淺析會(huì)計(jì)電算化下的內(nèi)部控制

黃敏

摘 要 會(huì)計(jì)電算化的廣泛應(yīng)用，內(nèi)部管理問(wèn)題日益顯著，使會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制更加復(fù)雜化。本文對(duì)會(huì)計(jì)電算化下的內(nèi)部控制特點(diǎn)進(jìn)行介紹，并分析了內(nèi)部控制存在的問(wèn)題及其原因在此基礎(chǔ)上提出了相應(yīng)建議。

關(guān)鍵詞 會(huì)計(jì) 電算化 控制

實(shí)施建立電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)，目的在于實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)工作的準(zhǔn)確、有效，優(yōu)化升級(jí)。國(guó)內(nèi)外會(huì)計(jì)電算化的實(shí)踐表明，計(jì)算機(jī)本身處理出錯(cuò)幾乎為零，但人為造成出錯(cuò)和舞弊的現(xiàn)象有增無(wú)減，而且一旦出現(xiàn)舞弊，損失巨大。因此，制定嚴(yán)格的內(nèi)控制度是非常有必要的，嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度是會(huì)計(jì)電算化信息真實(shí)可靠的保證。

一、電算化會(huì)計(jì)內(nèi)部控制體系的特點(diǎn)

（一）電算化會(huì)計(jì)內(nèi)部控制系統(tǒng)簡(jiǎn)化了傳統(tǒng)會(huì)計(jì)的內(nèi)部控制作用

在傳統(tǒng)會(huì)計(jì)內(nèi)部控制系統(tǒng)中，企業(yè)的會(huì)計(jì)部門(mén)內(nèi)部之間彼此分工明確，每人具有不同的職責(zé)與任務(wù)，從而形成一個(gè)由會(huì)計(jì)人員組成的網(wǎng)絡(luò)式的內(nèi)部控制體系。這個(gè)體系對(duì)于內(nèi)部控制十分的嚴(yán)密，雖然在效率上沒(méi)有電算化效率高，但是在防止舞弊紕漏方面具有很好的效果。而電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)在這一點(diǎn)上存在著其自身特有的弊病。由于電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的工作方式是首先將企業(yè)或單位的數(shù)據(jù)整合，將所有的信息集中在進(jìn)行的會(huì)計(jì)工作中。使得傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)人員分工形成的內(nèi)部控制的模式無(wú)法發(fā)揮作用。取而代之的是電算化會(huì)計(jì)形成了數(shù)據(jù)處理環(huán)節(jié)分組的方法，形成對(duì)于數(shù)據(jù)的收集、編審、處理、管理、系統(tǒng)維護(hù)等鏈條式的內(nèi)部控制體系。

（二）電算化會(huì)計(jì)信息處理系統(tǒng)在自身的工作運(yùn)行中存在的復(fù)雜性的特征

由于電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)在處理信息的方式上與傳統(tǒng)會(huì)計(jì)模式也截然不同。這種性質(zhì)決定了對(duì)于電算化的內(nèi)部控制管理的方式也呈現(xiàn)出復(fù)雜性的特征，其內(nèi)部控制的廣度與深度范圍也擴(kuò)大了。例如對(duì)于電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)上，避免不了的存在著開(kāi)發(fā)過(guò)程中的會(huì)計(jì)控制問(wèn)題。以及在對(duì)于數(shù)據(jù)編碼的控制，這些都將增加對(duì)于內(nèi)部控制的工作難度。

（三）電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的模式造成在進(jìn)行內(nèi)部控制的過(guò)程中控制風(fēng)險(xiǎn)加大

從形式上而言，傳統(tǒng)的控制方式不能完全適應(yīng)電算化的需要，但是新的工作模式又存在著更多的問(wèn)題與弊病。在控制手段和方式上，應(yīng)當(dāng)將傳統(tǒng)的控制模式與新的問(wèn)題結(jié)合起來(lái)看，既要保留傳統(tǒng)控制模式中的有用手段，又要增設(shè)相應(yīng)的電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的控制手段。這樣從側(cè)面反映了電算化控制技術(shù)的復(fù)雜性特征。

二、電算化會(huì)計(jì)內(nèi)部控制存在的問(wèn)題

（一）電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)在具體運(yùn)用的時(shí)候是通過(guò)財(cái)務(wù)軟件實(shí)現(xiàn)其目的的，而往往這些由于不同公司開(kāi)發(fā)的電算化的財(cái)務(wù)軟件之間缺乏數(shù)據(jù)的內(nèi)在銜接。造成在具體工作當(dāng)中的效率不高的問(wèn)題。而管理性軟件的開(kāi)發(fā)難度更高，存在的問(wèn)題也就更多。

（二）電算化會(huì)計(jì)信息的安全性無(wú)得到有效的保證。電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)極大的提高了信息數(shù)據(jù)處理的能力，由于會(huì)計(jì)信息是以數(shù)據(jù)的形式集中儲(chǔ)存的，即使是通過(guò)加密等各種現(xiàn)代安全措施進(jìn)行保存，也存在著極大的安全隱患，這種會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全性保障難如人意。存在著數(shù)據(jù)處理中隨意篡改而不易被察覺(jué)的漏洞;以及電子數(shù)據(jù)的天敵，計(jì)算機(jī)病毒的侵害會(huì)對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)信息造成不可挽回的損失。

（三）企業(yè)的會(huì)計(jì)人員整體綜合能力不足，在逐步實(shí)現(xiàn)電算化會(huì)計(jì)管理的今天，單一只能完成會(huì)計(jì)操作已經(jīng)不能適應(yīng)其工作需要了。電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的維護(hù)以及深度會(huì)計(jì)電算化管理問(wèn)題也日益凸顯出來(lái)，高級(jí)電算化人才的需求量正在逐漸增多。

三、完善會(huì)計(jì)電算化下的會(huì)計(jì)內(nèi)部控制的幾點(diǎn)措施

（一）加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的控制。會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作主要指會(huì)計(jì)制度是否健全，核算規(guī)程是否規(guī)范，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、完整等，做好會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作控制主要是在單位內(nèi)部建立起一套全面、規(guī)范的管理制度和方法，以及完整的規(guī)范化數(shù)據(jù)格式。

（二）優(yōu)化健全組織結(jié)構(gòu)，使會(huì)計(jì)人員職責(zé)與權(quán)能明確。嚴(yán)格管理會(huì)計(jì)處理信息的授權(quán)職能范圍，將能有力確保在會(huì)計(jì)內(nèi)部控制中對(duì)于數(shù)據(jù)的可控性操作。

（三）具體控制電算化下的會(huì)計(jì)處理操作。為了保證信息處理質(zhì)量，減少產(chǎn)生差錯(cuò)和事故的概率，應(yīng)制定嚴(yán)格的計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)處理具體操作步驟和具體要求，如：各種錄入的數(shù)據(jù)均需經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批并具有完整、真實(shí)的原始憑證;數(shù)據(jù)錄入會(huì)計(jì)人員對(duì)輸入數(shù)據(jù)有疑問(wèn)，應(yīng)及時(shí)核對(duì)，不能擅自修改;發(fā)生輸入內(nèi)容有誤的，需按系統(tǒng)提供的功能加以改正，如編制補(bǔ)充登記或負(fù)數(shù)沖正的憑證加以改正;明確規(guī)定上機(jī)操作人員對(duì)會(huì)計(jì)軟件的操作工作內(nèi)容和權(quán)限，杜絕未經(jīng)授權(quán)人員操作會(huì)計(jì)軟件，防止會(huì)計(jì)人員越權(quán)使用軟件;操作人員身份的密碼控制，操作人員離開(kāi)機(jī)器時(shí)，應(yīng)執(zhí)行相應(yīng)的命令退出會(huì)計(jì)軟件;要做好日備份數(shù)據(jù)，同時(shí)還要有周備份、月備份等等。

（四）加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)資料的管理。在實(shí)行會(huì)計(jì)電算化之后，隨著存儲(chǔ)介質(zhì)的改變，對(duì)會(huì)計(jì)資料管理的要求也更加嚴(yán)格。應(yīng)采取各種安全保證措施，做好防消磁、防火、防潮和防塵等工作，采用磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案的，要定期進(jìn)行檢查和復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞而使會(huì)計(jì)檔案丟失，所有的軟件文檔資料、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)形式、程序說(shuō)明書(shū)和源程序清單均應(yīng)按機(jī)密文件管理，報(bào)廢的計(jì)算機(jī)，應(yīng)將其硬盤(pán)徹底格式化，以防數(shù)據(jù)泄密。

（五）加大對(duì)復(fù)合型會(huì)計(jì)電算化人才的培養(yǎng)力度。對(duì)電算化管理人員的培訓(xùn)工作要經(jīng)常性地進(jìn)行，并結(jié)合經(jīng)驗(yàn)交流，使培訓(xùn)收到實(shí)效。在吸納高校會(huì)計(jì)電算化畢業(yè)新生的同時(shí)，還應(yīng)選拔具有一定計(jì)算機(jī)知識(shí)的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)骨干到高校進(jìn)修計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)，這樣新老結(jié)合，高、中、低結(jié)合的會(huì)計(jì)電算化人才隊(duì)伍就會(huì)形成，必將推動(dòng)會(huì)計(jì)電算化工作的進(jìn)一步提高。

（六）加強(qiáng)內(nèi)部控制審計(jì)工作。對(duì)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行定期審計(jì)，審查電子數(shù)據(jù)與打印存檔資料的一致性，審查數(shù)據(jù)保存方式的安全性、合法性，防止出現(xiàn)非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象，對(duì)電算化系統(tǒng)運(yùn)行的各環(huán)節(jié)進(jìn)行審查，防止任何形式的漏洞存在。

隨著電子技術(shù)的飛速發(fā)展和電算化信息系統(tǒng)的普及運(yùn)行。會(huì)計(jì)制度中的新問(wèn)題和新課題還會(huì)不斷出現(xiàn)，我們應(yīng)按內(nèi)部控制的原則，建立健全內(nèi)部控制制度，防患于未然。在完善內(nèi)部控制制度的同時(shí)，我們應(yīng)該正確處理好其中的各種關(guān)系和問(wèn)題，發(fā)揮內(nèi)部控制制度的最大效應(yīng)。為單位決策提供準(zhǔn)確、及時(shí)的會(huì)計(jì)信息，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。