勞務(wù)派遣制度下企業(yè)員工檔案管理：挑戰(zhàn)、對策與規(guī)制

張秀芹　岳宗福

摘要：針對勞務(wù)派遣對企業(yè)員工檔案管理帶來的新挑戰(zhàn)，本文提出勞務(wù)派遣單位與要派單位可通過勞務(wù)派遣協(xié)議，解決派遣員工檔案管理問題，并采取加強派遣員工檔案管理的立法規(guī)制等措施。

關(guān)鍵詞：勞務(wù)派遣 員工檔案 檔案管理

員工檔案管理是企業(yè)員工關(guān)系管理的一項重要內(nèi)容。為加強企業(yè)員工檔案管理，1992年6月，原勞動部、國家檔案局曾共同頒發(fā)《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》的通知，要求建立較為完善的企業(yè)員工檔案管理制度。但是，《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》（簡稱《規(guī)定》）頒行于我國社會主義市場經(jīng)濟體制確立初期，隨著市場經(jīng)濟發(fā)展的成熟化，勞動用工制度發(fā)生了較大變化，特別是勞務(wù)派遣制度對傳統(tǒng)勞動用工制度的沖擊，對企業(yè)員工檔案管理產(chǎn)生了重要影響。

一、勞務(wù)派遣制度下企業(yè)員工

檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

勞務(wù)派遣是指勞務(wù)派遣單位（簡稱派遣單位）與員工訂立勞動合同，再由派遣單位與接收勞務(wù)派遣形式用工的單位（簡稱要派單位）訂立勞務(wù)派遣協(xié)議，將被派遣員工（簡稱派遣員工）派往要派單位工作并接受其領(lǐng)導(dǎo)，派遣單位則從要派單位獲取派遣費，并向派遣員工支付勞動報酬的一種用工制度。勞務(wù)派遣這種用工制度的特殊之處在于“工作與關(guān)系相分離”，雖然派遣單位與員工簽訂勞動合同，但是員工不為派遣單位工作，而為要派單位工作。這種特殊性對企業(yè)員工檔案管理的挑戰(zhàn)主要表現(xiàn)在如下方面：

（一）派遣員工的檔案應(yīng)該歸誰管理

在傳統(tǒng)勞動用工制度下，檔案管理作為員工關(guān)系管理的一項重要內(nèi)容，由用人單位負(fù)責(zé)管理。根據(jù)《規(guī)定》第五條規(guī)定，“職工檔案由所在企業(yè)的勞動（組織人事）職能機構(gòu)管理”，“實行檔案綜合管理的企業(yè)單位，檔案綜合管理部門應(yīng)設(shè)專人管理職工檔案”。但在勞務(wù)派遣制度下，《規(guī)定》中的“所在企業(yè)”是否僅指作為用人單位的派遣單位，還是應(yīng)該包括作為用工單位的要派單位？若理解為僅指派遣單位，那就意味著要派單位不具有派遣員工的檔案管理權(quán)。若理解為兼指派遣單位和要派單位，那就意味著要派單位同時享有派遣員工的檔案管理權(quán)。

（二）派遣員工在工作過程中形成的檔案如何處理

根據(jù)《勞動合同法》第六十二條規(guī)定，用工單位應(yīng)履行的義務(wù)有：執(zhí)行國家勞動標(biāo)準(zhǔn)，提供相應(yīng)的勞動條件和勞動保護(hù)：告知被派遣勞動者的工作要求和勞動報酬；支付加班費、績效獎金，提供與工作崗位相關(guān)的福利待遇；對在崗被派遣勞動者進(jìn)行工作崗位所必需的培訓(xùn)；連續(xù)用工的，實行正常的工資調(diào)整機制。由此可見，派遣員工在派遣單位工作期間可能形成的檔案包括：要派單位向派遣員工支付績效獎金所形成的獎勵材料；要派單位向派遣員工提供“與工作崗位相關(guān)的福利待遇”的材料；要派單位對派遣員工進(jìn)行“工作崗位所必需培訓(xùn)”的培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績表和評定技能的考績材料；要派單位對派遣員工“實行正常的工資調(diào)整機制”所形成的工資材料等。從法理上說，既然派遣單位被視為用人單位，作為事實上的用人單位是享有檔案管理權(quán)的，那么也就意味著要由派遣單位負(fù)責(zé)收集和保管企業(yè)員工檔案。但是從實踐上來看，由于派遣制度的特殊性，給予要派單位暫時性的檔案管理權(quán)則更具可行性。

（三）派遣員工檔案如何轉(zhuǎn)遞

《規(guī)定》第六章對“檔案的轉(zhuǎn)遞”進(jìn)行了規(guī)定，它要求“企業(yè)職工調(diào)動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，應(yīng)由職工所在單位在1個月內(nèi)將其檔案轉(zhuǎn)交其新的工作單位或其戶口所在地的街道勞動（組織人事）部門”，轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)遵守如下規(guī)定：一是“通過機要交通或派專人送取，不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶”；二是轉(zhuǎn)出的檔案必須“按統(tǒng)一規(guī)定的企業(yè)職工檔案轉(zhuǎn)遞通知單”；三是對轉(zhuǎn)出的材料“不得扣留或分批轉(zhuǎn)出”；四是“接收單位收到檔案經(jīng)核對無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽名蓋章并將回執(zhí)立即退回，逾期1個月轉(zhuǎn)出單位未收到回執(zhí)應(yīng)及時催問，以防丟失”。這些規(guī)定都是針對企業(yè)員工在兩個獨立的用人單位之間轉(zhuǎn)遞檔案所做出的規(guī)定。在勞務(wù)派遣制度下，如果派遣員工的檔案需要在派遣單位與要派單位之間轉(zhuǎn)遞，應(yīng)該遵守或參照上述規(guī)定，還是需要另行規(guī)定，并沒有給予明確的解釋。

二、勞動派遣制度下企業(yè)

管理層面的應(yīng)對策略

（一）雙方可以通過勞務(wù)派遣協(xié)議約定對派遣員工的檔案管理

根據(jù)《勞務(wù)派遣暫行規(guī)定》第七條規(guī)定，勞務(wù)派遣協(xié)議應(yīng)當(dāng)載明的內(nèi)容包括：派遣的工作崗位名稱和崗位性質(zhì)；工作地點；派遣人員數(shù)量和派遣期限；按照同工同酬原則確定勞動報酬數(shù)額和支付方式；社會保險費的數(shù)額和支付方式；工作時間和休息休假事項；被派遣勞動者工傷、生育或者患病期間的相關(guān)待遇；勞動安全衛(wèi)生以及培訓(xùn)事項；經(jīng)濟補償?shù)荣M用；勞務(wù)派遣協(xié)議期限；勞務(wù)派遣服務(wù)費的支付方式和標(biāo)準(zhǔn)；違反勞務(wù)派遣協(xié)議的責(zé)任；法律、法規(guī)、規(guī)章規(guī)定應(yīng)當(dāng)納入勞務(wù)派遣協(xié)議的其他事項。在這些規(guī)定中，派遣員工檔案管理問題并未被列入勞務(wù)派遣協(xié)議的法定必備事項，但是這并不影響用人單位與用工單位在勞務(wù)派遣協(xié)議中約定包括檔案管理在內(nèi)的其他事項。

（二）派遣單位可授權(quán)要派單位暫時管理派遣員工檔案

為避免發(fā)生糾紛，勞務(wù)派遣協(xié)議對授權(quán)范圍和事項必須做出明確而具體的約定?！懊鞔_”，是指雙方應(yīng)有較為明晰的約定：派遣單位依法享有對派遣員工的檔案管理權(quán)：在派遣期間，要派單位對派遣員工在派遣崗位工作期間所形成部分檔案材料享有暫時代管權(quán)，此代管權(quán)僅限于檔案收集與保管；要派單位對其代管派遣員工的檔案無權(quán)銷毀，未經(jīng)用人單位書面同意也無權(quán)擅自提供給任何組織或個人利用，否則應(yīng)承擔(dān)對派遣員工造成損害的賠償責(zé)任?！熬唧w”，則指雙方對派遣員工在派遣工作期間所形成的“部分檔案”進(jìn)行逐項列舉。

（三）雙方可通過勞務(wù)派遣協(xié)議約定派遣員工檔案轉(zhuǎn)移

《勞動合同法》第五十條規(guī)定：“用人單位應(yīng)當(dāng)在解除或者終止勞動合同時出具解除或者終止勞動合同的證明，并在15日內(nèi)為勞動者辦理檔案和社會保險關(guān)系轉(zhuǎn)移手續(xù)”。這僅是針對用人單位解除或者終止勞動合同后為勞動者辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)所做出的規(guī)定，不能直接解決派遣單位與要派單位之間派遣員工的檔案轉(zhuǎn)移問題。但是，派遣單位與要派單位可以參照該規(guī)定，約定派入單位應(yīng)當(dāng)自結(jié)束用工之日起15日內(nèi)將其暫時代管的派遣員工檔案轉(zhuǎn)移給派遣單位。在派遣期間雙方也可以約定，由派入單位于每月末、每季度末或每半年、每一年將其代管的派遣員工檔案轉(zhuǎn)移給派遣單位。

三、勞務(wù)派遣制度下立法規(guī)制層面的政策建議

（一）盡快修改完善《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》

參照《勞動合同法》、《勞動合同法實施條例》等上位法，盡快對《規(guī)定》進(jìn)行修改完善。一是修改與上位法不一致的內(nèi)容。如《勞動合同法》第五十條規(guī)定，用人單位應(yīng)在解除或者終止勞動合同之日起“15日內(nèi)”，為勞動者辦理檔案關(guān)系轉(zhuǎn)移手續(xù)；而《規(guī)定》要求，企業(yè)職工調(diào)動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，其所在單位應(yīng)當(dāng)“在1個月內(nèi)”將其檔案轉(zhuǎn)交。二是根據(jù)上位法，增添必要的內(nèi)容。如《勞動合同法》第五十條規(guī)定，用人單位對已經(jīng)解除或者終止的勞動合同的文本“至少保存2年備查”；第八十四條規(guī)定，勞動者依法解除或者終止勞動合同，用人單位“扣押勞動者檔案”的，由勞動行政部門責(zé)令限期退還勞動者本人，并對每人處以500元以上2000元以下的罰款；給勞動者造成損害的，應(yīng)承擔(dān)賠償責(zé)任。

（二）適時修改《勞務(wù)派遣暫行規(guī)定》

目前，雖然部分省市出臺了有關(guān)勞務(wù)派遣管理的辦法，但是很少涉及派遣員工檔案管理的內(nèi)容。如《黑龍江省勞務(wù)派遣用工管理暫行辦法》、《廣東省勞務(wù)派遣管理規(guī)定》等對勞務(wù)派遣過程中員工檔案管理問題并未提及，只有《吉林省勞務(wù)派遣管理辦法》規(guī)定，“勞務(wù)派遣單位具備保管職工檔案資質(zhì)的，可以保管與其建立勞動關(guān)系的職工檔案”。盡管如此，事實上它并沒有對要派單位可否享有檔案代管權(quán)及不具備檔案管理資質(zhì)的派遣單位如何處理予以明確規(guī)定。此外，人社部出臺的《勞務(wù)派遣暫行規(guī)定》，要求勞務(wù)派遣協(xié)議“應(yīng)當(dāng)載明”的13項內(nèi)容也不包括派遣員工檔案管理事項，這意味著勞務(wù)派遣單位與要派單位在勞務(wù)派遣協(xié)議中對派遣員工檔案管理問題可以約定、也可以不約定。因此，需適時修改《勞務(wù)派遣暫行規(guī)定》，將派遣員工檔案管理事項納入勞務(wù)派遣協(xié)議的必備條款，同時應(yīng)對派遣單位與要派單位之間如何配置派遣員工檔案管理權(quán)做出清晰的解釋。