淺談新時(shí)期檔案安全風(fēng)險(xiǎn)因素

李勇

摘要：檔案作為信息的收集和保存的歷史憑證，是國家和企業(yè)信息的重要資源，對(duì)國家和企業(yè)的管理、發(fā)展有重要的作用。但是受檔案機(jī)構(gòu)內(nèi)部因素、社會(huì)環(huán)境因素還有自然環(huán)境等主要因素的影響，新時(shí)期檔案保存存在一定的安全風(fēng)險(xiǎn)。本文從四個(gè)方面淺談檔案安全風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避的策略，希望企業(yè)運(yùn)用這些策略可以保證檔案的安全。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期 檔案安全 風(fēng)險(xiǎn)因素 規(guī)避策略

0 引言

改革開放以來，我國發(fā)生了巨大的變化。二十一世紀(jì)更是進(jìn)入了信息時(shí)代，科技讓人類的生產(chǎn)和生活方式發(fā)生了巨大的變革，知識(shí)的更新日新月異，信息量爆炸式增長，而檔案是記錄歷史事實(shí)的重要手段，是還原歷史的重要依據(jù)，是信息資源的重要組成部分，具有十分重要的意義。但是新時(shí)期檔案安全存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，會(huì)危害國家和企業(yè)的發(fā)展，所以規(guī)避檔案安全風(fēng)險(xiǎn)十分的必要。

1 新時(shí)期檔案安全風(fēng)險(xiǎn)因素分析

1.1 檔案機(jī)構(gòu)內(nèi)部因素

檔案管理受到檔案管理機(jī)構(gòu)內(nèi)部包括檔案管理的流程、檔案管理的制度、檔案管理室的設(shè)施、檔案管理工作人員的素質(zhì)等因素的影響。檔案的接受、審核和管理都有一定的流程，也有相應(yīng)的制度要求，然而有些檔案管理部門不按流程辦事，檔案的存檔和使用任意而為，不執(zhí)行相應(yīng)的檔案管理制度或者制度陳舊不與時(shí)俱進(jìn)等，都會(huì)危害檔案的安全。由于現(xiàn)在是新時(shí)期，信息爆炸，一些檔案機(jī)構(gòu)的基礎(chǔ)設(shè)施，如電腦等已經(jīng)落后于時(shí)代，不能滿足檔案統(tǒng)計(jì)的需要。還有的檔案機(jī)構(gòu)的總體設(shè)計(jì)不能應(yīng)對(duì)一些緊急情況如洪水、地震、火災(zāi)等，緊急情況發(fā)生時(shí)不能及時(shí)的保護(hù)檔案的安全。還有一些工作人員缺乏安全意識(shí)和職業(yè)素養(yǎng)，不重視檔案的保護(hù)、保密工作，工作不認(rèn)真負(fù)責(zé)，導(dǎo)致檔案的丟失、散落和損壞，等等。

1.2 社會(huì)環(huán)境因素

法律法規(guī)是規(guī)范行為的重要手段。目前我國對(duì)檔案安全保護(hù)的法律、法規(guī)和一些制度并不是十分的健全，對(duì)檔案管理工作中的一些細(xì)節(jié)并沒有十分明確的要求。并且人們的法律意識(shí)也比較淡薄，對(duì)《檔案法》并不是十分的了解，不懂法更不會(huì)守法，對(duì)檔案的安全重視度不高。還有一些不可控的人為因素，如偷盜、失火、戰(zhàn)爭等對(duì)檔案的安全危害是特別大的。此外，一些檔案機(jī)構(gòu)的預(yù)警機(jī)制不完善，沒有對(duì)檔案開展相應(yīng)的備份工作，檔案遭到破壞后不能彌補(bǔ)，不僅檔案的安全沒有保證，損失也巨大。

1.3 自然環(huán)境因素

危害檔案安全的有人禍也有天災(zāi)。俗話說“天有不測風(fēng)云”，檔案安全因素還包括狂風(fēng)暴雨、地震海嘯、火災(zāi)泥石流等自然因素。這些自然因素都是不定時(shí)發(fā)生的，人類的技術(shù)還不能做到百分之百準(zhǔn)確的預(yù)報(bào)，對(duì)檔案的危害是瞬間的、爆發(fā)性的、不可逆的，人們事后補(bǔ)救的工程量是巨大的。例如，地震的破壞力巨大，如果不做好防護(hù)措施，損失將會(huì)十分慘重。日本是地震多發(fā)國家，但是日本建筑的抗震系數(shù)非常的高，基本都可以達(dá)到8級(jí)以上，地震發(fā)生對(duì)檔案的危害也不是十分大。而我國唐山發(fā)生地震時(shí)檔案館幾乎遭到了毀滅性的破壞，汶川地震時(shí)不僅是300萬卷檔案遭到了極大破壞，許多檔案的搶救人員也被災(zāi)害奪去了生命。

2 檔案安全風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避策略淺談

2.1 積極拯救紙質(zhì)檔案

雖然信息時(shí)代已經(jīng)來臨，但是仍有部分檔案為紙質(zhì)檔案，并且有重要的意義和作用，不能取締。但是一些紙質(zhì)檔案已經(jīng)嚴(yán)重受損，處在危險(xiǎn)的邊緣，因此我們必須積極拯救紙質(zhì)檔案。對(duì)字跡不清、缺頁破損的檔案及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)，最大程度地復(fù)原或重新登記資料；紙質(zhì)檔案要分門別類地?cái)[放好，方便有序查閱，保證檔案不散不亂不壞不丟；對(duì)紙質(zhì)檔案的查閱和借出，要嚴(yán)格按照要求進(jìn)行，不允許隨便進(jìn)入檔案庫房或使用檔案查閱電腦，保證檔案安全；對(duì)一些極其珍貴的檔案，可以用掃描儀掃描或者數(shù)碼相機(jī)拍攝下來，儲(chǔ)存到電腦里；為了避免人為對(duì)紙質(zhì)檔案的損壞，還要盡快對(duì)檔案進(jìn)行電子備案，可以到網(wǎng)上查閱檔案。

2.2 加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的管理和維護(hù)

紙質(zhì)檔案與電子檔案結(jié)合，一方面利用紙質(zhì)檔案確保檔案的真實(shí)性和完整性，另一方面利用電子檔案方便人們的查閱和使用，并減少對(duì)紙質(zhì)檔案的損壞。因此，紙質(zhì)檔案要有專門的檔案庫房存放，即使沒有獨(dú)立的庫房，也應(yīng)該與其他辦公場所分離，采用防盜門窗等防盜措施，庫房內(nèi)做好安全保護(hù)措施，防火、防盜、防水、防蟲。電子檔案室也要有獨(dú)立的機(jī)房，嚴(yán)禁閑雜人等進(jìn)入，保證機(jī)房內(nèi)的潔凈衛(wèi)生，安裝滅火器、報(bào)警器等保護(hù)措施，并且電腦要裝有安全保護(hù)網(wǎng)，設(shè)置獨(dú)立的驗(yàn)證密碼，防止黑客、木馬、病毒入侵損壞檔案系統(tǒng)。

2.3 提高人員安全意識(shí)，完善檔案安全管理體制

鑒于一些檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)差、安全意識(shí)低、綜合素質(zhì)不高，我們應(yīng)該提高檔案管理人員的安全意識(shí)，完善檔案安全管理體制。檔案管理人員是與檔案接觸最多的人，他們的安全意識(shí)對(duì)檔案保護(hù)起著直接的作用。企業(yè)可以通過檔案安全講座宣傳檔案管理安全的重要性，增強(qiáng)檔案管理人員的危機(jī)意識(shí)和安全意識(shí)。企業(yè)也可以通過檔案管理安全標(biāo)準(zhǔn)或條例來約束檔案管理人員的行為，依照規(guī)則行事，強(qiáng)化檔案管理的采集、統(tǒng)計(jì)、整理、保管、借出、審核、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)。

2.4 抓細(xì)節(jié)，保安全，促發(fā)展

細(xì)節(jié)決定成敗，檔案管理安全細(xì)節(jié)不可忽視。針對(duì)檔案安全存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，我們應(yīng)從各方面對(duì)檔案實(shí)施保護(hù)，尤其是一些安全細(xì)節(jié)。例如檔案庫房和機(jī)房的安全設(shè)施是否齊全，防火的滅火器、加濕器，防盜的安全門、安全窗、電子監(jiān)控設(shè)備，防蟲的防蟲噴霧、粘鼠板，防強(qiáng)光的深色窗簾，防塵的清潔設(shè)備，防潮的溫度計(jì)和干燥劑等都應(yīng)配備齊全。除此之外，電子檔案的存儲(chǔ)設(shè)備如光盤、U盤、硬盤等都應(yīng)有保護(hù)措施，防止人為因素或者自然因素的破壞。只有把細(xì)節(jié)做到位，才能不使百密有一疏，才能保證檔案的安全，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

3 結(jié)語

檔案安全是檔案管理工作的重中之重，是檔案管理部門和工作人員的第一工作要?jiǎng)?wù)。規(guī)避檔案安全風(fēng)險(xiǎn)，從檔案機(jī)構(gòu)內(nèi)部整合，從制度上嚴(yán)格要求，從人員上嚴(yán)厲規(guī)定，積極拯救紙質(zhì)檔案，加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的管理和維護(hù)，提高管理人員的安全意識(shí)，完善檔案管理體制，從細(xì)節(jié)抓起，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。只有嚴(yán)格按照這些要求，企業(yè)才能規(guī)避檔案安全風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)檔案管理工作健康順利的開展。

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