會計電算化工作可能出現(xiàn)的問題及對策

李惠敏

摘 要：會計工作是經(jīng)濟領域的核心工作，是所有經(jīng)濟信息的集散地，掌握著每個單位的經(jīng)濟命脈，因此會計工作也急需采用先進技術提高自身的現(xiàn)代化水平。會計工作實現(xiàn)電算化對企業(yè)具有很重要的意義，該文主要從四個方面來論述會計電算化工作給會計工作帶來的問題，以及企業(yè)應根據(jù)自身的實際情況，針對出現(xiàn)的新問題，建立相適應的管理制度。

關鍵詞：會計電算化 計算機 數(shù)據(jù)

中圖分類號：F230 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2015）02（c）-0215-02

隨著世界經(jīng)濟一體化的逐步形成，市場競爭不斷加劇，企業(yè)面對的客戶需求也越來越苛刻，迫切需要企業(yè)加強管理，提高企業(yè)的應變能力和經(jīng)濟效益。會計工作是經(jīng)濟領域的核心工作，是所有經(jīng)濟信息的集散地，掌握著每個單位的經(jīng)濟命脈，因此會計工作也急需采用先進技術提高自身的現(xiàn)代化水平。

計算機會計信息系統(tǒng)即會計電算化系統(tǒng)就是以計算機技術、網(wǎng)絡技術和現(xiàn)代信息技術為基礎，以電子計算機及其外部設備為數(shù)據(jù)處理工具、由會計信息互相聯(lián)系、以各種會計制度為依據(jù)形成的一個系統(tǒng)，它是一個以人和計算機的有機結合作為系統(tǒng)的主體構成一個人和計算機機密結合、協(xié)同工作的人-機系統(tǒng)。計算機會計信息系統(tǒng)充分利用計算機快速、準確的計算和處理數(shù)據(jù)的特性，以及運算精度高、數(shù)據(jù)存儲量極大、自動控制運行、方便的遠程操作和數(shù)據(jù)傳輸?shù)忍匦裕占?、加工、存儲、傳輸和利用會計信息，讓計算機代替人去完成人工難以實現(xiàn)的處理功能。會計工作實現(xiàn)電算化具有很重要的意義，如：資源共享、提高辦事效率、減少費用支出、更好執(zhí)行會計監(jiān)督、促進會計人員的學習交流，提高會計人員業(yè)務素質等等。計算機會計信息系統(tǒng)和傳統(tǒng)手工會計比較有很大的差異，這種差異體現(xiàn)在對會計數(shù)據(jù)處理的方式和處理流程等技術方法上的巨大變化，也體現(xiàn)在計算機會計信息系統(tǒng)極大地提高了會計核算的質量和效率、提高了會計信息處理的時效性和空間范圍、豐富和擴展了會計提供管理信息和參與管理的能力、擴大了企業(yè)經(jīng)營空間和經(jīng)營方式。這些變化使得會計原有的一些制度規(guī)定相當程度上失去作用或難以規(guī)范電算化的會計工作。因此需要針對這些變化建立適合計算機會計信息系統(tǒng)的管理制度，以強化計算機會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度。

1 會計電算化工作給會計工作帶來的問題

主要有以下四個方面。

1.1 計算機引入會計工作所帶來的問題

計算機的信息系統(tǒng)的內(nèi)容：硬件設施、信息系統(tǒng)、操作系統(tǒng)和軟件設施等。以上任何一項內(nèi)容有問題，整個計算機系統(tǒng)都將無法正常操作。所以我們要對構成計算機信息系統(tǒng)的幾個部分進行簡要的分析。

（1）計算機硬件。計算機硬件是計算機會計信息系統(tǒng)的物質基礎。如果計算機缺乏保養(yǎng)、傳染計算機病毒、計算機使用過程中突然斷電等都會造成系統(tǒng)無法啟動或工作失常。因此需要建立嚴格的硬件設備的管理和維護制度，以保證硬件設備工作正常。

（2）計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)。如果網(wǎng)絡線路故障、網(wǎng)絡設備故障、局域網(wǎng)安全問題、互聯(lián)網(wǎng)病毒感染、網(wǎng)絡“黑客”侵入等都會給企業(yè)造成重大損失。因此，除了采取建立系統(tǒng)“防火墻”等技術措施外，還應建立相應的管理制度，以保證網(wǎng)絡系統(tǒng)正常運行。

（3）計算機軟件。計算機軟件分為系統(tǒng)軟件和應用軟件，其中系統(tǒng)軟件能有效組織和管理計算機的軟、硬件資料，合理組織計算機的整個工作過程以提高計算機資源的利用率，并為用戶提供強大的使用功能和靈活安全的使用環(huán)境。應用軟件在操作系統(tǒng)的支持下處理用戶的具體業(yè)務。如果系統(tǒng)軟件及應用軟件被刪除、篡改，或系統(tǒng)程序設計出現(xiàn)錯誤（如：未按有關法律、法令、法規(guī)、會計準則、會計制度規(guī)定處理會計業(yè)務）都會給企業(yè)帶來無法彌補的損失。因此，應建立相應的管理制度，保證系統(tǒng)設置不被篡改、系統(tǒng)文件不被刪除、系統(tǒng)存在的問題能及時得到修補和升級。

（4）系統(tǒng)技術檔案。如果重要技術檔案保管不善，將會帶來潛在的損失。

1.2 數(shù)據(jù)處理方式變化帶來的問題

原來會計工作的形式是，會計人員手工記賬、對賬、制作報表等，會計數(shù)據(jù)的處理形式都是在人工基礎上完成的，其特點是會計數(shù)據(jù)種類多，處理復雜等，對于數(shù)據(jù)的查找和修改，費時費力，與此同時工作效率也相對偏低。引入計算機參與會計工作，會計數(shù)據(jù)都是會以文件的形式存儲在計算機的硬盤上，對于會計數(shù)據(jù)的查詢方便、便捷，修改起來也相當省力。會計電算化工作的同時，也帶來了新的變化，即會計內(nèi)部控制的問題，由于計算機本身的一些特性，對于數(shù)據(jù)的查找和修改，不留痕跡，所以會計內(nèi)部控制實施起來比較麻煩。

1.3 數(shù)據(jù)處理流程變化帶來的問題

計算機會計信息系統(tǒng)下只需一次輸入數(shù)據(jù)，總帳、明細帳、日記帳都由計算機自動處理生成，這使數(shù)據(jù)處理流程大為清晰、簡潔，同時也使帳帳核對、帳證核對的控制作用不復存在。人為出現(xiàn)差錯的地方是在數(shù)據(jù)的輸入，一旦數(shù)據(jù)錄入錯誤（如：錄入會計科目錯誤、錄入的金額錯誤等），系統(tǒng)將無法糾正。因此必須建立相應的管理制度，對輸入數(shù)據(jù)進行嚴格的檢驗和審核，以防止有意或無意地輸入錯誤數(shù)據(jù)。

1.4 會計部門和會計從業(yè)人員帶來的問題

在會計電算化的過程中，大大減少了會計人員的工作，僅僅是專業(yè)的幾個會計人員，同時也要有計算機維護人員。會計電算化的過程，是大量的會計工作通過計算機自動完成，而不需要會計人員的參與，所以會計工作的工作形式和內(nèi)容也發(fā)生了改變，所以，對于工作人員來講，是要按照會計電算化的工作階段來進行分工處理。

2 針對會計電算化工作出現(xiàn)的問題的相應對策

會計的工作自從引入計算機工作以后，出現(xiàn)了許多問題，這些問題不僅僅是企業(yè)的內(nèi)部控制所能監(jiān)督控制，而是要在具體的工作中，根據(jù)計算機會計的自有特性，對工作中遇到的問題要有一套針對計算機會計工作的內(nèi)部控制制度，這樣避免了工作人員的操作帶來的影響，加強對電子信息系統(tǒng)開發(fā)與維護、數(shù)據(jù)輸入與輸出、文件存儲與保管、網(wǎng)絡安全等方面的控制。

2.1 建立計算機軟件和硬件管理制度

（1），對機房內(nèi)的設備，應該保證其正常運轉，即制定相應的制度。

①對設備的檢查維護和保養(yǎng)，應該定期定時定點，來保證其正常的運轉和工作。如：防火、防靜電、防塵、防雷擊（地線接地情況）、降溫、除濕及設置報警系統(tǒng)等。

②規(guī)定機房禁止的行為以維護機房的正常工作秩序。如禁止吸煙（防止人為造成的火災）、禁止吃零食（防止食物可能會掉入鍵盤中；防止招來老鼠，咬斷電纜線）等。

③對于硬件的故障也不容忽視，要建立一整套的硬件急救措施，一面硬件出現(xiàn)故障時，出現(xiàn)手忙腳亂的現(xiàn)象發(fā)生。如使用不間斷電源，以防止突然的斷電造成數(shù)據(jù)丟失；當硬件出現(xiàn)故障時及時關閉電源，以便查找故障等。

（2）建立嚴格的防范計算機病毒侵害制度。

①設置網(wǎng)絡“防火墻”以抵御外來病毒或“黑客”對網(wǎng)絡系統(tǒng)的非法侵入。

②絕不輕易使用來路不明的軟件。

③認真保存購買來的系統(tǒng)盤和應用軟件盤。

④凡不需要寫入的軟盤都處于保護狀態(tài)。

⑤進行重要工作的計算機應該專機專用、專盤專用。如：服務器，只能由系統(tǒng)管理員或系統(tǒng)維護員來操作，其他人禁止使用等。

⑥購買殺病毒軟件經(jīng)常查毒并隨時殺毒，在病毒發(fā)作日不使用計算機或更改系統(tǒng)日期。

2.2 建立應用軟件的安全控制制度

①開發(fā)設計過程的控制。盡量使用經(jīng)財政部門批準的商業(yè)化會計軟件。

②會計軟件的安全保密制度。

③修改會計軟件的控制。

2.3 建立計算機系統(tǒng)操作管理制度

①憑證的錄入和憑證的審核職責必須分隔。

②數(shù)據(jù)輸入、審核和數(shù)據(jù)檔案保管職責必須分隔。

③對會計人員的權限進行逐一分配，為每個操作人員設置口令密碼并嚴格保密。

④建立嚴格的操作時序性控制。

2.4 建立會計數(shù)據(jù)的管理制度

①數(shù)據(jù)的備份。如采取定期備份；每次備份至少兩份以上；將備份盤存放在不同的地點；每次備份都在備份盤標簽上寫明備份的時間及責任人等。

②數(shù)據(jù)的恢復。數(shù)據(jù)的恢復必須由專人（系統(tǒng)管理員或會計主管）來進行。

2.5 建立會計檔案管理制度

①建立磁性介質檔案的防高溫、防磁、防霉、防盜等安全措施。

②會計軟件源程序和系統(tǒng)開發(fā)過程中形成的文檔資料必須嚴格保管。

③對每次備份的軟盤、硬盤、磁帶及光盤等實行專人保管，并有必要的登記制度。

④借閱會計檔案必須執(zhí)行嚴格的登記與監(jiān)督制度。

參考文獻

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