試析銷售過程幾個控制點的內(nèi)部控制

作者簡介：王丹丹，景德鎮(zhèn)陶瓷學(xué)院研究生院會計學(xué)專業(yè)?

摘 要：銷售活動作為企業(yè)投資成果回收的最重要步驟，對每個企業(yè)的生產(chǎn)及持續(xù)發(fā)展都極為重要?所以對銷售環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制也就相應(yīng)的更加嚴(yán)格，但是因為銷售活動中銷售人員也要有較大的自主性，所以內(nèi)部控制的難度自然就加大了?本文試著在眾多研究人員的研究成果基礎(chǔ)上針對銷售過程的幾個控制點設(shè)計內(nèi)部控制步驟?

關(guān)鍵詞：銷售內(nèi)部控制;合同簽訂;銷售費用

一?引言

我們現(xiàn)在正處在一個更加復(fù)雜和多變的社會中，隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，我們所要面臨的問題也越來越多?內(nèi)部控制的難度也越來越大，越來越復(fù)雜?本文將主要針對內(nèi)部控制過程中的銷售活動的幾個控制點的內(nèi)部控制的管理嘗試做出些許分析和設(shè)計?

針對銷售活動的內(nèi)部控制已經(jīng)有很多專家學(xué)者做出研究了?比較新的研究結(jié)論主要包括以下內(nèi)容：鄧秀格在2003年就曾對銷售環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制管理提出自己的看法?他認(rèn)為內(nèi)部控制要注重不相容崗位的人員管理和規(guī)章的制定以及定期互相核查，主要是利用人員的互相監(jiān)督和牽制[1]?

二?銷售控制過程中幾個控制點

2008年中遠(yuǎn)國際貿(mào)易公司的金玉輝表示在銷售活動的內(nèi)部控制過程中要加強流程的控制，對各個環(huán)節(jié)流轉(zhuǎn)的銜接過程都要加強管理，流程的各個環(huán)節(jié)控制好了那么整個銷售過程的內(nèi)部控制自然就嚴(yán)謹(jǐn)且完善了[2]?鐘建梅在2014年發(fā)表文章表示除了對內(nèi)部環(huán)境的管理和不相容職務(wù)的監(jiān)督這些基本的控制外，在網(wǎng)絡(luò)銷售的過程中更加要注意系統(tǒng)的管理以及信息溝通和傳遞[3]?

結(jié)合已有的研究結(jié)果和個人的觀點看來在企業(yè)銷售內(nèi)部控制中幾個主要的控制點有：

1?銷售環(huán)節(jié)的合同簽訂內(nèi)部控制存在的問題?合同是雙方對未來合作事項的安排，一方付出某種代價換取對方的特定行為，達(dá)到雙方利益最大化?合同簽訂的目的是確保雙方對未來的安排能如期實行，實現(xiàn)預(yù)期的利益?銷售業(yè)務(wù)中簽訂合同環(huán)節(jié)，由于合同不規(guī)范，未充分考慮異常情況等，常常會導(dǎo)致以后的經(jīng)濟糾紛?發(fā)生糾紛甚至訴訟，無疑會使一方或雙方的合同目的擱淺甚至落空?

2?對銷售費用的控制沒有形成利益激利與約束機制?銷售費用失控的原因：一是銷售費用預(yù)算本身制定的不科學(xué)，也不符合銷售工作實際;二是對費用超支或節(jié)約的相關(guān)責(zé)任者缺乏相關(guān)的獎懲制度?

3?降低費用與擴大銷量的矛盾比較突出?一方而，財務(wù)部門要加禍對悄售普用預(yù)算的約甫_把普用種制存預(yù)寧的目標(biāo)之內(nèi);另一方而，銷售部門為了扭轉(zhuǎn)銷售的被動局而，隨時要求調(diào)增銷售費用預(yù)算，而且這些調(diào)增的費用往往又難以提出準(zhǔn)確預(yù)算額，財務(wù)部如何適應(yīng)市場復(fù)雜多變的形勢，確保銷售費用預(yù)算控制目標(biāo)的實現(xiàn)，則成為比較突出的問題?

三?針對幾個控制點的流程控制

針對銷售內(nèi)部控制中存在的問題提出以下內(nèi)部控制流程：

1?針對合同的簽訂

公司可以委派兩位職工共同負(fù)責(zé)，以起到互相監(jiān)督?互相制約的作用?而且合作的員工針對不同的訂單應(yīng)當(dāng)輪換以免時間久了形成聯(lián)合違規(guī)的情形?在這過程中還應(yīng)當(dāng)注意的一個問題是，為了避免人力資源的浪費充分利用人力資源可以對人員負(fù)責(zé)的訂單適當(dāng)劃分?比如，A和B在負(fù)責(zé)與甲企業(yè)的同時，假定A是主要負(fù)責(zé)人員，B是負(fù)責(zé)復(fù)核監(jiān)督的人員，那么B的工作可能比較輕松，為了充分利用資源?就可以安排B負(fù)責(zé)另一個新的訂單，當(dāng)然要視B的能力范圍和精力情況合理安排訂單?不可過度疲乏，反而影響工作效率?

具體的任務(wù)分配示例如下：

對于訂單甲，其主要由人員A和人員B負(fù)責(zé)，其中A負(fù)責(zé)主要事物的辦理和洽談，但是B主要對其復(fù)核監(jiān)督，事項確定前須由二人共同認(rèn)可;

訂單乙由人員B和人員C負(fù)責(zé)，其中B負(fù)責(zé)主要事物的辦理和洽談，但是C主要對其復(fù)核監(jiān)督，事項確定前須由二人共同認(rèn)可;

……

以此類推?

這樣的工作劃分方式可以使得員工在各司其職且各有任務(wù)的同時，互相了解彼此的工作進(jìn)度，互相監(jiān)督的同時互相激勵，還有利于整個團(tuán)隊的協(xié)作默契的培養(yǎng)?

當(dāng)然在合同的簽訂過程中不止有上述問題，除了要遵循基本的申請?審批?執(zhí)行三步相分離的原則外，還要注重對員工素質(zhì)的培養(yǎng)，強調(diào)工作流程的重要性，注重對合同條約的審查復(fù)核，反復(fù)確認(rèn)合同要求和法律責(zé)任，以保障在合同簽訂的過程中減少發(fā)生違規(guī)情形的可能性，進(jìn)而確保公司的利益得到保護(hù)?

2?針對銷售費用的控制

對銷售費用的控制如若得不到有效實施，不僅會增加企業(yè)的銷售成本，而且可能因為回扣的收授而引起法律責(zé)任?所以對于銷售費用的內(nèi)部控制對于企業(yè)極為重要?

銷售過程中的費用繁雜，所以會計人員要注意甄別銷售費用的分類?對于經(jīng)常發(fā)生的或者大額的銷售費用專門設(shè)置科目歸集?在銷售人員或其他人員送報銷售費用時仔細(xì)核對各類銷售費用，并要求責(zé)任人及其主管對其報賬內(nèi)容簽字確認(rèn)，并對費用的真實性和準(zhǔn)確性認(rèn)真核對，務(wù)必保證減少銷售費用誤報?錯報的可能性?內(nèi)控過程簡略步驟大致如下：

（1）銷售人員準(zhǔn)備送報原始資料

（2）銷售責(zé)任經(jīng)理簽字確認(rèn)

（3）會計人員計算歸類銷售費用

（4）財務(wù)經(jīng)理復(fù)核確認(rèn)銷售費用并簽字確認(rèn)

（5）銷售費用送報成功

3?針對降低費用與擴大銷量的矛盾

在嚴(yán)格控制銷售費用的同時提高對銷售員銷售業(yè)績的獎勵?通過節(jié)假日禮品?帶薪假日?獎金等途徑激勵銷售人員銷售積極性?

對每個月銷售員工所報銷的銷售費用和銷售業(yè)績的比例進(jìn)行統(tǒng)計，定期進(jìn)行考核比較，表現(xiàn)突出者可以對其進(jìn)行嘉獎?對于表現(xiàn)較差著，銷售經(jīng)理可以通過與其談話等方式提醒銷售人員?通過這種方式加強對銷售費用和銷量之間矛盾的管理，形成整個銷售部門的積極上進(jìn)的氛圍?

四?總結(jié)

本文主要就是針對銷售過程中的三個控制點進(jìn)行分析，并嘗試提出相應(yīng)的管理流程，但是，因本人視野與能力所限，不足之處還請各位讀者原諒并對有誤做出批評指正?（作者單位：景德鎮(zhèn)陶瓷學(xué)院研究生院）

參考文獻(xiàn)：

[1] 鄧秀格.淺談銷售業(yè)務(wù)中的內(nèi)部控制制度.現(xiàn)代會計[J]，2003（4）：34-36

[2] 金玉輝.企業(yè)銷售內(nèi)控存在的問題及對策.冶金財會[J]，2008（8）：62-63

[3] 鐘建梅.淺析網(wǎng)絡(luò)銷售業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制—基于內(nèi)部控制五要素的幾點思考[J].企業(yè)科技與發(fā)展，2014（11）：156-158