁達(dá)的心態(tài)面對(duì)工作中的不如意，同時(shí)還要善于交際、善于溝通，在崗位中時(shí)刻保持為人民服務(wù)的態(tài)度；第四：作為油田企業(yè)的辦公室管理人員，還需要具有十分熟練的公文信息處理能力，要有勤動(dòng)手、勤動(dòng)腦、勤動(dòng)嘴的積極性，只有這樣才能將企業(yè)的方針政策落實(shí)到每一個(gè)環(huán)節(jié)、每一個(gè)崗位。

2 油田企業(yè)在辦公室管理過程中遇到的問題

油田企業(yè)作為國家繁榮、社會(huì)進(jìn)步、經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要主體，辦公室在其正常運(yùn)行過程中扮演著重要角色，它的工作內(nèi)容具有鮮明的繁雜、瑣碎的特點(diǎn)，因此在具體工作中時(shí)常會(huì)遇到很多問題。

2.1 油田企業(yè)辦公室職能和工作目標(biāo)不明確

油田企業(yè)辦公室要想最大程度上發(fā)揮自己的作用，向上層領(lǐng)導(dǎo)和企業(yè)的全體職工提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，在企業(yè)轉(zhuǎn)型改革中發(fā)揮舉足輕重的作用，首先要明確辦公室的職責(zé)，明確辦公室工作目標(biāo)；但是就目前來看，油田企業(yè)辦公室最大的漏洞就是工作職責(zé)不明晰、工作目標(biāo)落后陳舊，隨著時(shí)代的發(fā)展，工作內(nèi)容在不斷更新完善，這就要求辦公室工作目標(biāo)也要與時(shí)俱進(jìn)，努力實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)性。

2.2 辦公室管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)低

辦公室工作要求高質(zhì)量、高效率，這也是激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)要求油田企業(yè)任何崗位都必須恪盡職守，油田企業(yè)中，辦公室工作人員很大一部分都是從地方機(jī)關(guān)干部或者油田職工中抽調(diào)的，當(dāng)然也有部分畢業(yè)生，這些人員大多缺乏全面的、系統(tǒng)的油田知識(shí)，很難在遇到問題時(shí)用專業(yè)的眼光去處理問題、解決問題，然而這種現(xiàn)狀已經(jīng)在很大程度上影響到了油田企業(yè)辦公室的整體工作效率。

2.3 辦公室缺乏靈活多變的運(yùn)行機(jī)制

在具體工作過程中，油田企業(yè)辦公室這一部門的工作在很多情況下都是處在被動(dòng)局面的，在實(shí)際工作中，辦公室常常根據(jù)會(huì)議精神、文件信息、上級(jí)命令以及行政命令來處理問題，失去了很多靈活性，導(dǎo)致死板、固守陳規(guī)的工作狀態(tài)。在實(shí)際工作中，這樣的工作氛圍甚至?xí)霈F(xiàn)員工偷懶、曠工的現(xiàn)象，這是辦公室存在的最本質(zhì)、最基礎(chǔ)的問題，這個(gè)問題不解決，辦公室將永遠(yuǎn)彌漫著不緊不慢的風(fēng)氣，這對(duì)于工作質(zhì)量和工作效率的提高來說都是阻礙。

2.4 辦公室管理方式缺乏創(chuàng)新

信息時(shí)代的到來，促使市場(chǎng)各行各業(yè)都開始引入先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)等，朝著信息化、數(shù)字化、現(xiàn)代化方向發(fā)展；油田企業(yè)的辦公室也不例外，為了跟上時(shí)代發(fā)展，提高辦公室工作效率和服務(wù)質(zhì)量，對(duì)傳統(tǒng)的工作方式進(jìn)行改造勢(shì)在必行，而現(xiàn)代油田企業(yè)對(duì)信息的系統(tǒng)性、實(shí)效性要求越來越高，但是就目前來看，我國很多油田企業(yè)的辦公室都尚未引入先進(jìn)的辦公設(shè)備，仍然沿用傳統(tǒng)的工作方式，缺乏技術(shù)創(chuàng)新、理念突破。

3 提高辦公室工作效率的有效途徑

目前，我國油田企業(yè)的發(fā)展過程中雖然存在一定的問題，但是貴在我們找到了問題的根源，也在發(fā)現(xiàn)問題的基礎(chǔ)上不斷改進(jìn)，在此我們提出以下幾點(diǎn)提高辦公室工作質(zhì)量和工作效率的措施。

3.1 明確自身職能和工作目標(biāo)

上文中我們簡單闡述了辦公室的工作職能，歸根結(jié)底它就是一個(gè)服務(wù)部門，服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)員工；只要本著服務(wù)的態(tài)度做好辦公室內(nèi)每一件小事，保持辦公室內(nèi)每個(gè)人之間的友好關(guān)系，做到相互扶持、共同進(jìn)步，促使辦公室工作走向規(guī)范化、制度化指日可待。endprint

3.2 提高辦公室工作人員的專業(yè)素養(yǎng)

提高辦公室工作人員的專業(yè)素養(yǎng)和工作能力是提高油田企業(yè)辦公室整體工作效率的關(guān)鍵，不管是智能化、現(xiàn)代化的工作方式，還是傳統(tǒng)的、古老的工作方式，辦公室總需要人力資源、需要人力勞動(dòng)，因此提高工作人員的整體素質(zhì)是解決辦公室問題中首要解決的問題。在具體實(shí)施過程中，第一要對(duì)辦公室工作人員進(jìn)行充分的了解，對(duì)工作人員進(jìn)行從低級(jí)到高級(jí)的分類，主要是對(duì)工作人員的受教育程度、家庭背景、工作經(jīng)驗(yàn)以及成長環(huán)境、興趣愛好等進(jìn)行調(diào)查分析，甚至還要對(duì)員工的思想境界和世界觀、人生觀等進(jìn)行了解；第二要了解工作人員在知識(shí)積累、性格特點(diǎn)、工作態(tài)度以及個(gè)人能力、自身修養(yǎng)等方面的優(yōu)缺點(diǎn)；最后根據(jù)辦公室工作任務(wù)的具體要求對(duì)不同層次的工作人員進(jìn)行有針對(duì)性、有目的的培訓(xùn)教育，并為員工創(chuàng)造更多的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)和條件。

3.3 改善油田辦公室工作運(yùn)行機(jī)制

在油田企業(yè)辦公室運(yùn)行過程中，要不斷完善各種制度法規(guī)，在內(nèi)部形成“有章可依、有章必依”的工作態(tài)度，一切用制度說事，做好公平、公正、公開，除此之外在辦公室運(yùn)行過程中也要建立完善的獎(jiǎng)罰制度和績效評(píng)估制度，從各個(gè)方面調(diào)動(dòng)起工作人員的積極性和工作熱情，這樣才是從內(nèi)在提高工作質(zhì)量；同時(shí)為了豐富辦公室的工作內(nèi)容，為員工提供一個(gè)良好的工作氛圍，企業(yè)也可以定期組織技能比賽和聯(lián)歡會(huì)，用來促進(jìn)工作人員之間的交流，為今后工作的開展埋下伏筆。

3.4 創(chuàng)新辦公室管理手段

創(chuàng)新油田企業(yè)辦公室的管理手段和工作方式是現(xiàn)代社會(huì)的必然要求，也是未來社會(huì)進(jìn)步、經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然趨勢(shì)；辦公室管理人員要在既定的工作崗位上堅(jiān)守、仔細(xì)觀察，并根據(jù)工作實(shí)際情況，靈活調(diào)整，以免出現(xiàn)工作偏差；企業(yè)的管理者要關(guān)注職工不同工作階段的心理變化，要在最基礎(chǔ)的管理框架內(nèi)采用多種方式管理員工，不僅不能固守成規(guī)也不能死搬硬套、照搬照抄其他企業(yè)的經(jīng)驗(yàn)；同時(shí)管理者還要站在長遠(yuǎn)角度，積極引入先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)和現(xiàn)代化的技術(shù)，同時(shí)注重對(duì)先進(jìn)人才的管理和培養(yǎng)。

4 結(jié)束語

油田企業(yè)辦公室在目前發(fā)展過程中仍舊存在很多問題，只要在發(fā)現(xiàn)問題的基礎(chǔ)上進(jìn)一步改善，相信在不久的未來，我國油田企業(yè)辦公室的工作一定可以取得良好成效。根據(jù)我國現(xiàn)階段企業(yè)辦公室運(yùn)行中遇到的問題，本文從工作目標(biāo)、技術(shù)人才、運(yùn)行機(jī)制、管理方式這四個(gè)問題上進(jìn)行闡述，并又從這四個(gè)問題出發(fā)提出了解決措施；希望能夠?yàn)榻窈笥吞锲髽I(yè)辦公室的發(fā)展帶來一定幫助。

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